业务流程培训一

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片文字樣式,第二層,第三層,第四層,第五層,2017/3/10,#,业务流程培训,国际贸易部,1,提纲,二、,国际贸易涉及文件及文件整理要求,三,、,国际贸易往来邮件指导参考,一,、简介,1.,文件夹命名规则,2.,二级文档内容详解,3.,三级文档内容详解,1,：收到新客户试,单,3,：收到客人定金水单,4,：索要,FOB,货代信,息,5,：货物生产报告,/,图片,6,：订,舱,2,：新订,PI,发送,7,：发送订舱,单,8,：补料,&VGM,数据提,交,9,：发货通,知,10,：二次催收货,款,11,：询问,寄件地,址,12,：寄单通,知,13,：试订单质量跟,踪,14.,内部资料提交方式,简 介,本业务流程培训从报价开始，至客人收到货订单完结位置。,本业务流,程培训包括两大模块,国际贸易涉及文件及文件整理要,求及,国际贸易往来邮件指导参,考。,业务流,程培训旨在使业务员清晰了解外贸的全过程，指导业务操作。业务员应按文件整理要求，整理资料，以便查看归档，提高工作效率。往来邮件模板描述了外贸的整个流程与客人、工厂、货代等的所有沟通事项，描述了在每个时间节点业务员应该注意的事项。业务员在实际操作中，应参照往来邮件模板，及时准确地跟进相关事项。,3,国际贸易涉及文件及文件整理要求,4,一级文档,二,级文档,三级文档,1.,文,件,夹命名规则,5,2.,二级文档内容详解,3.,三级文档内容详解,1,PI,（发客户）,2,客人付款水单,（来自客户）,3,生产安排,（发生产和采购部）,6,4,完,货照片（发客户）,125g,145g,装箱图片,7,5,船务,（货代沟通文件）,6,报,关资料（发报关行）,6,注：关,于报关资料暂不需要提供,要素申报表,和,产品说明书,我,司不需要提供这两份文件。因为是海关暂时不需要这两个文件，而且就算有需要，与我司合作的报关行罗先生对我司产品已非常熟悉，他可以代我们提交。,6,装,柜照片（发客户）,photos of container loading,TCNU4863427, 129000m2,TCNU4863432, 110600m2,8,8,内部资料（发同事）,7,客人清关资料（发客户）,9,8,注：,内,部资料报关底单及发票、符合性声明的提交方式，请参考内容,内容,14,：内部资料提交方式,国际贸易往来邮件指导参考,邮件,1,：收到新客户试单，向客人所有信息，便于签发,PI,（如果是老客户，无需再次询问以下内容）,Subject: Glad to get your 1,st,/new order,Content: Dear *, thanks a lot for your 1,st,order, we believe it will be our good start and we will enjoy a friendly working relationship.,Pls let me know the CNEE details and the destination port information, so that I can make the PI and will send you asap, thanks!,邮件,2,：新订,PI,发送,Subject: PI-LBX150417ALPB for your 1,st,/new order,Content: Dear *, attached pls find the stamped PI for your 1,st,/ new order, and pls confirm, thanks!,Attachchment: PI-LBX150417ALPB,(,请求客户必须邮件回复,PI,确认，如客户不愿邮件确认,PI,，我发可再发一封邮件过去：,As we talked on whatsapp that the PI-BX150417ALPB is confirmed,并追问客户定金并发送水单,: pls send us the bank receipt once you have arranged the deposit so that we could check the account with our Finance Dept and arrange the first delivery.),10,邮件,3,：收到客人定金水单,Subject: shipping mark/label/packing confirmation,Content: Dear *, thanks for your deposit, pls let me know . so that we can arrange the production asap once the money hit our account. Also I will let you know the cargo ready date/delivery time/production finish date after checking with the production dept. later.,(,备注：定金后包装信息确认，只是不影响成本的包装信息，如内包装,PVC/PE,，标签位置，唛文等。影响价格的包装信息必须在报价前确认！,),邮件,4,：向客户汇报工作并索要,FOB,货代信息（订单流程,3,之后，,4,之前）,(,如,CIF,出运方式，无需所有货代信息,),Subject: Shipping Agent,Content: Dear *, kindly be noted that we have started your production and the cargo ready date/delivery time/production finish date will be around *, pls let me know the contact information of your shipping agent, so that we can arrange the booking before delivery.,11,邮件,5,：货物生产报告,/,图片,Subejct: Photos of your order on the production,Content: Dear *, glad to inform you that your order is now on coating process, attached pls find the photos F.Y.I. Everything is ok, and the delivery time will be around *, pls let me know the contact information of your shipping agent, so that we can fast the delivery.,备注：,可按照订单生产过程中不同的生产状态（整经,-,织布,-,涂覆,-,包装）分多封邮件给客人汇报订单做货情况，当然，一般只汇报涂覆和包装两个末端工序为多。