3留连戏蝶时时舞——公关活动组织

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,工程3：留连戏蝶时时舞公关活动组织,今天真正的统治者是那些能够制造群众认同的“舆论工程师。,（美）爱德华伯内斯,一旦问题被确认并且提出解决的方案之后，则下面的问题就是行动和传播。,（美）斯各特卡特利普,1,任务9：组织专题会议,任务10：组织庆典活动,任务11：组织展览活动,任务12：组织赞助活动,任务13：组织参观活动,2,任务9：组织专题会议,案例导入,任务分析,实训设计,课后练习,3,案例导入,供给商大会,某超级市场有限公司因迅速扩张造成资金链的高度紧张，导致供给商货款不能及时支付，供给商为了不承担更多的压力，纷纷开始停止供货，导致超市各大卖场出现断货现象，为了扭转这种恶性循环状况，该企业决定召开一次大规模的供给商大会，让更多的供给商对企业的开展坚决信念，告知企业的现状只是暂时的，让供给商和企业一起开展成长。,会议的细节成为塑造新形象的关键，有鉴于此，该企业公关部制定了细致周密的会议组织方案，并取得了圆满的成功！,供给商大会后，大量货物又源源不断地陈列在这家企业的各大卖场！,4,任务分析,所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会议的组织是一个相对烦琐的工作，特别是大型会议的组织，更加不易。一件小事做不好，也会引起参会者的不满和各种连锁反应，因此，需要会议公关人员在会前做好充足准备，会中以及会后的各项效劳工作要做到责任到人，团结协作、统筹兼顾，综合协调。,出席会议与组织会议是完全不同的两码事，会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议组织工作。会议组织得法，可以使组织与内外公众很好的沟通，并在与公众接触中树立良好的组织形象。,通过会议组织的学习，使学生能够掌握会议组织的程序及重点事项，并能够积极配合其它组织者，共同搞好会议组织工作；能对会议实施有效指挥和控制，提高会务效劳的能力。,5,实训设计,会议组织与效劳训练,实训目的：通过训练，掌握会议签到的内容，掌握签到表的制作，签到效劳礼仪的要求，以及到会人员的人数统计工作、会议组织控制、会务效劳与材料整理等工作。,实训课时：3课时。,实训地点：实训室。,实训方式：以班级为单位，举行一次“外经贸会议；设置情景要求标准会议室，签到台，设定上级领导或院方领导、来宾若干人；安排签到人员、礼仪效劳人员、会议记录员若干人；以宿舍为单位分组进行。,实训步骤：,1会前布置。签到表、座位牌的制作；签到台、座位牌的放置；会场环境布置等。,2签到、引导会议座次。签到人员、礼仪效劳人员确定，表演准确地引导签到和座次，要求语言表达、礼仪标准；与会人员进入会场在引导下签到、就座。,3统计到会人数。签到人员统计到会人数、报告主席。,4会议组织控制。会议主持人确定，表演要求：语言表达、应变协调等；小组发言人角色扮演；自由发言。,5会务效劳与材料整理。资料发放标准训练：方位、顺序、姿势、用语等；茶水效劳，礼仪训练；会议记录：除会务效劳组人员和主持人外，原则上每位学生均作记录；摄影等。,实训考核：包括学生结果性材料与成绩考核（交会议签到表一份，占30%；会议人数统计表一份，占10%；交会议记录一份，占10%；过程表现，占50%。),6,相关知识要点,一、会前准备工作,二、专题会议会中工作,三、专题会议会后工作,7,一、会前准备工作,以中型、大型的会议来说，会前准备工作要有以下几个方面：,（一）制定会议预案,（二）确定会议议题、拟定议程和日程,（三）确定与会人员,（四）会务分工,（五）会议通知的拟写和发送,（六）制发会议证件与编排分组,（七）会场选定与布置,（八）准备会议所需用品和设备,8,二、专题会议会中工作,（一）会议的接站和报到工作,接站报到工作的主要步骤如下：,1要有统一的指挥调度系统,2要备有足够的车辆和接站人员,3在车站、机场设置接待站,4发放文件袋,9,（二）会议的签到和座位引导工作,公关人员应热情地迎接与会人员，并引导与会者及时签到，尽快就座。