烟草行业质量管理体系程序文件

XX市烟草专卖局（公司）程序文件修改大态/ 0XXYC/QCX.A4.2.3-2010文件控制程序1 .目的对本局（公司）质量管理体系有关的文件进行控制，确保质量管理体系各场所使用有效版本的适用文件。2 .适用范围本程序规定了文件控制的原则和方法，它适用于与本局（公司）质量管理体系有关的全部文件。3 .职责3.1 局长（局长（总经理）批准和发布质量手册、程序文件及相关管理类文件。3.2 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写、报批、统一编号和必要时进行评审及修改；3.3 质量技术部负责识别和提供卷烟专卖所需的规程、规范、标准以及有关外来技术文件，并负责编制、审核和评审相关的内部形成的技术文件。3.4 综合部负责获取、识别、更新局（公司）适用的烟草专卖、职业健康安全法律法规、环境法律法规及其他要求。负责对质量管理体系文件进行管理。3.6 相关部门负责本部门与业务实施有关的法律法规和文件的收集、使用和保管。3.7 本程序由综合部主任编制并组织实施。4 .程序内容和要求4.1 文件分类：4.1.1 质量手册（包括质量方针与质量目标）；4.1.2 程序文件；4.1.3 完成过程质量控制所需的管理文件、部门手册、法规等；4.1.4 质量管理体系记录。4.2 文件的编制、批准4.2.1 内部文件的编制：依据质量管理体系标准和局（公司）、部门对过程质量控制要求，由过程控制部门负责人来确定要编制的文件名称及内容。4.2.2 “质量手册”由综合部主任编写，由管理者代表审核，经局长（总经理）批准后发布；“程序文件”、“三层文件”、由管理者代表组织各相关部门负责人进行编写，由管理者代表审核，由局长（局长（总经理）批准后发布。4.2.3 局（公司）内部编制的与质量管理体系实施有关的文件，必须有发布日期和实施日期。4.2.4 与烟草专卖管理相关的外来文件、与控制职业健康安全相关的法规文件，由综合部和使用部门负责收集、评审，综合部负责管理。拟采用的外来文件，由综合部编制”体系文件清单”，即作为现行有效文件执行，外来文件采用原编号。4.3 文件的发放4.3.1 经过批准的局（公司）文件、经过确认后有效的外来文件，发放前填写质量管理体系文件发放审批记录，报管理者代表批准后按发放范围和数量发放，由文件发放人员填写“质量管理体系文件发放记录”。4.3.2 由发放部门，确保应持有该文件的人员和场所均能得到文件的现行有效版本。4.4 文件的接收、使用、保存4.4.1 质量管理体系文件需求部门和岗位，在确认文件有效后对文件进行接收，在文件发放记录中签字。4.4.2 文件使用人员对文件的内容通过培训和自己学习的方法，掌握文件中提出的过程控制实施要求，要及时的反馈（评审）文件实施中，对过程质量控制的效果。4.4.3 文件使用人员对文件要妥善的保存，不准乱画或丢失。4.4.4 对本部门文件的种类，要在局（公司）文件清单进行标识或本部门文件清单上进行登记。4.4.5 各部门、各岗位的文件没经过允许不得复印或外借。4.5 文件的评审和修改4.5.1 内容少或内容简单的文件，在实施前由文件编制人员组织文件实施人员对文件的适合性、有效性进行评审并由评审主持人填写“文件评审记录”。4.5.2 对内容多或内容复杂的文件，在文件试实施一定的时间后，由文件的编制人员组织文件的实施人员对文件的适合性、有效性进行评审并由评审主持人填写“文件评审记录”。4.5.3 文件的修改，在文件实施中对确认无效的部分，由文件编制人员进行文件更改，更改的内容要得到文件批准人的同意，文件更改由文件更改人填写“文件更改单。”4.5.4 对少量的文件更改可以采用在原来文件上划改法，对大量的更改采用还页法或还版法完成。4.5.5 在文件的页眉处要有文件的修改状态标识如“第0次修改”、“第1次修改”；在文件的封皮上要有文件的版次标识如“第A版”、“第B版”。4.6 失效和作废文件的管理4.6.1 由文件发放部门应及时从所有文件使用场所收回失效和作废文件，拟保留的失效或作废文件，均加盖“作废留用”印章进行标识，防止误用。