公文格式及写作基本要求

单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,公文格式及公文写作,加强公文处理工作的意义,适应改革开放形势的需要，更好地与国际贯例接轨。,提高科学化规范化管理水平，适应全院实施ARP系统管理的要求。,提升单位管理水平和对外形象，提高工作效率，减少重复劳动。,主要内容,公文格式：,公文用纸、排版规格、,公文要素、不规范公文举例,公文写作：,通知、请示、报告、会议纪要,一、公文用纸主要技术指标,质量：60g80g胶版印刷纸或复印纸,幅面：A4型纸（210mm297mm）,天头：37mm（上下）,订口：28mm（左右）,版心：156mm225mm,二、排版规格与印制要求,标题用2号小标或黑体字,正文用3号仿宋体字,每页排22行，每行排28字,双面印刷，左侧装订,订位在左侧上下各14处,三、公文各要素的组成,眉首,：份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人姓名,主体,：标题、主送、正文、附件、日期、印章、说明、附注,版记,：主题词、抄送、印发机关和日期、反线,四、公文的基本要求,公文内容要求,应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。如：,对原有政策、规定进行调整修订，应在颁布新的政策、规定时对原有政策、规定予以废止。,四、公文的基本要求,文字表达,公文应情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。,公文中人名、地名、数字、引文、日期要准确。,引用公文应先引标题，后引发文字号。,引用外文应注明中文含义。,日期应写明具体的年、月、日。,四、公文的基本要求,公文结构层次：,原则上不超过四层,一、,（一）,1.,（1）,非规范化简称：,应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。,数字的使用：,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。,四、公文的基本要求,文种的确定：,根据行文目的、发文单位与主送单位或部门的行文关系确定。,行文关系：,应根据单位或部门隶属关系和职权范围确定。不得越级请示，不应以单位名义或单位领导个人名义向上级领导个人报送公文。,四、公文的基本要求,附件：,附件是用于补充说明正文的文字材料。在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。,主题词：,由反映公文内容的类别词、类属词和文种组成。一般由35个词条组成。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。,五、不规范公文病例分析,1、,内容和要求上不规范,：请示报告不分，上行文不签发，一文数事、引文不标出处、附件不规范、简称不规范、数字使用不规范、结束语不规范。,2、,行文关系不规范,：越级上报、送领导个人文件、多头主送、不按职权范围送文、会签部门不全执行困难。,3、,公文格式不规范,：白条子文件、版式标题不规范、排版、主题词任意编写、落款用语不准确等。,公文写作,公文是用于公务活动的一种应用文书，公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。,中科院公文的种类主要有9个：,决定通知通报 报告 请示 批复 意见函会议记要,1、通知的写法,通知是众多公文中使用范围最广，使用频率最高的文种。,批示性通知,指示性通知,事务性通知,会议通知,任免通知,1、通知的写法,通知由标题、主送机关、正文、落款四部分组成,标题：发文机关、事由、文种。,1、国务院关于发布公文处理办法的通知,2、沈阳分院关于开展安全工作大检查的通知,3、沈阳自动化所关于聘任同志专业技术职务的通知,主送：,被通知的对象。,正文：,通知的缘由、通知事项、通知,要求（明确具体写清时间、,地点、内容、议程、参加人员、,会期、资料要求、注意事项）,落款和日期：,正文后右下方。,1、通知的写法,2、会议纪要的写法,会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的纪实性公文。可上报、下发及同级交流，具有内容的纪实性、高度的概括性和较强的指导性的特点。,会议纪要主要分为办公会议纪要和专项会议纪要两种。,2、会议纪要的写法,会议纪要主要由标题和正文两部分组成,标题：会议名称加文种。,正文：1、会议概况,2、会议主要内容、议题,3、会议结果、决议,2、会议纪要的写法,1、会议概况,会议主办单位、时间、地点、参加人员、会期、主持人、主要议程等。,2、会议议题和结果,单项议题和多项议题要分列清楚。,议决问题和未决问题要分列清楚。,如：会议指出；会议原则同意；会议强调；会议要求；会议议定；个别同志认为；会议暂未决定等。,3、,请示的写法,请示是向上级机关请求指示、批准时使用的上行文种。分为两类：,直接性请示：,直接向上级请求批准某事项。,批转性请示：,把某一方面工作的意见或下属单位需办理的事项向上级请求批转或批复。,3、请示的写法,请示的内容包括：,请示的依据、请示的缘由和请示的目的,请示的依据、请示的缘由（为什么要请示）,请示的目的（请示什么）,请示的结尾：,（直接性）请批复请批示,（批转性）请批转执行请审核,3、请示的写法,请示的注意事项：,一文一事,一个文件请示一个问题,一个主送机关,多头请示易造成推诿扯皮或意见不一,不能向领导者个人报送请示,4、报告的写法,报告是机关使用频率很高的上行文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级询问等事宜。,报告与请示的区别：,报告对上级没有肯定的批复要求，上级可批示也可不批示。,报告是事中或事后行文，请示是事先行文。,4、报告的写法,报告的种类（综合性和专题性）：,陈述基本工作情况、作法、存在问题；,报告动态、反映信息、提出建议；,检讨工作失误、总结经验教训；,报告紧急事故、突发情况、自然灾害；,答复上级机关专题询问事项等。,4、报告的写法,报告的内容(三段式）：,基本情况,作法、经验、现状,存在问题,原因分析、责任认定,下步工作,今后措施、处理意见、,政策建议,七、重申公文管理的要求,增强全员公文意识，统收统发，归口管理，提高公文效率。,1、各渠道正式文件统一管理。,2、会议文件主动交办公室处理。,3、密级文件严格管理。,4、上报文件主动归档。,（年报、综合统计、专项工作报告）,5、不横向传阅公文。,6、严格公文用笔要求。,谢谢,