三一在外货款管理制度

三一重工股份有限公司管理制度 在 外 货 款 管 理 制 度ZD/CW 0112011修订号V3实施日期2011年1月1日第6页 共25页1 目的保证货款安全，控制在外货款的侵占风险与资金占用成本，保证在外货款的准确与安全。2 范围适用于三一重工所有在外货款管理（各海外单位参照执行，各集团单位等效执行）。3 流程图4 流程说明步骤工作事项责任岗位事项说明应用表单1在外货款的确认销售会计根据企业会计准则，公司在完成产品发货后，根据合同约定确认对客户应收的在外货款。要求根据合同与销售订单分别确认，对于涉及融资销售业务的，需与融资销售合同一一对应。融资销售合同号与销售订单匹配要求详见附件42付款客户1、收款条件的合同约束。为规范客户付款行为，需在合同中明确客户规范付款、信息反馈、开展对账的要求，保障公司权益，具体要求详见附件72、客户付款回馈要求。各单位应建立客户付款回馈机制，建立短信、热线、网页等反馈渠道，发现营销代表的私下收款行为。具体要求详见附件123收款、登记台账出纳1、公司实行销售收款责任制。主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人为收款直接责任人等。原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。具体原则详见附件62、为保证收取款项的有效与安全，收款人员需对收取的汇票、支票等进行审核，避免产生欺诈风险。审核要求详见附件84申请授权收款责任人一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序（详见附件9）营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写现金收款特别授权书申请单；二.仓管员配件销售收款授权程序（详见附件10）1.在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而分公司出纳或会计无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳或会计进行短信或邮件授权，在获得了出纳或会计的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2、对无法逐一配备出纳人员的库房，各事业部应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表形式以邮件报送至分公司出纳处，销售收款授权书、仓管员收现申报表5审核并开具授权书出纳、财务经理1.出纳（无出纳的，由分公司财务人员履行此职责，无分公司财务的，由总部出纳履行此职责）根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制现金收款特别授权书。2.分公司财务经理审核签字后，将授权书第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将授权书第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，授权书第一联交财务经理留底备查。3、特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领授权书的，需填制申请单经分公司经理、分公司财务经理审核后领用空白授权书，空白授权书每月需核查一次，由出纳复核是否有遗失或缺页。4、授权书由事业部财务本部统一印制，并由分公司财务经理统一组织发放、开具、跟催、核销、注销。具体程序详见附件116收款并上缴款项收款责任人一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序1.收款责任人持授权书第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；2.分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理（无分公司的单位向事业部营销财务部长）与出纳报备。二.仓管员配件销售收款授权程序1.仓管员办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2.仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。3.对无法逐一配备出纳人员的库房，仓管员在收现后当天将收款情况以备查表邮件或短信的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。4.分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。7解款货款专干、收款责任人收到回款后，出纳应登记收款统计表，并于当日下午5：00前将已收款信息发货款专干。若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送至货款专干。货款专干联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。货款专干应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并将收集到的回款解款信息汇总并报送至事业部财务本部销售会计。原则上出纳当日发送的收款信息，货款专干应在次日下午5：00前反馈给销售会计（通过结算中心收款的，需同时报送至结算中心会计）。