外贸ERP系统简要操作手册(图文优化版)

管理系统操作手册 外贸ERP系统操作手册 目录第一章 系统初始化工作61.1 企业基本信息设置61.2 职员登记61.3 部门登记71.4 部门拥有职员71.5 审核设置81.6 标准表维护9第二章 ERP系统贸易流程启动阶段102.1 供应商,客户登记102.2 商品维护112.3 个人信息定义122.4 报价单132.5 项目维护162.6 信用证额度初始化16第三章 贸易ERP操作流程17一 自营进口操作流程183.1.1 制作销售合同183.1.2 制作采购合同223.1.3 进口信用证登记253.1.4 进口到货通知293.1.5 进口报关情况登记303.1.7 进口税单的登记343.1.8 付款通知单363.1.9 进口发票登记383.1.10 出库单403.1.11 开票通知书423.1.12水单登记473.1.13 水单招领48二 一般代理进口493.2.1 制作代理协议493.2.2 制作采购合同503.2.3 进口信用证登记503.2.4 进口到货通知503.2.5 报关情况登记513.2.6 入库单513.2.7 进口税单的登记513.2.8 付款通知单523.2.9 进口发票登记523.2.10 出库单523.2.11 开票通知书533.2.12 水单登记533.2.13 水单招领53三. 自营一般贸易出口和代理一般贸易出口543.3.1 作销售合同553.3.2 制作采购合同553.3.3 登记出口信用证553.3.4 出口增值税发票登记563.3.5 入库单573.3.6 付款通知单573.3.7 出库单583.3.8 外销发票583.3.9 出口核销单管理623.3.10 出口信用证交单管理643.3.11 水单登记653.3.12 水单招领663.3.13 出口结算66四 自营来、进料加工贸易和代理来、进料加工贸易683.4.1 制作销售合同683.4.2 制作采购合同693.4.3 加工手册的申请693.4.4 进口信用证登记703.4.5 登记出口信用证713.4.6 进口到货通知713.4.7 进口报关情况登记713.4.8 入库单723.4.9 加工费出口增值税发票登记723.4.10 付款通知单723.4.11 出库单733.4.12 外销发票733.4.13 水单登记73五. 内贸贸易743.5.1 制作销售合同743.5.2 制作采购合同743.5.3 入库单753.5.4 增值税发票登记753.5.5 付款通知单753.5.6 出库单763.6.7 开票通知书763.6.8 水单登记773.6.9 水单招领77第四章 其他系统相关信息774.1 数据排序774.2 日期选择784.3 数据筛选794.4 文档管理804.5 相关信息814.6 客户分析824.7 单证打印、表格打印83图表目录图表 1企业基本信息设置6图表 2职员登记7图表 3部门登记7图表 4部门拥有职员8图表 5审核设置9图表 6供应商,客户登记11图表 7商品维护12图表 8个人信息定义13图表 9报价单14图表 10项目维护16图表 11信用证开证额度管理17图表 12销售合同19图表 13采购合同23图表 14信用证管理26图表 15进口到货通知29图表 16进口报关管理31图表 17入库单管理33图表 18进口税单的登记35图表 19付款通知单37图表 20进口发票登记39图表 21出库单41图表 22开票通知书43图表 23水单登记48图表 24水单招领48图表 25代理进口协议49图表 26出口代理协议54图表 27出运单据59图表 28出口核销单管理62图表 29出口信用证交单管理65图表 30出口结算67图表 31加工手册管理70图表 32数据排序78图表 33日期选择79图表 34数据筛选80图表 35文档管理81图表 36相关信息82图表 37客户分析83图表 38单证打印、表格打印83 第一章 系统初始化工作 1.1 企业基本信息设置 描述:企业基本信息设置模块:企业基本信息参考业务流程:系统初始化目标完成企业基本信息配置，以及系统运行所需要的参数。设置说明菜单：企业基本信息 - 企业资源管理 企业基本信息设置功能：设置企业的一些基本信息，如企业名称、英文名称、地址、英文地址等及一些我司实施人员为ERP系统的设置选项。