项目二秘书工作任务与方法课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/11/16,#,秘书工作任务与方法,武汉商贸职业学院外国语学院：童峰,课程内容,秘书工作的内容,秘书工作的特点,秘书工作的基本要求,秘书工作的基本方法,秘书人际关系的处理,一、,秘书工作的内容,性质,时间,政务性工作,业务性工作,事务性工作,上司在时的工作,上司不在时的工作,政务性工作,参谋辅助。,协调工作。,调查研究。,信息工作。,督查工作。,业务性工作,文稿撰写。,文书处理。,档案管理。,会务工作。,信访工作。,公关工作。,事务性工作,接待工作。,日常事务。,通信联络。,随从工作。,一、,秘书工作的内容,性质,时间,政务性工作,业务性工作,事务性工作,上司在时的工作,上司不在时的工作,上司在时的日常工作,办公室维护。,接转电话。,招待客人。,日程管理。,出差准备。,起草文件。,会务工作。,信息管理。,其他工作。,上司不在时的工作,如上司是在外地出差，每天应在事先约定好的时间与上司联络。,如果遇到紧急事件，马上与上司取得联系，请求指示。,未经上司许可，不能在文件上盖章签字。,上司回来时，要将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹”的最上面,。,二、,秘书工作的特点,（一）需要马上拿主意的事情多。,（二）工作内容变化快。,二、,秘书工作的特点,（三）一心几用的时候多。,（四）忙闲哭乐不均。,三、,秘书工作的基本要求,（,一）作好从事秘书工作的准备,1,、学会使用职场语言。,改变学生腔。,避免使用流行语。,养成说“早上好”的习惯。,2,、注意工作时间,及时请假。,不逃避加班。,3,、管理情绪,心情舒畅,释放压力,调控情绪,三、,秘书工作的基本要求,（二）秘书的形象素质,保持大众化,便于,工作,端庄大方,举止优雅,三、,秘书工作的基本要求,（,三,）秘书的能力素质,判断与执行能力。,洞察能力与理解能力。,信息收集能力与写作能力。,记忆力。,交流沟通能力。,OA,操作能力。,四、,秘书工作的,基本方法,请示的方法,建议的方法,接受指示的方法,报告的方法,1,、,当上司叫你时，应马上响亮地回答，因为上司往往是从回答的声音中来判断你的工作态度。,2,、,接受指示时，一定要带上记事本，并且注意力集中，将上司的指示记录下来。,3,、一旦接受指示，马上按要求执行。,（一）接受指示,的方法,“,请示首长，有一只兔子要不要打？”“让我考虑考虑”,（,二）请示的方法,1,、请示的对象要选准。,2,、请示的内容要单一。,3,、请示的形式要灵活。,4,、请示的时机要适当。,5,、请示的态度要谦恭。,（三）建议的方法,1,、说话尽量婉转。,2,、切忌命令式。,3,、确认事实。,4,、考虑结果。,5,、选择时机。,（,四,）报告的方法,（,1,）报告的内容要真实，,有,一定的顺序,。,（,2,）报告的方式要灵活。,（,3,）选择合适的时机。,（,4,）语言要简明扼要。,（,5,）比较重要的工作,应,把重点内容写下来交给上司。,五、,秘书,人际关系的处理,秘书与上司的关系,秘书与同事的关系,准,则,尊重,礼貌和礼仪,乐于助人,赞美他人,宽容与体谅,诚实公正,（一）,秘书,人际关系的基本准则,（二）,秘书与上司的关系,处理原则,主动配合、适应。,服从，但不盲从。,委婉提醒，适时规劝。,维护上司间的团结。,案例,分析一,：,上司作出冲动的决定,一天，老总怒气冲冲地把,秘书,叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，,秘书,应该如何处理？,（三）,秘书,处理,与同事关系,的处理原则,真诚地关心别人,同等友好,等距交往,维护团结,案例,分析二,：同事请自己帮忙,A.,老板回来后，他可能让我忙别的事。,B.,请你的老板跟我的老板说一下让我帮忙的事。,C.,因为我的老板现在出去了，这事得让他知道，所以，这事得,1,个小时后等他回来再说。,D.,这事得让我的老板同意，他现在不在家，你看能不能请别的人给你帮忙？,E.,在我的老板回来之前可以给你帮忙，但帮忙这件事你可得帮我保密。,帮忙,帮忙,帮,忙,按性质分,按时间分,事情多,变化快,忙闲不均,一心几用,职场准备,形象素质,能力素质,接受指示,请示的方法,报告的方法,建议的方法,与上司关系,与同事关系,内容,特点,要求,方法,关系,秘书工作,小结：,踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。,11月-24,11月-24,Saturday,November 16,2024,弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。,02:38:59,02:38:59,02:38,11/16/2024 2:38:59 AM,安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。,11月-24,02:38:59,02:38,Nov-24,16-Nov-24,重于泰山，轻于鸿毛。,02:38:59,02:38:59,02:38,Saturday,November 16,2024,不可麻痹大意，要防微杜渐。,11月-24,11月-24,02:38:59,02:38:59,November 16,2024,加强自身建设，增强个人的休养。,2024年11月16日,2:38 上午,11月-24,11月-24,追求卓越，让自己更好，向上而生。,16 十一月 2024,2:38:59 上午,02:38:59,11月-24,严格把控质量关，让生产更加有保障。,十一月 24,2:38 上午,11月-24,02:38,November 16,2024,重规矩，严要求，少危险。,2024/11/16 2:38:59,02:38:59,16 November 2024,好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。,2:38:59 上午,2:38 上午,02:38:59,11月-24,每天都是美好的一天，新的一天开启。,11月-24,11月-24,02:38,02:38:59,02:38:59,Nov-24,务实，奋斗，成就，成功。,2024/11/16 2:38:59,Saturday,November 16,2024,抓住每一次机会不能轻易流失，这样我们才能真正强大。,11月-24,2024/11/16 2:38:59,11月-24,谢谢大家！,