8获取银行回单出纳出纳应及时获取银行回单，原则上所有回单需在收到款项24小时内从银行拿回，结算中心因回款银行较多，银行回单无法及时取回的，可先根据网银明细进行账务处理，但月底需补齐回单。9回款入账销售会计销售会计在收到银行回单及货款专干反馈信息当日完成账务处理；10在外货款催收、移交收款责任人1、根据客户欠款情况，公司需分别采取致函、上门催收、停止服务或停机、法务催收、专项行动等方式进行货款催收。具体措施参见附件162、在货款责任人发生变更时，必须执行货款移交程序，在分公司经理、会计监督下，经客户确认后完成货款移交。具体要求参见附件18货款移交表11往来核对收款责任人、销售会计1、在外货款的对账分为内部对账和外部对账，是保证在外货款准确与安全的关键手段。2、各单位必须推行定期对账及与循环对账工作，并由财务人员每月至少抽取5-10%客户直接面对面对账，每年至少循环对账一轮，同时执行分级核对、第三方人员对账、结果校验、结果回访等措施，并建立对账进度干预机制，避免对账工作的异常停滞，保证对账结果的真实、有效。3、各单位需拓展对账方式，清理客户信息，逐步推行短信对账，提升对账工作的灵活性与及时性。4、对账具体要求参见附件17对账函、对账登记表12申请核销坏账收款责任人为保证在外货款的真实，对客户已实质上无力清偿债务的情况下，可在准备好相关法律凭据后申请坏账核销。具体核销标准及凭据详见附件1913坏账核销审批事业部总经理、财务管理委员会、董事会1、坏账核销需经过申请、审批、执行、存档等环节2、审批权限：单笔金额在10万元以下（含10万元），由事业部总经理审批后执行；单笔金额在10万元以上（不含10万元），由集团财务委员会审批通过后执行，对涉及金额较大的货款核销，必要时可报董事长审批。3、具体流程要求详见附件20坏账核销申请审批表14坏账核销账务处理销售会计1、核销坏账：在坏账核销申请获得审批后，事业部财务本部依据申请单据、会议纪要及相关附件进行核销坏账的账务处理。2、建立坏账核销备查帐：各事业部财务本部应指定一人负责跟踪坏账核销工作，核销时，需登记坏账核销情况登记表，内容主要有：客户名称、应收帐款类型、原确认应收帐款凭证号、核销原因、核销凭证号等，并在后续跟踪坏账回收情况，进行相应登记与处理。3、已核销坏账收回时，先按收款金额恢复原已核销的应收帐款，再进行回款清账15货款分析销售会计、收款责任人在外货款分析要求参见附件225 货款管理责任与考核各在外货款管理部门应建立包括财务与业务体系的货款考核体系，将责任人员的绩效考核与货款管理结果挂钩，确保管控效果。对出现“往来不清、阴阳合同、挪用货款、配件管理混乱”等问题的进行一票否决。为保证对账工作的有序推进，对出现的未对账、未回函、差异不明等现象进行严格考核，分别予以调减事业部考核利润、分公司承包利润及停止责任人的提成、提奖。具体考核相关要求详见附件216 相关记录6.4 客户询证函，由财务部门保管，保密时间为3年，保管期限为15年。6.5 货款移交表，由营销分公司保管，保管期限2年。6.6其他相关资料管理见客户档案及权证管理制度。7 相关文件集团逾期货款问责制度销售收款管理制度法务货款催收业务管理规定货款移交管理制度客户档案及权证管理制度按揭垫付及回购款管理制度重工会计核算规范：第三章 第七、九、十一、十六节；第四章 第六、十节；第八章 第一节优惠券管理办法优惠券财务处理办法房产抵货款制度以旧换新业务操作销售收款专用收据管理制度分公司财务人员考核办法8附件附件1：在外货款定义附件2：各部门在外货款管理职责附件3：建立融资合同号与事业部发货订单号匹配机制附件4：销售收款责任制附件5：销售收款条件的合同约束附件6：销售收款的具体要求附件7：营销代表、法制催款员、服务工程师现金收款授权程序附件8 ：仓管员配件销售收款授权程序附件9 ：授权书的管理程序附件10： 客户付款回馈及跟踪管理要求附件11：融资销售业务管理附件12 ：回款确认管理流程附件13 ：回款确认考核要求附件14：货款催收措施附件15：对账分类及要求附件16：货款移交基本要求附件17：坏账核销的标准及依据附件18： 坏账核销的审批程序附件19：坏账核销的跟踪稽查附件20：在外货款分析基本要求附件21：检查与考核附件22：现金收款特别授权书模版附件23：仓管员首先申报表附件24：对账函模版附件25：货款移交表附件26：对账情况登记表9 附加说明本制度由三一重工财务总部起草，并负责解释和归口管理。三一重工股份有限公司管理制度 在 外 货 款 管 理 制 度ZD/CW 0012010修订号V3实施日期2011年1月1日第25页 共 25页附件1：在外货款的定义在外货款指以三一重工名义向客户销售产品、配件、提供劳务等，应向客户收取而暂未收到的款项，包括：按揭垫付、回购债权、法制货款等。法制货款：经营销代表和专职催款人员正常催收仍未收回的货款，通过一定的诊断和审批程序后转入法律程序催收的货款。按揭、融资租赁垫付及逾期款：中发公司、康富公司、中宏公司应按揭银行、第三方租赁公司的要求，为客户垫付的银行欠款及客户逾期租金款。按揭、融资租赁回购款：中发公司、康富公司、中宏公司应按揭银行、第三方租赁公司要求代表公司承担事先约定的回购义务，支付给银行、第三方租赁公司的款项。附件2：各部门在外货款管理职责部门具体职责事业部营销公司、服务公司各事业部营销管理部、服务部负责对主机、配件在外货款占用情况按月进行分析，并提出控制建议和制定相关管理制度；对在外货款占用进行考核与控制；对账务核对中发现的差异及时处理。国内营销分公司及海外子公司负责对其所销售产品、提供劳务产生的应收货款进行催收，每月对在外货款情况进行分析，并提出控制建议，与总部及客户对账。经计总部、事业部法务部负责法制分期货款、按揭回购款及按揭垫付款的催收以及由此引起的诉讼的处理。