管理信息系统的分析

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,管理信息系统的分析,MIS分析的任务与步骤,系统分析的任务：,系统分析的任务,详细调查收集和分析用户需求：,用户需求是指用户要求新系统应具有的全部功能和特性，主要包括：功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密要求、开发费用、时间以及资源方面的限制等。,确定新系统初步的逻辑模型：,逻辑模型是指仅在逻辑上确定的新系统模型，而不涉及具体的物理实现，也就是要,解决系统“干什么”，而不是“如何干”,。逻辑模型由一组图表工具进行描述。用户可通过逻辑模型了解末来新系统，并在此基础上进行讨论和改进。,编制系统说明书：,对上述采用图表描述的逻辑模型进行适当的文字说明，就组成了系统分析说明书，它是系统分析阶段的主要成果。系统分析说明了书即是用户与开发人员达成书面协议的依据，也是管理信息系统生命周期中的重要文档。,详细调查与收集数据,详细调查的工作原则：,1、,自顶向下全面展开,：也就是从战略层向业务层逐级调查,2、,存在的不一定是合理的,：就是弄清楚各管理部门存在的理由，分析其有无优化改进的可能性,3、,分工和协作相结合,：企业一般比较庞大，因此系统的调查一般由多个系统分析人员共同完成，因此就存在分工和协作的问题，合理的分工和协作可以提高系统分析的效率,4、,点面相结合展开调查,：从企业的全局和局部对企业进行多角度的调查,5、,主动沟通的工作方式,：系统分析人员要主动和企业业务人员和管理人员进行思想交流和业务交流，以求调查的顺利进行,详细调查与收集数据,详细调查的主要内容：,1、静态信息调查：,组织结构的调查,要建立管理信息系统，就必须知道当前系统的组织机构设置情况和他们之间的隶属关系，重点是于计算机管理有关的机构和它们之间的关系,广州分公司,海南分公司,北京分公司,上海分公司,总裁办公室,财务部,工程管理部,资产管理部,股东大会,董事会,总经理,监事会,副总经理,组织结构的调查情况最终用组织结构图来描述。图中用矩形框表示组织机构，用箭头表示领导关系。,决策层,：拟定长期发展规划经营方针等,管理层,：执行上层决议，管理日常工作,执行层,：完成日常生产、业务调度等工作,详细调查与收集数据,详细调查的主要内容：,2、静态信息调查：,功能体系的调查,系统有一个总目标，为了达到这个目标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于下面各项更具体的功能,功能结构调查的任务就是要明确系统的这种功能构造,功能A,功能B,功能C,功能B1,功能B2,功能B3,目标,系统功能体系的结构,目标：提高市场份额,功能1：经营计划,功能2：研发计划,功能3：财务管理,功能4：销售计划,功能31：预算管理,功能32：成本核算,功能33：工资管理,功能34：投资管理,某企业的功能体系示意图,功能要依靠组织机构来具体实现，因此在理想情况下，,功能和组织应该是一致的。但是由于客观情况的复杂性，在,当前系统中，功能体系和组织机构并不能一一对应，这就,要求我们在进行调查时认真分析，加以划分。,详细调查与收集数据,详细调查的主要内容：,3、动态信息调查：,业务流程的调查,在对系统的组织结构和功能体系了解的基础上，需要从一个实际业务流程的角度对工作过程有一个动态的了解，,最终以业务流程图的形式表现出来,4、动态信息调查：,数据流程的调查,工作步骤：收集、分析,工作任务；,收集一切可以收集的单据、凭证、报表资料，并,搞清楚这些资料的出处及相互关系,必须调查清楚每个数据的出处，即数据由那个部门、那个功能产生的,必须调查清楚数据间的前后联系、运算公式等,其中资料的收集是重点,在这个阶段通常会使用一些表格来对收集到的各种资料进行归类、整理。这些表格主要有：,资料一览表：主要用来归纳收集到的各种资料，并分别统计输入、输出和存储数据的总量。