4.6.2 当文件的使用人员将文件丢失后，经过相关人员的批准后，由文件发放部门进行文件补发。4.7 内部文件、法规文件清单的汇集由文件管理部门负责编制内部文件、法规文件清单，每年12月份重新整理文件清单，文件清单经过管理者代表批准后由清单编制人员发放到各部门，各部门按清单中的情况整理本部门的文件。4.8 文件的受控标识4.8.1 局（公司）内使用的与质量管理体系相关的有受控文件，要加盖“内部受控”或“外来受控”印章标识，4.8.2对发放给局（公司）之外的文件不加盖“受控”印章。4.9 局（公司）内部编制文件编号的规定：共39页第3页XX市烟草专卖局（公司）修改大态/ 0程序文件发布、实施年份4.9.2程序文件：Q/PNYC.CX.A（B、C）.XXX.2010rn_t标准条款号、局（公司）流水序号|版次程序本局（公司）质量管理体系1.1.3 管理文件:1.1.4 质量管理体系记录:Q/JL.XX.XXX.Ift-标准条款号、部门顺序号I部门代号I记录质量管理体系1.1.5 外来文件和国家、省、市等强制规定的统一格式的记录使用原编号。4.10 文件保管、贮存和归档4.10.1 文件和资料应妥善保管，不得遗失损坏，贮存环境条件应适宜，防止潮湿日晒、虫蛀等不希望情况发生，并便于存取和检索。4.10.2 有价值的文件应归档，综合部、各部门每年末组织归档一次。4.10.3 超期或无保存价值的应经本部门负责人批准后销毁。4.11 文件保密涉及局（局（公司）重要经济数据、重要决策和计划等机密文件，由综合部按局（局（公司）有关保密要求进行控制。4.12 文件复制与借阅、查询4.12.1 复制文件须经文件管理部门或有关领导批准，并进行登记管理。4.12.2 文件借阅须经文件管理部门或有关领导批准，并填写“文件、资料查（借）阅登记表”。4.12.3 文件查询须向文件管理部门提出要求，经部门负责人或有关领导批准，在档案管理系统进行查询。4.12本局（公司）质量管理体系文件可呈任何媒体形式。本局（公司）的文件可以采用纸质、磁性、电脑磁盘等媒体形式5.本程序完成的目标及实施情况考核5.1 完成目标：文件批准率100%（批准数/文件数），文件评审率100%（评审数/文件数），文件发放到位率100%（发放数/文件数）；5.2 完成目标的考核：由综合部负责每季度与质量目标完成情况考核同时进行。6与本程序相关文件6.1 局（公司）的质量手册6.2 GB/T190012008质量管理体系要求共39页第5页XX市烟草专卖局（公司）程序文件修改大态/ 06.3 国家、本省烟草专卖法规7与本程序实施有关的记录7.1 质量管理体系文件清单7.2 质量管理文件评审记录7.3 质量管理体系文件更改记录7.4 质量管理体系文件发放审批记录7.5 质量管理体系文件发、收文登记表7.6 对部门文件和记录保持情况检查记录8质量管理体系内部文件和外来文件控制流程部门实施流程局长（总经理）管理者代表办公室各部门实施涉及到的资料或记录1局（公司）的质量方针，局（公司）的质量目标J扁制、评审文件评审记录，文件发放记录，文件更改记录准z吴施、评审、反馈实施效果2质量手册批准其核、评审编、发、改.实力也、评审3程序文件、三层文件批准审核编制111.发放、评审、实施、更改4外部法律、法规文件审核|接受实施计划改进计划7改进计划实施情况检查I;1检查资料（记录）险查.接受实施情况检查.序号：质量管理体系会议记录201年月日Q/JL5.5.3主持人召集人地点会议内容：参加人：缺席人：会议情况：记录人：共39页第21页XX市烟草专卖局（有限责任公司）程序文件修改犬态/ 0PNYC/QCX6.2-2010人力资源控制程序1 .目的基于适当的教育、培训、技能和经验，使局（公司）从事影响产品要求符合性工作的人员能够胜任自己的本职工作，特制定本程序。2 .适用范围适用于局（公司）与质量管理体系及内部管理有关各类人员的管理。3 .职责3. 1局长（总经理）负责批准局（公司）员工招聘计划、干部任免、薪酬管理方案、员工培训计划。4. 