图表 1企业基本信息设置1.2 职员登记 描述:职员登记模块:企业基本信息参考业务流程:系统初始化目标登记使用ERP系统的职员设置说明菜单：企业基本信息 - 企业资源管理 职员管理 职员登记备注：姓名不能为空图表 2职员登记1.3 部门登记 描述:部门登记模块:企业基本信息参考业务流程:系统初始化目标登记目标企业的部门设置设置说明菜单：企业基本信息 - 企业资源管理 企业组织机构 部门登记备注; 输入公司标示，名称，类型，并选择其直属部门及状态图表 3部门登记1.4 部门拥有职员 描述:部门拥有职员模块:企业基本信息参考业务流程:系统初始化目标登记部门拥有的职员设置说明菜单：企业基本信息 - 企业资源管理 职员管理 部门拥有职员备注：一个职员可以属于多个部门，登录ERP系统时，可以选择登录那个部门。图表 4部门拥有职员1.5 审核设置 描述:审核设置模块:企业基本信息参考业务流程:系统初始化目标设置所有审核人员的职务、设置审核流程、审核人员的权限及职员系统各模块的使用权限。设置说明菜单：企业基本信息 - 企业资源管理 审核设置备注：系统试用阶段由我司实施人员设置，待系统成熟稳定后，交由贵公司ERP系统管理人员管理图表 5审核设置1.6 标准表维护 描述:标准表维护模块:企业基本信息参考业务流程:系统初始化目标完成系统所需标准表配置设置说明菜单：业基本信息 - 企业资源管理 标准表维护* 国别管理 功能：登记贸易国别,贸易国代码* 支付方式 功能：登记贸易中所有的支付方式(如:T/T,支票等)* 海关大类 功能：海关的大类表或个别公司为了统计公司的商品的大类自行维护的根据海关大类编码维护的商品表(如海关大类为1154海关大类为化学纤维长丝,公司为了以后统计公司商品表,定义为化纤).* 收付款项 功能：定义系统中的收付款项对应的财务科目.(注:此工作将由我司财务实施人员长期维护设置) . * 标准单位 功能：定义贸易中使用的单位,及类型(重量单位、包装单位、体积单位)* 价格条款 功能：定义贸易中使用的价格条款(如: CIF、FOB等)* 合同条款 功能：定义合同、代理协议、信用证等中所需要的条款,方便业务人员在制单过程中调用* 港口口岸维护 功能：登记主要贸易港口* 海关关区 功能：登记国内海关关区代码备注：(以上标准表ERP 系统中已有标准数据,客户可以根据需要增加或删除)* .内部结算汇率 功能：财务部门可以根据需要每星期或每月登记各种贸易中使用的币别及折美元汇率.供业务人员在制单过程中使用.* 开户银行维护 功能：财务部门登记公司所有开户银行、帐号、帐户类型.* 仓库维护 功能：登记公司的仓库名称及地址备注: (以上标准表需要客户自行维护) 第二章 ERP系统贸易流程启动阶段 2.1 供应商,客户登记 描述:供应商,客户登记模块:企业基本信息参考业务流程:ERP系统贸易流程启动阶段目标录入公司客户设置说明 菜单: 企业基本信息 - 客户增加申请功能: 增加业务中所涉及的供应商及客户,如客户既是供应商又是客户,请勾选客户和供应商二个单选框. 注意点: l 必须要选择客户所属业务员,登记后该客户能自动分配到该业务名下l 客户简称默认同客户全称,请先输入客户全称,系统自动填写上客户全称,根据需要再修改全称，保存后，简称不得再修改。l 请尽量填写客户性质,输入方法: 双击该字段,在弹出表 选择,可多选,比如:报关公司、运输行属于储运机构.不在范围内选其他如海关.l 如该客户有其他联系人或联系方式，可以在下面的其他联系信息中输入；图表 6供应商,客户登记2.2 商品维护 描述:商品维护模块:企业基本信息参考业务流程:ERP系统贸易流程启动阶段目标登记业务员贸易中常用商品及贸易方式为分销的商品设置说明菜单: 企业基本信息 - 商品维护 备注：:l 必须要选择商品所有人l 商品的编码规则:第一级: 业务员代码 第二级:海关商品(HS)编码,第三级:HS编码流水号操作步骤: 先建第一级 业务员代码(职员编码)系统自动生成 再建第二级 选择商品对应的HS编码,系统自动生成 最后第三级 输入流水号l 商品输入完毕后.通过我司实施人员设置 商品可以全公司共享,部门共享,个人所有.三种模式,全公司统一,只能选择其中一种.