秘书三级工作实务题主要考点

精选优质文档-倾情为你奉上秘书三级工作实务题主要考点第一章 会议管理 一、会议筹备方案的内容： 1、确定会议的主题和议题。2、确定会议的名称。3、确定会议的议程。4、确定会议的时间和地点。5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。6、确定会议文件的范围，并做好印制或复制工作。7、确定与会代表的组成。8、确定会议住宿和餐饮安排。10、确定会议的筹备机构。 二、会议筹备方案的作用：1、确保会议的周密组织 2、确保会议服务质量和沟通协调到位 3、确保领导的意图得以贯彻执行*三、远程会议筹备方案的优点：1、节省时间和金钱。2、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久的记录。3、交流更加直接与简短。 *四、会议筹备方案制定程序为：（1）组建会议筹备委员会 （2）分成筹备小组 （3）形成筹备方案 （4）领导审核方案五、会务机构分工的要求：1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。2、分工明确，责任到人。3、加强协调，定期沟通。 六、会前准备工作的基本要求：充分，周密，安全。 七、会议座位安排的方法：1、较大型会场的座次安排：大小方形和半圆形。2、中小型会议的座次安排：方拱形，半月形，椭圆形，圆形，长方形和T字形。 八、会务筹备情况检查主要内容：1、会议准备是否充分（会期、人员、规模）2、能否排除各种干扰。3、环境条件与用品准备。4、文件材料的准备。5、会场布置情况。6、会议保卫工作。7、其它内容。 开会检查的程序 ：1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查 2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3）召开协调会并在会上现场解决问题 4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实 *现场检查的程序：1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录 4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 九、会务筹备情况检查结果的形式：1、书面形式。2、口头形式。 3、协调会形式。 会务筹备情况检查的方法：听取会议筹备人员的汇报、会前现场检查十、会议文件的类型：1、立项方面。2、筹备工作方面。3、会议内容方面。4、会议宣传报道方面。5、会议管理与服务方面。6、不同载体的信息材料。7、各种形式的文件材料（指导，主题，程序，参考，管理，成果，宣传，传达文书） *十一、会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。 *十二、会议文件审核的程序：-自审-初审-会审-终审十二、与领导沟通会议有关事宜的意义：1、提高效率2、协调整体3、各自发挥作用。 *十三、与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性，及时性，全面性原则。 *十四、与领导沟通会议有关事宜的方法：1、定期提交报告。2、由会议负责人定期口头汇报3、领导亲自参加。4、其它途径 *十五、与领导沟通会议有关事宜的程序：明确会议的目标。明确沟通会议有关事宜的方法和途径确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。检查沟通过程中所需要的各类文件、音像资料向领导汇报会议的情况及进展，应讲明遇到的问题和难题。听取领导指示将记录通过某种方式送给领导。十六、分配会议组织与服务工作应考虑的因素：1、成员经验2、承担的工作总量3、统筹分配4、会议成员的特长爱好5、合理公平分配6、灵活实施 十七、会议应急方案的内容：1、可能出现的问题（人员，场地，设备，资料，健康与安全，行为）2、出现问题时负责解决的会议工作人员） *十八、会议应急方案的制定程序为：（1）预测不可预知的情况 （2）提前准备应对的备选方案 （3）讨论会议紧急情况 （4）确定会议应急方案 *十八、会议应急方案特点：有的放矢，预防为主，留有余地 *十九、会议应急方案实施的原则：1、思想上充分重视。2、人才物方面措施到位。3、坚持定期检查。 第二节会中服务 一、推进会议，进程应遵循的原则：1、认真听，少打断。2、树立信心，确信能对任何突产生积极的影响。3、消除交流障碍。4、强调问题 5、使用精湛的人际交流技巧。 二、提示会议按计划进行：是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。 程序为：（1）了解议题和议程（2）准时宣布开会（3）有效引导议题*应注意方式方法：1、会前明确会议开始和结束时间2、规定讨论与不讨论的界限3、议题结束及时对会议总结三、会议经费的类型：1、与会人员交费2、参展商交费3、联合主办者交费4、广告、赞助和捐助5、公司分配6、其他收入项目 四、会议经费使用的主要方面：1、文件资料费2、邮电通讯费用3、会议设备和用品费4、会议场所租用费5、会议办会费6、会议宣传交际费7、会议住宿补贴费8、会议伙食补贴9、会议交通费10、其他开支*五、会议经费使用的监督方法：1、报告和会议2、授权与自我控制3、质量4、损益平衡表5、比率分析6、审核时要逐项细审六、会议经费使用的程序：申请经费-主管领导审批-财务部审批-财务人员提取现金或填写支票-经费支出-审核会议经费支出。