适用于中大型企业集团的人力资源信息系统解决方案

人事管理系统方案上海*（集团）有限公司人事管理系统方案上海*信息技术有限公司2009-8目 录1业务总体结构22组织架构32.1组织架构模块的总体结构32.2组织架构模块的说明333人事管理73.1人事模块的总体结构73.2人事模块的说明101 业务总体结构- 21 -2 组织架构2.1 组织架构模块的总体结构技术方案框图：如图：2.2 组织架构模块的说明2.2.1 基本结构1) 功能：设置公司、部门、岗位与人员，可进行查看或更改【公司信息】、【部门信息】、【岗位信息】；是组织结构的重要组成部分，也是系统运转、数据流程重要信息。A. 公司信息：显示各个公司、分公司、子公司的信息，并可以修改相关信息，如：公司的LOGO图标、地址、法人代表等内容；B. 部门信息：显示每个部门的信息，如：所辖岗位、在职员工、部门职责（可修改）等内容；C. 岗位信息：显示每个岗位的信息，如：所辖岗位、在岗员工、岗位说明书（可修改）等内容；2) 控制：用户只能修改自己结构中的相关信息，对管辖单位的信息只能查看。3) 规则：A. 每位员工都会在系统中具有工号、公司、部门、岗位；B. 需要为公司（单位）指定上级公司（单位）；需要为部门指定上级部门、所属公司；需要为岗位指定上级岗位、所属部门；C. 公司编码最大长度6位，公司代码的前2位（或者4位），受其上级公司代码限制。即：上级公司（除总公司）代码为2位的，其公司代码前2位要与其上级公司相同；上级公司代码为4位的，其公司代码前4位要与其上级公司相同。D. 项目、部门、岗位编码最大长度8位，都采用流水号；E. 需要为项目指定所属公司（单位），为项目指定所属部门。4) 重要实体属性/数据字典：A. 公司（单位）单位名称、单位代码、统计登记号、主管单位代码、企事业机关划分、所在地区、行业类别、隶属关系、登记注册部门、登记注册类型、单位注册地、法定代表人、注册资本、控股情况、资本结构、开业时间、经营范围、经营期限、资质等级、企业认证、单位地址、邮政编码、单位电话、单位传真、电子邮箱、单位网址、资产关系、活动状态、证书文件、税务主管机关、开户银行、银行账号。权限：公司信息由自己公司HR用户进行维护。B. 部门部门代码、部门名称、上级部门、部门经理、所属公司、有效（是/否）、备注权限：部门信息由其所属公司（单位）进行维护。C. 岗位大类岗位代码、岗位名称、岗位分类（一级选项）、岗位分类（二级选项）、直属上级岗位、有效（是/否）、备注权限：岗位大类代码表、岗位分类的一、二级选项代码表的内容，都由总公司统一设置。注：部门、岗位的属性，按照标准库设置字段。也可以将部门职责说明书、岗位说明书以Word的形式“挂”到系统中，方便查看、调用。D. 岗位小类岗位代码、岗位名称、所属岗位大类、所属公司、直属上级岗位、有效（是/否）、备注权限：岗位小类的代码表的内容，由各公司（单位）自己设置。2.2.2 组织的合并与拆分1）功能：实现对组织（公司、部门、岗位）的合并与拆分，以及相应人员的转移。2）合并：人员批量变动（转移），变动完成后将相应组织（包括公司、部门或岗位）作撤销处理。组织合并的流程图如下：3）拆分：建立新的组织（公司、部门或岗位），再将部分人员批量变动（转移）到新组织。这样就完成组织的拆分。组织拆分的流程图如下：2.2.3 组织架构的效果1) 功能： 组织架构做成树状结构（类似于企业管理）。以公司部门岗位员工按层次逐层展开（点击“”展开）。点击在公司/部门/岗位/员工上面，窗口右面区域，自动切换成用户点击实体的相关属性。兼岗的岗位，也要求在组织架构图中进行反映。双重身份（借用）的人员也要在组织架构中有所体现。2) 控制：用户可以看到本公司，以及下属公司的内容。3) 重要实体属性/数据字典：公司、部门、项目、岗位、员工的属性参见关于实体属性的描述。注：1、 项目也要求显示在组织架构图中，“挂”在所属的部门（如项经部）下面。项目下面需要显示出该项目下的部门、岗位、人员。2、 如果一个员工有兼职，要在多个部门和岗位上显示。2.2.4 兼岗的处理1) 功能：对兼岗进行登记、变动处理、存档。可以查询员工现在、历史的兼岗情况。2) 规则：兼岗可以是多条的。3) 重要实体属性/数据字典：兼岗信息记录表：序号、工号、姓名、公司、部门、岗位、兼职部门、兼职岗位、开始日期、结束日期、兼职状态（在职/结束）确认。注：1、兼岗开始，即在系统中为该员工多登记一条兼岗记录信息，开始日期必须填写；2、兼岗结束，即在系统中兼该兼职记录的在职状态，选择为“结束”，结束日期必须填写；3、已登记的兼岗记录是不可以直接删除的。