,1会议的签到,2让与会者就坐,3提前到岗、热情迎接,10,（三）会议记录工作,1会议记录的准备工作,2会议记录的内容,3会议记录的方法,11,（四）会议期间信息沟通,1做好会议期间的信息收集、传递、反应工作,2做好会议期间的对外宣传工作,12,（五）会议值班、保卫工作,会议值班工作的具体做法。大中型会议，一般要有会务组秘书坚持24小时值守，必要时，应建立主管领导带班制度，以保证会议顺利进行，并准备随时应付各种突发事件。,会议保卫工作的具体内容。包括与会的重要人员的人身平安保卫；会议重要文件的保卫；会场和驻地的保卫；会议的各种设备用品的保卫。,13,三、专题会议会后工作,（一）合理安排与会人员返程,（二）会场清理工作,（三）会议文件立卷归档,（四）会议总结工作,14,课后练习（共5题）,习题选摘：,1组织专题会议应坚持哪些公共关系原则？,2晓丹是五湖四海股份公司的办公室主任，公司董事会决定在北京举行年度股东大会，晓丹受聘负责会议筹备与接待效劳工作。请问晓丹应该从哪些方面着手组织这次会议呢？,3五湖四海公司为了答谢新老顾客对公司的厚爱，决定在公司会议室举办一次座谈会。如果让你来组织，你将怎样做？,15,任务10：组织庆典活动,案例导入,（,别开生面的庆典活动,）,任务分析,实训设计,课后练习,16,任务分析,庆典活动是某组织为庆祝某一重大事件而举行的一种公共关系专题活动、举办庆典活动可以向社会宣传组织的存在与开展，为组织创造良好的形象，因此庆典活动是组织中比较重要的公共关系专题活动。,通过组织引导学生模拟庆典活动，使学生掌握庆典活动的筹备方式，议程安排及庆典的标准效劳，了解庆典活动的类型，理解庆典活动的整体筹划、组织、并能熟练应用与庆典活动相关的技能。,17,实训设计,模拟开业庆典,实训目标：掌握开业庆典的组织和相关礼仪标准。,实训学时：2学时,实训地点：实训室。,实训准备：布置会场、挂横幅、准备致辞等。,实训方法：模拟某企业开业庆典仪式，使仪式落实在某个商业组织上。要求：,1编制一份庆典仪式程序，仪式按照程序进行；,2重要领导和来宾名单的单位、职务可由学生自己拟订，分别扮演相关角色。,3编制一份庆典仪式程序，,4庆典结束后，学生评析，教师总结。,5实训可分组进行，让学生轮流模拟演示各个角色。,18,相关知识要点,一、庆典活动的筹划,二、庆典活动的准备工作,三、庆典活动的实施,四、庆典活动重点事项,五、其它庆典活动,19,一、庆典活动的筹划,组织庆典活动是所有公共关系活动中“表演色彩最为浓厚的活动。要把庆典活动开展得有声有色，引起社会公众的广泛注意，公关人员应做好以下筹划工作。,（一）明确活动主题,（二）确定形式规模,（三）确定举办时间,（四）确定举办地点,（五）明确职责分工,20,二、庆典活动的准备工作,（一）发放请柬邀请来宾,（二）确定主持人,（三）会场布置,（四）宣传工作,（五）文稿、材料编写,（六）安排接待,（七）其他准备,（八）设计庆典程序,21,三、庆典活动的实施,宾客来到后，应有接待人员请他们签到。宾客签名后，礼仪小姐为其佩带胸花，由接待人员引到备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息并相互认识。如果是大型工程破土开工奠基仪式、工程竣工仪式、公司成立、商场开业等庆典活动，一般要进行剪彩。典礼完毕，宜安排些气氛热烈的节目，如敲锣打鼓、舞狮子、放飞信鸽、放气球，合唱歌曲、放喜庆音乐等。主持人宣布仪式结束，即可引导客人参观工程、组织、公司或商店。