会务的组织和管理分享

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,二0一0年八月,会务（活动）的组织和管理分享,行政组：刘淑华,会议的组织和管理 目录,一、会前准备,二、会务实施,三、会后总结和决算,四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会前准备-目录,会前准备,策划案的内容,Team,小组,会场勘察,起草协议,会务分工,制定会议（活动）费预算,会议的组织和管理 目录,前四周,前一周,汇款;,物资备齐,前二周,与宾馆签协议;,起草预算并通过,前三周,策划案定稿;,会务组成立;,会场勘察,开会日期,策划案起草 ;,（内容、时间安排、人员分工等等）,成立会议TEAM;,会务准备开始,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,目的、主题、时间、参会人员（类型、人,数）、地点、会议日程、议程、人员分工、,各项工作负责人、,各项活动的推进时间等,会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。,策划案的内容,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,案例：,2010年会策划实施案,会议的组织和管理 会前准备-成立TEAM组,组织落实，成立TEAM组,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,会务（活动）要保证策划案,顺利实现,会务工作五个意识：,全局意识、客户意识,补台意识、奉献意识,创新意识,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“,踩点,”,是会前,必须要做,的基础性工作,会议的组织,和,和管理,会,会前准备-会场勘,察,察,原则,勘察原则：,会务工作为,会,会议内容服,务,务,以策划案为,依,依据，方便,操,操,作、节约资,金,金，保证会,议,议,顺利进行,注意,事,事项,会议的组织,和,和管理,会,会前准备-会场勘,察,察,会场方面,（是否合理,、,、卫生间等,）,）,宾馆的软硬,件,件,注意,事,事项,会议的组织,和,和管理,会,会前准备-会场勘,察,察,餐饮方面,租车问题,(车辆调度,）,）,价格问题,起草协议的,内,内容和注意,事,事项,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,起,起草协议,协议是,会,会务组与,宾馆合作的,基,基础和标,准，要细致,、,、全面、,对等、,无漏洞。,会议的组织,和,和管理,会,会前准备-起草协,议,议,1、,会议日期,2、,住房标准及,费,费用,3、,场地安排及,费,费用,内容涉及,会议的组织,和,和管理,会,会前准备-起草协,议,议,4、,餐饮及费用,5、,甲方对乙方,的,的规定,6、,乙方对甲方,的,的规定,7、,结算等,内容涉及,会前准备-起草协,议,议,会议的组织,和,和管理,案例：,2010与,椰,椰林,酒店的协议,要细致、全,面,面、,对等、,无漏洞,（果盘不充,足,足，座位多,订,订，主席台,，,，嘉宾等候,室,室布置）,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,会,会务组的分,工,工,会务组的分,工,工,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,会,会务组的分,工,工,案例：,2010篮,球,球赛,工作人员职,责,责,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,会,会务组的分,工,工,案例：2009年年会,邀,邀,请信,内容：,1、前言2、会,议,议日程,3、注意事,项,项,4、入住宾,馆,馆地点及电,话,话,5、回执,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,会,会务组的分,工,工,邀请,流程,1、人事行,政,政制定原则,、,、分配名额,；,；,2、各部门,操,操作定名单,；,；,3、各部经,理,理确认部门,参,参会人数,4、总经,理,理审核邀请,嘉,嘉宾名单,5、E-mil 