经计总部、事业部风险控制部负责逾期货款管控、考核及其它风险事项的梳理、管控等；各事业部财务部负责公司在外货款的日常核算工作；每月对在外货款、逾期货款进行分析并提交风险提示报告；下发催收通知单，督促营销代表及时回款；定期组织营销代表与客户核对账务，确保在外货款的准确性。 财务总部负责全集团营销往来核算及财务管理工作的组织、稽查、考核。附件3：建立融资合同号与事业部发货订单号匹配机制融资业务部在评审融资租赁销售合同时必须获取产品买卖协议、融资租赁合同复印件，对融资租赁合同按指定规则进行顺序编号后，将产品买卖合同编号、系统顺序编号同时登记在评审台帐上，并每天报送至融资公司财务部。融资公司财务部每月10日根据事业部提供的上月融资产品销售发货台帐整理发货订单号、产品买卖合同号、系统号、融资租赁合同号匹配表提供至事业部财务部，以此实现融资租赁合同号与事业部销售订单号一一匹配。附件4：销售收款责任制所有产品销售实行收款责任制。一般情况下，主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人（一般为服务工程师或配销员）为收款直接责任人，按揭垫付、回购款、融资租金以融资经理作为收款责任人，货款转法制以后，收款责任人为法制催款员，货款发生转移，直接责任人为后任接收人，并严格执行公司相关销售政策。原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。附件5：销售收款条件的合同约束各单位营销管理部门需在客户合同条款中明确对货款回收的相关约束性条款，以在客户未按要求付款时保证公司利益。具体条款如下：1、要求客户支付的所有货款（含定金）均应汇入公司的开户银行及账号，不得以现金方式直接向公司货款催收责任人支付，亦不得直接支付至货款催收责任人或相关收款责任人的个人帐号；2、如特殊情况确需直接用现金（含汇票、支票、承兑等）支付的，必须见我公司授意该收款人员接收现金的特别授权书，授权书经分公司财务经理签字并加盖分公司财务章（无分公司的加盖公司总部财务章），且付款后需按合同约定方式（短信、热线等）履行告知义务；3、客户以支票、承兑汇票方式支付货款（含定金）时，收款责任人需向客户提供同等金额的销售收款专用收据（三一指定格式），收据上加盖分公司财务章（或经销商公章）并经出纳或会计人员签字。客户以电汇方式支付货款时，需将电汇凭证传真到卖方指定的传真号；4、为明确双方权益，合同签订双方各指定一名对账联系人（公司需指定除收款责任人以外的第三人担任对账联系人），每三个月确认双方货款情况，客户更换联系人或联系方式必须及时通知公司，如客户不配合公司履行相关义务，则对后期导致的账务不清应承担一切后果；5、为保证付款安全，在客户以承兑汇票、支票等方式支付货款时，需在票据上完整填写、背书我公司收款户名全称，如因客户未履行规范付款义务，对后期导致的挪用、账务不清等后果由客户自行承担；附件6：销售收款的具体要求1、收款责任人收回货款时，原则上应收取支票、本票、汇票、银行承兑汇票、电汇、60天以内短期信用证以及即期支票，不允许收取商业承兑汇票。特殊情况（如资信良好的大型企业集团开出的商业承兑汇票）必须由营销公司总经理以及财务总部财务总监签批才可以签收，但需待款到帐后再计算回款；2、配件销售责任人“承诺赊销”形成的在外货款必须在30日内收回，“单笔大额合同”销售形成的在外货款必须在合同约定日内收回。如未按时回款，转记责任人个人账，每月对责任人处罚100元/单，并将货款从工资中全额扣回；3、在配备有出纳人员的情况下，会计不得收取货款，特殊情况下需收款的，需经财务主管或出纳人员的授权；4、收取承兑汇票的审核要求：开票日期与付款日期填写规范；大小写金额一致；预留印鉴与之对应单位名称一致；银行加盖审核印章；票据背书连续，注意同一单位不能连续背书；印鉴清晰并加盖在指定位置，不能压章；背书填写是否涂改或者不完整，如为公司客户，须由该客户进行背书，如为个人客户，须该客户提供身份证复印件，在身份证复印件上注明承兑汇票信息并进行证明；依照新的票据法粘贴了两联的背书单；票据不能过期；需背书收款人的全称；无自背现象； 5、承兑汇票收取流程5.1收款人员按前述要求审核无误后第一时间送分公司会计审查，由分公司会计安排分公司专人送回公司或者特快专递寄给事业部财务本部结算会计。每月银行承兑汇票收取时间截止次月1日中午12时，遇节假日不顺延；5.2.结算会计收到银行承兑汇票，对于合格的票据，在一个工作日内进行帐务处理，并记入回款且反馈至分公司会计（上午收票下午反馈，下午收票次日上午反馈）；5.3对于不合格的票据，经咨询银行确认后，在一个工作日内与分公司会计联系，注明原因后退回分公司会计，请分公司会计及时和营销代表沟通、解决。5.4承兑汇票流转过程中，需办理书面移交手续，如承兑汇票遗失，应立即向承兑行申请挂失，并在通知挂失止付后3日内，依法向人民法院申请公示催告，或者向人民法院提起诉讼。6、收取支票的审核要求：发票人有无权限签发支票；非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书，如为个人客户，须该客户提供身份证复印件，在身份证复印件上注明承兑汇票信息并进行证明；查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全；支票上文字有无涂改、涂销或更改；支票记载何处不能修改(如大写金额)，可更改者是否于更改处加盖原印鉴；支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)；注意支票是否已逾到期日一年(注：逾期一年失效)；收款人栏需填上收款人全称，且不得留空；7、收款方式的持续完善：各单位需积极利用现代电子结算手段，积极拓展电话支付、POS收款、电子汇票等新的结算方式，推行交易识别系统、二级帐户管理、一户一卡等新型管理手段，同时完善信息系统，实现更为安全、精准的收款，保证在外货款的准确与安全。