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Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,了解文秘的概念,掌握文秘工作的类型,掌握文秘工作的原则,掌握电脑自动的特点与功能,熟悉电脑的硬件平台,熟悉电脑的外部平台,熟悉电脑的软件平台,了解文秘的概念,电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式，并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓住未来的就业机会，人们迫切需要在短时间内掌握和使用电脑的基本技能。,电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式,文秘及文秘工作,文秘概述,文秘的分类及工作,文秘的工作原则,文秘及文秘工作 文秘概述,1.1 文秘概述,文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业之一。,1.1 文秘概述 文秘是随着科学经济高速发展,1.2 文秘的分类及工作,行政文员,办公室文员,秘书,1.2 文秘的分类及工作 行政文员,行政文员,行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对完成工作的质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质和技能要求如下：,能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。,同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔、智能ABC等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。,行政文员 行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对,办公室文员,办公室文员的工作职责如下：,接听、转接电话；接待来访人员。,负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。,负责总经理办公室的清洁卫生。,做好会议纪要。,负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。,负责传真的收发工作。,负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。,做好公司宣传专栏的组稿。,办公室文员 办公室文员的工作职责如下：,按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其负责。,做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。,每月环保报表的邮寄及社保的打表。,管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。,社会保险的投保、申领。,统计每月考勤并交财务做账、留底。,管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。,接受其他临时工作。,按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其,秘书,秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。,1998年5月，劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的秘书职业技能标准一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。,目前我国秘书从业人员约2300万人。,我国外资企业秘书分三类：,初级秘书以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；,中等秘书（一般性秘书）用英文写一般信函、起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业；,高级秘书（经理助理）能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。,秘书 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日,1.3 文秘的工作原则,追踪原则,超前原则,优先原则,1.3 文秘的工作原则 追踪原则,追踪原则,决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。,追踪原则 决策方案在实施过程中，必然会出现主客体,超前原则,秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间、争主动，超前收取信息，向领导提供“预测性”信息。,超前原则 秘书信息工作的超前原则是由以下两方,优先原则,客观上说，凡是信息都是有用的。因此，对于办公自动化程度很高的单位或部门来说，信息多多益善，因为再多的信息也可存入电子计算机，查询和使用十分方便。但对于主要依靠手工方式处理信息的单位和部门来说，不宜无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等，而必须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速加以判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，从而对信息选优。,优先原则 客观上说，凡是信息都是有用的。因此，,电脑办公快速入门,办公自动化的特点,电脑办公的基本功能,电脑办公快速入门 办公自动化的特点,1.4 办公自动化的特点,现代办公与传统办公相比有较大的区别。不仅在内容和对象上存在差别，更主要的是在方式和功能上有所区别。,现代办公自动化将许多独立的办公职能一体化，提高了信息化程度，提高了办公效率，对信息社会产生了积极影响。,现代办公自动化的主要特点有：,提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。,实现了办公用品、生产设备以及科技资料、文书、资料、人事、财务档案等方面的有效管理，防止信息资源的流失。