《备忘短信》PPT课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,备忘短信,教学目的：,通过精讲理论知识和实训，明确备忘录、介绍信、证明及的涵义和类型，认识其的特点，掌握备忘录、介绍信、证明信写法，能够写出合格的备忘短信。,教学重点：,1.备忘录正文的写作内容,2.证明信、介绍信的写作内容,3.例文析评,教学难点：,1.短信的不同种类的写作侧重点,2.商务谈判备忘录与商务谈判（会议）备忘录纪要的区别,3.写作训练,教学时数:,理论教学 1课时,实训教学 1 课时,任务导入,你有一个同事将于下周出国，部门主任决定在他出国之前为他举办一场欢送会，届时邀请本部门所有同事参加。作为办公室秘书，由你负责起草一份备忘录，在备忘录里要写明举行这次欢送会的原因、时间、地点等内容。,二、泛读例文,备忘录,发给：初萌秘书,发自：施林行政部经理,日期：2003年1月6日,内容：总经理来京行程安排,总经理将于2003年1月日8星期三到达北京，并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程。并经我确认后发到香港办公室。,例文,提示,提示,这是一则选自秘书（国家职业资格培训教材）的备忘录。属企业内部计划式备忘录。正文首部写收、发对象、时间和内容提要，主体部分内容是上司对下级近期工作的提示。,这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，使用时只要填上收、发人和正文内容即可，很方便。,例文,龙湖公司与公司会谈备忘录,中国龙湖公司(简称甲方)与国公司(简称乙方)的代表，于200年月日在市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下：,一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营项目进行投资，投资金额太约为万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资，其作价原则和办法，亦待进一步协商。,二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60一70，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。,三、合资项目生产的产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45，甲方希望乙方将销售额提高到7075，其余的在中国市场上销售。,四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后，再商议；,五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。,中国龙湖公司 国公司,代表(签章)：代表(签章)：,二OO年月日,提示,提示,这是一篇商务谈判备忘录。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示作用，或者提供基础平台。全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。,三、必备知识,（一）备忘录的含义和用途,备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。,（二）备忘录的特点,1、事务性,记录的事项两类：,一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺，一致或不一致的意见等；,另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。,2、提醒性,提示当事人避免忘却的特性。,3、简明扼要，形式灵活,（三）备忘录的类型,（一）按性质分：协议类备忘录、非协议类备忘录；,（二）按内容分：外交类、外事类、商务合作类、技术转让类、提示类、补充类,备忘录等；,（三）按范围分：机构之间、机构内部备忘录。,（四）按形式分：工作备忘录、谅解备忘录、合作备忘录等。,四、备忘录的结构和写法,（一）标题,1、直接写文种名称，即备忘录。,2、单位名称+文种,如：XXX公司备忘录,3、单位名称+事由+文种,如：公司与集团公司合作开发机电产品会谈备忘录。,（二）工作备忘录的结构：文头+正文,1、文头包括以下几部分：,（1）发给或致：受文者姓名,（2）发自或自：发文者姓名,（3）日期：发出的日期,（4）抄送：填写需要知道该信息的人员姓名（根据需要）,（5）编号：（可有可无）,（6）主题：简明扼要说明备忘录的主题思想,2、正文：直截了当写清要办的事，内容多可分条写,例文P281,（二）商务谈判备忘录正文,导言,记录谈判的基本情况，包括：,双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。,主体,记录双方的谈判情况，包括：,讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。,主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。,结尾多数不另写结尾。,落款,各方谈判的代表签字、标明时间。,五、,商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别,（）效力不同,商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘录只起提示、备忘作用，没有约束力。,（）内容不同,商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。,写作实训：,你有一个同事将于下周出国，部门主任决定在他出国之前为他举办一场欢送会，届时邀请本部门所有同事参加。作为办公室秘书，由你负责起草一份备忘录，在备忘录里要写明举行这次欢送会的原因、时间、地点等内容。,一、写作任务,上海国际会展中心将于近日举办一次大型会展活动，中创集团决定派业务副总王子渔前去学习取经，请代秘书肖雅为王副总准备一封介绍信和证明信。,二、知识资讯,（一）介绍信概念,介绍信是企业用来介绍所派遣人员的姓名、职务等有关身份和说明接洽任务事项的专用书信。,（二）分类,1、专用介绍信：企业专门印制、装订成册并编有序号，根据要办的事项按格逐一填写。分为两联，一联存根，一联是介绍信本文，两联中有间缝。,2、普通介绍信：与专用介绍信基本相同，只是不带存根，没有编号。,3、书写介绍信：主要用于在商务工作中需要比较详细介绍某人时使用，格式与商务信函相似。,（三）介绍信的写法,1、标题：介绍信,2、称呼：顶格写联系单位或个人的称呼,3、正文：另起一行，写介绍信的内容，包括持信者的姓名、身份、职务，要接洽的事项和对对方的要求等。,4、结尾：祝颂语，如：“此致 敬礼”等,5、落款：单位名称、日期、公章、签名（根据需要）有时还要注明有效期限。,（四）介绍信写作要求,1、简明扼要,2、字迹工整，不得涂改。,例文P285-286,证明信,一、概念,证明信是以企业或个人名义，凭着确凿的证据证明某人的身份、经历、收入，或者证明有关事项，或者证明代理的权限范围的专用文书。,二、企业常用证明信种类,1、法定代表人身份证明,2、委托书：法定代表人授权委托书、商务活动委托书,3、身份情况证明信,三、企业常用证明信的写法,（一）法定代表人身份证明的写作,内宾包括：标题、姓名、性别、年龄、职务、法定代表人身份、单位署名、公章、日期、附注等。,例：,法定代表人身份证明书,XX（姓名、性别、年龄）在我公司（或企业、单位）任XX（董事长、总经理）职务，是我公司的法定代表人。,特此证明。,XXX公司（印章）,XXXX年XX月XX日,附：,法定代表人住址：XXXXX,电话：XXXXX,（二）委托书的写作,1、法定代表人授权委托书的写作,（1）标题：委托书,（2）被委托人姓名、性别、年龄、工作单位、职务等基本情况，,（3）授权的范围和逐项内容。,（4）结语写明委托书的有效期限,（5）落款：单位署名、公章、日期、法人代表亲笔签字。,例文：P288,2、商务活动委托书的写作,（1）标题：委托书,（2）被委托人的身份,（3）委托的事项、委托的权限范围,（4）委托书的有效期限,（5）结语往往写一句加强情感联络的话,（6）落款：单位署名、公章、日期。,例文：P288,（三）身份情况证明信的写作,1、标题：“证明信”或“证明”,2、称谓：需要该证明信的单位名称,3、正文：写明被证明的事项。,如：证明某一件事，要写清参与者的姓名、身份、要此事件中的地位、作用和事件本身的因果关系。,4、结尾：“特此证明”四个字,5、落款：证明单位名称、公章、日期,或证明人个人的签字,四、证明信写作要求,1、实事求是，态度谨慎。,2、内容简短干脆,3、语言严谨、准确,五、写作实践,（一）任务分析：小组任务分析、讨论写作方案，主要包括：,1、了解需要被介绍、被证明人或事的缘由,2、了解介绍信、证明信的相关常识,3、熟悉书信格式,（二）完成写作任务,（三）总结与点评、修正指导,