职场人士最好的时间管理PPT（PPT44页)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第一页,时间管理,职场人士最好的时间管理培训,有效的时间管,理,理,课程目标,这个课程给大,家,家最重要的讯,息,息是。,不是教给你把,事,事情做得快的,技,技巧,也不是教你怎,样,样可以不眠不,休,休。,我的问题所在,？,？,我需要作出怎样的决定,?,我可以做些什么和要,做,做些什麽,?,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,时间管理的错,误,误观念,什么是时间杀,手,手,人最容易掉进,的,的时间陷阱,认识时间障碍,时间管理只是,常,常识只要我把,工,工作做好，,我,我的时间管理,应,应该还不错,我在压力下表,现,现较好， 时,间,间管理会令我,失,失去我的优势,我有使用计事,本,本和行事历，,这,这还不够吗？,时间管理的错,误,误观念,什么是时间杀,手,手,无形的（不自,觉,觉）,有形（自觉的,）,）,接听电话,打电话,会议,打扰,官僚作风,沟通不足,办公室政治,资源不足,阅读文件及邮,件,件,交通堵塞,欠缺周详计划,不懂分辨轻重缓,急,急,过分注重细节,犹豫不决,不懂得说不,拖延,善忘,不懂授权,欠缺组织,健康欠佳,工作欠目标，,优,优先次序不,明,明确,危机管理能力,薄,薄弱,多项工作须同,时,时进行,自我组织问题,外界骚扰,无力拒绝要求,不能有效授权,拖延工作,会议,人最容易掉进,的,的时间陷阱,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,如何运用时间,管理自己,订立目标,妥善计划,权衡轻重,权利下放,自我约束,要管理好自己,吗,吗,?,要懂得管理自,己,己，首先要认,识,识自己。,抛弃恶习,引进新的工作,方,方式和生活习,惯,惯,为什么需要目,标,标？,目标是行动的,导,导航灯,!,成功就等于目,标,标，,其他的一切都,是,是这句话的注,解,解。,美国潜能,大,大师伯恩,崔西语,为什么需要目,标,标？,哈佛大学有一,个,个非常著名的,25,年跟踪调查：,对,对象是一群智,力,力、学历、环,境,境都差不多的,年,年轻人，调查,发,发现 ：,27%,的人没有目标,60,目标模糊,10,有清晰但较,短,短期的目标,3,有清晰且长,期,期的目标,成为社会各界,的,的顶尖人士,成为各行业的,专,专业人士,社会的中下层,面,面安稳地生活,与,与工作,社会的最底层,，,，抱怨整个世,界,界,3,有清晰且长期的目标,10,有清晰但较短期的目标,60%,目标模糊,27%,没有目标,25,年后调查发现,：,：,计划目标,B,E,C,D,A,Specific -,明确的,Measurable -,可以量度,Achievable -,可以达成,Time Bound -,有时间性,Realistic -,实际可行,短期目标,分解目标,剥洋葱法,多杈树法,长期目标,个人目标：健,康,康、休闲和营,养,养方面的目标,事业目标：自,我,我职业规划,项目计划（例,如,如推行,新系统）,日常运作计划,（,（编写每月生,产,产报告）,每周的行事安,排,排,每日需要完成,的,的工作,短期的目标应该是现实的！,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！,命中是偶然的,，,，打不中是必,然,然的！,如 果 没,有,有 目 标,订立计划以掌,握,握时间,以目标,优先次序,理想工作时间,表,表表示这三块,积木为基础,想好一天的计,划,划,搞清楚个人活,力,力周期表,再根据最有效,的,的工作,时间,勾勒出,“,理想工作时间,表,表,”,根据目标的轻,重,重,安排优先次序,订好长期目标,以及的短期目,标,标,运用企划的概,念,念,-,拟定计划,分解目标,长期目标,TO DOLIST -,执行事项清单,每天做,每天同一时间,做,做,将优先次序写,下,下,由最重要的事,情,情写下,分解目标,长期目标,TO DOLIST -,执行事项清单,分解目标,长期目标,理想的工作时,间,间表,1/,要有正面的,工,工作态度,2/,留意自己的,表,表现曲线,3/,预留自己安,静,静的时间,4./,利用工作日,志,志,分解目标,看看你的工,作,作日志,然后问自己,:,几点开始目,标,标?