2.2.5 用户与权限1）操作权限：HR用户具有操作其所代理公司的、权限范围以内的员工记录；2）查询权限：HR用户可以查询其所代理公司的以及其下属公司的、权限范围以内的员工记录。3 3人事管理3.1 人事模块的总体结构1 技术方案框 2 业务流程图：3.2 人事模块的说明3.2.1 代码设置1) 功能：为了数据的统一管理，便于今后的数据统计分析，以及系统的灵活性；对相关的重要信息进行了代码表的设计。如：学历、学位、职称等。2) 控制：A. 在系统中为员工统一分配一个系统编号（流水号），在系统中唯一；员工每个公司还会有一个在本公司中唯一的工号。（在发生公司间调动时，员工在系统编号不变，工号会发生变化）B. 员工状态：在职离职C. 员工类别：（三级细分）一级选项代码表：代码、名称、所属管理层次、备注；二级选项代码表：代码、名称、所属一级选项、备注；三级选项代码表：代码、名称、所属二级选项、备注；D职务表注：员工类别代码表由总公司统一进行设置。3) 重要实体属性/数据字典：注：信息和业务处理均应区分三大员工类别，即职工、其他从业人员和暂养人员，以利于按照主次关系进行管理（管理的主体对象：职工，补充对象：其他从业人员，附属对象：暂养人员）。3.2.2 员工入职管理入职后自动生成入职事项办理清单，清单内容可以自行输入，其中包含事项、办理人、办理情况、日期要求等，要求有相应提醒功能新进到职管理A. 新进入职1) 功能：为新员工分配工号，办理新员工的报到处理；新员工报到可以自动对照系统人员库中的身份证号码，以判断是否重复；检测身份证是否合法（生日、性别等信息）；2) 流程：入职之时需要指定员工的职员状态（在职|离职），只能为（在职）；登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成；可以在此进行合同的办理，也可以提醒合同操作人员进而进行合同的办理3) 控制： A) 身份证自动检测：与系统人员库进行比较，是否已经存在；检测身份证的合法性（身份证的位数、生日、性别等信息）B) 身份证的校验要在整个集团员工内来进行检查。员工在一个公司离职，在另外一家公司可以办理重新录用的手续。C) 关键属性必须填写：如公司、部门、岗位、报到日期、员工类别等4) 重要实体属性/数据字典：A. 入职登记：报到序号、招聘来源（集团内/集团外）、工号、姓名、公司、部门、岗位、职务、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、身份证号码、性别、报到日期、试用期(月)、转正日期、合同类型、合同开始日期、合同期(月)、合同结束日期、见实习类型（学徒期/见习期/熟练期）注：目前不考虑与招聘模块的接口。B. 重新录用1) 功能：为离职员工作重新录用的处理；离职员工被重新录用时，可以使用原始工号、也可以使用新的工号；自动对照系统人员离职库中的身份证号码，以判断是否存在；检测身份证是否合法（生日、性别等信息）；2) 流程：重新录用后，该员工的状态为在职。登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成3) 控制：A) 身份证自动检测：与系统人员库进行比较，是否已经存在；检测身份证的合法性（身份证的位数、生日、性别等信息）B) 关键属性必须填写：如公司、部门、岗位、报到日期、员工类别等4) 规则：工号可以跟入职一样，为重新录用人员分配新的工号，也可以使用该重新录用人员的原始工号；5) 条件说明：6) 重要实体属性/数据字典：A. 重新录用登记：报到序号、工号、姓名、公司、部门、岗位、职务、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、身份证号码、性别、报到日期、试用期(月)、转正日期、合同类型、合同开始日期、合同期(月)、合同结束日期、使用原始工号（是/否）、原始工号、见实习类型（学徒期/见习期/熟练期）内部调动管理 登记集团内独立核算单位和内部核算单位中职工调动处理：1、 集团内同一用工单位中的内部核算单位之间调动 1) 功能：处理职工在集团内内部核算单位之间调动；2) 流程：调出登记调出处理调入登记调入处理完成3) 控制：调出由变动前公司HR做，调入由变动后公司HR做。 跨公司调动，先有调出，再有调入；没有调出，无法调入。