,运用网络可以建立经济、方便、快捷的电子邮件通信平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且可实现资源的充分运用、信息反馈的及时收集。,1.4 办公自动化的特点 现代办公与传统办公,1.5 电脑办公的基本功能,办公自动化系统逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项业务系统连成一个办公系统，再通过远程网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。,利用办公自动化软件还可以实现视频会议、远程教学等，在更广的范围内拓宽人们获取知识的渠道，促进知识经济的发展。,办公自动化的基本功能如下：,（1）文字处理；,（2）数据处理；,（3）协同工作；,（4）信息传递。,1.5 电脑办公的基本功能 办公自动化系统逐,电脑办公操作平台,电脑主要硬件平台,常见的外部平台,电脑办公软件平台,电脑办公操作平台 电脑主要硬件平台,1.6 电脑主要硬件平台,主板,CPU,内存,显卡,声卡,网卡,硬盘、软驱、光驱,电源,机箱,显示器,键盘和鼠标,1.6 电脑主要硬件平台 主板 硬盘、软驱、光驱,主板,主板是电脑的核心，电脑中所有的关键设备都安装在主板上。主板是一块矩形的电路板，由CPU插座、芯片组、BIOS芯片、高速缓存器、各种扩展插槽和接口组成，如下图所示。,主板,主板 主板是电脑的核心，电脑中所有的关键设备都安,CPU,CPU也称为中央处理器，是决定电脑性能的核心部件。它主要负责电脑指令的执行、数字与逻辑的运算、数据的存储与传送以及对内对外输入与输出的控制等。如下图所示是一个Inter 双核CPU。,CPU,CPU CPU也称为中央处理器，是决定电脑性能的,内存,内存是电脑中存储临时数据的重要设备，用来存放电脑运行时所需的程序和数据。如下图所示是一款金士顿内存。,内存,内存 内存是电脑中存储临时数据的重要设备，用来存,显卡,显卡又称为显示卡或显示适配卡，是主机最基本的组成部分之一。如下图所示是一款七彩虹7300显卡。,显卡,显卡 显卡又称为显示卡或显示适配卡，是主机最基本,声卡,声卡也称为声音卡、声效卡。声卡是多媒体技术中最基本的组成部分，是实现声波与数字信号相互转换的硬件，如下图所示。,声卡,声卡 声卡也称为声音卡、声效卡。声卡是多媒体技术,网卡,网卡也称为网络适配器，简称NIC。网卡是局域网中最基本的部件之一，是连接电脑与网络的硬件设备，如下图所示。,网卡,网卡 网卡也称为网络适配器，简称NIC。网卡是局,硬盘、软驱、光驱,硬盘、软驱与光驱都是数据存放的场所，如右图（上）所示。硬盘是电脑中最重要的存储设备，是用来存储安装的软件、电影、游戏、音乐等的一个数据容器。早期的硬盘能够存储的数据非常少，只有几兆字节。,软驱是一种可携带式数据存储器。曾经为人们提供了很大的方便，如用软盘复制资料、文件、游戏，用软驱启动系统等。如右图（中）所示。,光驱在电脑的多媒体化方面也有着举足轻重的作用，如右图（下）所示。随着近几年人们对于影音质量以及高容量存储要求的不断提高，各种以DVD光盘作为存储介质的音像制品越来越多，因此DVD是光驱发展的必然趋势。,网卡,硬盘,软驱,光驱,硬盘、软驱、光驱 硬盘、软驱与光驱都是数据存放的,电源,电源是电脑的动力源泉，是电脑正常运行的枢纽。它负责将普通市电转换为电脑主机可以直接使用的电源，如下图所示。,电源,电源 电源是电脑的动力源泉，是电脑正常运行的枢纽,机箱,机箱是用来放置电脑各个配件的金属箱，它不仅为电脑的核心运转提供了一个安全稳定的工作环境，而且有效地屏蔽了大多数电磁辐射，保护了用户的身体健康，如下图所示。,机箱,机箱 机箱是用来放置电脑各个配件的金属箱，它不仅,显示器,显示器是电脑的重要输出设备。它可以把输入的内容和经过处理的数据显示在屏幕上。显示器的种类和外观多种多样，目前使用较多的是CRT纯平显示器和液晶显示器，如下图所示为一款液晶显示器。,液晶显示器,显示器 显示器是电脑的重要输出设备。它可以把输入,键盘和鼠标,键盘是电脑系统中最基本的输入设备，用户给电脑下达的各种命令、程序和数据都可以通过键盘输入电脑中。鼠标是用于确定光标在屏幕上的位置，在应用软件的支持下，鼠标可以快速、方便地完成某种特定的功能。目前常见的鼠标接口有串口、PS/2接口和USB接口三种类型，如下图所示。,键盘和鼠标,键盘和鼠标 键盘是电脑系统中最基本的输入设备，,1.7 常见的外部平台,打印机,扫描仪,传真机,多功能一体机,光盘记录机,手写语音输入设备,音箱,摄像头,数码相机,数码摄像机,1.7 常见的外部平台 打印机 手写语音输入设备,打印机,打印机是用来输出文件的外部设备。它可以输出文字、图像等信息到打印纸上，如下图所示。,打印机,打印机 打印机是用来输出文件的外部设备。它可以输,扫描仪,扫描仪是一种高精度的光电一体化的高科技产品，它是将各种形式的图像信息通过扫描传输入电脑的重要工具。通常将扫描仪用于信息含量较大的电脑图像的输入。从最直接的图片、照片、胶片到各类图纸以及各类文稿资料都可以用扫描仪输入电脑中，进而实现对这些图像信息的处理、使用、存储及输出等操作，如下图所示。,扫描仪,扫描仪 扫描仪是一种高精度的光电一体化的高科技,传真机,传真机是现代企业及家庭必备的通信工具之一，特别是对一些从事贸易的单位来说，经常会用它收发合同、报价及产品资料，甚至复印文稿、复印身份证和扫描图案等，如下图所示。,传真机,传真机 传真机是现代企业及家庭必备的通信工具之一,多功能一体机,国外大多把多功能一体机定义为MFC，即具有扫描、传真、复印和打印功能为一体的产品总称。多功能一体机在国内出现是在20世纪80年代中后期。作为一种多功能集成的产品，更确切来讲，多功能一体机是一种综合办公工具，在完成常见办公功能的同时，它的优势是优化了功能组合，发挥了功能集成，如图下所示。,多功能一体机,多功能一体机 国外大多把多功能一体机定义为MF,光盘记录机,光盘刻录机的外观和普通光驱差不多，如要区别它们，可以看表面的标识。光盘刻录机的用途一般为刻制光盘，当然也具备了普通光驱的功能，如下图所示。,光盘记录机,光盘记录机 光盘刻录机的外观和普通光驱差不多，,手写语意输入机,手写输入笔是一种直接用手写方式向电脑输入汉字，并通过汉字识别软件将其转变成文本文件的一种电脑外设产品。也有集手写和语音输入为一体的输入设备，如下图所示。,手写语意输入机,手写语意输入机 手
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