人力资源档案管理规程

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,员工人事档案治理方法,一、目 的,1、强化公司人力资源信息治理,2、完善员工职业生涯规划信息,3、提高HR根底信息的准确性和有效性,使人力资源工作有条不紊的开展,一、目 的,二、适用范围,1、xx公司人力行政部人事专员,2、直营部外区指定人事专员,对人事档案治理的操作标准,三、治理原则,保证员工人事档案材料信息的,准确、准时、完整、标准、有效。,四、编号治理,1、按一人一岗一档案袋一编号来对应,2、按部门(直营按各区)分类编号统一治理,一编号设置规章,1、各部门(不含直营部)：名称缩写+职级+编号,A总监级；B经理级；C主管级；D-员工级；E店员级,如：人力行政部HRM-A-001，HRM-B-001，HRM-C-001,(HRM-部门缩写；A/B/C-职级；001-编号),2、各直营部：区域名称+直营+职级+编号,如：北京直营部BJ-ZY-A-001；BJ-ZY-B-001；,BJ-ZY-C-001；BJ-ZY-D-001；,BJ-ZY-E-001,二编号替换治理,1、新员工入职,依据部门分类、职位等级填补空缺或按挨次新编排。,2、在编员工离职,空置岗位编号待新员工入职后填补。,3、离职员工档案治理,依照在职员工档案治理标准独立存放，保存期限两年以上。,三人事档案袋编号使用,1、批阅档案袋封面要求,2、将资料按挨次粘贴整理入袋并编号,3、核实填写档案袋封面根本信息,4、按材料摘要登记核实并准时完善,五、人事档案信息标准要求,1、入职当日准时归档。,2、黑色签字笔、正楷字书写。,3、合同、协议须当事人亲笔签字确认。,4、相关证书复印件、原件必需核实真伪，,并双方签字确认。,5、须按“档案袋材料摘要”挨次用胶水粘贴整理。,6、须以A4纸的规格整理编排成册。,六、人事档案的更新与维护,1、更新维护的依据：组织架构调整、编制变动、岗位异动、任免打算、入职手续、离职手续、培训记录等相关信息材料。,2、依据相关材料，准时、准确更新和完善人事档案信息。,3、保证文本档案信息与人力资源系统信息同步、时效性。,七、人事档案治理流程,1、按规章编制岗位编号,2、正楷填写档案根本信息,3、按档案标准要求整理成册入袋,4、定期维护、完善档案资料,5、保证信息准时有效运用,八、人事档案资料的安全保密,1、指定专员治理,加强岗位责任和职业操守，严格保密，确保信息安全,2、依据档案治理原则,保证档案信息准确、有效，为人力资源各模块供给,牢靠有效的依据,九、档案借阅治理,1、借阅人仅限部门第一负责人,只能借阅管辖范围内的员工档案,并于借出当日下班前归还,2、填写人事档案借阅审批单报批,3、借阅人不得私自复制档案材料；,未经授权，制止传阅，并严格保密。,十、附则,1、本方法暂行解释权归人力行政部,2、自签批之日2023年11月1日生效,附件1：人事档案借阅审批单,附件2:员工档案名目档案袋封面1,附件3:历史记录档案袋封面2,附件4:各部门员工档案分类编号范本,附件5:人事档案核实记录表,档案材料摘要：,1,、入职登记表,2,、面试评价记录表,3,、居民身份证（复印件）,4,、,3,张,1,寸（,1,张,2,寸）彩色照片,5,、劳动合同书（相关协议）,6,、体检表,7,、离职证明或失业证明,8,、学历证书（复印件）,9,、专业资格证或职称证（复印件）,10,、学位证（复印件）,11,、社会保障卡（复印件）,12,、流动人口婚育证（复印件）,13,、银行存折或卡（复印件）,14,、户口本（复印件）,15,、员工转正考核审批表,16,、培训记录材料,17,、员工动态记录表,18,、员工奖惩记录材料,19,、解除劳动合同通知书,20,、离职审批（移交表）,21,、结婚证（复印件）,新员工入职基本材料：,1,、劳动合同书,2,、入职承诺书,3,、员工信息登记表,4,、应聘人员登记表,5,、身份证,6,、学历证及相关资料证书,7,、未婚证,8,、离职证明,9,、健康证,员工信息登记表,书写规范：,黑色签字笔,正楷字书写,应聘人员登记表,未婚证复印件,健康证,居民身份证,入职承诺书,离职证明书,全国统一标准填写,把每一件简单的事做好就是不简单；,把每一件平凡的事做好就是不平凡。,感谢大家！,