四特白酒工作分析和岗位信息问卷填写培训教材

单击此处编辑母版标题样式,江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目,Saturday, September 21, 2024,第,41,页,工作分析和岗位信息问卷填写培训,Saturday, September 21, 2024,目 录,一、项目进展回顾,二、工作分析的概念和意义,三、工作分析的程序,四、岗位信息问卷的填写方法,五、填写岗位信息问卷的安排,分析,工作分析,工作分析用以确定该岗位的任务、责任、权限、与其它岗位的关系以及该岗位的任职资格要求的研究过程。,什么是工作分析,什么是岗位,岗位,在特定的组织中，在一定的时间和空间内，由一名员工承担若干项任务，并具有一定的职务、责任和权限时就构成一个岗位。,组织机构,部门,部门,部门,岗位,岗位,岗位,岗位,岗位,岗位,工作分析是开展现代人力资源管理的基础,公司目标,公司经营活动,对岗位提出要求,对组织提出要求,对人员提出要求,现在的岗位设置是否合理,现在的组织能否适应,什么样的人员合适,？,工作分析,层层分解,层层分解,公司使命,部门职责,岗位职责,缺乏沟通与理解,也是理顺内部管理的必要手段,工作分析可以推动组织改进和职责优化,很多公司希望通过进行系统的工作分析工作，来理清组织中繁多的交叉职责，特别是这其中的重叠部分,系统的工作分析工作还是一次很好的上下沟通的机会，使管理者有机会倾听下属的改进意见,推动对岗位内涵的理解,通过实施工作分析并推广工作分析的成果，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解,任职者的角度,管理者的角度,二者一致的认可,工作分析,岗位说明书,绩效管理,薪酬激励,培训安排,职业发展,现代人力资源管理,同时也关系到每个员工的切身利益,因此,请务必认真对待本次工作!,工作分析的结果是岗位说明书,基本信息,主要职责,工作权限,任职资格,工作关系,岗位总体目标,强调：工作分析是描述分析的过程，描述分析的对象是事实,关于,岗位,的,分析过程,客观分析,精细化管理的开始,绩效提高的必要,工作分析不是,工作分析是,关于,人,的,事实罗列,主观判断,管理本身,绩效提高的必然,目 录,一、项目进展回顾,二、工作分析的概念和意义,三、工作分析的程序和方法,四、岗位信息问卷的填写方法,五、填写岗位信息问卷的安排,工作分析：全面了解工作并提取有关工作全面信息，进行如下六方面的分析：,工作责任是什么,责任职责分析,岗位工作分析,工作结果是什么,绩效结果分析,工作要如何做,过程控制分析,工作关系是什么,权限关系分析,工作环境怎样,条件导向分析,工作需要什么人,任职资格分析,组织结构图,职责的分配,高层的意见, ,工作分析的程序,收集岗位信息,其它可能的岗位信息收集方法,整理职责分配,分析、沟通和编制书面文件, ,岗位说明书,管理者与任职者的一致理解,优化职责分配,输入,过程,输出,计划阶段,设计阶段,信息收集,信息分析,结果表达,通常会经历下面5个阶段,岗位工作信息的收集方法,观察法,单独面谈,调查问卷,工作日志, ,岗位工作信息的收集方法观察法,通过对任职者正常工作的状况进行观察，从而获取所需的工作信息,适用于体力工作者和事务性工作者,直接观察法：由于要求尽量观察工作的全过程，因此适用于工作周期短的职务,阶段观察法：如果希望了解周期长的工作，可以进行分阶段的工作观察,工作模拟法：适用于较多应付突发事件的工作,岗位工作信息的收集方法单独访谈,特点：,信息来源更加直接，便于得到更准确及时的信息,适用于脑力工作者，如管理人员、研发人员等,比较费时,对工作分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求,岗位工作信息的收集方法调查问卷,由工作分析人员事先拟定，然后由任职者进行填写,优势,：,快捷的回应时间,经济,方案灵活,目的多样性,支持其它工作分析方法,劣势,有时很难全部收回,对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制,对于不全面，不准确的反应需要跟进措施,需要注意不充分的回答或有意的错误陈述,岗位工作信息的收集方法工作日志,特点：,任职者按照设计好的工作日志单填写工作内容,应当随时进行而非下班前一次完成,应当适当采取措施保证工作日志的真实性,分析信息,信息分析阶段是将各种方法收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的过程,应重点分析以下内容：,基本岗位信息，如：名称、所属部门等,工作职责和流程，如：职责范围、工作联系范围等,任职资格要求，如：学历、工作经验等,体现公司文化特色的素质要求，如：个人倾向、性格要求等,信息分析阶段的工作将有效帮助工作分析人员充分评估信息收集的,充分性和准确性,，从而最终帮助完成岗位说明书。