如果个人所有，请注意输入的所有人；l 财务核算名称需要和财务沟通，并由我司实施人员设置，可以同输入人选择，也可以默认同商品中文规格、海关编码、商品总称，四种方式只选一种；如果输入人选择，则在财务商品维护中输入；图表 7商品维护2.3 个人信息定义 描述:个人信息定义模块:企业基本信息参考业务流程:ERP系统贸易流程启动阶段目标配置个人信息设置说明菜单: 企业基本信息 当前用户信息备注：有审核权限的用户,可以把权限委托给其他人员. 修改本人的登陆密码 设置本人系统中常用的模块,在快捷栏使用其中：密码管理（修改本人密码） 个人喜好（修改系统主界面左边的快捷键） 窗口显示（是否显示左边快捷键以及右边的审核提示窗体） 转换部门（对于有多部门操作权限的人员切换部门使用） 审核信息刷新（主界面右边的审核信息提示的屏幕更新时间）图表 8个人信息定义2.4 报价单 描述:报价单模块:合同管理参考业务流程:ERP系统贸易流程启动阶段目标贸易的启动时期对客户的报价管理和对商品的询价登记设置说明 备注:l 先选择报价的贸易类型: 出口销售、进口销售、内贸销售及报价币别、汇率，该信息输入后才能增加报价商品，一旦增加后，这些信息不得更改，除非删除已经增加的所有报价商品；l 先登记报价商品再登记询价信息,也可以不登记询价信息,直接输入询价单价,系统会根据贸易类型自动计算毛利润.l 询价单的输入方式: 标准表-从报价单中导入.（在第三图中选择导入报价商品，并选择普通表）即销售是成品,采购也是成品；配比表-自己增加商品（在第三图中选择增加采购商品，并选择配比表）既报价是成品,通过采购辅料并加工完成.输入所需要辅料的单耗,损耗l 如果该供应商接受该询价价格，请在第三图的下方具体信息的成交上打勾；其他功能: 打印报价单(中文、英文二种格式)图表 9报价单以下为增加报价商品的界面以下是增加询价信息的界面2.5 项目维护 描述:项目维护模块:企业基本信息参考业务流程:ERP系统贸易流程启动阶段目标根据公司今后的统计需要,登记分类设置说明菜单: 企业基本信息 -企业资源管理 项目维护功能: 根据公司今后的统计需要,登记分类. 可以分为大类,比如化工品,农产品. 也可以以客户分类,比如xx公司代理出口业务，xx公司代理进口业务。备注：项目必须维护。图表 10项目维护2.6 信用证额度初始化 描述:信用证开证额度管理模块:单证管理参考业务流程:ERP系统贸易流程启动阶段目标登记各开证银行的额度设置说明菜单: 单证管理 信用证管理 银行信用证开证额度管理主界面上的增加是代表增加一个银行的额度标记，增加后，先要选择已经维护的银行名称，系统将自动带出额度标记，这个标记是区分同一银行不同额度的分类使用（银行也可以只有一个额度标记，代表该银行额度是合用的），银行额度计算就是根据银行名称+额度标记进行分类计算的；输入后，可以在第二图的下面增加多条记录，代表额度的性质以及金额；如果是在已经有的额度标记上增加额度或减少的话，请点击浏览后，在第二图中操作，这是银行名称和额度标记不得更改；图表 11信用证开证额度管理以下是增加的操作界面 第三章 贸易ERP操作流程 重要注释: 经营方式: 系统中经营方式分为订单制和分销1. 订单制: 在销售已确定的情况下,一个销售合同可以对应多个采购合同2. 分销: 采购和销售无对应,比如在销售未明确的情况下,先采购商品,再联系客户,分销给一个或多个客 户.如销售已经确定,多个销售合同对应多个采购,需自行选择采用分销方式或订单方式:采购订单方式-根据销售合同,拆分采购合同,建立起一对多的关系分销-则同分销 差异:订单制: 在制作合同时,可以自行输入商品,不一定从商品库中选择 分销: 必须维护系统贸易流程启动阶段中的商品,制作合同时间必须从商品库中选择,采购合同和销售合同中的商品编码必须一致.(关于商品编码见: 贸易流程启动阶段中的商品维护)其他说明：由于本手册是按流程制作。为了减少不必要的说明内容，相同操作（如：合同制作，协议制作）以及特殊控件使用描述（数据筛选，商品选择等） 图片说明仅一次 特此提醒一 自营进口操作流程3.1.1 制作销售合同 描述:销售合同模块:合同管理参考业务流程:自营进口目标制作销售合同设置说明菜单: 合同管理 销售合同选择贸易类型、所属项目号（见ERP系统贸易流程启动阶段-项目维护） 相关贸易类型选择的标准如下：l 自营、代理：这里的自营和代理是代表真正的自营和代理，也就是自营代表自负盈亏，和开票的要求无关，代理需要选择代理协议；l 贸易类型：包括一般贸易、来料加工、进料加工，用于出口贸易，和海关的统计口径一致，对于进口和内贸只需要一般贸易；l 进口、出口、国内：对于进口和国内的销售合同都是国内销售，但前者代表进口采购的销售，后者是国内采购的销售；l 订单制、分销制：前者代表以销售合同归结采购合同，后者代表销售以及采购合同的订立可以分别进行，在出库时进行关联；主要输入项：销售的商品，数量、单价、总价 销售的贸易方式、价格条款、收款方式，客户、起运地、目的地、溢短、合同执行人。