2各部门负责人负责提出本部门员工需求要求、培训要求、编制和组织实施本部门培训计划，负责对本部门员工能力情况进行考核或认可。5. 3综合部负责局（公司）员工招聘计划的编制和实施，负责员工培训计划的编制和实施，负责对部门负责人和部门主要管理人员能力胜任情况考核，负责薪酬管理方案的编制和实施，负责局（公司）员工档案的管理。6. 4综合部负责本程序的编制和组织实施4.程序内容和实施要求4. 1局（公司）员工的聘用管理4. 1.1各部门负责人依据本部门完成职责和目标的要求，提出员工需求计划，报主管副经理审核或综合部审核后交局长（总经理）批准。在员工需求计划中要明确拟聘用的人员的教育、批准、技能和经验要求。4. 1.2部门员工需求计划经过局长（总经理）批准后，由综合部依据计划中提出的人员条件，负责采取内部调配或外部招聘的方式进行解决。4. 1.3当采取外部招聘时，由综合部负责完成，对拟聘用的人员进行相关证件验证。由综合部和人员需求部门负责人对拟聘用的人员进行能力面试和确认。4. 1.4由人员主管副局长（副总经理）对拟聘用的人员进行能力面试，确认是否聘用。4. 1.5当认为可以聘用时，由综合部负责办理聘用手续签订聘用合同，负责保存被聘用人员的学历、资历、经历证件复印件，建立员工档案。4. 1.6聘用员工的需要部门负责人，负责对聘用的员工进行业务培训和能力胜任情况考核。4. 2干部任免管理7. 2.1由综合部依据干部的工作业绩情况、干部的需要情况提出任免意见。8. 2.2由干部管理副局长（副总经理）对干部的任免意见进行审核。9. 2.3由局长（总经理）对干部任免意见进行批准。10. .4由干部管理部门依据局长（总经理）批准情况实施干部任免，负责建立干部任免档案。4.3薪酬管理4.3.1由薪酬管理部门依据国家、行业薪酬管理规定，编制本局（公司）员工薪酬管理和实施办法。4.3.2由主管副局长（副总经理）对局（公司）薪酬管理规定进行审核。4.3.3由局长（总经理）对薪酬管理规定进行批准。4.3.4由薪酬管理相关的部门，依据局长（总经理）批准的薪酬管理办法实施薪酬管理。4.4劳动合同管理4.4.1由综合部依据国家、行业、劳动合同管理规定，编制本局（公司）员工劳动合同实施办法。4.4.2由主管副局长（副总经理）对局（公司）劳动合同实施办法进行审核。4.4.3由局长（总经理）对局（公司）劳动合同实施办法进行批准。4.4.4由综合部依据局长（总经理）批准的劳动合同实施办法，对需要建立劳动合同的员工实施劳动合同管理，保存与员工签订的合同档案。4.4.5本局（公司）需要建立劳动合同的岗位员工，要局（公司）劳动合同实施办法与局（公司）签订劳动合同，实施合同中的规定。4.5培训管理4.5.1对新员工、对调岗员工由综合部负责对其进行培训，考核合格后才能上岗。4.5.2当局（公司）有新的业务、新的管理时，由综合部组织对相关的员工进行培训。4.5.3当员工的业务能力或质量意识不能够满足要求时，要采取相应的培训确保其能力能够胜任。4.5.4在每年初或每年末，各部门依据本部门员工的需求情况编制年度培训计划，在计划中要确定培训的目的、时间、内容、方式、被培训的人员、需要的费用等。4.5.5各部门的年度培训计划由综合部负责审核，由部门主管副局长（副总经理）批准，由本部门组织实施。4.5.6局（公司）综合部负责，依据各部门的培训计划情况编制局（公司）的培训计划，在计划中要确定培训的目的、时间、内容、方式、被培训的人员、需要的费用等。4.5.7局（公司）的培训计划经过局长（总经理）批准后，由综合部组织实施。4.5.8培训实施部门要对培训效果采取：口头考核、理论考核、实施操作考核、工作业绩考核、培训证书获得情况等方式进行培训效果评价。4.5.9培训实施部门要保存培训记录。4.6专业技术职务和专业技能管理4.6.1依据国家、行业管理规定，依据确保局（公司）各项业务质量控制的要求，对局（公司）从事卷烟专卖管理、卷烟营销员、财务管理、审计管理、信息网络管理、车辆驾驶等岗位的员工，必须具有相应的专业技术和专业技能。4.6.2岗位的专业技术和专业技能，由综合部负责进行相关资格证件的考核和实际工作效果的考核，当确认证件和专业能力符合局（公司）业务质量控制后方可上岗工作。