电子文件归档与管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,电,子,子,文,文,件,件,归,归,档,档,与,与,管,管,理,理,张,洪,洪,涛,涛,一,、,、,电,电,子,子,文,文,件,件,与,与,电,电,子,子,档,档,案,案,概,概,述,述,二,、,、,电,电,子,子,文,文,件,件,的,的,收,收,集,集,三,、,、,电,电,子,子,文,文,件,件,的,的,整,整,理,理,四,、,、,电,电,子,子,档,档,案,案,的,的,管,管,理,理,五、电,子,子档案,的,的利用,六、电,子,子档案,的,的保管,一、电,子,子文件,与,与电子,档,档案概,述,述,（一）,电,电子文,件,件与电,子,子档案,的,的含义,电子文,件,件,（ ElectronicRecords）,是,是指在,数,数字设,备,备及环,境,境中生,成,成、以,数,数码形,式,式存储,于,于磁带,、,、磁盘,、,、光盘,等,等载体,，,，依赖,计,计算机,等,等数字,设,设备阅,读,读、处,理,理，并,可,可在通,信,信网络,上,上传送,的,的文件,。,。这一,定,定义按,照,照电子,文,文件形,成,成、管,理,理、利,用,用的顺,序,序对电,子,子文件,作,作了界,定,定，它,形,形成于,数,数字设,备,备（如,计,计算机,、,、扫描,机,机），,并,并有相,关,关环境,（,（如操,作,作系统,、,、数据,库,库）支,持,持；以,数,数码形,式,式（数,字,字、图,形,形、音,频,频、视,频,频）存,储,储在外,存,存储器,上,上；阅,读,读及处,理,理需设,备,备；借,助,助网络,传,传输。,电子,文,文件,可,可分,为,为如,下,下几,类,类：,一是,文,文本,文,文件,（,（text,字,或,或表,处,处理,文,文件,）,）。,是,是指,用,用文,字,字处,理,理软,件,件生,成,成的,，,，由,字,字、,词,词、,数,数字,或,或符,号,号表,达,达的,文,文件,。,。,二是,数,数据,文,文件(date，,数,数据,库,库电,子,子文,件,件),。,。以,数,数据,库,库形,式,式存,在,在的,具,具有,文,文件,属,属性,的,的记,录,录。,数,数据,库,库、,记,记录,、,、字,段,段是,其,其三,个,个层,次,次。,三是,图,图形,文,文件,（,（graphic,）,）指,根,根据,一,一定,算,算法,绘,绘制,的,的图,表,表、,曲,曲线,图,图，,如,如计,算,算机,辅,辅助,设,设计,（,（CAD,）,）或,绘,绘图,中,中产,生,生的,设,设计,模,模型,、,、图,纸,纸、,图,图画,等,等文,件,件。,四是,图,图像,文,文件,（,（image,）,）。,指,指使,用,用数,字,字设,备,备采,集,集或,制,制作,的,的画,面,面，,如,如用,扫,扫描,仪,仪扫,描,描的,各,各种,原,原件,画,画面,，,，用,数,数码,相,相机,拍,拍摄,的,的照,片,片等,。,。,五是,影,影像,文,文件,。,。指,使,使用,视,视频,捕,捕获,设,设备,录,录入,的,的数,字,字影,像,像或,使,使用,动,动画,软,软件,生,生成,的,的二,维,维、,三,三维,动,动画,等,等各,种,种形,态,态画,面,面，,如,如数,字,字影,视,视片,、,、动,画,画片,等,等。,六是声音,文,文件。指,用,用音频设,备,备录入或,用,用编曲软,件,件生成的,文,文件。,七是命令,文,文件，即,计,计算机程,序,序。,电子档案,是指具有,保,保存价值,的,的、按一,定,定方法整,理,理而成的,、,、已归档,的,的电子文,件,件及其与,之,之相适应,的,的软件、,参,参数和相,关,关数据。,含义:,一是电,子,子档案,是,是已归,档,档的电,子,子文件,，,，已归,档,档要求,：,：具有,保,保存价,值,值，已,进,进行整,理,理。,二是电,子,子档案,具,具有保,存,存价值,，,，具有,保,保存价,值,值：主,要,要是本,单,单位自,身,身的文,件,件，具,体,体指：,反,反映本,单,单位主,要,要职能,或,或业务,工,工作、,反,反映本,单,单位历,史,史面貌,、,、反映,本,本单位,的,的主要,财,财务与,产,产权关,系,系。,三是电,子,子档案,要,要按一,定,定方法,整,整理，,不,不是杂,乱,乱无章,的,的，而,且,且要求,集,集中统,一,一管理,。,。,四是电,子,子档案,还,还应包,括,括与之,相,相适应,的,的软件,、,、参数,及,及相关,数,数据，,否,否则就,不,不能使,用,用，这,就,就类似,过,过去的,甲,甲骨文,，,，十年,前,前的DBASE等,设,设计的,管,管理软,件,件。