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摘錄至天下雜誌11/01封面故事,有沒有發現?,你有一半的時間都浪費在,開會,?!,培训专用,盤點你的會議成本,算算看,你一週內總共:,開了幾個會?,為會議花掉多少時間?,因為開會達成幾項共識?,因為開會完成幾個結論?,因為開會加了多久的班?,因為開會失去多少關鍵時刻?,因為開會Delay多少工作?,培训专用,為什麼要開會?,培训专用,開會讓你,小組面對面溝通,眾多訊息一次交流,融合意見凝聚共識,分派工作,,公平合理,但開會也讓你,工作時間被分割,人多口雜,討論耗時,晚上加班,特殊問題還是個別溝通,沒有產能,別人發言比自己開口多,Delay重要工作或客戶,培训专用,開會有什麼意義?,一家公司的開會效率與執行,決定了企業的競爭力,培训专用,每個人都在開會,,但如何才能開好會?,培训专用,為什麼有這麼多會要開?,現代企業隨時編織、任務導向,因此會議愈來愈重要,但,會議卻佔據了,企業活動,大部分的精華時間,台灣人工作時數全世界最長,開好會對台灣企業更顯重要,Net Meeting調查結果:美國上班族,每週平均參加十個會議,約占每週工作時間一到一天半,經理人每週有一半以上時間在開會,57%的上班族開會前心情緊張,上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的,培训专用,靠開會也可以賺錢,日產汽車靠著有效的會議革命,省下了六十億日圓成本,,未來三年預計還可,省下三百億日圓,所以,有效開會,穩賺不賠!,精準計算會議成本:,會 議 成 本=人數,x,時間,x,薪資單價,會議報酬率=會議成本:會議效益,培训专用,現在最Hot 的開會方式,產品週期愈來愈短,開會需求也愈來愈隨機,主流一:,行動會議,只要有需要,到處都可以開會,辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求,主流二:,虛擬會議,利用電話進行跨國會議,利用虛擬視訊,打破會議的時空限制,New!,New!,培训专用,現在最In的動腦會議守則,因為沒有人像每一個人一樣聰明,,所以:,一、不要想過頭,二、腦袋大接力,三、給自己海闊天空的發想,四、保持動腦不斷電,貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則,培训专用,別人怎麼開會?,培训专用,IBM怎麼開會?,實例:IBM,網上預約會議室,與會人士先想清楚討論題綱、要開多久,正式會議,會議時間延長,會出現警示音提醒,在全球化的競爭下,一家公司會不會開會,,決定了公司的競爭優勢,效率,效率,效率,培训专用,CEO怎麼開會?,鴻海精密郭台銘:,會議條列,會後貫徹執行,會議法寶:白報紙+海報架,會議要訣:一條一條寫下再明確,不過,更不會有模糊的爭議空間。,So-net,李岳奇:,關鍵在最後十分鐘,會議法寶:筆記型電腦,會議要訣:會議結束最後十分鐘,紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目,並一結束同步發送給與會者。,培训专用,CEO怎麼開會?,聯強國際總裁杜書伍:,利用,視訊,隨時參與國內外正在舉行的會議,中國商銀總經理蔡友才:,不預設立場,鼓勵發言,會議結束前總結並決議,奧美廣告前董事長,莊,淑芬:,大人吃糖閉嘴,,避免扼殺創意,智邦科技副總經理林子超:,圓形會議室,鼓勵,沒大沒小,麥肯錫副董事林紹婷,每一位員工都有,表達不同意見,的義務,培训专用,運籌廣告怎麼開會?,問一個好問題,勝過想好的答案運籌廣告副董葉明桂,會議前置:,測試簡報系統運作,會議開始:,報告背景 (Briefing),動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限),中場休息 (整理並挑出幾個值得討論的idea),最後討論,去蕪存菁,會議結束,培训专用,寶僑家品怎麼開會?,議後速決,決後速行,P&G,事前,議程規劃,清楚,利,用資訊系統開跨國會議,會議主持人開宗明義說明結論與議程,把事情說清楚,,Alliance,!,申請一個專案網路空間,,將,資料歸檔,開設會議檔,決議內容、執行人、執行日清清楚楚,事後紀錄明白,,會議記錄成為行動方案,培训专用,日本人怎麼開會?,培训专用,日本大肆展開會議革命,會議目的:,節省成本,、,加快決策速度,、,更有創意,會議革命:,1. 廢除,不必要的會議,2. 排除,不需與會的主管,3. 強調,準時,開始、結束,4. 重視開會,結論,5. 