各公司的HR只能对本公司的员工进行调出处理，对其它公司已经做了调出处理的员工（且变动后公司为本公司），进行调入处理；4) 重要实体属性/数据字典：a.调出登记表：主要信息有：变动前公司、变动前部门、变动前岗位、变动后公司、变动日期、本公司停薪日、确认；b.调入登记表：主要信息有：变动后公司，变动后部门，变动后岗位，变动日期,起薪日（用于跨公司调动的员工）、变动后工号、确认注： 内部核算单位间调动的员工，调出时需填入停薪日（调入时需填入起薪日），以判断当月薪资在哪个公司发放；内部核算单位间调动：需要进行调入、调出的处理，变动员工以前的信息，会带到新公司（工资标准清空），原单位则不再能查询到该员工的信息。2、 集团内独立核算的法人单位之间调动：原单位离职（离职去向，注明新单位），自动进入相应的新单位入职表，新单位再做新员工入职；变动员工以前的信息，会带到新公司（工资标准清空），原单位信息跟离职人员一样保留。注：应作为正常的入职和离职处理，在入职来源和离职去向中加以注明。借用聘用管理登记办理新员工的借用处理，主要信息包括：报到序号、身份证号码、借出单位、借出单位工号、工号、姓名、公司、部门、岗位、职务、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、性别、报到日期、协议开始日期、协议期限(月)、协议结束日期应聘信息管理1、功能：管理招聘的信息。可以与招聘网站的数据库（Sql）建立连接，定时读取应聘人员的基本信息到系统，以便HR用户查看应聘人员的信息。流程图如下：2、应聘人员信息：序号（自增编号）、信息来源（网站/手工输入）、姓名、应聘部门、应聘岗位、毕业学校、专业、学历、学位、薪酬要求、备注。3、应聘成功人员可以进入应聘人员历史信息库中，不需要保留的应聘人员信息可以由招聘专员进行手工删除。4、信息来源有两种方式，即网站采集和手工输入；以电子邮件形式接收应聘人员信息，可以由招聘专员进行手工录入。5、关于权限，应聘人员信息由总公司招聘专员进行维护、更新。各下属公司的招聘专员可以浏览所有应聘人员信息。3.2.3 员工信息管理1) 功能：对所有人员进行信息管理，包括员工基本信息、员工照片、个人信息、个人详细信息（档案信息、工作经历、项目经历、职称经历、培训经历、教育经历、拥有技能、语言能力、奖惩经历）2) 控制：员工基本信息部分，一般是通过业务处理实现，而员工的个人详细信息一般可以手工自行修改3) 规则：员工照片可以批量到入，要求：文件名为工号(.jpg、bmp等)；4) 重要实体属性/数据字典：A. 员工基本信息1) 员工信息：工号、姓名、英文名、公司、部门、岗位、职务、员工状态、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、直接主管、电子邮箱、分机、信息维护单位（默认为其所属公司）注：关于直接主管的指定，需要在员工新进、人事变动的时候对员工的直接主管进行手工指定。根据干部管理权限，一些公司领导成员纳入上级公司进行管理，其信息应由其上级公司进行维护，所以，这种情况其上级公司，需要更改其信息维护单位为其上级公司。2) 状态信息：工号、在职状态、报到日期、试用期(月)、转正日期、试用备注、合同签订、合同变更类型、合同类型、合同开始日期、合同期(月)、合同结束日期、合同备注、离职类型、离职原因、离职日期、离职备注、备注3) 员工照片：工号、照片B. 员工属性信息子集 3.2.4 合同协议管理劳动合同管理劳动合同管理的对象：职工1) 功能：为新进、类型变更、合同到期（过期）、期限到期（过期）的人员进行合同的登记办理；2) 流程：登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成3) 条件说明：一般情况下，是对下列人员进行合同登记、办理操作：新进|员工类别变动|合同到期|合同过期|期限到期|期限到期4) 重要实体属性/数据字典：A. 合同登记：自增编号、申请日期、工号、姓名、部门、状态、报到日期、原合同类型、原开始日期、原合同期、原结束日期、终止(中)日期、变更类型、现合同类型、现开始日期、现合同期、现结束日期、备注注：1、在系统中对所有合同中的期限信息的到期（过期），给出提醒；并且对期限的（开始日期、结束日期）的变化进行登记、变动处理 。另外，对员工延长工作年限进行登记、处理。聘用协议管理聘用协议管理的对象：其他从业人员员工期限管理1) 功能：对员工的期限进行管理，到期提醒，进行通过、延期的处理。 