,（二）,电,电子文,件,件的特,点,点及其,影,影响,1、特点,（ 1）依,赖,赖设备（设,备,备化）。,电子文件的,形,形成、传输,、,、存储、利,用,用都必须依,赖,赖于相应的,设,设备。纸质,文,文件可以直,接,接阅读，电,子,子文件不能,直,直接阅读。,离,离开计算机,的,的操作系统,及,及应用软件,，,，我们就无,法,法对电子文,件,件进行读写,和,和管理，这,就,就决定了电,子,子文件与其,相,相应计算机,系,系统软硬件,及,及其相关设,备,备的依赖性,。,。这给电子,文,文件保管带,来,来许多问题,，,，促使我们,在,在电子文件,形,形成时要考,虑,虑将来计算,机,机及其设备,的,的兼容性、,设,设备发生故,障,障时的应急,处,处理措施、,电,电子文件加,密,密后的解密,、,、技术设备,更,更新时电子,文,文件数据格,式,式的转换等,问,问题。,（ 2）数,字,字化。,电子文件的,信,信息形态是,数,数字化的。,电,电子文件通,过,过计算机显,示,示或打印机,打,打印到纸上,使,使我们看到,的,的由文字、,图,图形等是电,子,子文件的一,种,种输出形式,。,。,（ 3）网,络,络化 。,电子文件借,助,助网络，能,实,实现信息共,享,享，但不安,全,全。电子文,件,件依赖于计,算,算机及其网,络,络系统，它,可,可以 不受,时,时空限制,，,，如果不采,取,取保密措施,，,，则能在网,络,络的任何终,端,端上读取网,络,络某一存储,设,设备上的电,子,子文件；而,且,且，一个终,端,端上的电子,文,文件也可以,同,同时发给若,干,干个网络终,端,端。,二、电子文,件,件的收集,1、收集积,累,累要求,（ 1 ）,在,在 OA,系,系统中形成,电,电子文件，,应,应收集电子,文,文件正本、,记,记录修改过,程,程和办理情,况,况的的信息,，,，元数据及,记,记录电子文,件,件的背景信,息,息。草稿性,电,电子文件，,由,由于不具备,正,正式文件的,功,功能，一般,不,不收集，但,法,法律、法规,等,等重要文件,在,在其修改过,程,程中形成的,电,电子文件应,收,收集。,（ 2 ）,用,用计算机起,草,草、打印，,但,但不通过网,络,络流转的电,子,子文件，应,收,收集其最后,稿,稿本，最好,能,能收集其过,程,程文件，同,时,时应记录其,背,背景信息。,（ 3 ）,为,为了保证电,子,子文件不被,非,非正常改动,，,，除应及时,收,收集外，还,要,要有严格的,安,安全措施，,尤,尤其是无纸,办,办公系统所,形,形成的电子,文,文件应严格,控,控制。,（4,）,）,应,应,及,及,时,时,捕,捕,获,获,在,在,网,网,络,络,系,系,统,统,中,中,处,处,于,于,流,流,转,转,状,状,态,态,，,，,暂,暂,时,时,无,无,法,法,确,确,定,定,其,其,收,收,集,集,责,责,任,任,的,的,电,电,子,子,文,文,件,件,，,，,将,将,其,其,集,集,中,中,存,存,储,储,在,在,符,符,合,合,安,安,全,全,要,要,求,求,的,的,电,电,子,子,文,文,件,件,暂,暂,存,存,存,存,储,储,器,器,中,中,，,，,以,以,后,后,再,再,进,进,行,行,整,整,理,理,。,。,（5,）,）收,集,集电,子,子文,件,件时,，,，必,须,须收,集,集与,之,之适,应,应的,软,软硬,件,件环,境,境、,元,元数,据,据和,背,背景,信,信息,等,等。,在,在,通,通用,的,的软,硬,硬件,环,环境,下,下,形,形成,的,的电,子,子文,件,件，,对,对,软,软硬,件,件条,件,件及,相,相关,参,参数,要,要有,明,明确,记,记录,；,；,在,在特,殊,殊软,硬,硬件,环,环境,下,下形,成,成的,电,电子,文,文件,，,，对,软,软硬,件,件及,相,相关,参,参数,要,要进,行,行收,集,集。,对,对收,集,集的,电,电子,文,文件,要,要进,行,行登,记,记，,以,以防,遗,遗漏,，,，同,时,时也,便,便于,查,查找,。,。并,要,要对,电,电子,文,文件,逐,逐一,备,备份,，,，在,特,特殊,情,情况,下,下可,制,制成,纸,纸质,复,复制,件,件或,缩,缩微,品,品，,以,以防,计,计算,机,机系,统,统发,生,生故,障,障而,造,造成,电,电子,文,文件,无,无法,读,读取,的,的不,可,可挽,回,回的,损,损失,。,。