个人时间管理PPT课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,培训资料系列,时间管理课程,1,认识时间管理的重要性,识别导致时间浪费的因素,掌握时间管理的原则与步骤,2,时间管理的重要性,时间管理原则及步骤,时间管理操作案例,目录,3,小故事,有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：,“,没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。,”,同伴说：,“,嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。,”,如何利用时间？,为什么要进行时间管理？,时间管理的重要性,4,供给毫无弹性,无法储蓄,无法取代,无法失而复得,时间的特性,5,测测你的时间安排是否合理,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答,“,Yes,”,Or,“,No,”,.,1 你通常工作很长时间吗？,2 你通常把工作带回家吗？,3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7 你经常在做重要工作时被打断吗？,8 你经常占用用餐时间工作吗？,9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？,11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？,16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,6,为什么时间总在不留意间溜走,没有目标或缺乏计划,没有设定时限,本末倒置，没有轻重缓急,不会统筹安排,大包大揽，事必躬亲,磨叽拖拉，磨洋工,等待,有求必应，来者不拒,冗长而又无效的会议,官僚作风、文牍主义,沟通不良，做无用功,追求完美,莫名发呆,干扰（电话、短信,）,这些,“,时间杀手,”,是否就在您的身边,？,7,时间管理的原则及步骤,原则一：制定计划,原则二：目标,ABC,原则三：原则,原则四：今日事今日毕,原则五：养成习惯,原则六：精力管理,8,时间管理的原则,原则一：,制定计划,必须事先对工作做出计划,必须按照计划去执行、去实施,必须留出处理不可预计事物的时间,时间管理的重点：待办单、日计划、周计划、月计划表,99%,的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。,美国管理学家德鲁克,9,时间管理的原则,原则二：目标,ABC,在最有价值的那些项目旁边，标上大写的,A,字，在稍低价值的项目旁边标上大写的,B,字，在价值最低的项目旁边标上,C,字。,A,必须做的,B,应该做的,C,不值得做的,10,时间管理的原则,原则三：,80/20,原则,80/20,原则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则,80%,的价值来自于,20%,的项目，而剩下的价值则来自于,80%,的项目。简单地说：,20%,的工作占整个工作,80%,的价值,集中,80%,的精力要做,20%,的工作,投入,20%,的精力做另外,80%,的工作,11,时间管理的原则,原则四：今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。,应付拖延的招数：,1,）订定完成期限,2,）建立回馈制度,3,）安排人监督你,4,）趁早解决,5,）把工作划分为几个小部分,6,）现在就去做,12,时间管理的原则,原则五：养成习惯,你要知道什么是好的时间管理习惯,坏习惯是可以并且是必须要改变的,好的习惯是可以养成并且是必须要养成的,时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成,13,时间管理的原则,原则六：精力管理,专注于一件工作的两小时；,人一天当中最好的精神有三段；,八小时时间的四区域分配。,14,时间管理的步骤,设定目标,优先排序,统筹安排,每晚回顾,没有目标就无法管理,目标必须明确具体,写下目标,先按重要性再按急迫性决定顺序,时间,/,利益之比较,80/20,法则,一天内,2-3,件要项,提高时间的利用率,增加生命的宽度,检视自己的时间管理状况,如不满意，可检讨自己的时间管理方法,发现问题后，及时进行调整,15,2024/11/28,16,时间管理的步骤,设定目标,以,“,目标导向,”,而不是以,“,机会导向,”,来安排你的工作。,沒有目,标,的箭！永,远,射不到靶心！