七、会中突发事件的类型：人员、健康与安全、行为问题 八、处理会议突发事件的程序：（1）向领导报告 （2）启动会议应急方案 （3）实施应急方案 （4）必要时向公共应急机构请求支援 （5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通） 第三节 会后落实 一、会议总结的目的：1、检查会议目标的实现2、各小组的分工情况 3、自我总结与集体总结相结合，不断改进。4、奖惩相关人员，妥善解决遗留问题 二、会议总结内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。 三、要求：1、以科学的绩效考评标准为指导。2、逐项检查3、总结教训，探索规律4、突出重点，有所侧重。5、一分为二，激励为主。6、总结出简单易行的办会程序和制度。 *四、工作程序：（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿 （2）向领导报告会议结论 （3）总结定稿 （4）印发 （5）归档 （6）组织全体工作人员进行总结 五、撰写新闻稿件的注意事项：1、及时2、准确反映会议精神3发布前定要审核。 六、影响会议成效的原因：1、会议的必要性2、前期工作的准备质量3、会议责任分工 七、会议评估的标准：1、目标2、会议时间3、与会人员参与会议的状态与收获4、会议服务评估5、会议实际费用支出、会议成本评估6、再度召开同样的会议时，继续推进写维持的事项。 八、设计会议评估表格需考虑的因素：1、表格的长度2、填写的难易程度3、所问的问题4、问卷的方式5、分析数据方式*九、会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素=设计会议效果评估表=汇总评估结果第二章 事务管理 *一、涉外接待的原则： 不卑不亢，依法办事，内外有别，尊重个人，女士优先，入乡随俗 *二、礼宾次序5种排列方式：1、所在国家或地区的拉丁字母2、来宾的具体身份和职务的高低3、来宾抵达的具体时间4、来宾告知将要到访的具体时间5、不排列。 *三、礼宾次序确定步骤：确定方案=提前通知=按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 四、安排涉外迎送仪式的工作步骤：*确定迎候人员=准备迎宾的物品=见面讲究礼节=送行前的拜访=安排送行仪式 五、会见会谈工作程序 会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。 *工作程序：约定=通知对方有关事项=准备工作(背景资料，会见场所布置，人员安排)= 迎接客人=会见、会谈=送别客人六、涉外宴请的原则：环境、忌讳、地方特色、参加宴请的人讲究个人卫生。七、西餐礼仪 （1）赴宴前的准备 ：1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容 2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变 3）到别人家赴宴需要带礼物 4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装 5）要准时赴宴 （2）西餐的座次安排 ：主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐 （3）入席、退席礼节 ：1）客人要在主人的带领下顺序入席 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖 3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上 4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席 （4）餐具的使用方法与席间礼节 ：1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌 2）吃鸡、虾、鱼的方法 3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中 4）吃意大利面条的方法 5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法 7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内 8）进餐速度应该与大家一致 9）谈话声音一定要轻 （5）西餐的饮酒礼仪 ：1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡 2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上 5、招待会的礼仪：（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复 （2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗 注意事项：西餐讲究的是氛围的优雅；衣着整齐；赴宴的第二天要向主人表示感谢。八、馈赠礼品的要求P89：各国禁忌，馈赠礼品的礼节(送礼和受礼) 九、选择礼品的注意事项：与受礼者的关系；明确送礼的原因；了解受礼者的特点；经济方面的限定 第二节 办公环境管理 一、办公环境的种类：在家工作，远程工作，虚拟办公室，临时办公桌，弹性时间，兼职工作，合同工作，交叉工作，项目团队 *二、不同办公模式的类型、管理办法及特点(见课本图表) （1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。 （2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工 （3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。 （4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。 （5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。 （6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。 （7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。 （8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。 *三、选择办公模式的工作程序 （1）深入调查现有办公模式所面临的问题 （2）根据调查结果确定相应的新型办公模式 （3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度 （4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式 （5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失 四、办公布局的种类：开放式：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人封闭式：易于保证工作的机密性。五、合理办公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于工作的顺利完成。 *六、设计办公室的工作程序：（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求 （2）设计平面图 （3）选择办公家具、设施和装饰 （4）采光、温度和通风 *七、设计办公结构和布局需要考虑的因素：人数，面积，机构的建制和办公空间的分类，组织经营的性质或内容，部门间的工作联系，办公室的间隔方式，走廊、楼梯、通道的安排，设计讲究灵活性。 第三节 办公室日常事务管理 一、改进办公室日常事务工作流程的基本思路：重新安排=修改=替换=合并=精简 二、工作流程的基本步骤：定义流程=指标评价=分析原因=改进方案=实施方案三、突发事件的种类：火灾，伤害，疾病，炸弹威胁或恐慌 四、处理突发事件的原则： 1、快速反应，控制事态的发展； 2、以人为本，保护公共利益；3、公开透明，真诚面对公众；4、重塑形象，置之死地而后生 *五、突发事件的预防措施：1、以书面形式确定紧急情况处理程序2、人员培训3、张贴有关的紧急程序4、实行紧急情况模拟演练5、明确地各级管理人员的任务、职责 6、保证配备相关的设备资源并定期检查更新*六应对措施：1准备清楚地书面紧急情况处理程序2培训所有人员3在可利用的地方清楚显示有关紧急程序4实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序5明确职员职责6保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员7保证配备相关设备并定期检查和更新*七、处理突发事件的流程：1）及早发现，马上报告，并保护好现场（2）查找问题的原因（3）成立临时指挥中心 4）控制源头，釜底抽薪 （5）召开新闻发布会 八、秘书督查工作的特点：复杂性，原则性，时限性，权威性 九、督查工作应坚持的原则：实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办相结合 十、督查工作的方法：书面，电话，专项，会议，调研 *十一、上司交办事项督查的程序：交办=立项=登记=转办=承办=催办=检查=办结=办结回告=审核=立卷=归档 十二、查办、催办技巧：与信息工作相结合，与调查研究工作相结合，坚持归口办理，分级负责，坚持结报反馈制度 十三、督查工作注意事项：实事求是，授权督查，时限要求，办实事，谦虚谨慎 十四、工作计划的种类，制定方法，内容与要求及注意事项P128 种类：按时间序列，分：长期、中期、短期计划；按幅度和范围，分：政策、目标、规则、方法、程序型计划内容与要求：包括，具体目标；数量要求和质量要求，所需资源，任务所分配的部门或承担人以及负责人，如何监督工作进展和质量。注意问题：实事求是，善于授权明确分工，定期检查，及时沟通，监控。*十五、制定工作计划的工作程序：估量机会=确定目标= 确定计划工作的前提条件=拟定可行方案=评价备选方案=选择方案=拟订分计划=编制预算 十六、制定承办期限规定的程序：企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定（2）时间期限适宜标准 （3）确定同一任务的不同承办周期（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期 十七、办公室工作评估的意义：提高了工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。*十八、办公室工作目标管理过程：建立完整的目标体系=制定目标=组织实施= =检查和评估 *十九、办公室工作评估：数量目标评估，质量目标评估 第四节 办公用品管理 1、获得设备使用权的方式：购买和租用 2、政府采购的主体：采购机关和供应商。主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源 *3、办公用品与设备的采购程序：提出购买申请=审批、落实经费=招标、选择供应商=签订供货合同=货物入库=支付货款 4、采购预算方案制定的原则：真实性，重点性，目标相关性，经济合理性 *5、编制采购预算的一般程序：确定预算的核算基数=进行市场调研=确定采购产品的种类及型号价格=编写预算方案=征求意见，完善方案 *6、预算方法：传统预算法，零基预算法 7、办公资源管理程序：（1）了解本单位所有办公资源的基本情况 （2）进行分类管理（3）对办公资源建档，记录应用情况 4）定期进行数据分析 第五节 信息管理 1、信息开发的特性：对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。