表格的应用(初级)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,EXCEL,初步,Excel,简介,工具栏,Excel,窗口组成,窗口标题（显示程序名及文档名）,列标,工作表,名称栏,行,标,当前工作表,单元格名称栏,由列标和行标组成当前活动单元格地址,编辑栏,（显示当前单元格中的数据或公式,单击左边“,=”,可输入公式）,全选,按钮,工作区,256,列,65536,行,上页,下页,菜单栏,列分隔条,行,分,隔,条,Excel,中的区域选择,选取单元格,:,在某个单元格上击左键，单元格四周以黑色粗线显示， 表示此单元被选中。,选取连续的单元格范围：,按住鼠标左键在欲选取的范围上拖曳或选定起始单元，按住,Shift,键,点击终止单元。,选取多个不连续单元格范围：,按住,Ctrl,键用鼠标点击不连续的单元。,选取若干行,/,若干列：,拖动鼠标选取行标,/,列标。,选取整个工作表：,点击列标,A,左边的那个方块（或,Ctrl+A,）。,上页,下页,各类数据的录入方法,为避免系统将输入的分数当作日期，应在分数前面加上数字和空格，如：键入,0 1/2,（表示,1/2,）；,5 1/2,（表示,5 1/2,）。,如果要将输入的数字按文字型数据处理（如：邮编、电话等）应在数字前面加上,单引号,如：,01234567,表示这是一个文字型数据而不是数值型数据，它将不参与任何计算操作,Ctrl+,；输入当前日期，,Ctrl+Shift+,：输入当前时间。,如果要改变数字的显示格式。,方法：,选定要修改格式的单元格，击右键选“设置单元,格格式” “数字” 选项卡 选取相应的分类和格式，如：数值格式、货币格式、百分比,格式等。,（或简单地使用工具栏上相应格式按钮实现）,法二：,输入系列中第一个数据 选定欲建立系列数据的单元格范围 “编辑” “填充” “序列”，,出现如下对话框：,（要创建等比序列或特殊日期序列需要采用法二）,指定日期序列是按天、按周、按月还是按年增长。该选项只有在创建日期序列时才有效。,可输入正值、负值或小数来指定序列每次增加,/,减少的步长。,指定序列的终止值。如果未到达终止值而所选区域已经填充完毕，序列就停止在所填充处；如果所选区域大于终止值，剩余的单元格将保留空白。填充序列时不一定非要指定终止值。,忽略步长值中的数据，只根据前两个数值自动预测系列步长。,“自动填充”是将此系列全部填充为初始值。,上页,下页,4,、输入系列数据,:,有时在表格中输入的许多数据是系列数据，如：文字型数据：一月、二月,；数值型数据：,100,、,200,、,300,；日期型数据：,1999-11-01,、,1999-11-02,、,1999-11-03,在,Excel,中对这类数据不需要逐个输入，可以用填充方法快速输入。,法一：,输入系列中第一个数据 在其下方或右边单元格中输入第二个数据（如输入为文字型系列或,步长为,1,的日期型系列则只输第一个数据即可） 选中区域将鼠标指针放在该区域右下角，,鼠标变成一个实心加号（称为填充柄）拖动填充柄向下或向右移动即可得到数据系列。,法三：建立自己的数据系列,用户可自定义常用系列数据，如：编号,1,、编号,2,、编号,3,这样使数据输入更快捷。,方法：,“工具”“选项” 在“自定义序列”框下选“新序列” 在“输入序列”框中依次输入系列数据,项,（注意：数据项之间必须用西文逗号分隔）, “添加”。自定义系列完成后就可象输入系列,文字一样输入自定义系列数据。,1,、设置页面,打 印,“文件” “页面设置”可对打印格式进行设置（其中包括页眉,/,页脚的设置）,页眉,页脚,下边距,上边距,右边距,左边距,也可在“打印预览”处点击“页边距”通过鼠标拖动相应边界来调节,2,、设置页边距,在下拉菜单中选择已有格式,分别设置：字体、页码、页数、日期、时间、文件名、工作表名,页码域，可在左、中、右栏中插入自定义的格式,上页,下页,3,、设置页眉,/,页脚,4,、设置工作表,2,、显示公式,Excel,并不在单元格中显示公式，单元格中显示的是计算结果，如果要查看某个单元的公式，则用鼠标点击此单元格，在编辑栏中即可看到相应的公式。