,17,时间管理的步骤,每晚回顾,优先排序,重要,紧急,危机（看病、救火）,急迫的问题,有期限压力的计划,规划,防患未然（锻炼、防火）,技能提升、创新,建立人际关系,发掘新机会,无谓的交际应酬,某些电话、信件,个人嗜好的沉迷,拖延（看电视、上网,）,不速之客,临时会议、邀约,某些电话、邮件,下属请示与报告,无用人,无聊人,压力人,从容人,马上就做,定出时间待会做,别做了,/,打发时间、休闲,授权别人做,我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型（分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限），并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。,依工作的轻重缓急来安排优先顺序。先做,紧迫而重要,的事，再做,不紧迫而重要,的事，其次才是,紧迫而不重要,的事，,不紧迫而不重要,的事摆在最后。,18,时间管理的步骤,统筹安排,统筹安排,思考：下面的这个模型说明了什么？我们怎样将其借鉴到时间管理当中？,大石头,小沙子,水,统筹安排,19,时间管理的步骤,成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目。,1,）检查当天的工作完成情况；,2,）总结经验，吸取教训；,3,）每天晚上为自己列出第二天的工作清单！,每晚回顾,20,时间管理操作案例,我们时间管理的问题在哪里？,时间的浪费,电话干扰，陪同煲粥,会而不议，议而不决,不速之客，礼节陪聊,回复信件，斟字酌句,外部客观的低效率，如：,A,、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）,B,、餐饮服务,C,、社会化程度,21,时间管理操作案例,时间管理的八大法宝,树立时间价值观,理念变革,结构流程优化,组织前提,工作环境,“,”,准备工作,工作的计划性,目标管理,分清工作轻重缓急,优先级,并行串行的兼顾性,统筹学,工作任务转移,授权与借力,学会说,“,不,”,拒绝的学问,22,时间管理操作案例,电话干扰,解决方法：,（,1,）处理,（,2,）转接,（,3,）暂缓,（,4,）速办,1,阻绝干扰,2,集合所有电话,在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。,23,时间管理操作案例,进度失控,解决的方法,解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。要求自己所有重要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。,24,时间管理操作案例,会议耽搁,解决的方法,：,(,1),会议要有目的,(2),召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。,(3),派得上用场的人才应该参加会议。,(4),安排适当的计划做很多事情都一定要有,PDCA,。,(5),会议的时间和次数要适当,(6),务必准时开会与散会,(7),应付干扰、提高效率的办法就是制定规则,(8),对于脱离讨论议题的解决办法,(9),会要有议，议要有决，决要有行综述结论，确保大家能够达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。,(10),追踪会议决议的执行,25,时间管理操作案例,文件复杂,原因分析,改进方法,优柔寡断（是各主管的因素）,先把文件读一遍然后处理掉,拖拖拉拉（团队彼此之间的协调力、向心力、凝聚力不够）,标准化,格式化,没有授权,充分信任地授权,完美主义,抛开完美主义,文件囤积成习，不经过系统的归档,文件过期的一定要销毁，避免让文件积压，不要让文件不断的流通,档案过多，没有系统的整理,给档案标识指名设定的符号,各自工作,在放下工作之前首先应该把工作做完,贪求过多,讲求实际，专注于你最有价值的事项,没有系统,设计简化文件的处理系统,读速太慢,让助理摘述内容，增快读速,克服文件复杂,26,时间管理操作案例,事必躬亲,解决的方法,：,1,管理人员的上级引导,如何引导他？,学会让他独当一面,不断地教他要接纳错误，从错误中去学习,引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制,2,管理人员自身应注意,学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。,把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。,如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。,27,时间管理操作案例,无力拒绝,解决的方法,：,(1),不要渴望受到别人的赞许或者接纳,(2),不要怕会冒犯别人,(3),对于义务的认识要正确,(4),学会如何拒绝，聆听别人的要求,(5),制定工作目标或者优先次序,(6),对于别人毫不考虑的就假定你会答应的解决方法,(7),学会拒绝老板,28,储存时间的小妙招,1,、工作模式化,2,、磨刀不误砍柴工,3,、,1+1=1,简化生活,4,、琐碎时间留给琐碎事，保留整块时间,5,、灵活调整，生出时间,6,、工作所需时间,可利用时间,29,谢谢,30,2024/11/28,31,