销售合同生成后，提交审核。其他功能：销售合同的打印 相关信息（用户可跟踪合同的相关情况）备注：1.添加销售合同时会先出现选择界面，请选择你所做的合同类型：如：自营 进口 一般贸易 订单制 项目名称 ；如类型为代理销售请点击按钮并选择你所做合同对应的代理协议号。确定将进入合同页面（见下 图一）。 2.合同基本信息：系统为用户提供了众多的下拉列表、选择按钮用以减少繁琐的重复输入。如为代理合同，协议则会根据所选自动带入协议号（见下 图二）。客户全称后的按钮是：如果已经为客户公司建立多个联系人，提供选择其中之一为本合同联系人。 3.销售商品明细：中文 英文选项可以控制下方明细的标题，主要指名称的中英文；商品的输入可以用方式一直接点增加一行输入商品，当勾选插入方式时将再所选行的上方插入新的一行商品；方式二，选择公共商品输入（公共商品已录入）；方式三，从报价单带入（报价单已制作；方式四，从外销发票取商品（代理出口业务中可以先制作销售合同，不输入商品，当完成外销发票收，回做销售合同，从外销发票带入商品）；请注意编辑数量。单价等需要变更条目(见下 图四) 4.合同条款：可手工输入，一般条款已经被维护进系统，用户可点条款选择，选择所需条款。在输入相关明细项目（人为因素太多，系统无法获知完成的）（见下 图五） 5.佣金及费用：请按实际情况增加输入款项 （见下 图六） 6.采购合同商品：此为相关采购合同制作后显示条目，保存后系统会根据采购合同的有无取数。（见下 图七）图中是已经生效的合同。相关内容都已制作。用户如新做销售合同则图七没有明细。注意：客户名称选择是属于合同执行人的客户才可以选择；图表 12销售合同3.1.2 制作采购合同 描述:采购合同模块:合同管理参考业务流程:自营进口目标选择贸易类型并选择对应的销售合同，制作采购合同设置说明菜单: 合同管理 采购合同选择贸易类型并选择对应的销售合同，制作采购合同。（备注：一个销售合同可以对应多个采购合同，即一个销售合同的商品，可以从多个供应商那里分别采购,分销方式无须选择对应销售合同）。贸易类型同销售合同，如果订单制必须选择销售合同号，对于采购商品类型的说明是：成品（代表成品的采购合同或成品的加工合同）；进口原料（代表从国外采购的原料，包括进料以及正常进口原料）；国内原料（代表国内采购的原料，包括双经销的国料）主要输入项：采购的商品，数量、单价、总价（可以从销售合同中导入） 采购的贸易方式、价格条款、收款方式，供应商、起运地、目的地、合同执行人。采购合同生成后，提交审核。 备注：注意选择合同号（见下 图一）；收货人如是本公司可为空；如果把本公司维护进客户则可选择。（见下 图二）；采购明细请选择从销售合同带入，也可勾选自行编辑，此时增加一行将可用，用户可自己输入（见下图三）其他使用同销售合同 其他功能：采购合同的打印 注意：供应厂商名称选择是属于合同执行人的供应厂商才可以选择；图表 13采购合同3.1.3 进口信用证登记 描述:信用证管理模块:单证管理参考业务流程:自营进口目标完成信用证的开证申请，确认，承兑设置说明菜单: 单证管理 信用证管理 进口开证申请如合同付款为L/C，业务登记开证申请（1.现系统中有上海银行打印版本； 2.输入信用证信息（申请单号系统会自动分配，信用证号，额度银行名称等在开证确认中输入 3.信用证明细：点增加从中选择采购合同号（该合同支付条款必须是L/C，可增加多个采购合同号，系统会自动将商品带入最下方的描述中，可删减） 4.信用证条款 可选择）(见下 图一、二、三)其他功能：1.申请书的打印 2.选择信用证 然后信用证变更财务登记开证确认-菜单: 单证管理 信用证管理 进口开证确认输入L/C号码及额度使用情况。