,目 录,一、项目进展回顾,二、工作分析的概念和意义,三、工作分析的程序和方法,四、岗位信息问卷的填写方法,五、填写岗位信息问卷的安排,岗位信息调查问卷包含的内容,基本情况,岗位名称,岗位编号,所属部门,岗位编制人数,岗位总体目标,工作职责,工作权限,工作联系, 直接上级和直接下级, 内部联系和外部联系,任职资格, 教育背景, 工作经验, 知识技能, 个人素质, 从业资格, 工作环境,岗位信息调查问卷包含的内容岗位基本情况,岗位名称：原则上以公司最新制订的组织机构中的岗位设置名称为依据，不得随意变换岗位名称。,岗位编号：依照一定的编号规则对岗位进行编排。,所属部门：以组织机构中的部门名称为依据。,岗位编制人数：根据公司最新定编定员来填写。,岗位信息调查问卷包含的内容,岗位总体目标,简单、准确地说明该工作存在的意义及它对整个组织成功的独特贡献,按“三段论”的形式编写：为了（,）目标，在（,）限制范围或影响范围之内，做（,）工作,为了,目标，指的是本岗位存在的目的和对公司的作用，与本岗位的层级相挂钩,在,范围之内，指的是本岗位的工作成果达成的限制条件，如“在部长的领导下”，或“根据,文件、制度、规定、计划、规划”等等,做,工作，指的是本岗位主要工作成果概述，总是始于一个主动词，并表达出这一动词要达到的结果或目的。,例如：某公司财务部部长的职位总体目标,为了给公司的年度经营目标的实现提供有力的财务保障，根据公司的年度经营目标和计划，遵守国家会计准则和税法等法律法规，全面主持公司的财务和税务统筹工作。,岗位信息调查问卷包含的内容工作职责,3工作职责（按业务流程或重要性排序）,1）,2）,3）,4）,5）,6）,7）,8）,每一项工作职责分为三部分，行为动词、动词内容和核心成果,。,行为动词：措词准确，体现责任承担程度和职责完成方式,动词内容：体现动词的作用，即干什么，为谁等,核心成果（目标）：工作职责的最终成果是什么，可以解答为什么要进行该项工作,工作职责要体现出岗位总体目标的向下分解过程，每一条职责都是岗位目标的一个具体工作成果和目标的体现。,某公司办公室主任的工作职责部分,工作职责（按重要性排序最多8条）,1）制定部门年度工作计划，明确各项重要工作的负责人和时间进度，保证部门责任内规定内容的顺利完成；,2）组织筹备公司级会议，组织落实相关人员做好会议记录，整理会议纪要；起草以公司名义上报或下发的重要文件、报告；调整作息时间，进行厂容厂貌、员工风纪的管理工作；,3）检查、督办公司文件及重要会议所决定的重要工作的执行情况，协助承办单位解决办理过程中遇到的困难，督促公司交办事项的完成；,4）制定公司统一的接待管理规范，管理公司接待平台，组织公司有关单位完成公司接待任务；承担公司大型活动的接待任务，并协调公司领导参加重要接待活动；,5）代表公司与重要政府部门联络并保持良好合作关系，监控公司各单位之间的关系，组织、协调与指导公司举行的重大活动；,6）统筹公司计算机软硬件、通讯系统建设、维护、运营与管理，确保公司计算机系统正常运转和及时升级和通讯畅通；,7）组织收集公司内部、外部的各种信息，整理后上报公司领导，为决策层提供及时、准确、有效的信息支持；,8）主持公司办公室内部日常行政管理工作，保证工作的稳定、高效、有序运行。,编写工作职责要使用规范用语,工作分类,参考规范用词,承担领导、决策责任,审批、审定、审核、领导、营造、建立、统筹管理、指导、主管、主持工作、组织,承担操作、实施责任,制定、实施、参与制定、掌握、了解、建立、策划、贯彻执行、执行、协助、完成、落实、准备、递交、参与、保证、推动工作、起草、草拟、拟定、修订、承担、联络、联系、调查、分析、搜集、维持、安排、保持、汇总、编制、编写、办理、受理、核实、反馈、洽谈、准备、筹备、整理、培养、改进、提高、合理安排、调度、推动,承担协调、监督责任,配合、协调、监督、督办、检查、控制、监控、抽检、抽查,规范化用词参考表,岗位信息调查问卷包含的内容工作权限,工作权限主要反映该岗位为实现其岗位目的、完成其职责与任务所应该具有的权限。,决策权限针对该岗位不用再请示就能最终决定的事务，可以从业务流程决定权、人员配置权、财务审批权等方面加以确定；,监督权限针对由该岗位直接监督并因此能产生直接效用的事务；,建议权限针对该岗位可以提出具有影响力建议的事务。