时间管理讲座课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,时间管理,主讲:周家兵,1,单元一 时间管理就是自我管理,关于时间的名言,时间销纵既逝，失去的时间是永远无法追回的。,我们大都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事。,我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标。,只要时间一流逝，我们就一无所获。,让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱。,你损失了你的时间就抵押了你的未来。,时间是你最有价值的资源。生命有限，时间有限，金钱无限,2,时间管理的盲点,盲点一：忙就好,盲点二：“时间管理能有多大用”,盲点三：“身不由已”,盲点四：“江山易改、习惯难移 ”,3,单元二 时间盘点,盘点一：时间价值分析,盘点二：时间清单分析,盘点三：工作清单分析,盘点四：工作紧急性分析,盘点五：工作重要性分析,盘点六：高效益活动分析,盘点七：授权分析,盘点八：会见分析,盘点九：会议分析,盘点十：公出分析,盘点十一：,干扰因素分析,4,盘点一:时间价值分析时间管理的启示,启示一：你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值。时间就是金钱，如果你浪费了这一段时间，就意味着你增加了公司的成本，或者减少了收入或利润。你是人，不是神，当你浪费了时间时，你无论如何也弥补宵了损失。,启示二：钱是一分一分挣来的，或者说，是在每一分钟、每一小时、每一天的努力工作中挣来的。当你一天中浪费（不管什么原因）12小时的时候，就意味着其他时间中挣钱的效率要提高10%30%,显然，这是十分困难,的。,5,启示三：你一定要用上面的两种表计算一时间价值，并牢牢地记住：当你浪费了多少时间时，你浪费了多少钱。,启示四：规划你的时间，以便使你将宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,盘点一:时间价值分析时间管理的启示,6,盘点二：时间清单分析,特点一：他的重要工作是在快下班时才做的；,特点二：他被分心和干扰的事项较多，有来自于下属、同级、外部等，时间大概在两小时左右；,特点三：他完全不被干扰的时间很少，只有三十分钟；,特点四：他最有效率的时间应是上午九点左右，却没有得到充分的利用；,特点五：在工作效率低的时间，向上司汇报工作，由于准备不充分和精力不集中，效果不令人满意。,7,盘点三:工作清单分析,设计工作清单分析表,填入具体事项,时间利用,浪费时间的统计,延误时间的统计,寻找原因与对策,8,盘点四：工作紧急性分析,分析哪几个问题？,你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？,非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间管理无关。,“紧急事项”越多，时间管理问题越大。,“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。,9,盘点五：工作重要性问题,分析哪几个问题？,你每日、每周、每月最重要的是哪 三项工作？,非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。,重要的工作事项所战友时间越多，时间管理就越合理。,一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。,10,盘点六：高效益活动分析,指标一：目标（职务）贡献度,指标二：必要程度,指标三：所需时间,11,时间管理启示,优先做高效益活动。,根据活动效益的高低安排工作顺序和时间，以保证高效益活动的进行。,你能说出你的前三项高效益活动吗？恐怕不一定。,应对你每年、每月、每周、每天的高效益活动有一个分析，以便心中有数。,高效益活动的衡量有三个指标。一项活动绎于目标（职务）的贡献越大，你的必要程度越大，花费时间越少，这项工作效益就越高。,12,盘点七：授权分析,时间管理启示,把可以由下属做的事情，一定要交给下属去做，这样你才能有更多的时间做更重要的事情。,记住：大多数工作，下属绝对没有你做的好，并不等于下属永远没有你做的好。,刚授权时，会花费你较多的时间，但是，一旦下属能够胜任，你就会节省很多时间。管理者要通过别人完成工作，就必须将时间花在辅导（教练）下属上。,自己做应该由下属做事情的原因常常是很可笑的。也就是说，把时间花在替下属做事上，是十分可笑的。,13,盘点八：会见分析,时间管理启示,不良的会见极其容易浪费时间，而且还冲击和打乱其他时间安排，所以，要坚决克服。