,公式的使用,1,、建立公式：,公式必须以“,=”,开头，后跟数值、运算符（四则运算符（其中：乘方表示为,),、比较运算符（其中不等于表示为,),、文字运算符（,&,表示将若干个文字型单元拼接起来）、函数、单元格地址等元素。单元格是工作表的基本单位，为了便于使用，每个单元格都有一个地址，单元格地址就象,Word,表格中单元地址一样用列标和行标来表示，如：位于,C,列第,4,行的单元格引用地址为,C4,。,上页,下页,3,、复制公式：,在工资表中“实发工资”一栏计算方法是一致的，只是单元格地址不同而已，我们没有必要再逐个单元去输入公式，只要利用“复制公式”这一功能，就能很方便地实现这一操作。,复制公式的方法：,1,）,选择含有公式的起始单元格 拖动填充柄移动到合适位置，系统自动实现公式复制（自动修改公式中单元格地址）,2,）,如果复制位置不连续则可使用“复制”、“粘贴”按钮来实现复制操作。,4,、公式中单元格地址的引用方法：,1,）相对引用：,将公式复制到新位置时，,Excel,将相对于新位置修改公式中单元格的引用，,I3=F3+G3-H3,，如果该公式被复制到,I6,单元，则公式自动变为,F6+G6-H6,这就是地址的相对引用，即公式在复制时单元格地址随复制而改变。,2,）绝对引用：,有时我们在复制公式时，不希望公式中的地址随复制而改变，如：,I,列每个单元格的公式均为,F3+G3-H3,，这时就要用到绝对地址引用。绝对引用就是公式在复制时不改变单元格地址。在单元格字母和数字前都加上一个“,$”,符号就将地址变成绝对地址。如：要实现上述操作应把公式修改为：,$F $ 3+ $ G $ 3- $ H $ 3,3,）混合引用：,在公式地址中即有相对引用又有绝对引用称为混合引用，如：,A$1,或,$A1;,当公式不是被复制到一行（列）而是一个区域时常使用混合引用 ，例如：,上页,下页,运算类型,运算符,示例,说明,算术运算,+ * / % ,10000.00*(1+1.1%)2,年息,1.1,，本金,10000,元，按复利计算两年的本息合计,10221.21,。,文本运算,&,“Product A” & “Actual”,将两个文本连接，得到“,Product A Actual”,。,日期运算,“2003-5-28” “2001-2-10”,“17:30”“09:15”,求出两个日期之间的天数,837,；求出两个时间之间的间隔,8:15,。,比较运算, = ,A1A2, C2C3,判断两个数据之间的比较关系，返回逻辑值，,Excel,中的运算类型,函数的使用,函数是由系统预先设置好的复杂公式,用于对指定区域内的数据实施一系列的操作，例如：要计算从,A1,到,H1,单元数值的合计。用公式,A1+B1+C1+H1,可以实现。使用,SUM,函数可代替这一串公式。简化我们的输入。,Excel,中共有数百种函数。函数均由以下三个部分组成。,=,函数名（单元格地址区域）,建立函数的方法：,1,）直接输入法,选择要输入函数的单元格 输入等号（或点击编辑栏左边的编辑公式按钮“,=”,）从左边名称栏中选择函数 出现如下对话框：,若要修改地址，此处可自己输入（其中 “：”表示一串连续地址；,“，”表示几个不连续地址）也可折叠此对话框，在表格中用鼠标选取。,折叠按钮,也可直接点击“求和”按钮求和,上页,下页,2,）使用函数向导,选择要输入函数的单元格 点击工具栏上的“粘贴函数”按钮（或菜单栏“插入” “函数”）出现如下对话框，选择函数后，出现上页的对话框,:,上页,下页,数据排序,在建立清单过程中，输入的数据一般是无序的，如果数据量较大而要查询某些数据时会比较麻烦，这时可对数据库进行排序，排序后数据库中数据的排列次序发生改变。