,22,四、庆典活动重点事项,（一）准备要充分,（二）造成轰动效应,（三）指挥要有序，头脑要清醒,23,五、其它庆典活动,（一）周年纪念,组织周年纪念的形式丰富多彩，但是无论何种形式，都必须注意以下几点：,1周年纪念活动必须有明确的主题,2注意介绍本组织的成就,3感谢备界同仁及朋友的支持,4提出未来的开展方案,24,（二）节日庆典,举办节日庆典要注意的问题：,1确定举办节庆的时间、地点,2设计节庆的宣传口号和节徽,3进行周密筹划,4保证顺利实施,5强化宣传报道,25,课后练习（共4题）,习题选摘：,1某酒店开业前，对如何进行开业庆祝活动，酒店公关部进行了热烈的讨论。大家议论纷纷，出了不少点子，归纳起来有五种方案：,第一种方案，主张开业那天要把气氛搞得越热闹越好：鸣放礼炮，进行大型军乐演奏，请名演员登台献艺，大造声势，吸引各方民众。,第二种方案，主张除搞些演出活动外，关键还要请来省市领导，搞好剪彩仪式，请主要领导讲话，给予高度评价，产生轰动效应。,第三种方案，主张进行开业大酬宾，通过抽签选出幸运观众，进行500人的宴请品尝活动。这样既增强吸引力，扩大影响面，又使品尝者得到实惠，使之赞不绝口，将此次活动传为美谈。,第四种方案，主张举行隆重的开业典礼，播放喜庆音乐，请劳动模范剪彩，然后召开顾客与酒店领导座谈会，为酒店出谋划策，中午便餐招待。,第五种方案，主张召开简单的开业典礼，把省下的资金捐献给希望工程，请记者参加采访，形成材料，通过媒体传播产生广泛影响。,对以上筹划方案，请你品评一下，你认为哪一种比较好？提出意见。也可以利用或创造条件，提出更好的方案。,26,任务11：组织展览活动,案例导入,（,乐高玩具大展,）,任务分析,实训设计,课后练习,27,任务分析,展览会是指组织通过集中的实物展示和示范表演，配之以多种传播媒介的复合传播形式，来宣传产品和组织形象的专门性公共关系活动。展览会有多种类型：按展览性质可分为贸易展览会和宣传展览会；按展览的内容范围可分为综合性质展览会和专题性展览会；按展览举办场地分为室内展览会和露天展览会；按展览规模可分为大型展览会、小型展览会及微型展览；按展览的时间可分为长期固定展览、定期更换内容展览和一次展览。展览会作为较为重要的公共关系专题活动之一，它以极强的直观性和真实感，给观者以极强的心理刺激，不仅会加深参观者的印象，而且会大大提高组织和产品在参观者心目中的可信度。同时，展览会还可以吸引众多的新闻媒介的关注，由记者将展览会的盛况传向社会，取得更大的宣传效果。,通过组织引导学生模拟展览会的学习，使学生能够增强感性认识，熟练掌握展览会组织的重点事项，提高动手能力和组织能力。,28,实训设计,举办企业标识展览会,实训目标：通过模拟训练让学生掌握展览活动的操作标准和相关礼仪。,实训学时：2学时。,实训地点：实训室。,实训准备：企业标识、展版、实物、文字说明等。,实训步骤：56人为一组，分组进行准备。经过一周的准备后，进行展示，每组一块展版，安排一名学生进行讲解。要求：,（1）尽可能收集一些企业的标识；,（2）设计布置展台；,（3）设置签到席。,各组对本次实训进行总结，最后指导教师进行点评。,29,相关知识要点,一、展览会的筹划,二、展览会的组织,三、展览会的效果检测,30,一、展览会的筹划,展览活动是一种综合性的活动，要消耗大量的人力、物力和财力。为保证展览活动的成功举办，公关人员需要做好以下几项工作：,（一）分析参展的必要性和可行性,（二）明确展览会的目的和主题,（三）确定参展单位,（四）预计参观者的类型和数量,（五）选择展览的时间和地点,（六）成立专门新闻发布机构,（七）准备资料、制定预算,31,二、展览会的组织,根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作如下：,（一）参展单位确实定,（二）展览内容的宣传,（三）展示位置的分配,（四）展厅的布置,（五）展览会的工作人员培训,（六）展览会辅助效劳工程,（七）组织展览会应注意的问题,32,三、展览会的效果检测,展览会的效果检测方法主要有：,（一）举办有奖测验活动,（二）设置公众留言簿,（三）召开公众座谈会,（四）借助记者采访,（五）开展问卷调查,33,课后练习,1某车展开幕，本次车展来了许多知名宾客进行参观，你作为本次车展的解说员，将为知名的宾客进行解说，你将如何开展工作？