在,管,管理,制,制度,上,上，,应,应将,电,电子,文,文件,收,收集,视,视为,电,电子,文,文件,责,责任,者,者的,一,一项,重,重要,任,任务,，,，要,指,指定,专,专人,负,负责,，,，并,在,在档,案,案管,理,理部,门,门指,导,导监,督,督下,进,进行,。,。,（6,）,）电,子,子文,件,件的,格,格式,必,必须,统,统一,。,。文,本,本文,件,件：,通,通用,格,格式,为,为：XML,、,、RTF,、,、TXT,，,，,并,并注,明,明文,字,字处,理,理工,具,具，,如,如WORD,等,等,。,。扫,描,描型,电,电子,文,文件,：,：通,用,用格,式,式为,：,：JPEG,、,、TIFF,，,，如,为,为非,通,通用,格,格式,，,，应,转,转换,为,为通,用,用格,式,式；,当,当无,法,法转,换,换时,，,，应,收,收集,其,其相,关,关软,件,件。,视,视频,、,、多,媒,媒体,、,、超,媒,媒体,文,文件,，,，通,用,用格,式,式为,：,：MPEG,、,、AVI,，,，,如,如为,非,非通,用,用格,式,式，,应,应收,集,集其,压,压缩,算,算法,和,和相,关,关软,件,件。,音,音频,文,文件,，,，通,用,用格,式,式为,：,：WAV,、,、MP3,，,，同,时,时收,集,集其,属,属性,标,标识,、,、参,数,数和,非,非通,用,用格,式,式的,相,相关,软,软件,。,。,（7,）,）保,证,证电,子,子文,件,件真,实,实性,的,的主,要,要措,施,施是,：,：一,是,是从,电,电子,文,文件,生,生成,时,时就,开,开始,对,对其,严,严密,监,监管,，,，建,立,立对,各,各项,操,操作,的,的,跟,跟踪,记,记录,；,；,二,二是,建,建立,真,真实,性,性的,认,认定,方,方法,和,和手,续,续。,明,明确,检,检验,要,要素,，,，主,要,要是,：,：电,子,子文,件,件生,成,成过,程,程的,不,不同,版,版本,；,；各,位,位责,任,任者,的,的签,署,署手,续,续；,操,操作,处,处理,的,的权,限,限核,对,对；,交,交接,程,程序,审,审核,等,等。,三,三是,建,建立,鉴,鉴定,规,规则,和,和程,序,序。,四,四是,明,明确,执,执行,部,部门,和,和责,任,任者,。,。,（ 8,）,）保证电,子,子文件完,整,整性的主,要,要措施是,：,：一是建,立,立电子文,件,件的收集,、,、积累制,度,度。二是,在,在电子文,件,件管理系,统,统中设立,电,电子文件,暂,暂存空间,。,。三是对,电,电子文件,的,的背景信,息,息作出规,范,范化的要,求,求，并随,时,时进行登,记,记。四是,制,制定电子,文,文件元数,据,据管理规,范,范。,（ 9,）,）保证电,子,子文件有,效,效性的主,要,要措施是,；,；一是归,档,档时应注,明,明文件存,储,储格式、,软,软硬件环,境,境、相关,数,数据及参,数,数。二是,对,对于通用,软,软件产生,的,的电子文,件,件，应同,时,时收集其,软,软件型号,、,、名称、,版,版本号和,相,相关参数,手,手册、说,明,明资料等,。,。三是对,于,于专用软,件,件产生的,电,电子文件,原,原则上应,转,转换成通,用,用型电子,文,文件，不,能,能转换时,应,应将该软,件,件与文件,同,同进归档,。,。四是对,于,于加密电,子,子文件，,应,应解密后,再,再归档，,确,确实需要,以,以加密方,式,式保存的,，,，应将其,密,密码同时,归,归档。,2、电子,文,文件收集,的,的范围,（ 1）,按,按载体形,式,式分的归,档,档范围,A磁带B,磁盘C,光,光盘D、 优,盘,盘,（ 2）,按,按文件内,容,容分的归,档,档范围（,电,电子文件,归,归档的变,化,化）,A、本单,位,位的发文,。,。主要指,本,本单位有,文,文号的正,式,式发文（,磁,磁盘、光,盘,盘等），,本,本单位形,成,成的无文,号,号的材料,（,（磁盘、,光,光盘等）,，,，本单位,用,用电子计,算,算机辅助,设,设计（,）、,辅,辅助制造,（,（,）,）的各种,电,电子文件,材,材料。,B、本,单,单位的,收,收文。,主,主要指,通,通过网,络,络传输,、,、面交,或,或邮寄,收,收到的,各,各种磁,盘,盘、光,盘,盘、磁,带,带等电,子,子文件,材,材料。,C、本,单,单位设,计,计的各,种,种应用,软,软件。,D、本,单,单位购,买,买或接,收,收的各,种,种系统,软,软件、,应,应用软,件,件。,实行,电,电子公,文,文归档,后,后的变,化,化,A、归,档,档范围,的,的变化,本级,公,公文由,收,收发文,单,单位均,归,归档变,为,为仅发,文,文单位,归,归档。,上级,公,公文由,归,归档不,分,分工变,为,为归档,须,须分工,。