该额度银行必须已经在银行额度管理中已经输入（见下 图四）单据到达后，财务登记L/C承兑-菜单: 单证管理 信用证管理 进口信用证承兑相关人员登记信用承兑信息及不符点，提交领导审核（见下 图五）图表 14信用证管理3.1.4 进口到货通知 描述:进口到货通知模块:物流管理参考业务流程:自营进口报关流程目标制作到货通知单通知进口报关人员进口报关设置说明菜单：物流管理 进口到货通知业务人员在收到进口单据后，制作到货通知单通知进口报关人员进口报关。主要输入项：选择供应商，并选择该供应商项下的采购合同，选择合同时请注意是对应合同执行人而不是制单人的，选择合同后编辑采购合同下商品的本次到货商品及数量。本次到货的提单号，（空运必须输入总运单号和分运单号），本次装运的件数、毛重等。备注： 可在此输入到货单据，备查；到货通知单输入完毕后，发送给报关人员（如果自行报关，可以发送给自己，登记报关信息（如报关人员未接单可编辑重新发送；否则将不可再次编辑发送）完成后提交审核会直 接生效（避免由于记录过多出现误操作）。图表 15进口到货通知3.1.5 进口报关情况登记 描述:进口报关管理模块:单证管理参考业务流程:自营进口报关流程目标报关情况登记，以供公司对进口货物跟踪调查设置说明菜单:单证管理 进口报关管理公司进口报关人员 ，在收到进口到货通知后，进行进口报关工作，登记进口报关过程中具体的情况，如：进口报关单号，报关的完税日，进口报关的接单日期等。以供公司对进口货物跟踪调查。备注：接单后点编辑，请勾选接单标记（选择后到货通知单将不可再修改） 输入完成；在此可以完成 报关通知,送货单的登记；请勿忘记点保存 其他功能：报关说明打印 可以对应报关信息，输入报关通知以及送货单，输入完毕，在一图中选择单证打印可以打印出来； 注意：这里的已完成代表是否已经制作入库单；图表 16进口报关管理3.1.6 入库单 描述:入库单管理模块:物流管理参考业务流程:自营进口目标设置说明菜单:物流管理 入库单-进口贸易进口货物报关完成后，进口物资入库，根据到货通知的商品、数量入公司的仓库。备注: 因为本系统是面向整个贸易流程的，所以入库后还会有入库确认（可以根据设置无须操作确认），信息都来自于到货通知；其他功能：入库单的打印图表 17入库单管理3.1.7 进口税单的登记 描述:进口税单的登记模块:单证管理参考业务流程:自营进口目标进口税单的登记设置说明 菜单: 单证管理发票管理-国内采购进项发票、进口发票、进口税单管理按到货通知单上的商品登记进口税单信息备注：在图一的后面有四个选项：增值税发票.进口税单，进口发票，小票，请选择进口税单，然后再点增加按钮，进口税单登记可以不用登记开票人，发票登记号请输入税单号；另外操作类型代表是登记发票的状况，正常（代表可以收到发票）；红字（代表可以收到红字发票）；虚拟（代表没有收到发票，是原有发票信息的调整）；发票信息框不用操作；另外，在第二图中有发票数量和合同数量，前者是发票上数量单位对应的数量，后者代表是对应合同数量单位的数量；如果税单汇率需要调整，输入汇率后点击调整汇率重新计算，系统将重新计算各种税额；另外，第三图是在第二图上点击增加红字后出现的内容，是选择所有已经制作的发票登记信息，对于操作类型是红字或虚拟时都可以操作，代表将原来已经制作的正常发票进行红字冲销；图表 18进口税单的登记3.1.8 付款通知单 描述:付款通知单模块:资金管理参考业务流程: 自营进口目标进口货物到货后，需要向国外供应商支付货款及进口费用，制作付款通知单通知财务付款设置说明菜单: 资金管理 付款通知单制作具体操作，选择要支付货款或费用的采购合同，输入需要支付的金额和币别。预付款，采购合同领导审核后，可以直接制作付款单。费用包括，如，报关费，仓储费等，以及选择销售合同，支付销售过程中的销售费用；具体操作时在三图首先需要点击款项编辑或者款项增加，然后，然后输入贸易类型、方式、款项内容，然后点击下一步，系统将根据选择的内容，要求你输入相关内容，如果需要修改贸易类型、方式、款项内容，必须点击上一步，但这时下面输入的信息将清空，等选择完毕后点击下一步，再操作；输入后，先要点击款项确定，该条记录将记录下来，待这条付款单全部输完，点击保存。备注：外币付款同时要在一图中按付款单登记进口核销单或新版的电汇款申请书，登记界面和单据的格式一致其他功能：付款单的打印图表 19付款通知单3.1.9 进口发票登记 描述:进口发票登记模块:单证管理参考业务流程:自营进口目标登记进口发票设置说明菜单: 单证管理发票管理-国内采购进项发票、进口发票、进口税单管理备注：按到货通知登记进口发票及付汇的实际汇率，及人民币成本。