,如生产出现异常情况，如品质问题，建议在发货前让客户知道真实的品质情况及具体数量，与客户确认能否接受后再发货。为了保证公司利益，业务员应通过各种沟通技巧说服客人接受问题货物的处理方案。,新客户务必汇报首单订单生产状况，老客户可视情况选择有无必要做工作汇报。,订单生产状态，应根据订单实际情况，分产品，分规格详细汇报清楚。,提供货物照片给客人时，一定要站在客户的角度想客户希望看见什么，拍照片的角度按照客户需要的角度拍摄。如：打包照片，客户关心唛头有无印刷错误，打包方式，标签内容及贴的位置，等。,12,邮件,6,：订舱（写给货代）,Subject:,单号：,Booking of 1*40HQ to,目的港,CNEE,客户公司名,Dear *, we have a client called,客户公司名,asked us to contact with you for booking of 1*40HQ to,目的港，,the cargo ready date is around *, and our departure port is Shenzhen, pls let us know the below several questions before I will confirm the booking:,1, what is your normal local charge? And what is the shipping company?,2, Do you issue MBL,（船东单）,or HBL,（货代单）,? Could you issue MBL?,备注：,所有货代往来邮件必须有单号，以便确认某订单走的货代是哪家,如货代收费高，业务员需进行还价后方可确认费用,因,FOB,情况下，,MBL,一般会在货代手中用以保证,CNEE,海运费的顺利支付，很少,FOB,货代会愿意签出,MBL,；,CIF,情况下，我方合作货代一定是签出,MBL,的，因为海运费是由我方支付。,费用确认无误后，货代会给到空白的该货代公司格式文件,-,空白订舱单。,13,邮件,7,：发送订舱单（写给货代）,Subject:,单号：,Booking of 1*40HQ to,目的港,CNEE,客户公司名,Content: Dear *, attached pls find our booking, cargo ready date is around *, pls let us know the earliest vessel, including the free detention & demurrage period & calculating method.,备注：,所有货代往来邮件必须有单号，并建议不删除原主题“,Booking of 1*40HQ to,目的港,CNEE,客户公司名”,货代收到,Shipper,填写好的订舱单后（通常,FOB,填,TO ORDER,提单），会根据,Shipper,提供的货好日期，给到建议的合适船期给,Shipper,最终确认。,V/V,：,Vessel/Voyage,船名,/,航次,CY Open,：,Container Yard Open,集装箱堆场开仓时间（提空柜开始时间）,CY CLS,：,Container Yard Closing,集装箱堆场关仓时间（还重柜截止时间）,SI/AMS/ENS cut:,电子数据,/,补料提交截止时间（给货代,/,船司）,Custom Cut,：报关截止时间（给海关）,CV Cut,：海关放行条截止提交时间（给船长）,ETD,：,Estimated Time of Departure,预计开船日,ETA,：,Estimated Time of Arrival,预计到,港日,我方根据货代给到船期的以上标红信息，对比货好日期，回复货代确认能否赶上此水船。确认能否赶上船期最简单的方法是，确保货好日期要早于以上标黄信息中最早的一个时间。,14,货,代通常只会给到船期时间，为保证货柜没有柜租产生，我们在确保可以赶上船期的同时，也要确保货柜使用在船司规定的免柜期内，避免给公司造成额外的柜租费用。,船期确认可以赶上，和货代确认订舱并拿到,SO,后，需仔细阅读,SO,上各截点时间，并考虑货代邮件告知的,VGM,申报时间，结合工厂完货时间，合理安排空柜到厂时间。（空柜太早，货物未好，会产生压夜费,/,柜租等；空柜太晚，可能面临赶不上船的风险及费用,。）,VGM,（,Verified Gross Measurement,）,=,货物,G.W. +,空柜重量,(,右柜门显示如下,),VGM,一般按照实际过磅来获取数据，需考虑单拖和孖柜两种不同过磅操作。,15,业,务流程补,充,工人装柜：流程,5(,船务订舱,),后，流程,6(,报关资料缮制,),前,单证制作顺序：,报关资料,(PL-CI-SC-,报关单,) -,补料,-,客人清关资料,-,内部报表,报关资料重命名：,QQ,电子发送报关行前，务必按格式重命名！避免报关行,QQ,收取,N,多不同客户的资料后，混淆资料。具体格式如下：,柜号：柜,1,号,&,柜,2,号，截关：,*,号,*,点，还柜地：蛇口,/,盐田,/,赤湾，罗边,/,华源,16,邮件,8,：补料,&VGM,数据提交（写给货代）,Subject:,单号：,Booking of 1*40HQ to,目的港,CNEE,客户公司名,Content: Dear *, attached pls find the SI & VGM.,备注：,货代收到我司发送的补料后，通常会回传,BL draft,文件给我司确认，一但我司回邮,BL draft is confirmed,（时间允许的情况下，建议转发国外客人确认，特别是新客户，因某些客人的提单显示可能会有特殊要求，如货描,/CNEE,等），货代将把补料终极提交给船公司，后续再发送提单内容显示项目的任何内容更改，将产生改单费。