同时还能精确地表示各种数据流和数据存储的数据结构,重复数据统计表：统计企业中数据的重复操作情况,详细调查与收集数据,调查的方法及注意事项：,调查的方法,1、,收集资料,：就是对各科室、业务部门的工作单据、凭证、报表等进行收集,2、,开调查会和个别访问,：就是系统分析人员和用户直接交流，征询用户的意见和业务体会,3、,书面调查,：用调查表就某一问题向有关部门和个人进行调查，这是对比较复杂的系统所采用的一种方法,系统调查应注意的事项,1、,事先计划,：就是用户和系统分析人员事先制定调查进度计划，以便安排调查时间、地点和内容，并通知有关人员准备,2、,调查态度,：对被调查对象要有良好的态度和耐心,3、,调查顺序,：应确定合理的调查顺序,4、,研究分析,：就是及时的对调查获取的原始数据进行整理、研究、归纳，以求对系统的全面了解,现行系统分析,详细调查完成后，系统开发人员对当前系统的现状、存在的问题、用户的需求等有了深入的了解，并收集到了大量的资料。此时便可在新系统目标的指导下，着手对现行系统进行分析，依次描述现行系统的物理模型、逻辑模型，再通过优化，建立新系统的逻辑模型。我们将描述现行系统的物理模型和逻辑模型的过程称作,现行系统分析,。现行系统分析主要从业务流程分析和数据流程分析两方面对现行系统的物理模型和逻辑模型进行描述。,现行系统分析,业务流程分析,分析目的：描述现行系统的物理模型,分析结果：业务流程图,业务流程图的表达规范（或基本图例）,外部实体符号,：表达了某项任务参于的人或事物,信息流和物流,：表达了业务数据的流动方向，这个方向用箭头表示,各类单证报表符号,：表明了数据的载体,数据存储或文档符号,：表明了一种数据载体，但这个数据是作为档案表示的,业务功能描述符号,：表明了业务处理功能，以及承担这项处理功能的业务部门,各类单证、报表等,信息流或物流,外部实体,数据存储和文档,业务功能描述,业务流程图基本符号,现行系统分析,企业各部,门、人,原始凭证,财务主管,审核,记帐人员,制凭证,记帐凭证,总分类账,明细分类账,日记账,账薄管理者,登账,制表人,编制报表,财务报表,某企业会计帐务处理业务流程示意,首先本企业各种业务经办人将发票、内部领料单等经济活动中发生的各种原始凭证，交于财务主管进行审核、签字；财务主管同意报销后，会计计账人员利用各种原始单据填制记账凭证，并将记帐凭证按顺序编号、整理，装订成册；会计人员（即帐簿管理人）根据记帐凭证分类登记现金和银行日记帐、各种明细分类账和总分类账，并装订成册；最后由制表人员根据各类会计账簿编制会计报表，至此整个会计账务处理业务完成。,业务流程分析采用的是自顶向下的方法，首先画出高层管理的业务流程图，,然后再对每一个功能描述部分进行分解，画出详细的业务流程图。,信息系统的分析与设计(,*,),两种最广泛的开发和分析方法：,生命周期法：,将系统生命周期分为六个阶段（项目定义、系统分析、系统设计、编程、测试、实施与评价）,航空管制、航天系统等复杂技术系统适宜，但不适用开发需求不明确的系统（如决策支持系统），也不适合小系统的开发,原型法：,迅速开发初一个实验型小型系统，让用户判断是否符合需要，并反复修改，直至完全符合用户需求,知识经济的大发展使许多公司组织结构向灵活、小型、多层次、项目化发展（如建一个小区、开发一套小型功能软件）,现行系统分析,数据流程分析,什么是数据流,：输入流、输出流和处理过程是任何一个系统的最基本的组件，企业也不例外。企业的输入流、输出流的表现形式多种多样，如物流、事务流、货币流、人员流等等，但企业所有的输入输出流均可用数字形式来表示，从而形成企业的数据流。,物流,：进入原材料、加工、输出产品、投入商店、买给顾客等形成了企业的物流,事务流,：伴随着物流的产生，同时也产生了事物流，如原材料购买、产品销售等均属事务流,货币流,：就是在企业运作过程中的资金的流动,人员流,：指企业内工作人员的流动,数据流是人们记录上述各种流的抽象表达形式,现行系统分析,数据流程分析,为什么要进行数据流分析,企业的活动离不开数据流，通过对数据流的分析可以了解企业活动的全过程，了解各管理部门的实质和相互间的关系,可以为新系统逻辑模型的建立打基础,通过数据流分析可以进一步对调查获取的原始资料进行分析整理，并将不合理、不流畅的原始数据通过开展专项调查的形式进行补正。