商务英语写作 2

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,商务英语写作 2,Meeting Agenda,2. follow-up-letter,1,1. Meeting Agenda,Purposes:,虽然有不少会议是因为参会者意见分歧过大导致无果而终，但会议失败最主要的原因还是,会前准备不周，会议议程混乱,。,这篇主题的目的就是帮助设计一套富有效率的会议议程。,2,设计流程（1）,设定会议目标,如有可能，告诉与会者每个议题最终需要取得怎样的成果（或结论）,如果议题太多， 可以考虑在每个步骤设置一个“指导性时间”，以确保不会因为一个问题影响整个会议进度。,如果与会者很多，且发言人数很多，可以考虑限制每个人的最长发言时间。,严格限制与会者人数,-,安排是可将与会者分为“必选”，“可选”，“排除”。一般只安排“必选” 名单的人员参会。,3,设计流程 （2）,6. 安排自由讨论时间,将“签到时间”放入议程,签到时间通常是正式开始前,10-15,分钟。,将“会议须知”放在议程之后,-,通常包括会场的路线图，需要与会者准备的物品和信息，会议主办方联系方式等等。,会议时间不宜过紧,留有一定的休息时间，,看似牺牲了时间，实际上换回的是效率。,提前分发会议资料,发出会议议程后的两三天内，联系与会者以确认其收到议程并能够参会。,4,A Example of Meeting Agenda,See Copied,Revised,5,2. 与客户会谈后的跟进,（follow up letter）,商务谈判后的邮件跟进（follow up letter）的目的：,战果确认,战场清理,写作过程：,logic thinking,fact oriented,be constructive and practical,留有余地,6,follow up letter 的内容(1),感谢对方出席先前的会议:,It was a pleasure to meet you at (*) on (*). I appreciate your interest in (*) and our products.,We are very interested in (*). The Senior Management of (*) is ready to conduct any further negotiations regarding (*).,7,follow up letter 的内容(2),完成上次会谈中双方决定由乙方随后完成的事件,：,As per your request, please find attached, (*). Should you have any questions, or require additional information regarding (*), please feel free to contact me.,Enclosed please see the,8,follow up letter 的内容(3),确认上次会谈的成果和分歧：,提出下一步的建议：,期待再次会面：,Thank you for your interest in (*) and we look forward to your favorable reply.,9,The function,of follow-up-letter,确认先前谈判过程中的主要共识 (common ground or consensus ),确认先前谈判过程中的主要分歧 (difference or disagreement),确认下一步工作 (next step ),如有必要，提出一些新的建议 (alternatives)和方案 (options),10,