,VGM,数据提交时间：通常和补料一起邮件提交，最迟提交时间一般为截关之前，具体提交时间货代给到,SO,时会告知。,VGM,数据提交方式通常有,4,种（具体提交方式货代给到,SO,时会告知）：,和补料一起邮件提交；,在船公司官网提交； ,在货代公司官网提交；,司机带纸质数据送码头提交。,17,邮件,9,：发货通知（写给国外客人）,Subject:,单号：,container is loaded with ETD * ETA *,Content: Dear *, kindly be noted that the container of order,单号,is loaded, attached pls find the CI*PL, photos of container loading F.Y.I.,ETD,：,*,ETA,：,*,Total Amount: USD *,Deposit paid: USD *,Open Balance: USD *,Pls let me know the whole sets of documents required for your customs clearance, including CI/PL/BL?,Lastly, pls remember to transfer the balance of USD * before I will send you the original BL.,备注：,新客户试单发货后，务必确认,”,客人清关资料准备要求,”,，并以,word,形式存档在客户文件夹项下。老客户发货后，可不必要再次跟客户确认。,应付尾款余额催收：通常发货后催收,1,次，如客人在到港前,7-10,天左右仍然没有支付尾款，需,2,次催收货款。（,2,次催收货款时，需向客户强调船预计到港日期，避免延付尾款导致的提单迟寄，最后产生目的港柜仓租,）,18,邮件,10,：二次催收货款（写给国外客人）,Subject:,单号：,payment reminding with ETA *,Content: Dear *, kindly be noted that the container of,单号,will arrive the destination port around *, pls transfer us the balance of USD * ASAP so that we will send you the original BL without delay.,备注,：,如,客人在到港前,3,天，甚至到港了仍然没有支付尾款，这通常是客户国内公司不正常的信息反馈，业务员需反复多次向客户催收货款，并及时在船公司网站跟进货柜到港,/,卸货信息，保证公司货款安全，并尽早向公司领导汇报特殊情况,。,邮件,11,：感谢客人付款并询问寄件地址（写给国外客人）,Subject:,单号：,thanks for your payment,Dear *, thanks for your payment, pls inform us the shipping address of your office, so than we will send you the original BL ASAP once the money hit our account.,备注：,如客人付款通知邮件未附银行汇款水单，需向客人询要水单：,Pls send us the bank swift copy so that we could check your payment with our Finance Dept.,收到客人付款水单，一定要核实水单信息，包括罗边,/,华源收款账户，银行地址，汇款金额等。,客人告知的寄单地址，需保存在客户文件夹下，作为客人信息记录。,19,邮,件,12,：寄单通知（写给国外客人）,Subject:,单号：,original BL is sent via EMS/DHL/TNT, tracking No.: *,Dear *, kindly be noted that we have received your payment and just sent the original documents via EMS/DHL/TNT.,Tracking No.: *,Express Website: *,Attached pls also find the express paper sheet F.Y.I,.,邮件,13,：试订单质量跟踪（写给国外客人）,Subject:,单号：,Quality Feedback,Dear *,寒暄,. By the way, have you finished the sales/consumption of our first order,单号,to you? We would like to know any quality feedback from you or your clients, so that we will have chance to full fill with your requirement, thanks!,备注：,新客户试订单必须跟进客人收到货后的感受，老客户新产品也必须跟进质量反馈，老客户老产品无需多次询问。,质量跟踪的询问方式有很多种，邮件内容仅为样板。,到此订单流程邮件全部结束，注意所有订单流程的邮件主题必须涵盖订单号，方便查询历史邮件。,20,内容,14,：内部资料提交方式,（,1,）报关底单和材料的提交,罗,边方式,：,自,建一个讨论组，命名格式“报关底单,-*”,，如下图，将组内成员拉入自己的组,：,注：所,发文件（报关底单，,CI&PL,）命名格式如图，订单号,+,文件,名,21,华,源方式：,加,入华源报关单群,组,注：所,发文件（报关底单，,CI&PL,）命名格式如图，订单号,+,文件,名,22,（,2,）关,于,符合性声明,的提交,目前的提交方式是每月汇总一次提交。提交格式请参照附件,出口产品质量安全通用符合性声明,。,23,