能不能早点,开,开始?有没有任何,让,让你分心,以,以致无法完,成,成目标的事,情,情?,能不能早点开始?,你完全不受干扰,的,的最长时段有多,久,久? (不要把午饭也放,进,进去),你最有效率和最,你将当天的主要目标完成到什么程度?,你会照着优先次序的书面计划做事吗?,你在适当的时间做适当的事吗?,你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权?,手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节?,你花的时间与你的优先次序是否相称?,请记着,:,巴雷德“,80/20”,定理,分解目标,长期目标,以行动配合计划,将目标写下来,-,是什么目标?要达致什么的成,果,果?,行动,要做些什么?,次序,-,哪些,应该,先,做/,哪些,为,后?订下完成日期及排列优先,次,次序,时间估计,每项的行动需要,多,多长时间?,灵活性,有没有预留时间,给,给不可估计的突,发,发事情,时间表,甚么时候处理甚,么,么事项？,你是怎样编排时,间,间计划？,一、年度计划,甘,甘特图二、,周,周计划执行事,项,项清单史蒂,芬,芬,柯维博士“与,时,时间有约”,权衡轻重,最重要的是我们,必,必须常常把最重,要,要的事列为最重,要,要,The main thingis tokeep the mainthing the mainthingat alltimes,长期目标,区分优先工作,某些事件,某些电话,浪费时间之事,不重要又不紧急,改进产能,建立人际关系,发新机会,重要但不紧急,某些电话,某些信件与报告,某些会议,不重要但紧急,危机,急迫的问题,有期限压力的计,划,划,重要又紧急,有趣的活动,防患未然,规划、休闲,不速之客,必要而不重要的,问,问题,受欢迎的活动,分解目标,长期目标,权利下放,授权,授 权 应 有,的,的 心 态,?,把工作授权给下,级,级,应该存在一个给,下,下属发展的机会,它不是用来惩罚,下,下级,不是让经理摆脱,自,自己不喜欢做的,事,事情,授权的形态,主要可以分成两,种,种形态：,下达指令,充分信任,如何介定哪些工,作,作委派,?,你必须自己做,你应该做,但有些人可以帮,助,助你,你可以做,但如果其他人有,机,机会也可以做,其他人应该做,但情况紧急时你,可,可以帮他,其他人必须做,解释所分配工作,的,的重要性,订出需要的结果,询问下属的意见,及,及疑问,预期的成果,订出下,属,属的权,利,利范围,及,及规定,达到完,成,成工作,限,限期的,共,共识,订出跟,进,进时间,表,表,肯定成,就,就,提高士,气,气,应守的,规,规则,自我约,束,束,行为科,学,学研究,表,表明：,一,一个人,一,一天的,行,行为只,有,有,5,是属,于,于非习,惯,惯性的,，,，而,95,的行,为,为都是,习,习惯性,的,的。,江山易,改,改，本,性,性难移,!,罗曼,罗兰名,言,言：性,情,情即命,运,运,!,时光对,有,有些人,像,像张满,的,的风帆,，,，而对,另,另一些,人,人却像,爬,爬行的,蜗,蜗牛。,1,、给变,你,你的习,惯,惯,2,、修正,你,你的态,度,度,3,、增加,你,你的生,产,产力,1.,你的办,公,公桌,你的工,作,作环境,是,是怎么,样,样,?,有什么,方,方法令,你,你的办,公,公环境,可,可以令,你,你感到,愉,愉快和,增,增加效,率,率,?,改善工,作,作环境,将所有,可,可以吸,引,引你视,线,线的东,西,西全挪,开,开,将你每,天,天必须,用,用的文,具,具放在,上,上面,(,电话,时间表,笔记本,日历,笔座,.),将你要,用,用的器,材,材放在,容,容易找,到,到的地,方,方,把以下,可,可以鼓,励,励自己,的,的金石,良,良言放,在,在你抬,头,头可以,看,看到的,地,地方,将一些,你,你知道,不,不会作,出,出反应,的,的信件,抛,抛弃,利用文,件,件夹来,将,将不同,的,的文件,归,归档,2.,归档,一些你,需,需要今,天,天马上,完,完成的,事,事情,- DO