4.6.3当确认后其专业能力不能够满足工作质量控制时，采取外部培训或招聘法进行解决。主管理副局长（副总经理）对局（公司）薪酬管理规定进行审核。4.6.4由综合部负责建立专业岗位人员档案，保存相关的证件复印件。4.7员工职业生涯规划管理4.7.1局（公司）要保证对员工在需要时进行必须的培训，使其及时的掌握与本岗位相关的知识，确保其完成岗位职责和岗位目标。4.7.2在局（公司）内部建立岗位、职务竞争的条件，实施员工优胜劣汰的环境，实施评优选模，实施奖励提合理化建议的员工，来调动局（公司）员工的热爱局（公司）的积极性。4.7.3局（公司）为员工创建良好的工作环境和和谐的工作氛围，开展适合的文体活动，使员工能够安心工作。4.7.4局（公司）对与职业健康危害接触的岗位员工，每年进行一次健康情况检查，当发现有职业病时必须采取妥善的方法进行治疗。4.8员工满意度管理4.8.1局（公司）采取与员工座谈、发放问卷调查等办法，及时的掌握员工的满意情况信息。4. 8.2由主管副局长（副总经理）对员工不满意情况进行原因分析，制定和组织实施纠正措施，确保员工满意。4.8. 3局（公司）员工满意情况，作为管理评审输入信息在局长（总经理）主持的管理评审时进行评审。4.9局（公司）各岗位任职条件的规定4.9.1局（公司）各岗位的任职条件按：教育、培训、技能、经验、爱岗敬业、团队精神情况进行规定。4.9.2局（公司）各岗位的教育、培训、技能、经验情况的具体要求，依据职责，由综合部和人事需求部门来确定，由局长（总经理）批准。4.9.3对担任管理岗位的员工还必须具备适合的组织能力、协调能力、语言和文字表达能力。4.9.4各岗位的任职条件可以在岗位职责中加以描述。4.10局（公司）各岗位任职条件的考核办法4.10.1对员工的教育、培训、经验情况，采取查看相关证件的办法进行考核。4 .10.2对员工的技能情况，采取理论考核，实际操作考核，工作业绩考核法完成，由综合部每半年进行一次要保存考核记录。5 .10.3对员工的爱岗敬业、团队精神通过工作情况进行考核，由部门主管每半年进行一次要保存考核记录。6 .10.4对部门负责人及其以上岗位人员的技能、爱岗敬业、团队精神情况，由综合部通过干部的业绩情况，每半年进行一次要保存考核记录。7 .本程序完成的目标及实施情况考核7.1 完成目标：主要岗位员工能力符合率100%（符合人数/主要岗位人数），员工培训计划完成率100%（完成数/计划数），7.2 完成目标的考核：由综合部负责每季度与质量目标完成情况考核同时进行。8 .与本程序相关文件8.1 局（公司）的质量手册8.2 GB/T190012008质量管理体系要求8.3 国家、行业与员工管理相关的文件9 .与本程序实施有关的记录9.1 员工培训记录9.2 半年员工能力情况考核记录10 人力资源控制流程部门 实施流相局长（总 经理）主管副经理主管部门各部门1员工的聘用r /审核需求计划1提山需求计划批任计划*人员接收2干部任免批准建议+审核建议*一提出任免建议1接受任免A头则仕免快/E13薪酬管理批准方案十一审核方案-编制薪酬管理方案1配合实施方案r”头脑万乐4劳动合同1批准方案._，审核方案编制管理方案配合实施方案1实施方案5培训1批准计划.审核计划.编制培训计划*实施培训计划6专业技术职审核办法4编制管理办法t配合实.施办法1方和专业及目匕反施办法_17同工职业:批准办法4一审核办法一编制管理办法W 1- n/xt-配合实施办法1实施办法_通8员工满意度|批治办法.一审核办法4一编制管理办法1配合实施办法1F|实施办法|9各岗位任职条1批准条件.