,。,联合发文,由,由“必要重,复,复”变为“,不,不要重复”,。,。,制发文由,仅,仅归公文变,为,为另归元数,据,据。,B、归档要,求,求的变化,归档公文,由,由不需检测,到,到必须检测,。,。归档的纸,质,质公文一般,只,只需目测，,不,不需借助设,备,备仪器检测,。,。归档的电,子,子公文必须,借,借助设备仪,器,器进行真实,性,性、完整性,、,、有效性检,测,测。,对电子公文,真,真实性检验,的,的内容主要,指,指：电子公,文,文生成过程,中,中不同版本,是,是否齐全；,是,是否有各位,责,责任者签署,手,手续；操作,处,处理是否经,过,过权限核对,；,；交接过程,是,是否有审核,等,等。,完整性检验,的,的主要内容,指,指：电子公,文,文的不同稿,本,本是否齐全,；,；同一稿本,是,是否齐全；,电,电子公文的,职,职能活动、,作,作用、办理,过,过程、结果,、,、上下文关,系,系以及对其,产,产生影响的,历,历史环境等,背,背景信息是,否,否齐全；电,子,子公文的元,数,数据（包括,公,公文的格式,、,、编排结构,、,、硬件和软,件,件环境、文,件,件处理软件,、,、字处理和,图,图形工具软,件,件、字符集,等,等数据）是,否,否齐全。,有效性检验,的,的主要内容,指,指：电子公,文,文经过存储,、,、传输、压,缩,缩、加密、,媒,媒体转换、,迁,迁移等处理,后,后，其信息,是,是否仍可识,别,别；光盘、,磁,磁盘、磁带,等,等是否可用,；,；在规定的,系,系统中是否,可,可用等。,公文由,定,定期归档,变,变为即时,归,归档。纸,质,质公文一,般,般在形成,的,的第二年,上,上半年归,档,档。电子,公,公文因其,具,具有可复,制,制性，一,般,般在形成,后,后即时归,档,档（或称,在,在线归档,、,、随办随,归,归），即,实,实行逻辑,归,归档。实,行,行即时归,档,档要求电,子,子公文整,理,理方法能,适,适应于随,办,办随归的,方,方式，,归,归档文件,整,整理规则,（ DA/T222000）,及,及电子,文,文件归档,与,与管理规,范,范（GB/T188942002）中,规,规定的分,类,类、排列,、,、编号等,方,方法都能,适,适应随办,随,随归。,归档公,文,文的载体,类,类型由单,轨,轨制变为,双,双轨制。,纸,纸质公文,一,一般仅归,纸,纸质公文,，,，即单轨,制,制。为了,保,保证电子,公,公文的真,实,实性、完,整,整性和有,效,效性，在,电,电子公文,的,的法律地,位,位尚未普,遍,遍认可的,情,情况下，,现,现实的电,子,子公文归,档,档一般采,用,用双轨制,，,，即归电,子,子公文与,电,电子公文,打,打印出的,纸,纸质公文,。,。,归档公,文,文的份数,由,由单套制,变,变为三套,制,制。纸质,公,公文一般,仅,仅归档一,套,套，其它,的,的作为资,料,料保存。,电,电子公文,按,按规定须,归,归档三套,，,，一套归,档,档保存，,一,一套提供,利,利用，一,套,套异地保,存,存。这是,因,因为电子,公,公文在利,用,用时可能,造,造成其损,坏,坏，必须,有,有一套保,存,存不用；,电,电子公文,归,归档后存,储,储载体很,难,难长期保,存,存，必须,多,多套保存,，,，以防不,测,测；电子,公,公文如仅,在,在一处保,存,存，如遇,类,类似 9.11事,件,件的发生,就,就无法恢,复,复全部档,案,案。电子,公,公文归档,的,的多套制,，,，使传统,档,档案学中,归,归档的唯,一,一性受到,挑,挑战。,3、电子,文,文件收集,的,的时间与,方,方法,电子文件,一,一般应在,电,电子文件,形,形成或任,务,务完成后,及,及时收集,。,。对于跨,年,年度完成,的,的任务和,项,项目，要,分,分阶段收,集,集。,电子文件,的,的收集，,有,有的用计,算,算机网络,系,系统进行,；,；有的采,取,取脱机的,载,载体传递,；,；还可建,立,立电子文,件,件的收集,数,数据库，,或,或在电子,文,文件数据,库,库中对在,收,收集范围,内,内的电子,文,文件进行,标,标识。无,论,论采用哪,种,种方式收,集,集，收集,的,的电子文,件,件应集中,保,保管，不,得,得由个人,分,分散保存,。,。由于电,子,子文件收,集,集是个系,统,统工程，,因,因此，应,在,在档案管,理,理部门指,导,导下，先,制,制定收集,方,方案，然,后,后按步骤,进,进行，以,便,便有条不,紊,紊地开展,收,收集工作,。,。,4、电子,文,文件的审,核,核,（ 1,）,）对是否,归,归档 进,行,行审核。,（ 2,）,）对完整,性,性、准确,性,性 进行,审,审核。