具有多次性。开发的类型：一次信息开发，无序转变为有序：简报、外文文献编译二次信息开发，对一次信息进行加工整理后提供信息线索：索引、目录编制、文摘、信息资料册三次信息开发，通过分析概括而形成更深层次的信息：简讯、调查报告2、信息编写的类型：动态型， 建议型，经验型，问题型，预测型 *3、信息开发的工作程序： 确定主题=分析信息材料=选择信息开发方法（汇集法、归纳法、纵深法连横法、浓缩法、转换法、图标法）=选择信息开发的形式=形成信息产品 4、信息利用的特点：周期性，经常性，广泛性和实效性 *5、信息利用的工作程序：熟悉信息的内容=确定利用需求=确定信息利用服务的途径=获取信息=提供信息 6、信息反馈的特点为：针对性，及时性，连续性 7、信息反馈的形式： 正反馈和负反馈； 纵向反馈和横向反馈信息； 前反馈和后反馈 *8、信息反馈的工作程序：明确目标=选择信息反馈的方法=获取反馈信息=加工分析反馈信息=传递反馈信息=利用反馈信息第三章 文书处理与拟写第一节 文书拟写 一、通告：是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文，是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文 。类型：制约性通告、告知性通告 结构：标题正文落款成文日期 通告与公告的区别：a.范围不同，公告大于通告；b.宣布事项不同，公告重于通告；c.制发者不同，公告由国家行政机关或权力机关发布 二、通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。表彰通报、批评通报、传达通报 结构：标题主送机关正文（附件）落款成文日期 通报与通告的区别：a.通报属奖励与告诫性公文，通告无此意；b.同属告晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；c.通报一般不具指令性，通知具有。 三、决定：是一种指令性下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。指挥性决定 、知照性决定 结构：标题主送机关正文（附件）落款成文日期 注意事项：a、不可只用“文种（决定）”做标题。b、慎用“决定”四、请批：批答函：是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文。请批函、批答函。结构：标题主送机关正文落款成文日期 注意事项：a、准确选择文种。请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。b、把握用语分寸五、计划：是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。特点：针对性、预见性。按内容分：学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划等；按范围分：国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、个人计划等；按时间分：长期、短期、年度、季度、月等；按性质和作用分：综合性、专题性、指令性、指导性计划。分文章式与表格式两种。文章式计划的结构：标题正文尾部 注意事项：1、以政策先行，为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了六、总结：是各、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。综合性总结、专题性总结 结构：标题正文尾部 注意事项：1、正确的指导思想2、坚持实事求是3、总结出规律性的东西4、分清主次 突出重点 5、语言简明、准确七、述职报告：特点：个人性，真实性，通俗性 结构：标题称谓正文落款成文日期 注意事项：实事求是，突出特点，语言简洁 八、讲话稿：是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。特点：内容针对性强，语言平易通俗，交流具有互动性。结构：开头主体结尾 注意事项：1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫2、内容有针对性3、观点鲜明，主题明确4、语言要通俗，生动九、市场调查报告：是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。按调查范围、方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告； 按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问 题调查报告 结构：标题前言正文尾部 注意事项：1.深入调查，充分占有材料 2.实事求是 十、招标书：又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明。特点：明确性、竞争性、具体性和规范性 结构：标题正文尾部 注意事项：1.做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算，评估款项要科学合理；2.