参会,相,相关嘉宾（,或,或嘉宾秘书,）,）；,4、人事行,政,政确认参会,名,名单，,编号，总经,理,理审核,7、座次编,号,号发送各部,门,门；,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,会,会务组的分,工,工,工作认真负,责,责、细心、,耐,耐心,沟通协调能,力,力强,任劳任怨能,连,连续作战,服从分配协,作,作意识好,原则性强,应变能力强,对会务人员,的,的要求,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,制,制定会议预,算,算,会议费预算,的,的制定,必须注意的,问,问题,年初有预算,；,；,全面、精细,、,、节约；,距开会（活,动,动）日期前,两,两周，做出,预,预算送审批,；,；,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,制,制定会议预,算,算,会议费预算,的,的制定,必须注意的,问,问题,距开会日期,前,前一周，务,必,必申请借款,；,；,写明用途。,会议的组织,和,和管理,会,会前,准,准备-,制,制定会议预,算,算,案例：,2010年,年,年会预算表,会议的组织,和,和管理,案,案例,案例：,2010,年,年1月份生,日,日活动费用,使,使用、审批,关于参加1月生日活,动,动,通知,会议的组织,和,和管理,目,目录,一、会前准,备,备,二、会务实,施,施,三、会后总,结,结和决算,四、中小型,会,会议的会务,管,管理,目录,会议的组织,和,和管理,会,会务的实施,会务的,实施,会务组：出,发,发时,间及工作内,容,容,签到注意事,项,项,会议期间的,工,工作,会议结束的,工,工作,会议的组织,和,和管理,会,会,务,务的实施-出发时,间,间,会务组的工,作,作,提前两天出,发,发,熟悉环境检,查,查工作,熟悉各自接,口,口人,购物及准备,工,工作,开预备会,注意,事,事项,会议的组织,和,和管理,会,会,务,务的实施-签到,关键点：住,房,房钥匙,签到台,住房分配,其它,会议的组织,和,和管理,会,会,务,务的实施-签到,案例：,年会座次表,会议的组织,和,和管理,会,会,务,务的实施-签到,会议的组织,和,和管理,会,会务,的,的实施-,开,开会期间,开会期间的,工,工作,与餐厅的联,系,系,与会场的联,系,系,与服务台的,联,联系,与客房部的,联,联系,处理突发事,件,件,会议的组织,和,和管理,会,会务,的,的实施-,会,会议结束,会议结束的,工,工作,1,退房；,整,整理物品,；,；,结帐；,回,回收问卷,。,。,会议的组织,和,和管理,会,会,务,务的实施-会议结,束,束,案例：,意,意见反,馈,馈样式（目前,工,工作未,涵,涵盖，,需,需要加,强,强）,会议的,组,组织和,管,管理,目,目录,一、会,前,前准备,二、会,务,务实施,三、会,后,后总结,和,和决算,四、中,小,小型会,议,议的会,务,务管理,目录,会议的,组,组织和,管,管理,会,会,后,后总结,和,和决算,总结经,验,验教训,，,，表彰,先,先进,会后的,总,总结和,决,决算,案例：,汇,汇款、,总,总结、,会,会,务人员,考,考核标,准,准,会议的,组,组织和,管,管理,会,会,后,后总结,和,和决算,统计分,析,析参会,情,情况,会后的,总,总结和,决,决算,案例：6月份,生,生日活,动,动分析,1.参,与,与情况,（,（原因,分,分析）,2.活,动,动满意,度,度,3.