附件7：营销代表、法制催款员、服务工程师现金收款授权程序1、营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写现金收款特别授权书申请单；2、出纳（无出纳的，由分公司财务人员履行此职责，无分公司财务的，由总部出纳履行此职责）根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制现金收款特别授权书（详见附件25），经分公司财务经理审核签字后，将授权书第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将授权书第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，授权书第一联交财务经理留底备查；3、授权书借领程序：特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领授权书的，需填制申请单经分公司财务经理、分公司经理审核后领取空白授权书，对借领的空白授权书，出纳需逐页填写被授权人姓名与开具日期，登记备查帐，并每月核查一次，检查是否有遗失或缺页。借领的授权书需在失效之前（自开出7日内）完成收款，未收款的需将开出的授权书予以退回注销，对收取的款项，出纳需对客户进行回访确认；4、收款责任人持授权书第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；5、收款责任人在收到客户货款以后必须向客户交付收款收据及现金收款特别授权书，如因特殊情况未收取货款，收款责任人应将已开具的收款收据及现金收款特别授权书退回财务核销，财务人员负责对每笔退回核销的现金收款特别授权书及收款收据向客户履行电话核实程序；6、分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理（无分公司的单位向事业部营销财务部长）与出纳报备。未经授权的收款、未报备而延迟交回款项、短交款项的一律以挪用货款论处，分公司财务经理每天将当天发现的未报备、短交情况报至事业部营销财务部长及风险控制部长处；7、紧急授权程序：在收款责任人在客户处办理其他业务时，客户临时支付现金、票据等款项时，收款责任人应立即向分公司出纳电话申请授权，经审核同意以后，分公司出纳开具授权书盖章后传真至客户处，收款责任人方可办理收款手续，并在收款当天将款项上交至分公司财务。如收款责任人未经紧急授权直接收取现金、票据等货款的，一律以挪用货款论处。附件8 ：仓管员配件销售收款授权程序1、在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而分公司出纳或会计无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳或会计进行短信或邮件授权，在获得了出纳或会计的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2、仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。3、对无法逐一配备出纳人员的库房，各事业部应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表（详见附件26：仓管员收现申报表）邮件的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法及亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。对未经授权私自收款、收取款项未按期上缴、少缴、收款后未报送收款记录，以挪用货款论处。附件9 ：授权书的管理程序1、授权书的印制及发放：现金收款特别授权书由各事业部财务本部统一印制，一式三联（第一联存根、第二联收款、第三联出纳跟催），连续编号，并由财务本部档案管理员根据各分公司对授权书的申请需求，将空白授权书发放至各分公司财务；2、 授权书的保管与开具：空白现金收款特别授权书由分公司财务经理负责保管及开具，并进行备查登记。出纳根据分公司财务经理签批现金收款特别授权书申请单开具授权书，并在授权书第二联上盖上分公司财务公章交收款责任人收取现款，已开出收款授权书自开具之日起七天之内有效；特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领授权书的，需填制申请单经分公司财务经理、分公司经理审核后领取空白授权书，对借领的空白授权书，出纳需登记备查帐，并每月核查一次，检查是否有遗失或缺页。3、授权书的跟催：开具现金收款特别授权书以后，出纳将现金收款特别授权书第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，现金收款特别授权书第一联交财务经理留底备查。出纳督促收款责任人在授权书有效期限内收取款项并及时将款项收回，并在发生货款未及时上交等异常情况时及时向分公司经理及财务经理报告，以便及时采取措施挽回损失。4、授权书的核销：收取货款以后，分公司出纳在授权书第三联上加盖“收讫”章，并传递至财务经理处。分公司财务经理相应备查表中登记相关信息，在现金收款特别授权书底联上加盖“核销”章，并在登记表中登记核销。