,学会约定会见用时。,尽可能事先确认会见目标，以便较为准确地预估用时。,学会对付无故拖延的方法。,14,盘点九：会议分析,时间管理启示,根据统计，中层经理用于会议的时间约占工作时间的20%，是时间管理的重要环节。,中层经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。一定要事先评估开会的必要性。,事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。,严格会议纪律,参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。,15,盘点十：公出分析,时间管理启示,外出频繁的中层经理，应进行公出必要性评估，以便压缩公出时间。,公出中最浪费时间的环节是拜访后。,减少拜访后时间浪费的方法有：,方法一：合理安排拜访线路,方法二：合理安排拜访时间,方法三：剩余的时间回公司,16,盘点十一：干扰因素分析,列出干扰因素,对干扰因素排序,对突发性干扰的分析,罗列出干扰所带来的后果,17,单元三 时间管理的原则,原则一：80/20原则,原则二：目标ABC原则,原则三：轻重缓急工作法,原则四：计划原则,原则五：养成习惯,18,原则一:80/20原则,20%的工作占整个工作80%的价值;,集中80%的精力要做20%的工作;,投入20%精力做另外80%的工作.,19,原则二：目标ABC原则,A=必须做的,B=应该做的,C=不值得做,20,原则三：轻重缓急工作法,第一个方面：紧急程度,第二个方面：重要程度,次,要,重,要,紧急 正常,A,B,C,D,21,原则四：计划原则,必须事先对工作出计划,必须按照计划去执行、去实施,必须留出处理不可预计事务的时间,22,原则五：养成习惯,你要知道什么是好的时间管理习惯,对于部门经理/主管人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的,好的习惯是可以养成并且是必须要形成的,时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成。,23,单元四 时间管理的三个方法,时间管理方法一：日计划,时间管理方法二：会议管理,时间管理方法三：会见管理,24,时间管理方法一:日计划,日计划的原则,:,原则一：必须每日做日计划。,原则二：必须执行日计划。,原则三：必须书面表达。,原则四：每天花十五分钟，将你一天的时间进行有效的规划，然后再按照规划的去做就可以了。,25,日计划的五个步骤,第一步：列出工作任务,第二步：估计工作需要的时间,第三步：预留机动时间给意外的工作,第四步：决定优先顺序,第五步：事后听检查,26,时间管理的方法二：会议管理,会前准备的6个W,W(What) 会议目标是什么,W(Who) 谁要参加会议,W(Which) 我们要用什么方式来开会,W(Where) 会议的地点,W(When) 何时开会,W(How) 怎样追踪会议结果,27,形成会议纪要,会议名称及目标,会议时间和地点,出席会议人员和制度会议人员,主持人,内容。分决议部分和待办事项两个内容,待办事项要注明完成人和完成日期,记录人及其日期,28,会议追踪,确定会议的追踪人,对于会议当中大家提出的问题有人给予回答或者整理,对于会议确定办理的事项由责任人定期向大家反馈所作决议的执行情况,29,时间管理的方法三：会见管理,会见管理的四个要点,要点一：约定时间,要点二：约定时限,要点三：事先界定目标,要点四：设定“窗口”时间,30,节省时间的10大方法,1.事先规划好你的时间与步骤，以收事半功倍之效。,2.分析工作的优先级，按照轻重缓急作处置。,3.找出自己最有效率的时段以安排工作内容。,4.整理你的办公桌及办公室，提升工作效率。,5.进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或文员。,6.活用记事本管理时间。,7.运用有效的方法取得信息,8.改变拖延的习惯，即时行动。,9.技巧的对待访客，让时间的控制权在自己手上,。,10.练就健康的身体，保持身心最佳状况。,31,办公桌上堆积如山的文件，好像永远不会都减少；,接踵而至的要与时间拔河，首先记录自己的时间分配方式，分析哪些习惯浪费时间；,接着订定目标并拟定计划，以较实际的观点安排时程；,最后找出浪费时间的原因与因应方法，改变这些坏习惯。,方法一、事先规划好你的时间与步骤，,以收事半功倍之效。,32,每天空出一段时间来规划事情,拿一个小时来订计划，可以有二到三倍的效果出现。,你可以在上班之前比较安静的环境（家里或办公室）订计划，或是当作上班的第一件事，或是在下班前订第二天的计划。