提高會議生產力,強化企業競爭力,培训专用,開會要有實際效果,豐田汽車辦公室標題:,只開有實際效果的會議,準時開始,最好一小時內結束,重點在實際行動,培训专用,日產營收大躍進,強調Value First +Value Up的跨部門會議,不請決策者參加,,以免影響討論方向,時間,以分為單位,清楚劃分,會議有,保密協定,,不分職位高低暢所欲言,讓員工接受,會議召集人,的專業訓練,會議召集人保持,立場中立,,全力協助會議順利進行,日產亮麗的成績背後,是成功的會議日經商業週刊指出,培训专用,日本企業開會訣竅,W,atamt,Feed Service,:,速會、速決、速做,花王企業:,開放空間開會,有機動性、資訊快速共享、即時決策,眼鏡聯鎖店:,不開會代替開會,以電子會議節省會議時間,日本甲骨文:,雙色會議室,,兩種使命感,紅色房間通知加級、升官;青色房間作為討論與訓話場所,葛利佛國際:,透明會議室,,效率無障礙,透明會議室就是落實公開精神,無形中也提升會議效率,培训专用,你該怎麼開會?,培训专用,開會前,6,項準備,培训专用,開會前,6,項準備,開會前的重要步驟有哪些?,1.,先決定會議希望達成的結果,2.,想想會議是否有必要召開,3.,邀請適當的人出席,4.,準備背景資料,5.,設定會議綱領及時間表,6.,預先設想可能的衝突,培训专用,開會中,3,大陷阱,培训专用,開會中,3,大陷阱,開會時要克服哪些狀況?,1.,一進會場士氣散漫,沒有參與感,2.,偏離主題,3.,點子乾枯,鴉雀無聲,培训专用,開會後,3,項追蹤,培训专用,開會後,3,項追蹤,開會結束時要回顧哪些重點?,1.,行動項目,2.,決議,3.,開放議題,培训专用,日本人鑽研開會的戰略,教你怎,麼開會開出競爭力,培训专用,參考一:會議規則,仔細傾,聽,他人發言,主動,思考,問題在哪裡,為他人打氣並,提案,貢獻如何打勝仗的,智慧,互相,諮詢討論,根據,事實,先做,做,看,培训专用,參考二:改革會議重點,改革會議三大重點,緊張感:,沒有緊張感就不是會議,溝通:,拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論,決定未來發展的,創造性,培训专用,參考三:改革會議項目,領導作風,掌握,會議重要決策的,關鍵時刻,藉,思考法,、,基礎技術,、,工具等活化組織,,提升思考性會議,3,思考:從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法,3,基礎:參與態度、結構化、本質化,3,工具:邏輯樹、矩陣排列、過程分析,磨練報告技巧,,強化會議活力,3,技巧:存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧,從,空間,和,工具,思考未來的會議,培训专用,只要改革會議,企業就能變革,只要開好會議,個人就有競爭力,你準備好怎麼開待會兒的會了嗎?,培训专用,培训专用,内容总结,摘錄至天下雜誌11/01封面故事。有沒有發現。上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的。日產汽車靠著有效的會議革命,省下了六十億日圓成本,。所以,有效開會,穩賺不賠。會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價。產品週期愈來愈短,開會需求也愈來愈隨機。在全球化的競爭下,一家公司會不會開會,。問一個好問題,勝過想好的答案運籌廣告副董葉明桂。開設會議檔,決議內容、執行人、執行日清清楚楚。會議目的:節省成本、加快決策速度、更有創意。強調Value First +Value Up的跨部門會議。日產亮麗的成績背後,是成功的會議日經商業週刊指出。Watamt Feed Service:速會、速決、速做。有機動性、資訊快速共享、即時決策。6 項準備。開會前 6 項準備。3 大陷阱。開會中 3 大陷阱。3 項追蹤。開會後 3 項追蹤。仔細傾聽他人發言。主動思考問題在哪裡。先做做看。溝通:拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論。藉思考法、基礎技術、工具等活化組織,提升思考性會議。3思考:從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法。3基礎:參與態度、結構化、本質化。3工具:邏輯樹、矩陣排列、過程分析,培训专用,
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