5、授权书的注销：因特殊情况无法在有效期内收款的，分公司财务经理应及时收回授权书并予以注销，同时更新现金收款特别授权书领用登记表。如授权书遗失，收款责任人应及时通知分公司财务经理，由其与客户联系确认后，予以注销并重新开具；附件10： 客户付款回馈及跟踪管理要求各事业部应建立客户付款回馈渠道，解决当前信息不对称的问题，帮助客户形成良好还款习惯与风险意识，具体包括：1、完善合同条款、还款提示，在合同中明确客户在采用现金、支票、银行承兑汇票方式付款时，应按约定的付款回馈渠道履行付款反馈义务，并将向客户宣贯规范付款要求作为考核营销代表客户还款教育工作的重要指标，促使实现客户主动履行信息告知责任义务；2、各事业部应建立客户回馈信息的处理机制，及时确认、跟踪货款去向，并于八小时内回复客户，同时持续跟踪收款人员缴款情况，达到及时揭露货款舞弊现象的目的；3、回馈渠道可采用热线、短信、邮件等方式，各事业部可根据各自的实际情况进行设置；附件11：融资销售业务管理1、按揭未放款货款管理1.1每月4日事业部财务部整理按揭未放款数据交中发融资信用部。1.2中发融资信用部收到财务数据，核对后查明未放款原因。1.3每月25日后发货的当月未放款部分及因公司决策要求延期放款的为正常未放款。1.4对于客户权证资料不全或其他原因造成的，通知相关责任人于15日内补齐，逾期未完成对相关责任人进行处罚。2、推行阳光垫款行动2.1融资管理公司在依据合约履行垫付及回购义务后，应及时通知客户，实现双方信息对称，提升往来核对一致率。当月新增垫款，在下月10日前以挂号信方式通知客户，并附垫款凭据。附件12 ：回款确认管理流程1、收到回款后，各岗位应按下列要求开展工作：出纳应登记收款统计表，收款统计表信息应完整，包括付款相关的所有信息，并于当日下午5：00前将已收款信息发货款专干。若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送至货款专干货款专干联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。货款专干应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并将收集到的回款解款信息汇总并报送至事业部财务本部销售会计。原则上出纳当日发送的收款信息，货款专干应在次日下午5：00前反馈给销售会计（通过结算中心收款的，需同时报送至结算中心会计）。2、出纳应及时获取银行回单，原则上所有回单需在收到款项24小时内从银行拿回，结算中心因回款银行较多，银行回单无法及时取回的，可先根据网银明细进行账务处理，但月底需补齐回单。3、销售会计在收到银行回单及货款专干反馈信息当日完成账务处理；4、回款待查的处理：各单位应及时沟通客户、银行等单位，在规定时间内完成回款的确认，务必达到回款确认不跨月。对因客户付款不规范导致无法获得足够信息确认回款客户的回款，各单位应建立待查回款的定期清理机制，结合往来对账与客户还款教育等手段，予以确认入账；5、国内单位入账处理原则：若与业务员沟通后无法确认的款项，入账确认原则如下：同一业务员所作业务的回款，按照“融资费用优先、首付款优先、法制款优先、老货款优先、报关时间先后顺序优先、低毛利率产品优先”确认入账；不同业务员所作业务的回款，按货款到期的先后顺序确认。6、国际单位入账处理原则：严格按照“一笔回款对应一个合同”的原则进行确认；如经与客户沟通确实无法一一对应的，则需按出口核销的先后顺序确认。国际客户的在外货款原则上不得以房产及其他实物资产进行抵扣，遇特殊情况必须在不影响重工外汇核销和出口退税的前提下，以书面报告的形式报三一海外总经理批准。附件13 ：回款确认考核要求1、收款责任人回款反馈信息不真实、不准确的，考核20分/此；弄虚作假的，考核50分/次，情节严重的退回人力资源部；未按时进行回款信息反馈，考核5分/次；未按回款确认原则进行回款反馈，解款信息反复调整、前后矛盾的，考核10分/次；未及时反馈预收原因的，考核5分/笔，预收未及时提示转订单的，考核5分/笔；2、出纳无特殊原因未及时取回银行回单，每延迟一天扣2分，未按要求准时编制、发送收款统计表，考核5分/次；3、货款专干解款无相关依据的，考核5分/次；对已签字确认的回款随意调整，或无相关领导同意调整报告的，考核5分/次；因货款专干原因导致回款反馈不及时的，考核5分/次；未按时装订解款表的，考核20分/次；4、销售会计回款清帐不及时或清帐无相关依据的考核5分/笔； 5、事业部财务总监对本公司回款确认工作整体负责，财务总部将根据回款待查情况对各事业部进行强制排序，对排名居后三位且待查金额超过50万元的事业部财务总监分别处罚300、200、100元。附件14：货款催收措施地区催收措施国内1、致函：针对不同的客户，定期以“营销分公司”、“法律顾问”、“按揭银行”名义向客户发出催收函，催收函凭证一户一册专档管理。2、上门催收：逾期2期以上的客户，催收责任人必须每月上门催收。3、停止售后服务或停机：针对比较恶性的逾期客户，由责任人提交报告，分公司同意后报营销公司总经理及服务公司总经理批准,采取停止售后服务或采用GPS远程控制的办法催收。4、法务催收：包括律师函、法制人员上门催收、诉讼、扣车、强制执行等措施。具体参照法务货款催收业务管理规定执行。5、专项行动：分公司经理组织协调，对于失去还款能力、恶意欠款、大额欠款的逾期客户，开展专项催收行动，必要时由法务部组织重点区域的专项催收行动，形成“点”的打击和“面”的威慑；专项行动开展时，区域内集团所有员工服从于专项行动需求，必要时可以寻求公司总部或其它部门的支持。