办公室6S管理实施方法与技巧

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,58,合众资源集团,办公室,6S,管理实施方法与技巧,3A,2011,年,03,月,08,日,规范 高效,办公室,6S,细致 专业,追求目标,:,办公室,6S,的十六大要求,一、,OA,机定位,二、公私区分,三、资料归位,四、柜架管理,五、电脑文件,六、表格管理,七、桌面状态,八、桌底状态,九、抽屉状态,十、物品定位,十一、线束整理,十二、,开关标识,十三、空调状态,十四、,张贴管理,十五、看板管理,十六、会议管理,1,、清理不要物；,2,、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；,3,、明确管理责任人；,一、,OA(,办公自动化,),设备管理,二、,“,公私区分,”,1,、清理不要物,2,、私人用品和办公用品分开放置；,3,、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；,4,、私人用品应置于抽屉的下层；,5,、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品,1,、清理过期的资料；,2,、每册资料都需要有明确的标识；,资料名称,定位标识,管理者标识,3,、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；,4,、保持资料干净整齐。,三、资料,物品归位,改善前,改善后,1,、清理不要物；,2,、各文件、物品必须分层、分类管理,标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格,3,、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般 轻的物品、文件放上层，重的放下层，,4,、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪 层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位 置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；,5,、标识明确；,6,、定期清扫，保持干净无尘。,四、柜架管理,文件柜分类标识,五,.,电脑文件,6S,1,、建立电脑文件目录文档,2,、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚,3,、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）,4,、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚,C,盘,我的文档,私人文件,*,文件,品质文件,培训文件,JIT,文件,*,文件,效率文件,电脑文件分类 （例）：,XXX,公司,JIT,文件分类实例,六、空白表单管理,1,、部门内有多种表格时，需分类管理；,2,、为了方便查找，建议用不同颜色标识进行区分,3,、为了防止急用时,“,空仓,”,现象，建议有复印提示,4,、定期清理不用、过期的表格。,案例练习,抽屉里放着,生产日报,空白表格一叠，每天各班定时来这里取空表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好,第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找,思考：你会怎么样解决这种问题？,1,、清理不要物；,2,、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、,笔筒、台历、茶杯，并要求定位；,3,、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但,人长时间（,0.5H,以上）离开时，文件、资料必须,归位；,4,、桌面文件状态可按,“,待处理,”,、,“,已处理,”,、,“,处理中,”,5,、保持桌面清洁,七、桌面状态,1,、清理不要物（包括私人鞋物）；,2,、文件资料,/,产品等不可直接置于桌底；,3,、离开座位时，椅子要推近桌子；,4,、保持地面干净。,八、桌底状态,1,、不要物的清理,2,、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置；,3,、一个抽屉内有几种物品时，,想办法将物品固定， 避免来回开关抽屉时物品乱动,；,4,、标识清楚；,5,、定期清理，保持干净无尘。,九、抽屉状态,十、物品定位,(,隐形定位法,),说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几,地面复印机,柜式空调,梯子等易移动物品；,定位线宽,2CM,左右，两边长,12CM,隔实物,1CM,贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；,目的：提醒归位,1cm,12cm,传真机,花盆定位,1,、电源线不可直接拖在地上。,2,、绕成大概,1520CM,长，用扎带或套纽固定两端；,3,、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；,（不可给其他操作、动作造成障碍）,4,、插头标识清楚,5,、电源排插应固定。,十一、线束整理,十二、开关标识,1,、保持干净,2,、功能完好,3,、控制区域,/,功能明确,十三、空调状态,1,、明确管理责任人,2,、运转状态目视管理,3,、确保功能完好,1,、清理过期的张贴物；,2,、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；,3,、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置,上，不可随处有张贴现象；,4,、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要,求规定位置,规定数量贴附,(,不能超过,2,张,A4,纸位置,),玻璃窗上不宜张贴通知,/,资料；,5,、明示标识岗位、职责,6,、保持张贴物的清洁。,十四、张贴管理,十五、看板管理,内容：,通告,/,公告栏,学习园地,(,初期可以展示,6S,基础知识,),人员去向管理,轮值管理,6S,责任区域布局图,6S,日常点检表,十六、会议室,1,、“不要物”清理,2,、会议室标识,3,、使用状态标识,4,、预约管理,5,、会议要求,会议室悬挂物,如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图,*,要求,:,大小、高度尽量一致,会议室,温馨提示,*,会议后椅子必须归位、禁止吸烟等,*请带走会议后多余物,会议高效六条要求,出席会议六要求：,准时出席，不任意离席。 发言遵守会议程序及规定，言简意赅。 讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤,和气。 会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影,响会议进行。 会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干,扰会议。 穿适宜的服装出席会议。,谢谢各位的聆听！,THANK YOU,！,WWW . SZ - 3A . COM,