烟草专卖局内部控制具体规范——卷烟采购与付款

烟草专卖局内部控制具体规范卷烟采购与付款第一章 总 则第一条 为了加强对卷烟采购与付款的内部控制，规范卷烟采购与付款行为，根据企业内部控制规范基本规范以及国家有关法律法规，制定本规范。 第二条 卷烟采购与付款内部控制制度中，加强对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）卷烟采购工作营销中心牵头负责，货款结算工作由财务处牵头负责。 （二）卷烟采购需求充分适当，卷烟采购事项和审批程序明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对卷烟品牌的选择、采购方式的确定、卷烟半年购销协议的集中交易、采购合同的签订、卷烟到货确认以及扫码入库等有明确规定；（四）付款方式、程序、审批权限和对账办法应当明确。第二章 职责分工与授权批准第三条建立采购与付款业务的岗位责任制，明确营销、配送、财务等部门和岗位的职责、权限，确保办理卷烟采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 卷烟企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）卷烟需求预测与半年购销协议的拟定；（二）采购合同的订立与审核；（三）采购、验收与相关会计记录；（四）付款的申请、审批与执行。第四条 建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 全市实施集中采购，提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。第五条根据具体情况对采供部主任、货源管理员、综合管理员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。第六条卷烟采购按照需求预测、半年购销协议、审批、合同执行、扫码入库、到货确认、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整卷烟采购管理台帐，加强需求预测、采购协议(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章 半年购销协议与审批控制第七条 建立需求预测与半年购销协议审批制度，营销中心为采购管理部门，负责卷烟市场需求预测，并明确相关人员的职责权限及相应的审核审批程序。 第八条建立采购审批制度。卷烟需求预测由营销中心负责人进行审核，半年购销协议由局（公司）领导负责审批。第四章 卷烟采购与验收控制第九条 建立卷烟采购与验收环节的管理制度，对卷烟采购厂家、品种、规格等作出明确规定，确保采购过程的透明化。同一档次的卷烟品种应当尽量避免对同一卷烟工业企业。第十条严格按照卷烟采购程序执行，货款结算必须附有采购合同，并履行审核审批程序，防止无合同、超合同购进卷烟。第十一条第十二条根据规定的卷烟扫码入库、验收制度和经批准的半年购销协议、合同等文件，由配送中心对所购卷烟的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，开具入库单。对验收过程中发现的异常情况，配送中心应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。第五章 付款控制第十三条 财务处按照现金管理暂行条例、支付结算办法的规定办理卷烟采购付款业务，并按照会计制度的规定进行核算和报告。第十四条财务处在办理付款业务时，应当对采购合同、采购发票、结算凭证、检验报告、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 财务处参与商定对工业企业卷烟采购付款的条件。第十五条卷烟采购实行货到付款，不得预付账款和定金。 第十六条定期与卷烟工业企业核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。