2) 流程：登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成； 3) 条件说明：重要实体属性/数据字典：A. 期限登记：自增编号、工号、姓名、公司、部门、期限类型、开始日期、结束日期、备注B. 到期处理表：期限编号、工号、姓名、公司、部门、期限类型、处理结果（通过/延期）、生效日期、备注注：期限到期后，系统会自动给出提醒，HR对到期的期限进行通过/延期的处理。系统给出的提醒，可以根据期限类型的不同进行设置。期限类型包括：试用期、实习期、干部任期等，可以在代码表中增加。3.2.5 培训管理专技职务管理1) 功能：对员工所评定的专业技术职务和变动进行跟踪管理。2) 重要实体属性/数据字典：变动登记表：序号、工号、姓名、公司、部门、原专业技术职务、现专业技术职务、生效日期、确认、备注。注：专业技术职务主要包括30个系列，代码采用国标。执业资格管理C. 资格登记执业资格管理登记的字段，参见【执业资格等级管理信息】信息集；D. 证书登记1) 功能：对员工所获得的证书进行登记、管理。2) 重要实体属性/数据字典：1、功能：对员工获得的证书进行管理，有效期到期的时候在系统中给出提醒，对员工所获得的证书进行记载、查看。2、证书的记录信息包括：工号、姓名、证书类别、证书名称、发放单位、获得日期、证书有效期、备注。证书类别包括：执业资格证书、岗位证书、操作证书等。3、负责证书管理的HR，需要及时将员工获得的证书，录入到系统当中；证书有效期到期之前，系统会给用户以提醒。3.2.6 人事变动管理部门岗位变动1) 功能：为员工在同一单位中的部门变动或岗位变动进行登记、处理操作2) 流程：登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成；需要提醒相应薪资操作人员3) 重要实体属性/数据字典：A. 部门岗位变动：自增编号、申请日期、工号、姓名、报到日期、状态、原部门、现部门、原岗位、现岗位、原直接主管、现直接主管、生效日期、原因、备注B. 学历变动，不进行业务处理，根据教育经历的记录信息，系统会自动更新员工的最高学历C. 职称变动登记：自增编号、申请日期、工号、姓名、报到日期、原最高职称、现最高职称、生效日期、备注担任职务变动职务变动登记：自增编号、申请日期、工号、姓名、报到日期、原职务、现职务、生效日期、备注。系统保留历史，方便对变动历史进行查询。职工类别变动1) 功能：为人员进行职工类别的变动登记、处理操作2) 流程：登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成；需要提醒相应薪资操作人员，以及可能会涉及合同类型的变更；3) 重要实体属性/数据字典：A. 员工类别变动登记：自增编号、申请日期、工号、姓名、部门、岗位、直接主管、报到日期、状态、原员工类别（二级选项、三级选项）、现员工类别（二级选项、三级选项）、生效日期、原因、备注注：员工类别的一级选项是不可以在这里进行变动处理，如果发生这种转换，需要对该员工进行先离职，再进行入职的处理，同时，相应修改其员工类型。3.2.7 人事档案管理1、档案的转入、转出记录的字段，参见员工属性信息集的【人事档案管理信息】部分。2、人事档案的变动都需要在查询到（给档案管理员以提示），这些变动包括：学历变动、职称变动、奖惩变动、职务变动、合同变动、入党志愿书、其它。3、以上变动系统会自动抓取到人事档案管理中来，进行查询、备案。3.2.8 员工离职管理1) 功能：为在职员工进行离职的登记、办理等操作2) 流程：登记变动事务填充变动信息确认变动执行变动完成；需要提醒相应薪资操作人员3) 控制：离职登记，办理成功后，员工的职员状态将变为“离职”4) 规则：可以查看该员工的物品领用、一般协议、合同信息等5) 重要实体属性/数据字典：A. 离职登记：自增编号、工号、姓名、部门、状态、报到日期、离职日期、离职类型、离职原因、是否需交违约金、违约金额、备注 注：对集团内独立核算单位和内部核算单位中的员工调动应作特殊处理，调出单位作“离职”处理，调入单位接收调入信息，确认后作“入职”处理，相关的员工信息由调出单位自动转入调入单位。3.2.9 人事提醒1. 合同到期提醒2. 试用期到期提醒3. 服务期到期提醒4. 协议期到期提醒5. 聘用期到期提醒6. 员工生日提醒7. 退休到期提醒8. 证书到期提醒9. 入党转正提醒10. 护照到期提醒3.2.10 报表功能：自定义字段生成所需报表；自定义报表模版，进行排版打印。