,2某车展开幕，本次车展来了许多知名宾客进行参观，你作为本次车展的解说员，将为这些知名宾客进行解说，你将如何开展工作（这些知名宾客以演员、歌手为主，可以让一些同学扮演宾客）。,3案例分析,踩踏事件,2004年春节刚过，北京密云灯展就拉开了序幕。元宵节前，灯展每天有游人为3000人左右，但元宵节当天游人突破3万人，公园中十分拥挤，而公园中的彩虹桥既长又窄，最窄处不过34米。不幸的事情发生了，19时45分，彩虹桥上发生了严重的游人踩踏事件，这起恶性事故造成了37人死亡，15人受伤。事故原因并不复杂：元宵节观灯游人骤升造成公园人员拥挤，一游人在彩虹桥上不慎摔倒，引起身后游人拥挤踩踏而造成人员伤亡。,思考讨论题：,（1）造成踩踏事件的原因是什么？,（2）请用所学的公共关系知识来分析：在组织公共关系活动时应如何预防此类事故的发生。,34,任务12：组织赞助活动,案例导入,任务分析,实训设计,课后练习,35,案例导入,施乐的第一万台复印机,1990年5月，中美合资上海施乐复印机有限公司生产了第一万台复印机。这是上海施乐成长中的一个里程碑，也是复印机行业有史以来生产量最高纪录。这具有新闻性的“第一万台复印机，如果将其作为赠送礼品，将是开发公共关系的好时机。公司公共关系部凭着职业的敏感，瞄准了举世瞩目的热点上海浦东开发办。,“第一万台复印机赠送给上海浦东开发办的公关价值有三：其一，开发开放浦东是近期新闻报道的热点，公司利用为其捐赠复印机这一契机，来引起社会舆论的关注；其二，浦东开发办不只是一个单纯的政府机构，而且代表一个社区，通过捐赠活动可以在公众中树立起一个合资企业的良好形象；其三，浦东是一个很大的潜在市场，随着开发将会有大批的中资、合资、独资企业以及金融机构出现。而这些都是上海施乐的潜在用户，通过捐赠，将对这一市场起到一个诱导作用。,36,任务分析,赞助活动是常见的一种公共关系活动形式。组织通过赞助兴办文体、福利事业和市政建设等, 来承担一定社会责任，通过活动, 可以扩大组织的知名度与美誉度、树立美好形象。,通过学习，使学生掌握赞助的类型及赞助活动的实施，并能够从树立组织形象的角度帮助组织成功地筹划和实施赞助活动。,37,实训设计,实训目标：掌握赞助活动的组织和相关礼仪标准。,实训学时：2学时,实训地点：实训室。,实训背景：2008年海尔集团作为北京奥运会惟一的白色家电赞助商，把支持奥运会作为自己的荣耀使命。,实训操作：为海尔集团模拟组织一次“奥运希望工程赞助活动，具体步骤如下：,1将全班同学分为3组，每组不同分工。,2假设其中一组是情景中海尔集团公司的公关人员，请拟出此次赞助活动的活动方案。,3.另一组则拟写此次赞助活动的程序设计。,4.第三组同学需做出整个赞助活动的效果测定，并写出该活动操作标准及必须要注意的问题。,5各组对本次实训进行总结。,6指导教师进行点评。,38,相关知识要点,一、赞助活动的类型,二、赞助活动的筹划,三、赞助活动的步骤,39,一、赞助活动的类型,（一）赞助体育活动,（二）赞助文化事业,（三）赞助教育事业,（四）赞助社会福利事业,（五）赞助社会公益事业,（六）赞助学术理论活动,（七）赞助公共节日庆典活动,（八）赞助建立职业性奖励基金,40,二、赞助活动的筹划,筹划社会赞助活动，可以从以下几个方面考虑：,（一）赞助要符合本组织的特点,（二）与其它专题活动结合进行,（三）切忌盲目赞助,（四）突出赞助的独特性,41,三、赞助活动的步骤,组织参与社会赞助活动是一项深得人心的善举。