档案管理与知识管理研究

档案管理与知识管理研究档案管理与知识管理研究【摘要】：Ap :当今社会，我们已经迎来了知识信息时代。在社会经济、知识信息快速发展过程中，知识管理已经成为新颖的管理意识，其作用在社会管理中也逐渐被人们所认知。在档案管理中，相关管理人员和机构也已认识到档案管理和知识管理间的联系，并通过对它们的理解，逐步实现这两种管理方式的有机结合，以促进档案管理的日渐完善。本文即对此二者的关系展开探讨，以期对相关企业或机构的档案管理工作提供一定的参考。【关键词】： Ap ：档案管理；知识管理；关系在当前，知识管理还未被正式定义。但是在社会经济快速发展、现代管理知识不断更新过程中，知识管理已经被当成一种创新的管理意识，并逐步在社会管理中发挥着重要作用。档案管理工作，主要是对文献资料、数据、影响信息进行收集和管理，并让这些信息资能够具备价值1 。知识管理在管理目标、管理流程方面和档案管理类似，但二者也有存在差异之处。只有充分认识二者的关系，才能促进这两种管理方式的共同发展，才能将它们在社会管理中的作用充分发挥出来，更好地为社会服务。一、档案管理和知识管理的相通之处从某种角度而言，档案管理和知识管理在某些方面存在相通之处，主要表现在以下三点：（一）管理对象的重叠性。档案管理是对一些重要的文件、档案进行管理，而知识管理的对象，是知识。知识包含的内容比较广泛，一些研究者将知识分为显性知识和隐性知识。显性知识可以来于一些文件、档案，隐性知识包括图书、数据库、期刊等。由此可知，文件、档案属于知识管理的范畴，知识管理和档案管理在管理对象方面，具有重叠性。（二）管理目标的相近性。档案管理的管理目标，主要是为社会政治、经济、文化发展等方面服务的，通过为各类社会组织提供档案服务，是管理的基本目标，也是档案管理的最终管理目的。知识管理的管理目标是，让知识能够产生价值，为企业服务，提高企业的竞争力。由此可知，档案管理和知识管理都是为用户提供知识服务的，实现知识的价值，是二者的最终目的。（三）管理流程的类似性。通常情况下，人们将档案管理的工作过程，分为保管、统计、利用、接受、收集以及鉴定这六个步骤 2 ，档案管理在进行文件管理或档案管理时，需要实施这些步骤，才能实现档案管理的目的。而知识管理的管理过程，几乎和档案管理的过程类似，都是需要按照一定的步骤，才能完成管理工作，让知识信息发挥一定的价值。二、档案管理和知识管理的差异性档案管理和知识管理具有管理对象、管理目标、管理流程上的相近之处，但它们在管理中，还有一定的差异性，具体表现在以下几个方面：（一）管理层面。档案管理是一项专业的管理活动，同时还包括着相关管理技术，而知识管理不仅是一项管理活动，具备一定的管理技术，还包括更高层面的管理体系和管理理论。（二）管理深度。档案管理是对档案、文件的实体进行管理，而知识管理不更侧重对文件、档案包含的知识进行管理。（三）管理范围。档案管理主要局限于档案、文件的管理，而知识管理不仅包含着这些内容，同时还要对管理图书的外部信息、外部知识进行管理。第 7 页 共 5 页（四）管理重点。档案管理主要着重确保文件的真实性、可靠性，确保档案、文件能够长远保存，确保档案、文件的凭证价值；而知识管理，更加注重保管档案、文件及相关知识能够具有使用价值，更加注重文件的情报性价值等。（五）管理特征。档案管理更加注重对文件、档案进行程序化、规范化管理，知识管理更加注重，要营建一个具备创造性、宽松性特点的管理体系。三、档案管理和知识管理的互相作用从上述文段中不难看出，档案管理和知识管理不仅具有相近性，还有差异性，但是二者之间，可以互相促进，这是毋庸置疑的。（一）知识管理可以提升档案管理1 .