在图一的后面有四个选项：增值税发票.进口税单，进口发票，小票，请选择进口发票，然后再点增加按钮，进口发票登记登记国外供应商作为开票人，发票登记号请输入外商发票号；另外操作类型代表是登记发票的状况，正常（代表可以收到发票）；红字（代表可以收到红字发票）；虚拟（代表没有收到发票，是原有发票信息的调整）；发票信息框不用操作；另外，在第二图中有发票数量和合同数量，前者是发票上数量单位对应的数量，后者代表是对应合同数量单位的数量；如果税单汇率需要调整，输入汇率后点击调整汇率重新计算，系统将重新计算各种税额，汇率可以是系统的登记汇率，也可以是和外商或客户商定的汇率；另外，第三图是在第二图上点击增加红字后出现的内容，是选择所有已经制作的发票登记信息，对于操作类型是红字或虚拟时都可以操作，代表将原来已经制作的正常发票进行红字冲销；图表 20进口发票登记3.1.10 出库单 描述:出库单模块:物流管理参考业务流程:自营进口出库流程目标进口货物出库交客户设置说明菜单: 物流管理 出库单管理进口货物出库交客户。增加后，在一图中点击结转入库商品，系统将显示二图，系统要求选择销售合同，选择相应客户的销售合同，系统会根据该销售合同下所有的采购入库物资数量结转。可以编辑本次出库的数量。（备注：分销方式下，会根据该销售合同下的商品编码，找到对应的该商品编码 的入库结余数量），一图中的客户将自动带出，并不可编辑，收货人可以编辑；备注：与入库相仿，同样有出库确认功能。（如果是需要做外销发票的情况下，可选择相应的记录点击生成外销发票号）其他功能：出库单的打印图表 21出库单3.1.11 开票通知书 描述:开票通知书模块:单证管理参考业务流程:自营进口目标进口货物出库后，需要向客户开具增值税发票或其他发票，向客户收取货款设置说明菜单: 单证管理 发票管理办法 国内销售发票申请管理制作开票通知书，其中除服务发票外，其他都需要制作出库单，开票类型包括增值税发票（增票）、普通发票（普票）、收据、服务发票，通知财务按照通知书上的商品、单价、金额开具各类发票；增加时，首先需要选择收款类型，包括一般按出库单（销售发票）、服务（对应代理的服务发票）、作价（国内双经销的发票），然后，选择类型，包括增值税发票、普通发票、收据、服务发票（一般）、服务发票（货款）；然后选择购货单位；图1是增值税发票界面，图二是服务发票（一般）（指代理进口发票的代收代付以及手续费的发票）的界面，图三是服务发票（货款）（指代理进口发票的货款单列发票）的界面；图一需要选择出库单，图二则选择服务协议，图三是选择进口采购合同；图四代表按出库单、图五代表按采购合同、图六代表按服务协议；选择完毕后，系统相应的饿回到图一、二、三，操作人员直接在下面进行修改数量、金额等信息；除服务发票外，在开票界面有开票商品明细以及实际商品明细，后者商品名称不得更改，前者可以任意修改，打印开票申请书是按照开票商品明细开具。通知书提交审核。财务审核时，在审核界面输入发票号，以备业务员查询其他功能：发票申请单的打印； 结算单制作：包括增值税发票（普通、收据）结算以及服务发票结算，具体界面见图七和图八；图七是增值税发票（普通、收据）结算的界面，其中，每一个商品的收入来自于开票申请，进口成本来自于进口发票，税金来自于税单，国内贸易成本来自于国内采购发票，分摊费用需要制作人自己填写，是指已经支付的费用，如何认定到商品，但对于分销则完全由制作人处理；而佣金分摊需要制作人自己填写，是指未支付的费用以及佣金；图八和图九是服务发票结算，图八信息来自于服务发票（货款），而图九信息来自于服务发票（一般），实际金额可以填入（代表实际支付的款项），点击导入可以将实际付款信息带入，另外，必须在类型中选择是代收代付或纯收入，后者代表利润，确定后都需要保存；图表 22开票通知书3.1.12水单登记 描述:水单登记模块:资金管理参考业务流程:自营进口目标客户的货款存入公司的银行帐号后，财务根据银行的出具的收款水单，登记水单内容设置说明菜单：资金管理 水单登记管理客户的货款存入公司的银行帐号后，财务根据银行的出具的收款水单，登记水单内容，如：付款人，币别、金额、银行，外币收款还要输入实际银行买入汇率，扣手续费等。