国际国际销售管理部货款管理专干每月根据国际销售会计提供在外货款表进行催收，要求责任人及时组织回款，对逾期货款下发催收通知，要求责任营销代表上门催收，对恶意欠款或无还款诚意的客户，经子公司总经理同意后采取法律手段催收。附件15：对账分类及要求1、对账责任分配：1.1在外货款的对账工作由财务总部牵头、经营计划总部配合共同完成，各事业部总经理为各事业部对账工作组织的第一责任人；1.2各事业部财务本部分别牵头组织完成本单位的在外货款对账工作，原则上在外货款的对账责任与货款核算归属一致，即各单位分别负责本单位所核算货款的对账工作。对因移交导致管理与核算分离的货款，由移交后的单位组织开展对账工作。如：对移交至各法务部的法制买断货款，由各营销公司法务部、经计总部法务总部履行具体对账职责； 1.3经计总部应在各省各设置一名货款专干，归风险控制部管理，对集团经计总部与财务总部负责，负责督促、跟踪、稽查本省的各集团下属事业部的分公司开展销售、回款、对帐、催收等货款管理工作，并对发现的任何货款挪用等舞弊现象进行及时报告，同时建立轮岗机制。2、内部对账：每月2日，总部销售会计与分公司销售会计核对本月回款及在外货款数据，发现差异及时处理。每月各分公司财务与营销代表、配销员、营销分公司经理等核对一次在外货款表，将签字确认的在外货款表原件装订成册保存，并将复印件传回总部，总部留存。3、外部对账：2.1各事业部必须推行定期对账与循环对账工作：每月非财务人员至少抽取10的客户实地核对在外货款（一年必须循环核对一次），每月财务人员至少抽取5-10客户直接面对面对账，一年必须循环核对一次。每年定期与所有客户核对在外货款两次：其中6月份一次，12月份一次。2.2建立分级核对机制，对风险大、业务量大、逾期严重的高风险客户进行重点管理，加大对账频次；对风险小、业务量小、逾期较少的低风险客户一般性管理，对高风险客户至少需每两个月与客户面对面核对一次，其他一般客户至少保证每半年对账一次。在发生货款异常情况时，需在两个月之内完成对账及差异分析、处理工作，逾期未完成对账或货款差异仍未明确的，各事业部需给予相应的营销代表及营销分公司经理以停职处分，直至完成对账工作及查明差异形成原因。货款的异常情况包括如下几种情况：2.2.1客户新增逾期货款及承诺首付款逾期未还；2.2.2客户拒绝对账、无法联系上客户或发函后超过一个月未回函；2.2.3对账时客户拒绝回馈货款金额；2.2.4货款对账结果为核对不一致；2.2.5其他任何有迹象显示货款可能不准确时。2.3所有对账均需采用第三方人员（除责任营销代表以外的其他人员，如其他营销代表、服务经理、服务工程师、分公司经理等）上门与客户面对面核对的方式，不得由收款责任人自行对账。对逾期金额大于100万元以上且逾期时间超过1年的，要求指定分公司经理作为核对管理责任人；逾期金额小于100万元但大于20万元的，要求法制(专职)催款员、非责任营销代表作为核对管理责任人；逾期货款较小的可由服务工程师作为核对管理责任人。2.4对账函由财务部门按照公司统一格式填列（见附件27），主机在外货款对账函以总部名义下发，配件及海外公司销售样机形成的在外货款对账函以分公司名义下发。各事业部针对每一客户指定专人（必须为除货款责任人以外的其它人员）开展实地对账工作，月度循环对账期限为1个月，定期对账期限为2个月。2.5对账工作的完成标准：2.5.1取得客户的有效回函。指需取得经客户签字或盖章的回函（个人客户需加按手印），且签章要素（印章、签名等）需与签订的销售合同或融资销售借款合同中相关内容完全保持一致，他人代签的需经书面授权。要求对每项往来都需要客户确认，对存在拒绝对账、拒绝签章等情况的，请营销公司总经理安排协调解决，务必获取客户的货款认可金额； 2.5.2查明差异的产生原因。对存在的对账差异的客户都需查明差异产生原因，明确至具体每一笔业务明细，并分客户编制核对一致的余额调节表，附相关书面证据（如对方账本、付款单、发票复印件等）或经对方签字确认函（在余额调节表上签字亦可），且经货款核对人员主管领导的书面确认； 2.5.3完成核对差异的处理。经核对需我方调账处理的，由营销公司提供相关凭据，事业部财务部进行相应账务处理，并按要求填制相关报告及提供处理凭证号；需对方调整的，取得客户签字认可的对账函或其它凭据；（过程中涉及营销纪律问题的处理以经营计划总部下发的关于在营销服务体系开展严肃经营纪律、整顿经营作风暴风行动的通知规定为准） 2.5.4资料存档。各事业部财务本部销售会计负责对返回的对账函及相关核对资料按客户码或片区等顺序进行整理与装订，然后移交给各事业部财务档案管理员进行保管，并编制对账函登记表，以便查询；根据会计信息系统管理制度要求，对账函为绝密资料，保密时间为3年，保管期限为15年。2.5.5各事业部、分子公司组织对账完毕，需严格执行对账资料的检验程序，对客户签名、印章、电话、证件号码等内容进行审核，同时抽取10-20已对账客户进行电话或上门回访，确保对账信息真实、准确。回访客户应重点抽选对账一致函证、个体户、签章不清晰或有疑义、回函时间拖延的客户。检验完成后各事业部、分子公司应及时将对账详细情况及有关对账资料（格式详见附件29）报送财务总部会计核算本部。2.5.6建立总部对账干预机制，对未按要求完成核对及差异处理的异常客户，事业部营销管理本部、财务本部应安排人员，督促对账责任人及差异处理责任人尽快完成处理，必要时应直接与客户核对；对延期一个月仍未完成核对及差异处理的异常客户，经营计划总部、财务总部应安排人员，督促各事业部进行处理，必要时直接与客户核对。2.5.7差异处理办法：差异原因核实后，各单位财务应在当日将情况反馈至营销管理部或融资业务部，要求其指定差异处理责任人，并督促其根据发函核对后的不同结果，按如下方式处理：2.5.7.1拒绝对账:拒绝对账客户，由分公司经理、融资业务区域经理安排人员落实拒绝对账原因。