审核条件1,编制任职条件件 |实施仕职条件实施涉及到资料、记录 员工需求计划干部任免决定薪酬管理方案劳动合同培训计划培训记录专业技术职务 和专业技能管 理办法员工职业生涯规划管理办法员工满意度管 理办法各岗位任职条件10各岗位任职条 件考核办法批准办法1 e审核办法编制考核办法11实施考核办法各岗位任职条 件考核办法及 考核记录共39页第25页XX市烟草专卖局（有限责任公司）程序文件修改大态/ 0培训/考核/评价记录序号：2010年月日Q/JL6.2.2c组织部门培训地点主讲教师被培训部门培训目的培训和考核内容课时1被培训人员及成绩姓名、成绩姓名、成绩姓名、成绩161127123813491451015缺席人：培训后能力、意识提高效果评价：培训后经过（口当场口头提问、理论考核、实际操作考核，经过个月的工作）看出，被培训人员的（口能力、意识）能力得到了（口提高、口未提高），（口达到、口未达到）培训的目的。记录人：评价人：月日未达到培训目的改进：记录人：月日JY/QCX8.2.2内部审核程序1.目的为了确保质量管理体系符合策划的安排以及符合GEBZT19001标准和质量管理体系文件的要求，并得到有效的实施与保持，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于质量管理体系内部审核的策划和实施。3 .职责3.1 管理者代表负责任命内部审核员，负责批准审核计划负责批准不合格的纠正措施，负责批准内部审核报告。3.2 内部审核员负责实施内部审核。3.3 各部门负责接受审核员的审核，负责对不合格进行纠正。3.4 综合部负责协助内部审核员完成内部审核，负责保存审核资料。4 .程序内容好实施要求4.1 审核策划4.1.1 管理者代表每年年初组织综合部制定年度内部审核方案，审核方案中要策划年度内进行内部审核的目的、时间、范围等，原则上内部审核每年至少进行一次，特殊情况下由管理者代表决定增加审核次数。年度内部审核方案经管理者代表批准后执行。4.1.2 特殊情况包括：a）发生了重大质量、安全事故问题或顾客和相关方有重大投诉；b）局（公司）领导层，隶属关系，内部机构、资料目标指标及工作场所发生了重大变化；c）管理评审、第二方或第三方审核之前。4.2 正式进行内部审核的准备4.2.1 确定审核的目的、时间、范围、组成审核组a）由管理者代表依据年度审核方案，确定审核的目的、时间、范围。b）在正式审核前68天由管理者代表任命审核组长和审核员，、审核员必须经过培训取得内审员资格证书并应对被审核部门业务要有一定的了解。审核员不得审核自己的工作。4.2.2 内部审核计划编制a）由审核组长在正式审核前57天，按审核的时间、部门范围、过程范围、审核组等情况，编制内部审核计划。内部审核计划包括：审核目的、审核范围、准则、审核日期、审核组成员及分工、审核日程等。b）内部审核计划经过管理者代表批准后，由审核组长发到各被审核部门和相关人员及内审员。c）各被审核部门如果对审核计划中的规定有疑义，与审核组长进行沟通。4.2.3 审核前内部审核员的准备a）由审核组长和专业审核员对审核员进行审核培训，使审核员清楚审核准则或依据、审核内容、审核抽样要求、审核方法等。收集齐全审核准则（质量管理体系文件）。b）由审核员按审核计划，按审核依据编制分工范围的审核检查表。4.2.4 审核前各被审核部门的准备a）由部门负责人按审核计划中的规定和部门员工的职责情况，确定本部门迎接审核的人员。b）迎接审核的人员依据审核准则（质量管理体系文件），整理好审核需要的客观有效证据包括：记录、口述、现场实物、相关的证明资料等。c）由部门负责人按审核计划中的规定和审核准则，对本部门迎接审核人员准备的客观证据进行内部审核，确保在审核中不出现严重不合格项。d）由部门负责人在正式审核前，对审核计划中不理解的情况与审核组长进行沟通。4.3 实施内部审核4.3.1 首次会议a）首次会议由审核组长主持，参加人员为受审核部门的代表及相关人员，应按时、简短、明了，一般30分钟左右，与会人员应签到，审核员负责会议记录，会议气氛应融洽、坦率、透明。b）首次会议的内容： 向受审核方介绍审核组成员； 重申审核的范围和目的； 简单介绍审核的程序和方法； 审核结论的报告方式； 确认审核计划，澄清审核计划中不明确的内容； 确定陪同人员，落实后勤安排； 强调审核的公正性和客观性等问题； 沟通会议与末次会议的安排。4.3.2 现场审核a）首次会议结束后即进行现场审核，现场审核按照内部审核计划的安排进行，具体的审核内容按照准备好的内部审核检查表进行；b）审核