为了使赞助活动收到应有的公关效果，公关人员必须精心筹划，认真实施，重点做好以下工作：,（一）前期调查研究,（二）制定赞助方案,（三）赞助活动的具体实施和重点事项,42,课后练习（共5题）,习题选摘：,1某化装品公司为了提升企业形象，决定对同一首哥栏目进行赞助，但是赞助企业太多，并且其中的许多企业实力更强，名气更大，若增加赞助金额，又会在财力方面捉襟见肘，请你帮助该公司提出解决问题的方法。,2联想集团一直热衷于社会公益事业，最近，公司董事会决定对2010年上海世博会进行赞助，请结合本节赞助活动相关知识，写出该赞助活动的程序和重点事项。,3清泉饮品股份有限公司一直热衷于社会公益事业。最近，公司董事会决议赞助2014年在巴西举办的“世界杯足球邀请赛，请结合本次活动说明组织社会赞助活动应注意哪些问题？,43,任务13：组织参观活动,案例导入（英国化工企业联合会的“开放日活动）,任务分析,实训设计,课后练习,44,任务分析,开放参观，顾名思义就是社会组织为了让公众更好地了解自己，将组织内部有关场所和工作流程对外开放，组织相关的公众到组织所在地参观和考察，以事实说服公众，赢得公众理解和支持的公共关系活动。,开放参观是现代社会组织为了扩大自己的知名度而经常采用的一种公关手段，它是指社会组织利用某个契机或定期或不定期向组织内外公众进行开放，以增强内部凝聚力、扩大组织知名度、塑造组织形象，从而不断提高该组织美誉度的一种公共关系活动。其主要作用是加深公众对组织的了解，引起公众对组织的兴趣，解除公众对组织的误解或者扭转公众对组织的不良印象。,通过组织引导学生模拟参观活动，使学生掌握参观活动的筹划及其标准效劳，并能熟练应用与参观活动相关的技能。,45,实训设计,模拟组织校园开放参观活动,实训目标：掌握开放参观活动的组织和相关操作标准。,实训学时：2学时,实训地点：实训室。,实训要求：为了向2011届考生及家长宣传你所在的学院，现拟组织以此校园开放参观活动。,实训步骤：,1将全班同学分为3组，每组进行不同分工。,2其中一组假设是学院的接待人员，请写出此次“开放日活动整体筹划（包括参观主题、内容、时间、地点、宣传、接待等）方案。,3.另一组请拟出“开放日活动的接待细节。,4.第三组同学分别扮演考生、考生家长、学院接待人员，模拟参观现场。,5各组对本次实训进行总结。,6指导教师进行点评。,46,相关知识要点,一、开放参观的类型,二、开放参观活动的组织实施,三、组织开放参观活动的重点事项,47,一、开放参观的类型,（一）专题性参观和常规性参观,（二）特殊参观和一般参观,48,二、开放参观活动的组织实施,要使开放参观活动取得良好效果，需把握以下环节：,（一）确定主题,（二）安排参观内容,（三）选择参观时间,（四）安排参观路线,（五）落实参观者,（六）培训工作人员,（七）准备辅助设施和纪念品,（八）做好宣传工作,（九）搞好接待工作,（十）参观后工作安排,49,三、组织开放参观活动的重点事项,要结合参观者的要求和组织的自身情况，组织公众参观活动，既要有针对性，又要适合参观者的兴趣爱好；,要恰如其分地介绍组织情况，在不泄露机密的前提下，使参观者对组织有较为深入的了解；,要妥善安排参观活动的每一个细节，防止出现不必要的失误；,要虚心征求参观者意见和建议，积累经验，使开放参观活动产生更加积极的效果；,在开放参观过程中，如果参观者提出特殊要求，工作人员要注意先与有关 管理人员或负责人商讨后再作答复，以免阻碍正常工作或发生意外问题；,搞好食宿交通等后勤保障工作。如果开放参观活动的时间较长，注意中间要安排适当的休息时间。,50,课后练习（共4题）,习题选摘：,1上海群众集团将对力帆集团进行为期四天的参观考察，假设你是力帆集团的公关人员，请拟订参观接待方案。,2小杨是某企业的公关部经理助理，一批客人要来公司参观，他将承担接待工作，请问，他至少应做好哪些准备工作？,51,