商务沟通实务3

,*,第三章群体沟通,1,群体沟通,学,习,目,标,1、 了解群体及群体类型,2、 掌握团队沟通的特点和方式,3、 掌握会议沟通的有效方法,、掌握头脑风暴法的操作与运用,2,3,群体沟通概念,群体沟通指的是组织中两个或两个以上相互作用、,相互依赖的个体，为了达到基于其各自目的的群体特,定目标而组成的集合体，并在此集合体中进行交流的,过程。,群体沟通不是单一渠道和单一形式的沟通。根据不,同的沟通渠道，群体沟通可分为正式沟通和非正式沟通；,根据信息流动的不同方向，群体沟通可分为行沟通、上,行沟通和平行沟通；根据发信者与接信者的地位是否变,换，可将群体沟通分为单向沟通和双向沟通；根据沟通,形式区分，可将群体沟通分为口头沟通和书面沟通。,群体沟通,4,群体沟通,3.1.1群体的涵义和特征,1、群体的涵义,群体是相对于个体而言的，但不是任何几个人就能构成群体。群体是两个或两个以上的人，为了达到共同的目标，以一定的方式联系在一起进行活动的人群。,3.1 群体的特点与本质,群体自身的特质：,成员有共同的目标，成员对群体有认同感和归属感，群体内有结构、有,共同的价值观等,群体的价值和力量,在于其成员思想和行为上的一致性，而这种一致性取决于群体规范的特,殊性和标准化的程度。,群体规范,具有维持群体、评价和导向成员思想和行为以及限制成员思想,和行为的功能。,5,群体沟通,2、群体的特征,1）经常性的社会互动,2）相对稳定的成员关系,3）具有明确的行为规范,4）具有共同一致的群体意识,3.1.2群体的类型,群体是一个多维的综合体，不同维度的有机组合，形成不同,的群体的各自特色，决定群体特色的维度有年龄维度、知识,维度、能力维度、专业维度等。,由于构成群体的维度不同以及各种维度之间的关系有别，群,体也就有许多不同的类型。,1.大群体和小群体,2.假设群体和实际群体,3.参照群体和一般群体,4.正式群体和非正式群体,6,群体沟通,表3-1 非正式群体的基本类型,7,群体沟通,3.1.3群体的功能,群体之所以形成、存在和发展，主要在于它有一定的特殊功能。概括地说，,群体具有两大功能：一是群体对组织的功能；二是群体对个人的功能。,1.,群体对组织的功能,群体对组织的功能就是完成组织任务，实现组织的目标。,2.,群体对个人的功能,群体对个人的功能就是满足群体成员的多种需要。,1）群体,使成员获得安全感。,2）满足成员亲和和认同的需求。,3）满足成员成就感和自尊的需求。,4）帮助成员完成社会化过程。,8,群体沟通,3.2 团队沟通,3.2.1团队的理解,团队，是指按照一定的目的，由两个或两个以上的人员所组成的工作小组。,任何团队都包含5个要素，简称为“5P”，即目标(Purpose)，定位（Place）职权（Power），计划（Plan），人员（People）。,3.2.2团队的构成,1)团队大小 2）团队结构,810人为宜。 年龄结构、专业结构、能力结构、性格结构,最佳值 知识结构、观点信念结构等,9,群体沟通,3.2.2团队的构成（续）,3）团队搭配,团队成员在团队中的不同地位和不同作用。固定角色 流动角色,4）团队的类型,广义的团队包括企业间的战略联盟、国与国之间的经济联盟，以及政党、军队、企业中的团队等。,通常提到的团队大多指的是企业内部的小团队。,根据任务和目标的不同，分为：,a工作型团队 b整合型团队 c促进型团队,3.2.3团队的作用,1）完成组织赋予的任务,2）满足团队成员的心理需求,10,群体沟通,3.2.2团队沟通的含义及特点,团队沟通是指为了更好地实现团队目标，团队成员之间所进行的信息传递与交流。,团队沟通具有下述特点：,1.平等的沟通,2.规范的沟通,3.沟通气氛融洽,4.外部沟通频繁,3.2.3影响团队沟通的因素,团队沟通受到团队行为规范、成员角色分担以及团队领导个人风格等多种,因素的影响。概括起来，影响团队沟通的因素主要表现在下述几个方面。,1团队成员的角色分担,每个团队都由若干个成员组成，这些成员在团队成立之后都分别扮演着不,同的角色。按照团队成员对团队工作所起的作用，可将团队成员角色分成积极角色,和消极角色两大类。,11,群体沟通,12,群体沟通,2团队的行为规范,团队行为规范是团队成员共同遵守的行为准则，是团队内部的法律。,3团队领导者的个人风格,领导者角色在团队中的作用举足轻重,3.2.4团队决策的类型,组建团队的目的是为了分析并解决问题。