备注：财务登记图表 23水单登记3.1.13 水单招领 描述:水单招领模块:资金管理参考业务流程:自营进口目标业务员在网上认领属于自己业务的收款水单并制作收款通知书设置说明菜单：资金管理 水单招领业务员根据找到自己名下的水单，双击打开制作收款通知书界面，制作收款通知书，收款单提交审核。备注：一张水单可以对应多个销售合同，即一笔收款是多个销售合同的收款；招领后，操作方式同付款申请书，但水单号、收款币别以及汇率、总金额将带入收款招领，并且不得更改，另外，招领的原币金额也不得大于水单金额。其他功能：收款清单的打印图表 24水单招领 二 一般代理进口 3.2.1 制作代理协议 描述:代理进口协议模块:合同管理参考业务流程:一般代理进口目标制作一般代理协议设置说明 菜单: 合同管理-代理进口协议主要输入项：代理的类型、币别、手续费率、手续费额代理协议生成后，提交审核。其他功能：代理进口协议的打印图表 25代理进口协议3.2.2 制作采购合同 描述:采购合同模块:合同管理参考业务流程:一般代理进口目标制作采购合同设置说明菜单: 合同管理 采购合同选择贸易类型、所属项目号（见ERP系统贸易流程启动阶段-项目维护）选择对应的代理协议，制作采购合同。（注：一个代理协议可以对应多个采购合同）主要输入项：采购的商品，数量、单价、总价（可以从销售合同中导入）采购的贸易方式、价格条款、收款方式，供应商、起运地、目的地、合同执行人。采购合同生成后，提交审核。备注：采购合同审批生效后，系统会根据采购合同的币别，按本月该币别的汇率折算成人民币，自动生成与采购同号的销售合同其他功能：采购合同打印3.2.3 进口信用证登记 描述:信用证管理模块:单证管理参考业务流程:一般代理进口信用证流程目标登记，确认，承兑信用证设置说明菜单: 单证管理 信用证管理 进口开证申请如合同付款为L/C，业务登记开证申请（现系统中只有上海银行打印版本，客户可以根据公司的实际情况提供我司并增加），其他功能：申请书的打印财务登记开证确认-菜单: 单证管理 信用证管理 进口开证确认输入L/C号码及额度使用情况。单据到达后。财务登记L/C承兑-菜单: 单证管理 信用证管理 进口信用证承兑财务登记信用承兑信息及不符点，提交业务审核3.2.4 进口到货通知 描述:进口到货通知模块:物流管理参考业务流程:一般代理进口目标业务人员在收到进口单据后，制作到货通知单通知进口报关部门进口报关设置说明菜单: 物流管理 进口到货通知必输项：选择供应商，并选择该供应商项下的采购合同，并编辑采购合同下商品的本次到货数量。 本次到货的提单号（备注：空运必须输入总运单号和分运单号），本次装运的件数、毛重等。到货通知单输入完毕后，发送给报关人员，登记报关信息。3.2.5 报关情况登记 描述:进口报关管理模块:单证管理参考业务流程:一般代理进口目标登记进口报关过程中具体的情况设置说明菜单: 单证管理 进口报关管理公司进口报关部门，在收到货通知单后，进行进口报关工作，登记进口报关过程中具体的情况，如：进口报关单号，报关的完税日，进口报关的接单日期等。以供公司对进口货物跟踪调查。其他功能：报关说明打印3.2.6 入库单 描述:入库单管理模块:物流管理参考业务流程:一般代理进口目标进口货物报关完成后，进口物资入库，根据到货通知的商品、数量入公司的仓库设置说明菜单：物流管理 - 入库单管理备注：代理业务如需开增票，必须入库；开服务发票，无须出入库操作其他功能：入库单的打印3.2.7 进口税单的登记 描述进口税单的登记模块:单证管理参考业务流程:一般代理进口目标按到货通知单上的商品登记进口税单信息设置说明菜单: 单证管理发票管理-国内采购进项发票、进口发票、进口税单管理3.2.8 付款通知单 描述:付款通知单模块:资金管理参考业务流程:一般代理进口目标进口货物到货后，需要向国外供应商支付货款及进口费用，制作付款通知单通知财务付款设置说明菜单: 资金管理 付款通知单制作具体操作，选择要支付货款或费用的采购合同，输入需要支付的金额和币别。预付款，采购合同领导审核后，可以直接制作付款单。费用包括，如，报关费，仓储费等。通知书提交审核。备注：外币付款同时要按付款单登记进口核销单或新版的电汇款申请书其他功能：付款单的打印3.2.9 进口发票登记 描述:进口发票登记模块:单证管理参考业务流程:一般代理进口目标登记进口发票设置说明菜单: 单证管理发票管理-国内采购进项发票、进口发票、进口税单管理按到货通知登记进口发票及付汇的实际汇率，及人民币成本。