,（ 3,）,）对相关,环,环境 进,行,行审核。,三、电子,文,文件的整,理,理,(一),、,、,电子文件,整,整理与纸,质,质文件整,理,理的不同,之,之处,整理的前,处,处理不同,纸质文件,材,材料要进,行,行拆除金,属,属物、修,裱,裱破损文,件,件、复制,褪,褪变文件,、,、折叠超,幅,幅面纸张,等,等前处理,工,工作，,鉴,鉴定的范,围,围主要是,确,确定密级,、,、归档范,围,围、划分,保,保管期限,，,，对重要,的,的特殊载,体,体的文件,还,还 应进,行,行真伪鉴,定,定。而电,子,子文件在,归,归档前除,进,进行是否,归,归档、确,定,定密级、,划,划分保管,期,期限等鉴,定,定外 ，,还,还需进行,真,真实性、,完,完整性和,有,有效性检,验,验。,整,理,理,的,的,环,环,境,境,不,不,同,同,纸,质,质,文,文,件,件,可,可,用,用,计,计,算,算,机,机,辅,辅,助,助,整,整,理,理,，,，,也,也,可,可,用,用,手,手,工,工,整,整,理,理,；,；,可,可,实,实,行,行,随,随,办,办,随,随,归,归,制,制,度,度,，,，,也,也,可,可,实,实,行,行,年,年,终,终,归,归,档,档,制,制,度,度,；,；,可,可,进,进,行,行,集,集,中,中,整,整,理,理,，,，,也,也,可,可,实,实,行,行,分,分,散,散,整,整,理,理,；,；,可,可,实,实,行,行,文,文,书,书,处,处,理,理,、,、,档,档,案,案,整,整,理,理,一,一,体,体,化,化,，,，,也,也,可,可,实,实,行,行,文,文,书,书,处,处,理,理,、,、,档,档,案,案,整,整,理,理,分,分,开,开,化,化,。,。,电,电,子,子,文,文,件,件,一,一,般,般,实,实,行,行,计,计,算,算,机,机,整,整,理,理,、,、,随,随,办,办,随,随,归,归,档,档,制,制,度,度,（,（,也,也,可,可,实,实,行,行,年,年,终,终,、,、,季,季,末,末,、,、,月,月,末,末,、,、,阶,阶,段,段,等,等,归,归,档,档,制,制,度,度,）,）,、,、,集,集,中,中,整,整,理,理,（,（,也,也,可,可,实,实,行,行,网,网,络,络,化,化,分,分,开,开,整,整,理,理,）,）,、,、,文,文,档,档,一,一,体,体,化,化,。,。,整,理,理,的,的,对,对,象,象,不,不,同,同,纸,质,质,文,文,件,件,的,的,载,载,体,体,是,是,纸,纸,，,，,强,强,调,调,其,其,原,原,始,始,性,性,；,；,归,归,档,档,时,时,仅,仅,归,归,纸,纸,质,质,文,文,件,件,即,即,可,可,，,，,可,可,实,实,行,行,归,归,档,档,的,的,单,单,一,一,载,载,体,体,。,。,电,电,子,子,文,文,件,件,材,材,料,料,是,是,信,信,息,息,，,，,一,一,般,般,存,存,储,储,在,在,光,光,盘,盘,、,、,磁,磁,盘,盘,等,等,载,载,体,体,上,上,，,，,必,必,须,须,借,借,助,助,于,于,计,计,算,算,机,机,等,等,设,设,备,备,才,才,能,能,阅,阅,读,读,，,，,不,不,强,强,调,调,原,原,始,始,性,性,，,，,但,但,强,强,调,调,其,其,真,真,实,实,性,性,；,；,在,在,较,较,长,长,时,时,期,期,内,内,，,，,还,还,需,需,实,实,行,行,电,电,子,子,、,、,纸,纸,质,质,文,文,件,件,归,归,档,档,“,“,双,双,轨,轨,制,制,”,”,。,。,整,理,理,的,的,方,方,法,法,不,不,同,同,纸,质,质,文,文,件,件,整,整,理,理,时,时,分,分,类,类,的,的,级,级,次,次,一,一,般,般,采,采,用,用,三,三,级,级,，,，,分,分,类,类,方,方,案,案,一,一,般,般,采,采,用,用,年,年,度,度,机,机,构,构,（,（,问,问,题,题,）,）,保,保,管,管,期,期,限,限,，,，,分,分,类,类,方,方,案,案,中,中,强,强,调,调,按,按,机,机,构,构,或,或,问,问,题,题,集,集,中,中,；,；,编,编,目,目,可,可,用,用,计,计,算,算,机,机,，,，,也,也,可,可,用,用,手,手,工,工,。,。