知识管理可以拓宽档案管理范围。传统的企业档案管理，将档案、文件和图书情报严格区分开来，大大限制了档案管理的范围。同时，传统的企业档案管理，比较拘泥于对历史记录的保管，忽视了对企业提供现实作用，这也限制了档案管理发挥作用的领域。而知识管理强调，将企业的各类生产、经营活动中出现的知识容纳在一起，形成一个新型的知识资体系，并服务于企业的各项创造活动。因此，档案管理就被融进了一个更广阔的空间内，能够和企业的各项业务直接结合，在企业活动中，发挥其应有的作用，这便大大提升了档案管理的管理范围。2 . 知识管理能够提升档案管理的价值。传统的企业档案管理，比较重视保管，而忽视利用，只是通过借阅、复印等手段，为企业提供档案服务，这种模式，不能满足职工对各种信息的需求，也无法使档案管理为企业的生产经营活动提供服务。而知识管理强调运用数字化、现代化管理手段，为用户提供深层次的信息资，发挥知识的价值，进而提高企业的竞争力。知识管理对知识创造性职能的关注，能够大大提高档案管理的价值。（二）档案管理能够促进知识管理1. 档案管理有利于知识的沉淀和积累企业知识资中，隐性知识所占的比重较大，且发挥着重要作用。然而，隐性知识存在于职工的大脑中，难于管理。据相关研究得知，对隐性知识可以运用两种方式进行管理：第一是将隐性知识“社会化”，第二是将隐性知识“外部化”。隐性知识“社会化”后，依然是“隐性知识”，例如，职工流动量较大时，组织的隐性知识资也容易流失。于是，将隐性知识“外部化”是较为常用的管理方式。所谓的“外部化”，指的是通过记录将隐性知识物化在档案中。档案管理，侧重企业在开展各项生产经营活动中将职工的工作情况真实地记录下来，成为企业的知识资。而通过将职工的工作情况，利用文件、档案的形式记录下来，就是将隐性知识物化在了文件中，通过这一系列的过程，就实现了组织知识的积累和沉淀。2. 档案管理能够促进知识的传播知识的传播，主要依靠语言和书面两种形式。语言交流，比如口头说话、会议交流、电话交流等；书面交流，主要是利用文件形式进行交流。语言交流，有着简单、随意的优点，通过对相关问题进行探讨，就能促进知识的创新。然而语言交流，由于受到时空的限制，容易失真，不利于组织知识的积累和沉淀；书面交流也有着过于正式、不便于及时对相关问题进行讨论的弊端。但是利用现代技术进行书面交流，一方面，可以不受时空局限，能够快速传播，另一方面，有着避免信息失真、传播范围广的优势。由此可见，文件管理，有利于促进知识的传播和交流。3. 档案管理有利于知识的挖掘档案管理要遵循的最高原则，是“来原则” 3 。在当前的信息时代，来指的是，文件的形成者、形成过程、形成活动等，通俗来讲，就是文件由谁、在什么背景下、为了怎样的目的、利用了什么结构形式，才形成了文件。这些来，能够将文档记录在组织内部，同时还蕴含着更深的背景，这些内容和背景，能帮助人们更好地理解知识，也能帮助人们探寻相关的知识线索。由此可知，档案管理有利于挖掘知识。档案管理和知识管理之间，有着共通之处，也有着差异性，同时二者之间是相辅相成的。了解档案管理和知识管理间的关系，能够促进二者的有效结合，促进这两种管理理念的共同发展，对于更好地让题目发挥自身在组织中的作用，也具有重要意义。作者：张虹玲单位：吉林省第二地质调查所【参考文献】：Ap :1 于元元 . 知识管理对档案工作的启示J. 档案学研究,20_,(2):3-5.2 徐 拥 军 .档 案 管 理 与 知 识 管 理 的 关 系 研 究 J.山 西 档案 ,20_,(1):17-19.3 毛 丽 萍 .知 识 管 理 对 档 案 工 作 的 启 示 J.档 案 学 研究 ,2021,(4):37-40.