,1,、普通排序,首先决定按什么字段排序，每个用来排序的字段都叫做关键字，排序时，可以简单地对一列排序，也可最多同时对三列排序。,一列：,如果仅对一列排序，我们将光标停在这一列的任意单元格中 点击工具栏上的,“升序”、“降序”按钮实现排序。,【,注：,1),不要选取排序列，否则只对此列数据排序，其余列数据不动,。,2),在,Excel,中公式可以参与排序。,】,多列：,如果一列中有相同数据，使记录不能分出先后，那么我们可以再选取一列进行排序,，,Excel,中可以同时最多对三列进行排序。,方法：,将光标停在数据清单中的任一单元中 “数据” “排序” 在出现的对话框中选择,“主关键字”和“次关键字”以及排序的趋势。,上页,下页,2,、特殊排序,在排序中，对于象月份、星期、季度这样的数据，我们不希望按笔画或拼音的字母顺序进行排序而是希望按日常习惯进行排列。那么我们需要使用特殊排序功能。,方法,:,我们将光标停在要排序列的任意单元格中 “数据” “排序” 在出现的对话框中选择“主关键字”以及排序的趋势 “选项” 在“自定义排序次序”中选择需要的序列（如：月份序列、星期序列等，如果以前我们自己定义了序列，那么在此处也可看到相应序列） “确定”。,数据筛选以及按条件处理数据,筛选是在数据库中查找满足条件的记录，筛选分为两种：自动筛选和高级筛选。,1,、自动筛选,自动筛选是按照简单的比较条件来快速地选取数据，将不满足条件的数据暂时隐藏起来，将满足条件的数据显示在表格中。,方法：,将光标停在表中的任一单元中 “数据” “筛选” “自动筛选” 这时在清单中每个字段名右边出现下拉式列表按钮。,上页,下页,注意：,1,、,筛选出来的记录行标和筛选列的下拉箭头均为兰色，其余行被隐藏。,2,、,点击任一字段名右边的下拉按钮，选“全部”则可将所有数据再次显示出来。,3,、,将光标停在表中的任一单元中 “数据” “筛选”再次选择 “自动筛选”,可取消自动筛选功能。,4,、,对于文字型数据注意运算符的选择。如：,查找姓王的代理人：,运算符为：“等于”，数据为：“王*”,查找姓王，名字为三个字的代理人：,运算符为：“等于”，数据为：“王,?”,查找姓名中有“王”字的代理人：,运算符为：“包含”，数据为：“王”,2,、高级筛选,高级筛选是根据复杂条件筛选数据的方法。它允许把满足条件的记录复制到另外的区域，原数据清单不变，筛选出来的数据形成一个新的数据清单。,方法：,1,）,在数据清单下方放置条件区域，条件区域与数据清单之间至少要留一空白行。,2,）,将需要筛选列的字段名粘贴到条件区域的第一行。,3,）,在条件标志下面的一行中，输入所要匹配的条件。,上页,下页,查找内容,:,数值、日期型：,直接用关系运算符（,=,等,),连接,例,:,查找,73,年或,76,年出生的人员,出生日期 出生日期,=1-1-73 =1-1-76 =300,50,H2*100),3,）,函数,IF,最多可嵌套七层。,格式：,IF(,条件表达式,1,值,1,IF(,条件表达式,2,值,2,值,3),(,注意：,括号要成对出现,),如：,=IF(H2300,100,IF(H2=300,50,H2*100),4,）,对一列数据进行处理时，将,IF,函数构成的公式输入到第一个单元格中，利用公式复制,的方法将公式复制到其它单元格中。,上页,下页,介绍几个常用文本函数,LEN,（字符串）：,返回字符串长度。,LEFT,（字符串，截取个数）：,返回从左边截取的,N,个字符。,RIGHT,（字符串，截取个数）：,返回从右边截取的,N,个字符。,例,1,：,计算“职工工资表一”中的奖金项，如果基本工资小于,300,，奖金,=,基本工资*,10%,，,否则，奖金,=,基本工资*,20%,，假设，基本工资第一个单元格地址为,H2,公式为：,=IF(H2=300,H232,、,apples,。,Sum_range,为需要求和的实际单元格。