秘书工作制度、工作机构及职能

*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书工作制度、工作机构及职能,一、我国古代的秘书工作制度,1、保密制度:,按范围分:国家,组织,个人秘密。按内容性质分:政治,军事,经济,科技,商业,人事秘密（制作、传递 、折叠、装封、编号，收文、发文的登记 等）,2、行文制度,行文制度是指单位与单位之间互相传递处理文书时必须遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的规定，各单位之间的行文可以分为上行、下行、平行三个方向，并根据工体需要采用不同的方式,3、三省制度,宰相成员增多，既便于集思广议，又使之互相牵制，从而避免出现权臣专权的局面。这样，大大加强了中央集权，防止了皇帝大权旁落。,4、一文一事制度,一文一事,即一件公文只陈述一件事,不同的事由不得混杂在一件公文中。请示类公文实行一文一事制度,符合文书工作的发展规律,因为它能突出公文内容主旨,加快行文速度,提高公文处理的效率,也便于文件的管理、查询和文书档案的保管。,5、文书立卷制度,档案归档、档案鉴定、销毁、档案编录、档案立卷、编号、档案分类、借阅等6、限期承办制度,7、贴黄引黄制度,贴黄在唐代是一种公文改错制度，到宋代发展成为一种公文补充制度，到明代又发展成为一种内容摘要制度，清承明制。,8、条旨制度,明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟” 。,9、催办制度,为了提高办文效益，加快办文速度。宋代设“催驱房”，元代设急传铺，限期催办。,10、文书制度,历代统治者对每类文书格式、用字、署时、首尾用语，包括用纸等都有严格规定。历代的文书工作制度很严密，如避讳、撰拟、誊抄、签押、判署、封装，收发登记、传递、承办、催办、保密等，都有明文规定，有所违悖，则绳之以法。,二、古代官府文书和应用文,我国古代最早的文书统称“公牍”，“公牍”这一名称从春秋时代一直沿用到中华人民共和国建立前夕。它相当于目前的“公文”。而“文书”一词则是两千多年前的西汉出现的 ，西汉后的两千年间“文书”和“公牍”两个名称并存。历史上它们有过别名，如汉代曾把部分公牍称为“尺”，唐代又把文书叫“应用文”。但这些别名始终未取代“文书”和“公牍”的名称。,秦代以前没有专门的文种名称，统称为书 ，春秋战国时期文书开始有了按使用目的加上的笼统称谓：刑法典称刑书；结盟文书称为盟书或载书；君王发布命令的文书称为命书；上级官员告诫属下的文书称为语书，等等 。秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，称为官府往来文书。,典、谟、训、诰、誓、命。它们是保存在尚书里的我国上古时期六种公文名称。,典，记述帝王言行，以作后代常法，如尧典。 谟，记述君臣谋议国事，如皋陶谟。,训，记述训导言词，如伊训。,诰，施政文告，如汤诰。,誓，临战勉励将士的誓词，如牧誓。,命，帝王的诏令，如顾命。,制、诏、策（册）、戒、敕、旨、谕。它们是封建皇帝在政务活动中颁发的各种公文的名称。制书是皇帝用于颁布重大制度时所用的文书；诏书多用于对官僚的训示、答复臣僚的上奏、皇帝即位的布告；策书是用于封赠或罢免大臣的命令性文书；戒书是皇帝对臣下进行训诫所用的文书；日常政务活动中所用的命令性文书称敕书，即民间称谓的“圣旨”，明代则称敕谕。,奏、章、表、议。它们是文武百官向皇帝上奏的文书形式。奏是封建时代官僚向皇帝言事的主要公文形式。章多用于庆典时向皇帝致敬，官员就任新职，亦例须撰写谢章感恩。同类的公文还有表、笺。议是臣僚向皇帝表达不同意见的文书。,启、移、谘、关、札、状、檄、露布。它们是政府衙署相互往来或个人与官署交往的文书。启是官府往来的书信或下级给上级个人的书信；移是同级衙署互相送达的文书；谘是两个衙署相互商量事情；关是此衙署通知彼衙署有关事情的文书；札是上级官员给属员的文书；状是百姓向官府申诉的文书；檄与露布是指军事行动中讨伐性文告。,三、我国现代秘书机构,1、秘书机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。,狭义的秘书机构,，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。,广义的秘书机构,，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务 。,广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。,狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。,2、秘书工作机构的设置原则,精简原则利于提高工作效率,纵向层次要少方便沟通,横向幅度适当加大涉及面广、头绪多,秘书工作机构的名称,办公厅：中央、省、部级的秘书机构名称,国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。其主要职责有：,（一）负责国务院会议的准备工作，协助国务院领导同志组织会议决定事项的实施。,（二）协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。,(三)研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，报国务院领导同志审批。(四)根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。(五)督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志有关指示的执行落实情况并跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。(六)协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。(七)处理群众来信，接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来 信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的 的有关信访事项。(八)根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。(九)负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。(十)做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。(十一)办理国务院领导同志交办的其他事项。,（摘自国办发 1998 31 号文）,办公室和秘书处,省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。除了乡镇办公室为股级，下不再分设。再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。,还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。,秘书工作机构的组织形式,分理制：,机构下面再设部门以处理各种不同的秘书工作。,综理制：,下面不再分设部门。所有工作由办公室统一或分派人员办理。,国务院办公厅设6个职能司局。(一)秘书一局办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、国务院公 报编辑等方面的工作。(二)秘书二局办理发展计划、经贸、工业(含国防工业)、财税、劳动和社会保障、国土资源、建设、交通、铁道、民航、信息产业、水利、农业、林业、对外贸易经济合作、金融证券、审计、海关、环保、统计、工商管理、质量技术监督、药品监督管理、旅游、供销、体改、气象等经济方面的文电、会务和督查工作。(三)秘书三局办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社会事业方面的文电、会务、督查及联合全国人大、全国政协、军队等方面的工作。,(四)中办国办信访局按照中共中央办公厅、国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信，接待群众来访，向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门、跨地区的信访疑难问题。(五)人事司负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国手续；负责国务院领导同志办公室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。(六)行政司负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后勤管理工作。机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工作。,课堂讨论,哪一种形式的机构更庞大呢？,你们单位的秘书机构是哪种呢？,你们单位适合哪一种形式的秘书机构形式？,四、 秘书工作机构的地位与性质,秘书,机关,秘书,部门,秘书岗位,中央和省级,中级组织,基层、小企业,地 位,第二节 秘书工作机构的地位与性质,1、机密性，由所处位置的中枢性 和组织关系的封闭性决定,2、辅助性是根本属性。秘书部门是辅助机构，不是权力机关,3、秘书部门是综合办事部门,4、服务性针对整个组织单位的,秘书机构的性质,机密性,辅助性,综合性,服务性,第三节 秘书工作机构的职能与工作要求,秘书职能的六方面既有内容上的区别又是相互渗透，具体的某一个机构可能并不全部具有六种职能。,公关,保密,枢纽,协调,参谋,助手,秘书职能,秘书工作机构成员的群体优化,在若干成员组成的秘书班子中，群体的科学组合是群体优化的前提。,秘书班子中成员的知识、能力结构组合应有所不同,遵从异质结合的原则，由不同专长、学历、能力、年龄、性格、性别的人员组合。,合理分工、密切合作、职得其人、人尽其才。,群体优化还体现在运动过程之中，需要不断调整甚至重新组合。,五、 秘书部门和人员的管理,秘书人员的自我管理,工作管理,行为管理,时间管理,办公环境管理,你是公司秘书，在值班的过程中，某一领导打电话给你，让你为他办一项私人事务，你会怎么做？,