NOW,一些你,需,需要这,个,个星期,完,完成的,工,工作,- FILE,一些你,需,需要归,档,档的文,件,件,- FILE,有空才,阅,阅读的,书,书本,- READ,需要传,阅,阅的文,件,件,- PASSON,一些文,件,件需要,等,等待资,料,料完成,- PROGRESS,马上处理,只作参考,归档,所有的文件和书信应分三类,3.,如何处,理,理电话,/,电邮,如果找,不,不道要,通,通话的,对,对方,-,切记要,留,留言,并说明,事,事情的,严,严重性,以确保,对,对方回,电,电,打电话,之,之前,要把事,情,情重点,写,写下来,要谈比,较,较复杂,的,的事情,可以先,将,将文件,传,传真给,对,对方,先,先看,减少详,细,细解释,的,的时间,备有有,关,关文件,自设时,限,限,4.,处理会,议,议,每次召,开,开任何,会,会议前,必须要,紧,紧记以,下,下几点,:,我是否,一,一定要,出,出席这,个,个会议,会议之,前,前应派,发,发议程,说明开,会,会的目,的,的,如果你,是,是主席,你应,鼓,鼓励发,言,言和要,求,求言之,有,有 物,要避免,发,发言同,事,事偏离,主,主题,最好设,定,定一个,时,时限,以方便,各,各人安,排,排工作,5,.,要懂得,说,说不,说不应,该,该是有,礼,礼貌,要给对,方,方的清,晰,晰的解,释,释,给对方,另,另外的,选,选择和,建,建议,6,.,处理拖,延,延心态,为什么,我,我们会,拖,拖延？,不,知道如,何,何或从,何,何入手,不知道,为,为什么,要,要做？,不喜欢,去,去处理,个人情,绪,绪及健,康,康问题,缺乏奖,励,励,没有迫,切,切性,找借口,过分忧,虑,虑,忙碌过,后,后,7.,改善拖,延,延方法,行动：,每,每次只,处,处理一,项,项工作,及时去,做,做,交付下,属,属去做,把工作,分,分成若,干,干部分,订出工,作,作时间,问题、,文,文件洗,牌,牌,着手工,作,作时间,改善拖,延,延方法,建立自,信,信,-,跟,自己,说 “,我,一定可,以,以做到,”,设立目,标,标,找出与,自,自己相,关,关的方,法,法,-,对,自己,的,好处,储蓄时,间,间全力,再,再战,自我奖,励,励,设立完,工,工期限,时刻提,醒,醒自己,事,事情的,重,重要性,有充分,的,的准备,，,，才会,把,把事情,做,做好,时间就,是,是金钱,我们可,以,以怎样,赢,赢得每,一,一分秒,?,利用交,通,通时间,与运动,同,同行,避开繁,忙,忙时间,车上观,察,察构思,车上看,书,书,出差外,游,游,收集情,报,报,计划构,想,想,寓工作,于,于娱乐,目,录,录,认识时,间,间障碍,如何运,用,用时间,总结,希望你,能,能够,:,看到自,己,己的问,题,题在那,里,里,要改变,生,生活的,习,习惯和,工,工作方,式,式,在自己,所,所能控,制,制的情,况,况下,把握每,分,分钟,订立目,标,标,策略,行动去,应,应付每,一,一个挑,战,战,在,不,不,能,能,完,完,全,全,自,自,己,己,控,控,制,制,的,的,情,情,况,况,下,下,把,负,负,面,面,的,的,影,影,响,响,减,减,到,到,最,最,低,低,总,结,结,有,清,清,晰,晰,的,的,目,目,标,标,知,道,道,自,自,己,己,在,在,做,做,什,什,么,么,和,和,要,要,做,做,什,什,么,么,分,辨,辨,事,事,情,情,的,的,先,先,后,后,次,次,序,序,知,道,道,自,自,己,己,是,是,否,否,朝,朝,着,着,目,目,标,标,前,前,进,进,选,择,择,做,做,对,对,的,的,事,事,而,不,不,是,是,说,说,只,只,念,念,着,着,把,把,事,事,情,情,做,做,对,对,讲,求,求,效,效,率,率,以,最,最,少,少,的,的,资,资,源,源,追,追,求,求,最,最,大,大,的,的,成,成,效,效,计,划,划,每,每,天,天,每,周,周,每,年,年,要,要,做,做,的,的,事,事,情,情,估,计,计,需,需,要,要,完,完,成,成,时,时,间,间,并,编,编,排,排,时,时,间,间,表,表,行,行,事,事,懂,得,得,在,在,适,适,当,当,时,时,候,候,说,说,“,“,不,不,”,”,建,立,立,一,一,套,套,方,方,法,法,和,和,技,技,巧,巧,减,减,少,少,打,打,扰,扰,缩,短,短,必,必,须,须,要,要,做,做,的,的,事,事,所,所,花,花,的,的,时,时,间,间,抗,拒,拒,拖,拖,延,延,求,取,取,生,生,活,活,和,和,工,工,作,作,平,平,衡,衡,总,结,结,