只有当,Range,中的相应单元格满足条件时，才对,sum_range,中的单元格求和。如果省略,sum_range,。则直接对,Range,中的单元格求和。,例如，假设,A1:A4,单元格中的内容分别为四种产品的属性值：,$100,000,，,$200,000,，,$300,000,，,$400,000,。,B1:B4,的内容为每个属性值所对应的销售佣金；,$7,000,，,$14,000,，,$21,000,，,$28,000,，那么就可以运行公式：,SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4),最后的求和结果将是,$63,000,。,常用到的计算与公式示例如下：,1.,计算收支平衡,若要在中文,Excel 2000,中创建支票登记簿来记录银行交易，那么作为电子表格的一部分，就能创建公式来计算收支平衡。,如假设单元格,F6,中含有上一次交易的余额，单元格,D7,中含有第一笔交易的存款总数，而单元格,E7,中含有任意的现金收入额，则要计算第一笔交易的余额，可在单元格,F7,中输入公式：,=SUM(F6,D7,E7),如果又做了新的交易，那么可将此公式复制到与每一笔新的交易相对应的单元格中。,2.,合并“姓”和“名”,通过公式能将存储在某一列中的“姓”和存储在另一列中的“名”连接起来，如假定单元格,D5,包含“名”，单元格,E5,包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“,John Smith”,）显示全名可输入公式：,=D5& &E5,要以格式“姓,名”（如“,Smith,John”,）显示全名则输入：,=E5&, &D5,3.,合并日期与文本,使用,&,（与）文本运算符即能将两个值合并（或连接）为一个连续的文本值。如若要将保存在单元格中的数字、日期或时间值与字符串相连，就可通过,TEXT,工作表函数,(,参阅后面的内容,),来达到目的。,例如，如果单元格,F5,中含有,5-Jun-96,这样的一个日期值，那么可以使用以下公式显示文本：时间：,5-Jun-96,。,=,时间：,&TEXT(F5, d-mmm-yy),4.,按百分比增加,存储在单元格中的数值还能增长若干个百分点。如假定单元格,F5,中包含一个初始值，那么下列公式将让其值增长百分之五：,=F5*(1+5%),如果百分点数值存储在某单元格中，如单元格,F2,，还可以使用下列公式：,=F5*(1+$F$2),注意：这里对单元格,F2,的引用是“单元格的绝对引用”，所以这个公式可以被复制到其它单元格，而不会改变对,F2,的引用。“绝对引用”指的是不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。绝对单元格引用的形式为：,$A$1,、,$B$1,，以此类推。,有些单元格引用是混合型的。绝对行引用的形式将为,A$1,、,B$1,，以此类推。绝对列引用的形式为,$A1,、,$B1,，以此类推。与相对引用不同，当跨越行和列复制公式时绝对引用不会自动调整。,5.,基于单个条件求和,如果您不想只对某一行，或者某一列中数据记录求和，那就是要对某一个区域中位于不同行与列的单元格求和了，通过使用,SUMIF,工作表函数,(,参阅后面的内容,),就能如愿了！如对于区域,B5:B25,中包含数值,Northwind,的每个单元格而言，以下公式可为区域,F5:F25,中相对应的单元格求和。,=SUMIF(B5:B25,Northwind,F5:F25),6.,基于多个条件求和,若要对区域,F5:F25,求和，而且要以区域,B5:B25,中所包含的,Northwind,，区域,C5:C25,中所包含的,Western,为条件，就可以使用公式：,=SUM(IF(B5:B25=Northwind)*(C5:C25=Western),F5:F25),