若问题出在我方（如因我方设备质量问题、服务问题等原因导致客户拒绝对账），应以分公司经理为责任主体，积极制定整改方案，采取积极措施，按计划帮助客户解决问题，完成往来核对；若问题出在客户，应以营销代表为责任主体，积极与客户沟通，说明往来核对的重要性，实在无法取得客户支持，则由实地对账人员出具原因报告，交营销公司总经理审批，营销公司针对此类重点事件出具处理办法。2.5.7.2无法对账:因人机共失等导致无法对账的客户，由往来核对责任人注明原因，报营销公司总经理批示。营销公司针对此类恶性事件出具处理办法。2.5.7.3有差异回函的数据调整:差异原因查明，如为我方串户等原因造成的需我方调帐部分，由货款责任人出具调帐原因报告，交营销公司总经理、财务总监审批，销售会计根据报告进行差异调整。对客户方的账务错误，则需向客户做好解释与说明，获得客户认可。2.5.7.4往来存在争议:若双方往来存在争议，营销公司组织相关人员成立专项小组，出具处理计划。2.5.7.5原回函存在差异，后业务员反馈已与客户核对一致:原回函存在差异，后业务员反馈已与客户核对一致的，业务员需提供客户签字认可的新的询证函，或由财务履行电话对账程序，并在询证函上注明电话对账结果，并签字确认。2.5.8对账或回访过程中发现对账责任人弄虚作假或没有切实履行对账义务的，以诚信问题论处，除处罚外还需记录员工诚信档案，情节严重的直接开除。2.6短信对账：各单位应根据集团统一安排，积极运用短信平台逐步开展短信对账工作，实现按月向所有欠款客户发送对账短信，并设置专人根据处理客户回复的货款信息，实现客户反馈信息处理率100%，并将核实结果100%反馈客户。附件16：货款移交基本要求1、因离职移交货款的，营销、服务人员离职前分公司经理和分公司会计必须组织拟离职人员、继任者共同到客户处实行离任对账，由客户盖章（个人客户签字）确认，客户欠款金额与分公司账面不一致，而拟离职人员又无相关依据的，分公司会计应及时书面报告营销公司总经理，由营销公司总经理批示处理意见；2、货款移交时必须填写货款移交表（详见附件28），由分公司经理及会计确认其管理的货款金额已核对无误、资料已完整移交方能办理，移交手续办理期限为收到通知后的三个工作日；3、货款催收人员非正常离司的，营销分公司经理在得知消息后三个工作日内组织分公司会计到客户处对账，由客户盖章（个人客户签字）确认。客户欠款金额与分公司账面一致的，分公司经理应在1个月内办理好货款移交手续；客户欠款金额与分公司账面不一致的，分公司会计应及时书面报告营销公司总经理，待营销公司总经理批示后分公司经理1个月内办理好货款移交手续；4、其他货款移交具体要求详见货款移交管理制度。附件17：坏账核销的标准及依据1、符合下列情况之一的，应收账款扣减可收回金额后无法收回的货款，可向公司提出坏账损失核销申请：1.1债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，经追偿其清算财产不足清偿的；1.2债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足以清偿，又无其他债务承担者，经追偿后无法收回的债权；1.3债务人遭受重大自然灾害或者意外事故，损失巨大且不能获得保险补偿，或者以保险补偿后，确认无力偿还部分或者全部债务，对其追偿后，未能收回的债权；1.4债务人触犯刑律，依法受到制裁，其财产不足归还债务，又无其他债务承担者，经追偿后确实无法收回的债权；1.5由于债务人不能偿还到期债务，我司诉诸法律，经法院对债务人强制执行，债务人均无财产可执行，法院裁定执行程序终结或终止（中止）后，无法追偿的剩余债权；1.6由于债务人不能偿还到期债务，我司诉诸法律后，经法院调解或债权债务双方协商，达成和解协议或重整协议后，无法追偿的；1.7债务人拒绝付款且欠款金额较小，如采取清欠手段不经济的；1.8债务人逾期时间较久，已实质上无力清偿债务的；2、坏账核销审批依据，各单位在提出坏账核销申请时，需同时提供下列凭据，作为审批参考附件：2.1债务单位被宣告破产的：应当取得法院破产清算的清偿文件及执行完毕证明；2.2债务单位被注销或被有关机构责令关闭的：应当取得当地工商部门注销、吊销公告、有关机构的决议或行政决定文件，以及被投资单位清算报告及清算完毕证明；2.3债务人失踪、死亡（或被宣告失踪、死亡）的：应当取得有关方面出具的债务人已失踪、死亡的证明及其遗产（或代管财产）已经清偿完毕或确实无财产可以清偿，或没有承债人可以清偿的证明；2.4涉及诉讼的：应当取得司法机关的判决或裁定及执行完毕的证据；无法执行或被法院终止执行的，应当取得法院终止裁定等法律文件；2.5涉及仲裁的：应当取得相应仲裁机构出具的仲裁裁决书，以及仲裁裁决执行完毕的相关证明；2.6与债务单位（人）进行债务重组的：应当取得债务重组协议或债权债务抵消转移证明；2.7债务人拒绝付款且欠款金额较小，不宜采取清欠手段的：需提供客户拒付原因及证明、双方往来交易情况、清欠收益测算资料；2.8其他逾期时间较久，已实质上无力清偿债务的：需提供确凿证明，至少应包括双方对账证明（如确实无法提供对账证明的，应至少提供该客户从形成坏账开始前三年的销售回款情况）、债务人虽未破产，但确实无法偿还欠款，且无其他责任主体承担义务的证明、清欠经过及确实无法追偿的原因；2.9其他足以证明应收款项确实发生损失的合法、有效证据。附件18：坏账核销的审批程序原则上，债务人承认欠款但无力偿还的，应在考虑以物抵债等方法均无效后再申报。债务人存在，且欠款金额较大的，应履行法律诉讼程序。