,数据流分析的方法,按业务流程图理出业务流程顺序，建立现行系统的物理模型，然后再对物理模型进行抽象，形成现行系统的逻辑模型，结合调查过程中掌握的数据处理过程绘制数据流图。,业务流程图,画数据流图,编制数据字典,编写处理说明,数据流程分析,数据流程分析的主要步骤,现行系统分析,数据流图,数据流图的基本符号,数据流,：,数据流由一组确定的数据组成。例如“领料单”由物资编码、物资名称、规格型号、领用数量、出料仓库、领用单位、日期等数据组成。,数据流用带有名字的箭头表示，名字表示流动的数据、箭头表示流向,。,数据流可以从加工流向加工；也可以从加工流向文件；从文件流向加工；还可以从源点流向加工或从加工流向终点。,对数据流的表示通常有以下的约定：,名字最好能反映出数据流的含义，不同的数据流间不能同名,对流进和流出文件的数据流不需标注名字，因为文件名本身就足以说明数据流了，而其它的数据流则必须标出名字,两个加工之间可以有多个不同的数据流，这是由于它们的用途不同，或它们之间没有联系，或它们的流动时间不同等,数据流图描述的是数据流而不是控制流，因此像业务流程图中的一些控制流在数据流图中应删去,数据流,加工处理,文件,数据源或终点,数据流图的基本符号,现行系统分析,数据流图,数据流图检查：,正确性和可读性,（1）数据流图的正确性检验：数据流图的正确性可从以下几方面检查：,数据守恒：一个加工的输出数据流仅由它的输入数据流确定，这个规则绝不能违背，数据不守恒的错误有两种，一是漏掉某些输入数据流；二是某些输入数据流在加工内部没有被使用。,文件使用：因数据流图中，文件与加工之间数据流的方向应按规定认真标注，这样有利于对文件使用正确性的检查。,例如，如果发现某个文件只有输入流，而没有输出流，对于这种情况，要么是画错了，要么是系统分析出现了问题，因为一个不产生任何输出流的文件是没有意义的。,加工和数据流的命名。加工和数据流的名字必须体现被命名对象的全部内容，而不是一部分。对于加工的名字，应检查它的含义与被加工的输入输出数据流是否匹配。,（2）提高数据流图的可读性,简化加工之间的联系。各加工之间的数据流越少，各加工的独立性就越高，因此应当尽量减少加工之间的数据流的数目。加工间的数据流最好控制在1-2条，否则就就应该考虑对加工进行合并、删除。,分解应当均匀。在同一张数据流图上，应避免出现某些加工已是最小功能单元，而另一些加工却还待继续分解好几层的情况出现，否则就考虑重新分解。,命名应当恰当。理想的加工名由一个具体的动词和一个具体的宾语组成。数据流和文件的名字也应具体、明确。命名应尽量做到使人一目了然。,现行系统分析,数据流图,数据流图举列,顶层图,一级细化图,二级细化图,会计员,管理者,账务处理系统,原始单据,财务报表,账薄凭证,顶层图,账务管理,P2,报表管理,P3,凭证管理,P1,会计员,原始单据,管理者,凭证,管理者,财务报表,F3：日记账文件,F1：凭证文件,F2：分类账文件,一级细化图,会计员,二级细化图,凭证管理,P1.1,F1：凭证文件,会计员,凭证管理,P1.4,凭证管理,P1.2,凭证管理,P1.3,原始单据,凭证,现行系统分析,数据字典,以上所述的数据流图描述了现行系统的总体框架结构，在数据流图的基础上，还需要对其中每个数据流、文件和数据项加以描述，我们把这些定义所组成的集合称为数据字典（Data Dictionary,简称DD）。,数据流和文件均是由数据项组成的，因此在数据字典中有三种类型的信息需要描述，它们是数据流条目、文件条目和数据项条目。,数据流条目,：对每个数据流进行定义，它一般由五部分组成，即数据流编号、数据流名、别名、组成和发生频率。下面是对凭证数据流的描述,数据字典的