3.2.10 出库单 描述:出库单模块:物流管理参考业务流程:一般代理进口目标进口货物出库交客户设置说明菜单: 物流管理 出库单管理先编辑虚拟的进口销售合同，在采购合同审核时已自动生成，同代理进口合同号，编辑商品需要开票的单价，提交审核。进口货物出库交客户。选择相应的贸易类型为进口销售的销售合同，系统会根据该销售合同下所有的采购入库物资数量结转。可以编辑本次出库的数量。3.2.11 开票通知书 描述:开票通知书模块:单证管理参考业务流程:一般代理进口目标通知财务按照通知书上的商品、单价、金额开具增值税发票设置说明菜单: 单证管理 发票管理办法 国内销售发票申请管理进口货物出库后，如需要向客户开具增值税发票，向客户收取货款。根据出库单制作开票通知书，通知财务按照通知书上的商品、单价、金额开具增值税发票。如向客户开具服务发票（备注：货款、代收代付款项，可选择收款类型为服务，开票服务发票或普通发票）。通知书提交审核。3.2.12 水单登记 描述:水单登记模块:资金管理参考业务流程:一般代理进口目标根据银行的出具的收款水单，登记水单内容设置说明菜单：资金管理 水单登记管理客户的货款存入公司的银行帐号后，根据银行的出具的收款水单，登记水单内容，如：付款人，币别、金额、银行，外币收款还要输入实际银行买入汇率，扣手续费等。备注：财务登记3.2.13 水单招领 描述:水单招领模块:资金管理参考业务流程:一般代理进口目标业务员在网上认领属于自己业务的收款水单并制作收款通知书设置说明菜单：资金管理 水单招领业务员根据找到自己名下的水单，双击打开制作收款通知书界面，制作收款通知书。收款单提交审核。备注：一张水单可以对应多个销售合同，即一笔收款是多个销售合同的收款其他功能：收款清单的打印三. 自营一般贸易出口和代理一般贸易出口代理： 先制作出口代理协议-菜单:合同-出口代理协议其他功能：出口代理协议的打印。自营从下面 步骤 1 开始图表 26出口代理协议3.3.1 作销售合同描述:销售合同模块:合同管理参考业务流程:自营一般贸易出口和代理一般贸易出口目标作销售合同设置说明菜单: 合同管理 销售合同如是代理业务选择相应的出口代理协议号。选择贸易类型、所属项目号（见ERP系统贸易流程启动阶段-项目维护）主要输入项：销售的商品，数量、单价、总价销售的贸易方式、价格条款、收款方式，国外客户、起运地、目的地。销售合同生成后，提交审核。其他功能：销售合同的打印3.3.2 制作采购合同 描述:采购合同模块:合同管理参考业务流程:自营一般贸易出口和代理一般贸易出口目标选择对应的销售合同，制作采购合同设置说明菜单: 合同管理 采购合同（采购合同可以再外销发票制作后，再制作）备注：一个销售合同可以对应多个采购合同，即一个销售合同的商品，可以从多个供应商那里分别采购主要输入项：采购的商品，数量、单价、总价、退税率（可以从销售合同中导入）采购的贸易方式、价格条款、收款方式，供应商、起运地、目的地、最终交货日期。采购合同生成后，提交审核。其他功能：采购合同的打印3.3.3 登记出口信用证 描述:出口信用证登记模块:单证管理参考业务流程:自营一般贸易出口和代理一般贸易出口目标登记出口信用证设置说明菜单:单证管理信用证管理出口信用证登记由信用证管理员输入，按销售合同登记收到的出口信用证，上边输入信用证内容，下边对应的合同号；另外每一个合同信息还可以维护多条分批出运信息；3.3.4 出口增值税发票登记 描述:出口增值税发票登记模块:单证管理参考业务流程:自营一般贸易出口和代理一般贸易出口目标按外销发票及采购合同号登记增值税发票设置说明菜单: 单证管理发票管理-国内采购进项发票、进口发票、进口税单管理如还未制作外销发票，先根据销售建立一张外销发票，实际出运时再编辑。由于发票登记界面在进口中已经描述，以下图是增值税发票登记的界面，主要是需要确认不含税人民币、增值税、退税额；其他相同；另外，如果是小发票，则只需要确认不含税人民币；3.3.5 入库单 描述:入库单模块:物流管理参考业务流程:自营一般贸易出口和代理一般贸易出口目标设置说明菜单：物流管理 - 入库单内贸，出口贸易操作方法：选择相应的出口采购合同，按采购合同的商品、数量入公司的仓库。其他功能：入库单的打印备注：如非分批交货的，可以不进行出入库操作3.3.6 付款通知单