改,进,进措施,会议的,组,组织和,管,管理,其,其,它,它,6月份,生,生日活,动,动签到,情,情况,会议的,组,组织和,管,管理,其,其,它,它,代理入,住,住情况,会议的,组,组织和,管,管理,其,其,它,它,6月份,生,生日活,动,动人员,会议的,组,组织和,管,管理,会,会,后,后总结,和,和决算,会议费,的,的报销,、,、决算,和,和,分摊,会后的,总,总结和,决,决算,案例：,会议的,组,组织和,管,管理,目,目录,一、会,前,前准备,二、会,务,务实施,三、会,后,后总结,和,和决算,四、中,小,小型会,议,议的会,务,务管理,目录,会议的,组,组织和,管,管理,中,中小型,会,会议的,会,会务实,施,施,中小型,会,会议的,会,会务实,施,施,会务工,作,作程序,会议准,备,备检查,表,表,会议主,持,持人自,我,我,检查表,目标管,理,理,为,为什,么,么实行,目,目标管,理,理,1、会,议,议目的,：,：,2、会,议,议的形,式,式：,3、会,议,议的时,间,间：,4、会,议,议议程,及,及主持,人,人：,5、会,议,议地点,；,；,6、会,场,场如何,布,布置；,7、出,席,席人数,；,；,8、出,席,席者名,单,单；,9、出,席,席者座,位,位安排,；,；,10、,是,是否准,备,备座签,；,；,高效会,议,议基本,环,环节及,注,注意问,题,题,几,几个注,意,意问题,举例：,会,会务准,备,备检查,目标管,理,理,为,为什,么,么实行,目,目标管,理,理,11、,是,是否安,排,排出席,人,人员往,返,返会场,的,的,交通工,具,具；,12、,会,会议是,否,否安排,出,出席人,员,员住宿,问,问题；,13、,有,有无资,料,料随会,议,议通知,预,预先发,出,出；,14、,准,准备那,些,些必要,的,的辅助,视,视听器,材,材；,15、,准,准备文,具,具（文,件,件夹、,订,订书机,、,、订书,针、胶,带,带纸等,）,）；,高效会,议,议基本,环,环节及,注,注意问,题,题,几,几个注,意,意问题,目标管,理,理,为,为什,么,么实行,目,目标管,理,理,16、,准,准备会,议,议场所,周,周边位,置,置图（,行,行车路,线、洗,手,手间、,茶,茶水间,、,、休息,室,室、餐,厅等；,17、,是,是否要,求,求与会,者,者准备,资,资料及,副,副本的,份数；,18、安,排,排食宿及,床,床位及娱,乐,乐项目；,19、其,他,他：是否,有,有少数民,族,族、是否,有,有人,吃素、是,否,否有翻译,、,、是否有,记,记者参,加；,高效会议,基,基本环节,及,及注意问,题,题,几,几个,注,注意问题,会议的组,织,织和管理,谢,谢,谢,谢大家,课讲完了,，,，,对大家有,用,用吗？,谢 谢,大,大 家！,休 息,，,，,休息一会,儿,儿！,9,、静,夜,夜四,无,无邻,，,，荒,居,居旧,业,业贫,。,。1月-231月-23,Friday,January6,2023,10,、雨中黄,叶,叶树，灯,下,下白头人,。,。19:44:0119:44:0119:44,1/6/20237:44:01PM,11,、以我独,沈,沈久，愧,君,君相见频,。,。1月-2319:44:0119:44,Jan-2306-Jan-23,12,、故,人,人江,海,海别,，,，几,度,度隔,山,山川,。,。19:44:0119:44:0119:44,Friday,January6,2023,13,、乍见翻疑,梦,梦，相悲各,问,问年。1月-231月-2319:44:0119:44:01,January 6,2023,14,、他乡生白,发,发，旧国见,青,青山。06 一月20237:44:01 下午19:44:011月-23,15,、比不了得,就,就不比，得,不,不到的就不,要,要。一月 237:44,下,下午1月-2319:44,January 6,2023,16,、行动,出,出成果,，,，工作,出,出财富,。,。2023/1/619:44:0119:44:01,06January 2023,17,、做前，能,够,够环视四周,；,；做时，你,只,只能或者最,好,好沿着以脚,为,为起点的射,线,线向前。7:44:01 下午7:44,下,下午19:44:021月-23,9,、没有失,败,败，只有,暂,暂时停止,成,成功！。1月-231月-23,Friday,January6,2023,10,、很多事,情,情努力了,未,未必有结,果,果，但是,不,不努力却,什,什么改变,也,也没有。,。,。19:44:0219:44:0219:44,1/6/20237:44:02PM,11,、成,功,功就,是,是日,复,复一,日,日那,一,一点,点,点小,小,小努,力,力的,积,积累,。,。1月-2319:44:0219:44,Jan-2306-Jan-23,