,电,电,子,子,文,文,件,件,用,用,计,计,算,算,机,机,检,检,索,索,很,很,方,方,便,便,，,，,因,因,此,此,，,，,在,在,整,整,理,理,时,时,分,分,类,类,的,的,级,级,次,次,可,可,采,采,用,用,三,三,级,级,分,分,类,类,，,，,也,也,可,可,采,采,用,用,两,两,级,级,分,分,类,类,，,，,分,分,类,类,方,方,案,案,一,一,般,般,为,为,年,年,度,度,保,保,管,管,期,期,限,限,机,机,构,构,（,（,问,问,题,题,）,）,或,或,保,保,管,管,期,期,限,限,年,年,度,度,机,机,构,构,（,（,问,问,题,题,）,）,，,，,分,分,类,类,方,方,案,案,中,中,强,强,调,调,按,按,保,保,管,管,期,期,限,限,集,集,中,中,，,，,这,这,样,样,便,便,于,于,日,日,后,后,的,的,鉴,鉴,定,定,工,工,作,作,；,；,电,电,子,子,文,文,件,件,的,的,编,编,目,目,需,需,用,用,计,计,算,算,机,机,。,。,整理后,的,的归档,文,文件处,理,理方法,不,不同,纸质文,件,件材料,整,整理后,需,需装盒,、,、排架,；,；归档,时,时间一,般,般在岁,末,末年初,或,或某阶,段,段结束,后,后；归,档,档份数,一,一般为,一,一份；,整,整理时,及,及刚归,档,档后利,用,用不太,方,方便。,电,电子文,件,件整理,后,后，其,电,电子部,分,分的归,档,档信息,在,在计算,机,机中排,序,序后，,存,存入光,盘,盘、磁,盘,盘等载,体,体中即,可,可；归,档,档份数,一,一般为,三,三套，,一,一套封,存,存保管,，,，一套,供,供查阅,使,使用，,一,一套异,地,地保存,；,；“双,轨,轨制”,中,中的纸,质,质部分,要,要与电,子,子部分,的,的内容,、,、排序,、,、编号,等,等一致,；,；归档,时,时及归,档,档后利,用,用较方,便,便。,（二）,电,电子文,件,件的登,记,记,电子文,件,件应以,盘,盘、件,为,为单位,分,分别登,记,记，格,式,式及项,目,目见,电,电子文,件,件归档,与,与管理,规,规范,（,（ GB/T18894,2002）附,录,录A的,表,表A.1、A.2。,登,登记可,采,采取程,序,序设定,与,与手工,录,录入相,结,结合的,方,方法，,成,成批设,定,定、预,置,置、个,别,别录入,在,在同一,个,个系统,中,中运用,。,。,（三）,电,电子文,件,件的鉴,定,定,电子文,件,件检验,后,后合格,率,率达100%后方,能,能移交,和,和接收,。,。交接,双,双方应,对,对检验,合,合格的,电,电子文,件,件填写,归档,电,电子文,件,件移交,、,、接收,检,检验登,记,记表,（,（见,电,电子文,件,件归档,与,与管理,规,规范,（,（GB/T18894, 2002,）,）附录A的表A.3,）,）。,（四）,电,电子文,件,件材料,的,的分类,1、县,以,以上机,关,关及较,大,大的企,事,事业单,位,位：,年度,保,保管期,限,限 , 机,构,构（问,题,题）,2、乡,镇,镇机关,及,及较小,企,企事业,单,单位：,保管期,限,限 , 年,度,度 , 机,构,构（问,题,题）,在按形,成,成或处,理,理年度,分,分类时,应,应注意,如,如下四,个,个问题,：,：,“,形,形,成,成或,处,处理,年,年度,”,”,主,主,要,要指,签,签发,年,年度,。,。,一是,一般,情,情况,下,下就,按,按签,发,发年,度,度归,类,类，,如,如2002年,签,签发,的,的,中,中共,宁,宁强,县,县委,关,关于,学,学习,党,党的,十,十六,大,大会,议,议精,神,神的,通,通知,应,归,归入2002,年,年。,二是,计划,、,、规,划,划、,总,总结,、,、预,算,算、,决,决算,、,、统,计,计报,表,表等,文,文件,材,材料,不,不能,按,按针,对,对年,度,度归,类,类，,如,如2007年,形,形成,的,的2008年,工,工作,计,计划,，,，应,归,归入2007,年,年；2008,年,年形,成,成的2007,年,年的,年,年度,工,工作,总,总结,、,、统,计,计报,表,表、,干,干部,（,（党,员,员）,名,名册,，,，归,档,档入2008,年,年；,“,“2007年,工,工作,总,总结,和,和2008年,工,工作,计,计划,”,”,如,如,果,果是2007,年,年形,成,成的,，,，归,入,入2007年,；,；如,果,果是2008,年,年形,成,成的,，,，归,入,入200,年,年。,三是,法规、标,准,准性等文,件,件不能按,执,执行年度,归,归类，如2007,年,年批准、,通,通过、发,布,布的2008年执,行,行的文件,或,或标准，,归,归入2007年。,四是,跨年度的,文,文件材料,仍,仍然归入,签,签发年度,，,，如五年,或,或十年工,作,作规划，,五,五年或十,年,年工作总,结,结，仍按,签,签发年度,归,归档。