债务人已不存在、死亡，应继续向其可能的债务承接主体（如主管部门、出资方、出包方）进行追偿。在履行上述程序后仍无法收回的，才能申请核销，具体核销流程如下：1、申请：催款责任人根据实际业务情况提交坏账核销申请报告（需详细阐明损失的原因和事实）、坏账核销申请表，并附前述相关依据，在分公司财务经理审核货款数据无误后，提交经计总部法务部复审。所有核销货款需经过经计总部法务部审核，确认确实满足核销条件且无法通过法制催收的方可转入下一步审批；2、审核：分公司经理、事业部营销管理部长、风险总监对核销业务的真实性负责，需履行必要的调查程序（派人去债务人所在地调查，向当地工商局或公安部门询问过债务人状况等），并查阅该客户近三年的所有交易记录，对是否同意核销出具明确意见。在经过营销公司总经理、事业部财务总监会审后，根据授权审批制度要求报集团财务委员会审批执行；3、存档：坏账核销审批流程完成后，流程提出人应将相关报告、审批记录、会议纪要、相关证据等资料复印件提交财务总部、监察总部、事业部营销管理部备案，并将审批原件传递至事业部财务本部进行账务处理。4、审批权限：单笔金额在10万元以下（含10万元），由事业部总经理审批后执行；单笔金额在10万元以上（不含10万元），由集团财务委员会审批通过后执行，对涉及金额较大的货款核销，必要时可报董事长审批。附件19：坏账核销的跟踪稽查财务总部内部稽核部每季度检查各事业部坏账核销登记情况，对未按要求登记核销情况表的，每发现一次处罚相关责任人10分；财务总部每年对各事业部所有已核销的坏账进行回访，检查坏账核销真实性及处理准确性，对未按规定要求予以核销的，处罚相关责任人10分/次，对存在侵吞货款行为的，除进行罚款、全额赔偿公司损失外，并处辞退处理，情节严重的，依法移交司法机关。附件20：在外货款分析基本要求地区在外货款分析基本要求国内1、各分公司货款催收责任人每月5日定期提交一户一策报告，着重分析应收未收的原因及拟采取的进一步催收措施。2、营销管理部每月10日提交货款分析报告，着重分析在外货款变化原因及各分公司回款情况。3、每月销售会计将结算中心定稿的回款表、手工在外货款表及系统应收账款三者进行核对，发现差异，及时处理，保证货款核算准确。核对完成后对在外货款占用、风险控制情况进行分析并提示相关领导。国际1、国际财务部销售会计每月3日下发在外货款明细表给所有海外公司会计核实,4日要求反馈，并对差异进行原因分析,并提交在外货款风险提示报告。2、国际销售部货款管理专干每月对逾期货款进行跟踪，对逾期原因进行分析，每月10日对逾期货款催收情况进行通报，督促相关责任人限期回款，限期内不能回款的，将按一定标准对责任营销代表和子公司经理进行处罚。附件21：检查与考核1、各事业部、子公司应建立针对货款管理的责任考核体系，明确事业部总经理、营销公司总经理、分公司经理、服务经理、配件经理、仓管员的货款管理职责，将货款的管控责任与分公司人员的绩效挂钩，在出现“销售货款往来不清”、“阴阳合同”、“挪用货款”、“配件管理混乱”等问题时，相关责任人员及主管领导需下调绩效，并接受赔偿、免职等处罚，对出现严重货款管理失误，给公司造成重大损失的，分公司总经理要一票否决，就地免职；2、年中对账、年底对账未回函或存在差异者，按未查清的差异额（未回函按全额计算，人机共失、在诉客户等情况除外）扣减绩效利润，以后年度最多按80%比例转回。且同步扣减分公司承包利润与停止业务人员提成提奖，直至完成相关对账及差异核查工作后方可转回承包利润并继续提成提奖。对事业部发生货款挪用、阴阳合同、私下承诺等问题所造成的损失，须扣减分公司承包利润与责任人员提成提奖，并同步调减事业部考核利润；3、严禁货款责任人、仓管员未经授权向客户收取任何货款，对发生未经授权收款、未报备而延迟交回款项、短交款项的行为一律以挪用货款论处，将责任人予以除名处理。对其中金额较大、情节严重的，应依法移送公安机关，追究其法律责任。对相关领导则追究管理责任，视严重程度进行通报批评、经济处罚、降级、降职、下调绩效等管理问责；4、分公司财务人员应严格履行已开具授权书的跟踪检查职责，保证授权书处于受控状态。对任何因财务人员未严格履行跟踪检查职责导致货款挪用行为未及时发现的，对责任财务人员予以除名处理，并对分公司财务经理予以处罚500元/次；5、各事业部分公司管理科每月需根据分公司财务人员考核办法对分公司财务人员的职责履行进行考核，并予以奖罚兑现，具体考核办法参见分公司财务人员考核办法；6、财务总部每季度组织子公司检查，根据对各子公司在外货款管理情况进行评分考核；7、经营计划总部每月对在外货款控制催收情况进行通报，同时排名考核。附件22：现金收款特别授权书模板 编号：为10位阿拉伯数字顺序编号，自0000000001始 公司现金收款特别授权书（第X联）尊敬的 客户：兹授权我公司（营销代表 服务工程师 法制催款员 会计 其他 ） 同志（身份证号 ）至贵单位收取现金（含银行承兑汇票、银行汇票、银行本票、支票），金额待定 /限定￥ 元以内，望贵单位予以配合办理为感！ 特此授权！ 公司（盖章） 分公司出纳 分公司财务经理 年 月 日注意事项：为保证贵公司付款安全，请履行以下职责：1、检查收款人员的身份证件与授权书是否相符；2、支票请签写我公司收款单位全称“ 公司”，公司账号“ ”；3、承兑汇票、银行汇票、银行本票请背书我单位全称“ 公司”;4、本授权书在收款以后交由客户留存；5、本授权书修改无效；6、本授权书自签发之日起7天内有效，逾期自动失效；7、如有任何疑问，请致电分公司联系电话 。附件23：仓管员收现申报表仓管员收现申报表序号授权日期授权人付款单位收款人收款金额收款日期收据编号缴存金额缴存日期缴存银行缴存账号进账单号备注123