,团队决策的类型主要有以下六种。,1沉默型,2权威型,3少数人联合型,4少数服从多数型,5一致型,3.2.5团队沟通的流程,相互了解情况是团队沟通的前提和基础,1相互了解情况,2明确组织对团队承担的责任,3明确团队应承担的责任（1）营造分享式的管理氛围2）制定时间进度规则,3）建立双向沟通机制4）及时向组织汇报工作进展情况,13,群体沟通,4设定团队目标,1）弄清组建团队的原因,2）明确组织对团队的要求,3）了解团队成员的想法和愿望,4）制定团队目标,5）制定行动方案,5建立信息反馈机制,1）运用反馈表,2）对团队运作流程进行观察和诊断,3）制作录像带或录音带,4）应用计算机系统,5）对反馈系统进行讨论,6培养团队精神,1）强烈的归属感和一体感,2）运作上的默契,7维护关系和履行任务,3.2.6团队高效运行的沟通措施,三个方面衡量：一是团队的产品及营销具有竞争力；二是团队成员热情高,涨，可以自由地去创新和施展自己的才能；三是团队成员乐于合作，并勇,于参与团队各方面的变革,14,群体沟通,3.3 会议沟通,会议是团队沟通的重要形式。会议是人们进行信息传递与交流的手段，,也是人们进行决策的重要方式。,3.3.1会议的含义及目的,会议，是指有两个以上的人共同参与的，有组织、有目的的一种短时间,举行的集体活动形式。,目的,1上情下达,2.分配任务,3.解决问题,4.作出决策,5.产生新的创意,3.3.2会议的类型,15,群体沟通,16,群体沟通,3.3.3影响会议成效的因素,1.会议目的不明确,2.会议持续时间过长,3.简单问题复杂化,4.意见分歧处理不当,5.会议主持人主持不力,6.物质环境不利,3.3.4会议管理技巧,1.做好会议的各项准备工作,17,群体沟通,2.对会议过程进行合理控制,1）成功地开始会议,准时开会,向每个人表示欢迎,制定或者重温会议的基本规则,分配记录员和计时员的职责,2）正确地把握会议,图3-1会议提问方式,18,表3-6问题类型及特点,19,群体沟通,3）圆满地结束会议,总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。,回顾会议的议程，表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项；说明下次会议的,可能议程。,给每一位与会者一点时间说最后一句话。,就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。,对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者的表现表,示祝贺，表达你的赞赏，然后大声的说“谢谢各位”来结束会议。,4）灵活地应对会议的困境,如何面对某些人试图支配讨论的局面,如何面对某些人想争论情况,如何面对某些人和身边的人开小会的的情况,如何面对习惯性的跑题者,3.做好会后工作,1）整理会议纪要,2）报道会议消息,3）监督检查执行情况,20,群体沟通,3.4群体沟通中的头脑风暴法,头脑风暴的特点是让与会者敞开思想，使各种设想在相互碰撞中激起脑海的创造性风暴，其可分为直接头脑风暴和质疑头脑风暴法,3.4.1头脑风暴法的概述,所谓的头脑风暴法是指采用会议的形式，如集专家开座谈会征询他们的意见，把专家对过去历史资料的解释以及对未来的分析，有条理地组织起来，最终由策划者做出统一的结论，在这个基础上，找出各种问题的症结所在，提出针对具体项目的策划创意。,3.4.2头脑风暴法的基本程序,1.确定议题 2.会前准备 3.确定人选 4.明确分工 5.规定纪律,6.掌握时间,3.4.3头脑风暴法成功要点,1.自由畅谈 2.延迟评判 3.禁止批评 4.追求数量,21,群体沟通,3.4.4头脑风暴法避免误区,头脑风暴是一种技能，一种艺术，头脑风暴的技能需要不断提高。,头脑风暴提供了一种有效的就特定主题集中注意力与思想进行创造性沟通的方式，无论是对于学术主题探讨或日常事务的解决，都不失为一种可资借鉴的途径。,3.4.5参与风脑风暴的好处,极易操作执行，具有很强的实用价值；非常具体地体现了集思广益，体现团队合作的智慧；每一个人思维都能得到最大限度的开拓，能有效开阔思路，激发灵感；在最短的时间内可以批量生产灵感，会有大量意想不到的收获；几乎不再有任何难题；面对任何难题，举重若轻。,22,