,五是,一份文件,有,有多个年,度,度时，仍,归,归入签发,年,年度，如,干,干部任免,、,、机构批,准,准成立等,文,文件，有,上,上报日期,、,、讨论通,过,过日期、,文,文件起草,日,日期、正,式,式发文日,期,期、公布,日,日期、文,件,件发出日,期,期、文件,收,收到日期,等,等，应归,入,入正式发,文,文日期所,指,指的年度,。,。,六是,如果联合,发,发文中各,办,办文单位,会,会签年度,不,不一致，,仍,仍归入最,后,后签发年,度,度，如,宁,宁强县民,政,政局、宁,强,强县档案,局,局关于印,发,发的通,知,知2006年由,宁,宁强县档,案,案局代起,草,草并会签,，,，2007年由宁,强,强县民政,局,局最后签,发,发，归入2007,年,年。,七,是,是,归,档,档,文,文,件,件,上,上,没,没,有,有,签,签,发,发,年,年,度,度,时,时,，,，,要,要,通,通,过,过,分,分,析,析,文,文,件,件,内,内,容,容,、,、,形,形,式,式,来,来,考,考,证,证,和,和,推,推,断,断,文,文,件,件,的,的,签,签,发,发,年,年,度,度,，,，,并,并,归,归,入,入,该,该,年,年,度,度,。,。,“,“,形,形,成,成,或,或,处,处,理,理,年,年,度,度,”,”,还,还,指,指,办,办,结,结,年,年,度,度,。,。,一,是,是,跨,年,年,度,度,形,形,成,成,的,的,案,案,件,件,文,文,件,件,材,材,料,料,归,归,入,入,案,案,件,件,办,办,结,结,的,的,年,年,度,度,，,，,如,如2006,年,年,至,至2007,年,年,办,办,理,理,的,的,某,某,案,案,件,件,文,文,件,件,材,材,料,料,，,，2007,年,年,结,结,案,案,后,后,，,，,其,其,归,归,档,档,文,文,件,件,材,材,料,料,归,归,入,入2007,年,年,。,。,二,是,是,跨,年,年,度,度,召,召,开,开,的,的,会,会,议,议,文,文,件,件,材,材,料,料,归,归,入,入,会,会,议,议,结,结,束,束,年,年,，,，,如,如2006,年,年,底,底,开,开,幕,幕,的,的,宁,宁,强,强,县,县,人,人,代,代,会,会,议,议,，,，2007,年,年,初,初,闭,闭,幕,幕,，,，,其,其,整,整,个,个,会,会,议,议,文,文,件,件,材,材,料,料,归,归,入,入2007,年,年,。,。,“,“,形,形,成,成,年,年,度,度,”,”,在,在,以,以,专,专,门,门,年,年,度,度,安,安,排,排,工,工,作,作,的,的,单,单,位,位,或,或,部,部,门,门,，,，,主,主,要,要,业,业,务,务,文,文,件,件,应,应,归,归,入,入,的,的,年,年,度,度,指,指,的,的,是,是,专,专,门,门,年,年,度,度,。,。,“ 专门年,度,度 ” 或,称,称专门工作,年,年度指的是,某,某些系统或,行,行业不以元,月,月日至,月日,计,计算为一个,年,年度，而按,本,本行业或系,统,统的习惯专,门,门规定一种,起,起止日期来,计,计算年度和,安,安排工作，,如,如学校以,月,月日至次,年,年月,日,日的教学年,度,度安排工作,；,；会计按会,计,计年度来安,排,排年度工作,。,。对这些按,教,教学年度、,兵,兵役年度、,会,会计年度等,安,安排工作形,成,成的主要业,务,务文件，应,按,按其专门年,度,度归类，其,他,他文件则按,一,一般年度归,入,入相应年度,，,，,如： “,宁,宁强县一中,关,关于加强,7至,8学年,度,度教学重点,工,工作的通知,”,” ，归,入,入7,至,至8,学,学年度；,“,“宁强县一,中,中关于进一,步,步做好,7年校内,安,安全工作的,通,通知 ”,归,归入7年。, 当几份,文,文件 “,为,为一件 ”,时,时， “,形,形成或处,理,理年度 ”,指,指的是排,在,在最前面文,件,件的签发年,度,度。,（五）归档,电,电子文件材,料,料的排列与,编,编号,1、排列。,在,在最低一级,类,类目下，按,事,事由 ,时,时间或事,由,由 ,重,重要程度顺,序,序排列。不,同,同事由间按,时,时间、重要,程,程度等方法,排,排列。,2、编号。,按,按排列顺,序,序编小流水,号,号。