恒昌财富中心财务付款及报销制度[全文]

恒昌财富中心财务付款及报销制度财务部20133.4.165 目 录3第一章 总则 3第一条 目的 3第二条 适用范围 3第二章 资金借支的管理 3第三条 资金借支及审批流程 4第四条 备用金的管理 4第五条 审批流程 4第六条 补充说明 5第三章 报销的管理 5第七条 对原始凭证的要求 6第八条 采购报销的管理 6第九条 业务招待费、市场费用的管理 7第十条 差旅费的管理 8第十一条 市内交通费的管理 8第四章 附则 第一章 总则第一条 目的为加强公司资金的管理，加速资金周转，提高资金的使用效率，保证公司资金的安全，特制定本规定。第二条 适用范围本规定适用于恒昌本部及各分公司。第二章 资金借支的管理第三条 资金借支及审批流程（一） 公司员工因业务需要借款的，需由经办人填制借款单，注明借款用途、借款金额、借款单位等，并按照以下程序进行款项的借支：1、日常办公费用借款：按照审批流程，由各相关领导审核及审批后办理款项的借支。2、低值易耗品采购及固定资产采购借款，按公司人力行政部发布的固定资产管理办法执行，先填写相应的采购申请单并经相关领导审批通过后，办理款项的借支手续。3、对于已签订合同的各类业务款项的支付，要以合同规定的条款作为付款依据。付款时除提供有效凭证外，还要提供合同文本。（二） 借支款项要及时报销， 除长期（一个月以上）连续出差的情况外，应做到前清后借。前次借款无故未报销者，不得再借款。特殊原因不能及时报销时，要经部门主管领导及财务负责人批准后到财务部门办理续借手续。（三）对于借款超过三个月仍未归还且未办理续借手续的，财务部门将通知人力资源部从当月工资中扣还。当月扣款上限为工资的50%，当月扣款不足的以后月份继续扣除。（四）借款金额要根据借款用途决定，接受财务部门的监督。公款对私人原则上不借。（五） 有审批权限的人员自己发生的借款和报销需经上级审批人审批，不得以员工名义申请、自己审批。（六）急需借款、报销但审批人出差的情况下，审批人可以电子邮件或手机短信方式审批，先行办理；出差结束后审批人须补办正常的审批签字。第四条 备用金的管理公司个别岗位需要备用金，由所在部门负责人提出申请，经总裁审批限额后到财务部借支。公司对备用金的使用从严掌握，当本人调离该岗位时必须交回备用金。备用金支出的范围：日常零星开支，包括：办公费、邮递费、差旅、交通、通讯、水电费等，还有一些紧急支出；原则上千元以上的，能够对公结算的，都另行申请；备用金报销流程与其他款项一样，使用后及时报销，补足备用金。第五条 审批流程借款审批流程借款人部门经理/总监副总裁/总裁财务经理出纳付款费用报销审批流程无借款或借款金额与报销金额不一致的：借款人部门经理/总监副总裁/总裁会计审核财务经理出纳付款已付款且报销金额与借款金额一致的：借款人部门经理/总监副总裁/总裁会计审核核销借款特殊说明市场活动费用的借款与报销，需要市场部审核；人力相关的成本费用的借款与报销，需要人力行政部审核；固定资产和其他低值易耗品的暂支与报销，需要行政部审核。第六条 补充说明1、如相关审批人出差在外，则应由审批人签署指定授权委托人，指定授权委托人可在此期间行使相应的审批权力。2、资金审批权限可由总裁书面授予，财务部备案。3、付款金额重大者（叁万元及以上），应至少提前两天通知财务部。第三章 报销的管理第七条 对原始凭证的要求（一） 从外单位取得的原始凭证应为真实、合法、规范的有效票据1、单位名称要填写公司全称2、金额的大小写要相符，字迹要清楚，不得有涂改痕迹；3、发票上要有开具日期；4、发票上要盖有开票方的发票专用章或财务章（必须是全章）。（二） 各部门按其负责业务所属公司，确定开票单位：1、北京恒昌汇财投资管理有限公司：理财各部2、北京恒昌惠诚信息咨询有限公司：贷款部和贷款服务部3、北京恒昌德盛信用管理有限公司：信审部和车贷部4、北京恒昌利通投资管理有限公司：总经办、销售支持与客户服务部、市场部、产品部、财务部、人力行政部、法务部（三） 内部填制的费用报销单、差旅费报销单、市内交通费报销单等原始凭证要按规定填写。日期、部门、经手人、金额等所列明细项目要逐项填写，大小写金额必须一致，不得涂改刮擦，所有单据一律用胶水粘贴，不允许用钉书钉、别针等，粘贴时应粘贴牢固，领款人不得代签，如代签需出具有效证明，否则不予报销；（四） 凭证签字一律使用钢笔或签字笔。（五） 报销单据粘贴顺序：费用报销单、差旅费报销单、市内交通费报销单等报销单据应把主要单据放在首张，然后粘贴发票，其次在逐次粘贴如业务招待费申请、出差报告等相关附件。第六条 费用报销控制原则财务部会计每周三和周五收取报销单据，并在两个工作日内审核完毕，审核通过的单据移交出纳，出纳每周二进行报销款的支付；审核未通过的单据，会计统一退回各部门接口人处。财务部只接收各部门财务部接口人提交或快递邮寄的报销单据，除指定的财务接口人外其他人发来快递或递交报销单，财务不予接受，各部门接口人在向财务移交单据时，应填写单据移交表，也可以通过电子邮件发送移交表。外地分公司的借款及报销单据由总部设定接口人，业务行政部负责对接外地分公司业务部门的单据，人力行政部负责对接外地分公司的后台部门。