收发传真礼仪

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,收发传真礼仪,传真机是远程通讯方面的重要工具,因其方便快 捷，在现代商 务活动中的使用越来越多，可部分取代邮递业务。传真件也是一种普遍认可的文书形式。起草传真时应做到简明扼要，文明有礼。由于传真机使用非常普及，因而有其独特的使用规则。,规范操作,行文礼貌,明确信息,注意保密,规范操作,1、在发传真之前，商务人员应先打电话通知对方。,如果传真页数较多，要特别告诉对方，以让对方考虑是否发传真或其他方式,在收到他人的传真后，商务人员应当在第一时间内采用适当的方式告知对方。需要办理或者转交，转送他人发送的传真时切不可拖延时间，耽误对方的要事。如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。,2、传真机一般有自动和手动两种方式，要根据不同的传真机使用不同的规范操作。,3、传真的纸张规范：不应用传真机传送太长的文件，一般是A4大小、白色纸。不要用其他颜色的纸，而且为长久保存资料最好将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的合同等资料，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄出。,明确信息,1、为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。,2、注意传真首页需要我们在传真首页上注明的内容包括：传送者和接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。另外，每页都应该有页码标注，这样方便阅读，而且如果某一页不清楚的话，也方便准确地补发。,3、发急件时就应在封面正页注明，因为有的大企业定时分批发送公函和信笺，如不标明急件，就容易被耽误。,注意保密,未经事先许可，不应传送保密性强的文件或材料，因为公共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全保密。若是任何比较私密的事情，最好不用传真机传达，除非你想让事件变成,“,公开的秘密,”,。,行文礼貌,1、在书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到清楚，简洁，且必须像写信一样有礼貌，如必要的称呼、问 候语、签字、敬语、致谢语等均不可缺少，尤其是信尾的签字常被忽略，这是不太礼貌的，因为签字代表这封信是发信者知道并且同意才发出的，否则任何人都可以轻易冒名发信件了。,2、注意字号：传真的材料，应该比普通打印的文件字体大一点，以保证传真过去的文字清晰、方便阅读。,3、,如果,传真盖有公章的文字材料，必须要把章盖得清晰、颜色鲜艳，这样传真过去后，才可能清楚。,办公室,使用,传真机,的,礼仪,1、,公私分明。由于,发送,传真,费用,较高，,因此,不能,随意,使用,公司,的,传真,设备，,也,不要,让,他人,将,发给你,的,私人,传真,发到,公司，,这样,做,可能,会给,同事,留下,不好,的,印象,或者,滋长,办公室,不良风气。,若,有,急事,必须,使用，,经,请示,同意,后,再用。,2、,使用,的,先后,问题。,如果,你,需要,发,一份,很长,的,传真，,而,等在你后面,的,同事,只需要,发一两张,时，,不妨,让,他,先用；,如果,你的,任务,不是,特别,急迫，,应让,时间,紧迫,的,同事,先用。,3、,传真,纸,用完,时,要,及时,更换,新,传真纸；,如果,遇到,传真机,出,故障，,应,及时,找出原因,并,立刻,处理,好，,方便,下一位,同事,使用。,办公室,使用,传真机,的,礼仪,4、,不要,霸占,传真机。,在,黄金时段,忌,连发,几十页,或,更多,传真，,影响,他人,使用。,5、,使用,完毕,后,记得,将你,的,原件,拿走。,如果,原稿,遗失，,不仅,会,走漏,重要,信息，,也会,给自己,工作,带来,不便。,使用传真机时应当避免的错误,其一,，发送传真时要注意语言，要礼貌不要生硬，不要说：“给我信号，我要发传真。”或者没有在传真上注明是给某某部门和某某人的情况下，说：“传真是给某某的。”不让对方记下了就挂了电话，对方会因为匆忙之中没有记牢而无从送达。,其二，当时方不能准确说出要发送传真的部门和个人就说公司没有这个人，就挂断传真电话，粗暴地拒绝接收传真，这样做的后果一是会破坏公司形象，还有可能拒绝了诚心想商务交往的时方，而失去合作的机会,