,将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段段时间里加速完成。,做正确的事要比按正确的方法把事情做对来得重要。,杜拉克（Peter F. Drucker）,33,方法二、分析工作的优先级，按照轻重缓急作处置。,要掌控时间，就必须先能掌控自己。,设定个人目标，以便根据目标，分析工作的优先级，按照轻重缓急做处置。,经常评估所设定的优先级。,要将你的百分之百的时间，用于关键问题的处理。,汤森（Robert Townsend）Avis-Rent-a-Car, Inc.总裁,34,采用80/20原则来设定优先级。,完成20的目标可能获得80的效果，如果你每天的行事历上有,十个事项,要做，你只要能圆满达成其中,最重要的两个项目,，就可以得到八成的效果。,35,根据紧急性与重要性决定,重要而且紧急：马上办。,重要而不紧急：好好规划。,不重要但很紧急：,1.马上办，但只花一点时间；,2.请人代办；,3.集中处理。,不重要也不紧急：有空再办。,36,生理专家研究，人的效率会随着时间不同而不同，顺其自然安排工作内容，工作效率才会高。,早上八点至十点：精力颠峰，适合做规划。,早上十点至十二点：注意力及短暂记忆力最强，适合脑,力激荡会议、训练。,下午一点至二点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的,工作。,下午二点至四点：开始清醒，长期记忆力最强，适合阅,读、思考。,下午四点至五点：适合技术性工作、处理冲突问题。,方法三、,找出自己最有效率的时段,以安排工作内容,37,充分利用生物钟,了解自己的生理时钟，它不像真的时钟那么有规律。找出精神最好的时间从事较困难的工作。,在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。,在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、处理回信、规划行程表。,在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。,38,方法四、,整理你的办公桌及办公室，提升工作效率,杂乱无章的办公桌会让人分心、容易疲倦及紧张、生产力降低、无法控制工作，也会给人不好的印象。更重要的是，档案找不到，办公桌上一片凌乱，都会浪费你宝贵的时间。,保持办公桌清爽的最高指导原则：与手边正在做的工作有关的东西，才能出现在桌面上，其余的请立即拿开。,你可以这样清理你的办公桌：,挪出一段时间专门来整理你的办公桌。,可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一个抽屉或桌面。,与工作毫无关连的书籍杂物等，都应该立即清掉。,一年半年内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大不了，就别犹豫了。,运用5S技巧整理、整顿、清扫、清洁、素养。,39,办公小技巧,办公桌如果面对窗户或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你面前，还可以有空间摆放其它办公家具。,每天要用到的东西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到较远的角落去。,将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子收集，一收到文件就加以分类，有效缩短文件传递的时间。,不管理好你的文件，你就会被它们淹死。由你桌上的光景即可看出是你还是它们赢了。,史坦普（Peter Stemp）Allied Dunbar Assurance plc,40,方法五、,进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或文员,如果你坚持处理工作所有的细节，很快就会发现时间根本不够用，更何况你的职位与所负的责任会不断的增加。,请他人分摊你的工作，善用授权策略，事半功倍。,找出哪些工作可以授权他人去做。,将工作交给能处理得最好的人。,信任对方，尊重对方。,清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。,授权不是推卸责任，你一样要负起追踪的责任。,41,要懂得分工协作,文员或助理不是花瓶，他们可以替你挡不速之客与过滤电话、信件，使你不受干扰地专注在重要事务上，还能替你搜集信息，提出解决问题及做决策的构想。你应该和他们相互信赖，建立团队工作纪律，发展出合作关系：,每天固定时间与他们讨论工作内容，让他们熟知你的目标、优先级及渴望，清楚知道你要什么。,鼓励他们分担更多的责任，并允许他们发展自己的行事风格，可以做决定，而不是当你的影子。