,4工作权限：,决策权限：,监督权限：,建议权限：,决策权限,参考示例：,授权内的财务审批权,本部门预算内的费用使用权,授权的xx的审定权,在采购指导价内，确定供应厂商的审批权,对公司员工奖惩的决定权,对所属下级的工作争议有裁决权,监督权限,有对各项费用开支的监督检查权,对xx的执行情况的监督检查权,对违反xx规定的行为有制止权和处罚权,对各部门防火安全与保卫隐患(xx)有限期整改权,有对各部门的安全保卫、防火、卫生工作(xx)的监督检查权,对进出公司的人员和车辆有盘查权,对公司各部门办公秩序的监督检查权,对经理层指示和高管级会议有督办权,经理办公会制定的制度和经理办公会决议的监督实施权,对公司各项管理制度和规范执行情况的检查权,各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权,对所属下级的管理水平、业务水平和业绩的考核评价权,对所属下级的工作有监督、检查权,对员工出勤的监督权,参考示例：,建议权限,选择xx的建议权,对下属人事任免建议权,对公司投资方案的建议权,有对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权,对下级的岗位调配有建议权,参考示例：,工作联系中的直接上级、直接下级是针对行政隶属关系而言。直接上级是指直接行政主管，直接下级是指直接行政下属,内部联系、外部联系是,指因履行岗位职责需要与,公司内部、外部,有关单位、部门产生业务工作协调关系的需要。,填写岗位信息问卷时要填写“岗位名称”而不是现任职者人名。,岗位信息调查问卷包含的内容工作联系,公司外部相关单位,：,直接上级：,直接下级：,本岗位,部门内部相关岗位：,公司内部相关部门及岗位：,内部联系,外部联系,/,/,/,/,岗位信息调查问卷包含的内容任职资格,6任职资格：,教育背景：,工作经验：,知识技能：,个人素质：,从业资格：,工作环境：,教育背景：如大学专科以上学历，*专业或*相关专业，要求必须按国家统一规范填写专业名称，对某些岗位，除填写主要专业外，可填写*相关专业，如发酵原理或发酵相关专业。,工作经验：如,8,年以上工作经验，,5,年以上相关业务岗位工作经验，,2,年以上管理岗位工作经验。,知识技能：可根据程度不同选用“精通、掌握、了解”，例如：“精通市场营销知识，掌握财务管理、生产管理、质量管理、法律、金融证券等方面的知识”,个人素质,能力：本岗位工作对任职者能力的要求，依照重要性排序，不超过五项。具体可参考下表：,能力要求举例,领导能力、计划能力、决策能力、创新能力、组织协调能力、沟通能力、执行能力、分析和判断能力、观察能力、客户谈判能力、应变能力,例如：“具有很强的领导能力、分析和判断能力、决策能力和沟通能力”,个人性格特征：本岗位工作对任职者个人性格特征的要求，依照重要性排序，不超过五项。具体可参考下表：,个人性格特征要求举例,认真负责、踏实肯干、积极主动、耐心细致、严谨稳健、敬业、精力充沛、思维缜密、正直诚实、冷静客观、坚持原则、吃苦耐劳、公正客观、思路清晰、保密意识强、自信、思维敏锐、开拓进取、能够承受较大工作压力,例如：“敬业、严谨、稳健、能够承受较大的工作压力”,个人素质：本岗位任职时所需的能力和个人性格特征。,从业资格：本岗位上岗所需的专项要求，包括资格证、某些特殊身份要求和职称要求，如“会计证”、“某级质量工程师证”、“注册会计师”证书等,工作环境：室内还是室外，是否经常需要出差,岗位信息调查问卷的填写原则,坚持对事不对人的原则。,填写岗位信息调查问卷，是以岗位为基准，针对岗位本身的要求进行填写、描述或说明，不能考虑或针对实际岗位（岗位）所在员工的具体情况进行填写。,坚持实事求是、客观公正的原则。,填写岗位信息调查问卷，要客观真实、公正合理，防止人为夸大或缩小岗位元素，做到不增不减。,坚持统一和规范的原则。,填写岗位信息调查问卷，对所需填写每一项内容元素要不遗不漏，并按照要求，使用规范术语和标准进行填写。,岗位信息问卷填写流程,目 录,一、项目进展回顾,二、工作分析的概念和意义,三、工作分析的程序和方法,四、岗位信息问卷的填写方法,五、填写岗位信息问卷的安排,具体工作安排,8月14日，工作分析培训，发放岗位信息调查问卷；,8月16日（星期三）下班前将岗位信息问卷初稿提交到综合部，同时请提交一份电子版；,岗位信息问卷将由新华信项目组和综合部共同审核；,填写岗位信息问卷过程中如有疑问，请与新华信项目组（八楼会议室）直接联系。,= = 完 = =,