,四、电子档,案,案的管理,（一）电子,档,档案管理过,程,程中对设备,的,的要求,一是建立电,子,子档案数据,库,库，配置相,应,应的数据库,设,设备和数据,库,库管理系统,；,；二是建立,电,电子档案及,其,其相关信息,的,的管理系统,，,，为此就需,要,要配置相应,的,的计算机软,硬,硬件及外部,设,设备，对各,种,种信息进行,有,有效管理与,利,利用；三是,建,建立电子档,案,案计算机网,络,络系统，以,档,档案管理部,门,门的电子档,案,案数据库为,中,中心，用网,络,络技术将立,档,档单位和用,户,户与档案管,理,理部门联系,起,起来构成一,个,个有机整体,；,；四是控制,温,温湿度、使,洁,洁净度按标,准,准控制，并,远,远离强磁场,的,的电子档案,存,存储载体的,保,保存库等。,（二,）,）电,子,子档,案,案管,理,理过,程,程中,对,对存,取,取、,理,理解,和,和使,用,用的,要,要求,1、,确,确保,电,电子,档,档案,可,可存,取,取,2、,确,确保,电,电子,档,档案,被,被人,理,理解,3、,确,确保,电,电子,档,档案,能,能够,使,使用,（三,）,）电,子,子档,案,案管,理,理过,程,程中,对,对载,体,体性,能,能的,要,要求,电子,档,档案,要,要选,用,用能,稳,稳定,、,、检,索,索方,便,便、,存,存取,容,容易,的,的载,体,体，,同,同时,还,还要,考,考虑,各,各种,不,不同,载,载体,“,“寿,命,命”,的,的长,短,短。,具,具体,选,选择,方,方法,是,是：,计,计算,机,机辅,助,助设,计,计、,辅,辅助,制,制造,的,的产,品,品，,可,可存,储,储在,一,一次,写,写入,式,式光,盘,盘上,；,；办,公,公自,动,动化,形,形成,的,的电,子,子档,案,案，,可,可选,择,择只,读,读式,或,或一,次,次写,入,入式,光,光盘,和,和磁,带,带作,为,为存,储,储载,体,体。,对,对特,别,别重,要,要的,电,电子,档,档案,，,，可,制,制作,纸,纸质,或,或缩,微,微品,的,的备,份,份件,。,。,五,、,、,电,电,子,子,档,档,案,案,的,的,利,利,用,用,（,一,一,）,）,利,利,用,用,电,电,子,子,档,档,案,案,的,的,主,主,要,要,方,方,法,法,1,、,、,直,直,接,接,利,利,用,用,电,电,子,子,档,档,案,案,2,、,、,提,提,供,供,复,复,制,制,件,件,3,、,、,采,采,用,用,通,通,信,信,传,传,输,输,手,手,段,段,利,利,用,用,（,二,二,）,）,电,电,子,子,档,档,案,案,利,利,用,用,过,过,程,程,中,中,的,的,管,管,理,理,工,工,作,作,1,、,、,审,审,查,查,使,使,用,用,权,权,限,限,2,、,、,管,管,理,理,及,及,回,回,收,收,供,供,利,利,用,用,的,的,复,复,制,制,件,件,3、利,用,用中的,安,安全管,理,理,电子档,案,案利用,的,的安全,与,与保密,，,，比纸,质,质档案,更,更加难,以,以控制,。,。因此,，,，应特,别,别注意,以,以下几,点,点：,（ 1,）,）利用,方,方法应,视,视用户,的,的情况,而,而定，,不,不能无,原,原则地,向,向所有,用,用户提,供,供全部,的,的利用,方,方法。,（ 2,）,）依据,电,电子档,案,案的密,级,级，进,行,行有效,管,管理，,一,一般情,况,况下，,对,对内容,不,不是完,全,全开放,的,的电子,档,档案，,不,不宜用,复,复制复,制,制的方,式,式提供,利,利用，,对,对于提,供,供利用,的,的复制,复,复制件,制,制作，,必,必须在,有,有效控,制,制下进,行,行。,（ 3）,采,采用通信,传,传输或直,接,接利用等,利,利用方法,，,，必须对,内,内容信息,进,进行加密,处,处理，并,对,对所使用,的,的密钥进,行,行定期或,不,不定期折,更,更换。,（ 4）,无,无论采用,何,何种利用,方,方法，都,应,应对利用,的,的全过程,进,进行有效,的,的跟踪监,控,控，并自,动,动进行相,关,关记录，,作,作为利用,工,工作查证,的,的依据。,（ 5）,利,利用系统,应,应有较强,的,的容错能,力,力，避免,由,由于误操,作,作而带来,不,不可挽回,的,的损失。,六、电子,档,档案的保,管,管,保管要求,归,归,档,档电子文,件,件的保管,除,除应符合,纸,纸质档案,的,的要求外,，,，还应符,合,合下列条,件,件：a）归,档,档载体应,作,作防写处,理,理。避免,擦,擦、划、,触,触摸记录,涂,涂层。b）,单,单片载体,应,应装盒，,竖,竖立存放,，,，且避免,挤,挤压。c）,存,存放时应,远,远离强磁,场,场、强热,源,源，并与,有,有害气体,隔,隔离。d）,环,环境温度,选,选定范围,：,：17,20,；,；相对湿,度,度选定范,围,围：35%45%。,