报销时间必须在费用发生后1个月内；费用发生时间原则上以发票日期为准，差旅费以回公司日期确认。对于费用发生后一个月（含节假日、公休日）未报销的，财务部将每超过1日（从满一个月开始计算）按照费用总额的1%计算滞纳金，并在报销金额中予以扣除。逾期3个月（不含）以上的费用不能报销。费用报销日期按单据递交财务部日期确认。第八条 采购报销的管理 （一） 购入的低值易耗品由人力行政部入库签收，报销时除提供正式发票外，还要提供签收表。（二） 固定资产的报销固定资产的报销凭入库单、办公设备需求单、采购申请单、验收单、固定资产卡片复印件及相关票据等报账。（三） 办公用品、福利用品采购的报销公司办公用品及福利用品由人力行政部统一采购，员工实行领用制。报销时除提供正式发票外，还要提供办公用品及福利用品的购物小票或购物清单。第九条 业务招待费、市场费用的管理（一）业务招待费及市场推广品（礼品）的开支除总裁、副总裁、其他公司高管人员之外的所有人员必须逐级请示并填写“业务招待费申请单”。如果员工出差在外地，来不及填写“业务招待费申请单”须电话请示，事后补填申请单附在费用报销单后面，否则不予报销。（二）市场推广费按市场部发布的市场费用管理规定（理财端及贷款端）执行，报销时提供经过审批的市场活动费用申请表；市场费用由市场部逐笔登记，按预算控制，保证专款专用。（三）礼品无论金额大小均需提供购物小票(或购物清单)。第十条 差旅费的管理根据出差地的不同，城市分类如下：一类城市包括：直辖市、省会城市、经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南）、广东省以及沿海开放城市（大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、福州、北海）。二类城市包括：一类城市以外的其他地区（二）公司报销以下出差费用：长途交通费、房屋租赁费、宾馆住宿费、出差地市内交通费、出差补贴及其他费用（机场建设费、保险费、送票费、手续费、邮寄费等）。以上费用必须为出差期间因公事所发生的费用，其他如洗衣费、付费电视频道及酒店娱乐健身费用等由个人开支，公司不予承担和报销。（三）差旅交通报销标准1、出差往返机场、火车站的市内交通费凭票据实报销。乘坐机场大巴、地铁、公共汽车者另给予20元/次的交通补助。2、交通费用应按实际发生费用报销，如打折机票等应在相应的票据上注明实际费用后报销。3、因公出差到外埠的市内交通费，在一类城市出差，按每人每天60元凭票报销，在二类城市出差按每人每天40元凭票报销。特殊情况要另做说明报总裁批准方可报销；4、员工应根据出差事项的紧急程度及交通便利等因素选择交通工具，交通工具的标准为：飞机限乘普通舱，轮船限乘三等舱，火车限乘硬座（卧）。（四） 差旅伙食补助标准1、 伙食费实行包干制，伙食费补助天数，以交通票据起、止日期及时间为依据，每人每天补助80元，12：00以前出差的补助按全天计算，12：00点以后出差的补助按半天计算；早12：00点以前出差归来的补助按半天计算，12：00以后出差归来的补助按全天计算；陪同总裁出差实报实销，不再享受各类补助。2、 有招待餐发票报销，每餐扣伙食补助的40%；由对方提供伙食的，不再享受伙食补助； 对出差时间相对较长，出差人员较多的情况，由有关主管领导决定需要集体用餐的，公司统一负责用餐，不再享受出差伙食补助。（五）差旅住宿报销标准1、员工应根据出差性质、连续出差时间等决定选择租房还是住宾馆。连续出差超过一个月的工程项目组原则上应选择在当地租房，租房费标准根据当地情况确定，由总裁审批后报财务部备案；2、 如住宾馆，住宿费凭发票在限额标准内报销，低于限额标准按实报销，超过标准部分，由个人自理。住宿标准如下：a、总裁、副总裁实报实销。b、各总监、部门经理住宿标准为一类城市300元/天，二类城市240元/天。c、公司其他员工住宿标准为一类城市240元/天，二类城市200元/天。3、同性别员工同地出差必须同住，住宿标准按照级别高者确定。4、凡接待单位已负担住宿费的不享受补助。 5、参加会议或展览按会议标准规定处理，但必须出具会议文件或证明。6、出差人员出差期间自行解决住宿的（如住亲戚或朋友家等），公司给予相应住宿标准50%的补贴。7、一次多地出差，报销标准可以合并计算，以节余补超支。第十一条 市内交通费的管理（一）市内交通费用是指公司员工因工作在本市乘坐公交车、地铁、轻轨和出租车而发生的费用。（二）员工在市内联系业务，目的地如为轻轨、地铁、公交沿线，应就近乘坐。因公务确需乘坐出租车或确需公司派车的，须经部门经理批准。驾驶个人车辆从事因公业务的，经人力行政部批准后方可执行。报销时按实际填写公里数（行政部应对其填写的公里数进行核实），其补助标准为每公里壹元。（三）乘坐车租车的，需在出租车票上写明乘坐的起止地点，方可报销。第四章 附则第十二条 附表有借款单、费用报销单、差旅费报销单、市内交通费报销单。第十三条 本规定自颁布之日起执行，内容由财务部负责解释。 PAGE PAGE 9