语言简洁，用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误 十一、投标书：也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。特点：针对性，求实性，合约性 结构：标题正文尾部 注意事项：明确招标要求。实事求是，不可弄虚作假。语言简洁，语气谦和 第二节 收发文处理 一、文书的审核 概念：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。 审核要求：发现问题逐一纠正；一般性问题直接修改；较大的改动，具体协商 *审核的工作程序：1、明确审核范围 2、确定是否需要行文3、审核文书内容 4、检查文字表达 5、检查文件体式 6、检查文书在处理程序上是否妥善完备 二、文书的拟办 概念：对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。 *文书拟办的要求：1、熟悉政策和规定 2、熟悉职责范围和业务情况 3、熟悉办文程序和规定 4、拟办意见要符合规定和实际 5、拟办意见力求准确、及时、简洁 *拟办的工作程序： 1、明确拟办范围 2、阅读文书内容 3、提出拟办意见 三、文书的承办 概念：是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。 意义：是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。承办要求： 1、认真领会拟办、批办意见 2、文书的承办要区分轻重缓急 3、来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。 4、已承办和处理完毕的文书，及明清理和说明 5、办理完毕和待办理文书分别保存 *承办工作程序： 1、了解文书内容 2、研究批办意见 3、进行具体办理 四、文书的催办 概念：是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。 催办的要求： 1、催办过程中发现问题及时汇报 2、要填写催办记录单 *催办的工作程序： 1、确定催办范围 2、确定催办的方法（电话、发函，登门，约请承办部门来人汇报） 3、进行催办 第三节 文档管理 一、档案利用 概念：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利用档案两个概念。要求：依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。 *档案利用的工作程序：1、熟悉库藏 2、分析利用的需求 3、选择档案利用方式 4、获取档案 5、提供档案二、档案参考材料的编写 概念：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。 编写要求：真实，准确，典型，实用，保密 *编写工作程序： 1、确定编写档案参考材料的种类（大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技成果简介，企业年鉴，企业史志） 2、收集档案材料 3、进行编写 三、电子档案的管理 概念：电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。 特点：1非人工识读性2对电子技术和设备的依赖性3信息的可变性4信息与载体的可分离性5信息的可共享性6多种信息载体的集成性。 分类： 按电子档案的存在形式：文本、数据、图形、图像、声音、多媒体、命令文件。按电子档案的功能：主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件管理要求：真实性，完整性，可读性 工作程序：1、电子档案的收集积累 2、电子档案的归档 3、电子档案的保管 4、电子档案的昨用工作实务真题练习备 忘 录至：行政经理自：高叶主题：会务筹备情况检查的主要内容日期：年月日内容：一、会务筹备情况检查的主要内容1准备是否充分必须逐项检查。2会议期间能否排除各种干扰3环境条件与用品准备。4文件材料准备5会场布置情况的检查检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。6保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7检查的其他内容二、应注意的问题（或原则）1全面周到，注重细节，逐项落实。2眼见为实，实地检验。参考答案：1确定预算的核算基数 2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案 5征求意见，完善方案参考答案：京城公司关于表彰2001年度业绩突出部门的通报各分公司、中心、部：2001年是进入新世纪实施十五计划的起始之年。我公司各部门深入学习贯彻党的十五大及十五届五中、六中全会精神，团结奋斗，争创一流，顺利实现了十五计划的良好开局，为公司的进一步发展奠定了基础。为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2001年度政绩突出部门。根据实施工作目标督查考核暂行办法，经检查考核和认真评选，培训中心企划部销售部第四分公司被评为2001年度业绩突出部门。经公司董事办公会议决定，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元。2002年是我公司发展史上具有重大意义的一年，各部门要与时俱进，扎实工作，以优异成绩完成2002年的工作计划。 附件：1培训中心先进事迹 2企划部先进事迹 3销售部先进事迹 4第四分公司先进事迹京 城 公 司 二二年一月十日 参考答案：1采购方式：获得设备使用权的方式主要有购买、租用。