,给予充分的支持、认同与尊重。,成功的主管奉行两个原则：在拥有必要信息与判断基础的最底层下达决定；直接向你负责的人应该提出答案，而不是问题。,霍柏斯（Charles R. Hobbs）,42,方法六、,活用记事本管理时间,找一本口袋大小的记事本带在身边：,记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏。,列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。,把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或原珠笔书写，可能有变量的就先用铅笔书写。,随时记录一些新想到的做法。,达成的项目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要察看会看不懂,在你的记事本上，你可以用荧光笔标颜色来区分事情的重要性或优先性。也就是说，记录时用一只笔，事后再用荧光笔标记重要性或优先性。,像所有其它的计划一样，有效的时间安排最好是在纸上作业。,勒伯夫（Michael LeBoeuf）,43,有效的管理者生活在现在，但却将眼光集中在未来。,黑斯（,James L. Hayes,）,如何在短时间内得到最多的信息？,在精神最充沛的时候，阅读最重要的数据。,不断的学习如何加快阅读的速度。,与对同一领域有兴趣的人分担信息收集的责任。,养成随身携带阅读资料的习惯。,养成在等待的时候阅读的习惯。,要求部属在文件上做摘要。,方法七、运,用有效的方法取得资讯。,44,锁定你真正需要的信息,锁定你真正需要的信息，避免因信息泛滥而无所适从：,阅读前先了解自己的目的。,有选择性的阅读，如果没有很多时间，可以只选择一份综合性的报纸。,先读标题。,读一读就停下来思考，并将所读的内容浓缩成纲要。,想保留某一段数据，可以在文章的角落立刻注记并剪下来归档，并将其它部份丢弃。,45,方法八、,改变拖延的习惯，实时行动,该写一篇重要报告的时候，你却在整理桌子？像这种先处理无关紧要事情，而非该优先解决事情的心态，就是拖延。,我们习惯拖延困难、讨厌、难以下决定的事，但这些事却不会因此消失，只会让你更紧张，反而陷入困境，还需花原本2至3倍的时间才能完成。,无法适当安排时间、累积和总结工作的得失结果，只会造成心里的慌张和无奈甚至消极而已。,46,终结拖延的六个方法：,问自己：现在最重要的是做什么？而非问：我现在最想做什么？,先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直困扰你。,将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。,不要等所有数据都到手才开始工作，有什么就做什么。,找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，规定自己某段时间内禁止做这些事。,设定诱因激励自己准时不拖延。,47,方法九、技巧的对待访客，让时间的控制权在自己手上,访客在所难免，你必须要懂得一些应付的技巧，才不会轻易浪费了你的工作时间。,尽量少在自己的办公室里接待访客，最好使用访客接待室。,开宗明义即引出访客的目的，保持公事公办的态度和语气。,不要以茶点或咖啡款待未经约定的访客。,坐在椅子的边缘，将全部的注意力投注在访客身上。,5.,可能的话，明确的设定时间限制，放一个你和访客都能察觉到的时钟。,48,如何结束访客的谈话,如果访客逗留太久，你应该及时的站起来。不要打断对方的话，可是一旦轮到你开口接话，你应该主动结束这次的对谈，总结应该采取的行动或结论。,尽量使用肢体语言，如合上笔记本、整理桌上的文件，或将身体移到椅子的边缘。,说些暗示性的话，例如：我想这就是结论吧！我很感谢你来看我。等。,选择时间就是节省时间。,49,方法十、练就健康的身体，保持身心最佳状况,没有时间照顾自己身体的健康，将来就没有健康的身体利用时间。要不断保持颠峰水平的工作表现，就应该保持身心健全，注意个人的健康状况及需要，学习用较少的时间获得健康。,运动不是有机会才做，最好在你的行事历上加入这一项，固定时间与地点做运动。,缩短睡眠时间能节省时间，可是，如果能培养快速入睡、充分睡眠的能力，一样可以拥有效率。,养成早上一睁开眼睛就起床的习惯。,50,关注自己的身体是根本所在,定时做健康检查，除了医院及健诊中心外，也可以利用血压器等医疗器材自己在家测量。,错过闹钟、找不到宿舍钥匙、厂证找不到等都会偷去时间，而且影响一天情绪。,无情地压迫自己并不是善用时间的好方法，感到有压力时，休息一下，放松自己一下，能有效提高精神，增进工作效率。,忙到无法照顾自己健康的人，有如工匠忙到无法照顾自己的工具一样。 西班牙谚语,51,