（1）购买优点：设备归购入组织；在使用期内折旧少。缺点：维护和修理是附加的费用；设备存在过时问题；最初费用昂贵。（2）租借-租用优点：较低的使用费；费用能被利润补偿；租用协议包括维护和修理；能及时更换和升级。缺点：若租期较长，支出的费用增加；提前终止租赁合同，需付违约金。2采购步骤（1）提出购买申请。（2）递交审批、落实经费。（3）招标、选择供应商。（4）签订供货合同。（5）货物入库。（6）支付货款。二、会议筹备小组的分工TEAM组 负责人 职责总指挥（或秘书长） 整个活动的总负责、总协调副总指挥（或副秘书长） 协助总指挥，负责常务工作宣传策划组 会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划会务组 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报5. 答：电子邮件收件人：liuming发件人：gaoye 主题：文书审核工作要求1（1）审核是否需要行文（2）内容重复的不行文2（1）审核文书内容（2）看内容与有关规定是否一致（3）提出的意见办法是否可行3（1）审核文字 （2）看文字是否通顺、简练 （3）标点是否正确4（1）审核文件体式 （2）看文种是否恰当 （3）格式是否规范5（1）审核文书在处理程序上是否完备（2）看发文名义是否合适（3）涉及其他部门的，是否征得同意参考答案：（15分）1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。2、采用在家工作模式的优势有：（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。（5）工作人员也能减少交通费用。3、采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。二、参考答案：（15分）1、远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2、做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。3、会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查。三、参考答案：（20分）北京市公安局公安交通管理局关于对108国道部分路段采取交通管理措施的通告二四年第16号为了保障108国道的交通安全畅通，根据中华人民共和国道路交通安全法的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取以下交通管理措施：一、108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行； 二、108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此通告。 北京市公安局公安交通管理局 二四年九月二十三日参考答案：团队出访的准备工作主要有：1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作（1）拟定出访方案；（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；（3）为团队所有成员办理各种出国手续；（4）编制旅程表；（5）召开全体出访人员预备会。主要内容有：A、强调此行的目的、要求；B、介绍并说明准备工作的进展情况；C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；D、提醒携带的人个必备品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；F、领队及所有成员的自我介绍；G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。（6）与邀请单位联系使其有所准备；（7）指定专人负责做好订房和订票工作；（8）做好文件资料及必备衣物的准备；（9）采用恰当方式准备好出访经费。二、格式：简答题参考答案：关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议：1、紧急情况的预防措施紧急情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。预防紧急情况的措施有：（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员特殊培训；（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。2、紧急情况的应对措施（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。（2）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。通 报各部门：我公司棉花仓库保管员夏明因严重违反劳动纪律，在值班时违反规定在库房内吸烟，引发了火灾，给公司造成了直接经济损失余万元，严重损害了企业形象。此次事故纯属人为因素所致，其性质严重、影响恶劣。依据公司员工管理条例的规定，决定对夏明除名。希望公司其他员工从此次事故中汲取教训，引以为戒，避免此类事件再度发生。 宏远公司年月日（考生自定）4题. 答：一、意义：1.提高信息质量；2.增加信息容量。二、形式：剪报；索引；目录；简讯；文摘；信息资料册；调查报告。三、要求：1.注重调研，通过各种渠道全面、及时获取信息；2.针对需要，开发有特色、利用价值大、可信度高的信息；3.运用信息开发技巧，加强综合分析；4.充分利用信息网络开发系统。专心-专注-专业