第十章-会议组织技能课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,管理沟通：成功管理的基石,魏 江 博士 版权所有,管理学院,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,管理沟通：成功管理的基石,魏 江 博士 版权所有,管理学院,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,管理沟通：成功管理的基石,魏 江 博士 版权所有,管理学院,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第,10,章会议组织与沟通,第10章会议组织与沟通,2024/8/31,2,本章基本要点,群体沟通的优势和缺点,影响群体沟通的因素,组织和参加会议,2023/9/62本章基本要点群体沟通的优势和缺点,2024/8/31,3,10.1,会议的含义与特征,通常人们把会议简称为会。严格来说，聚而不议者谓之会，聚而又议者称之为会议。,特征：,普遍性,目的性,组织性,集体性,2023/9/6310.1 会议的含义与特征通常人们把会议简,问题讨论,某服装厂决定进行流程再造，但以前每次工艺流程的变革都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略：,策略一,：向员工解释新的标准，流程再造的目的、必要性和必然性；给员工反馈的期限；,策略二,：告知员工现工艺流程中存在的问题，进行讨论，找出办法，请员工代表参与制定标准和流程；,策略三,：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标准、实,施流程改造。,讨论三种策略的优缺点。,10.2,群体沟通的引入,问题讨论 10.2 群体沟通的引入,2024/8/31,5,群体沟通的优点：,（,1,）可以产生更多的点子和信息，使管理决策和解决问题、考虑问题更为全面，质量也更高；,（,2,）提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽；,（,3,）因为,“,社会效应,”,，当人处于被他人包围之中时，会更有干劲和活力，所以团队中有较高的动力和业绩水平；,（,4,）消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点；,（,5,）更容易采用,“,风险转移,”,的观点,选择更冒险的方案和更创新的行动。,2023/9/65群体沟通的优点：（1）可以产生更多的点子和,2024/8/31,6,群体沟通的缺点：,（,1,）时间与效率；,（,2,）群体压力；,（,3,）专家或领导压力；,（,4,）说而不做。,2023/9/66群体沟通的缺点：（1）时间与效率；,2024/8/31,7,10.3,影响群体沟通的因素,2023/9/6710.3 影响群体沟通的因素,不可控因素,群体变量：规模、个性和目标、身份和角色,环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望,任务变量：性质、困难程度、特殊要求,可控因素,领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型,群体对任务的激励,成员间友好关系,成员参与的方式与程度,沟通网络与渠道设计,影响群体沟通的因素,不可控因素影响群体沟通的因素,企业内外部的多组群的有效沟通和高效沟通，导致组织行为的良性化发展和可持续发展，确保企业当期、近期和中远期战略目标的推进和实现。,企业内部沟通常量较多、变量较少，相对容易掌控,。,企业内外部的多组群的有效沟通和高效沟通，导致组织行为的,大局观大思维大智慧的基本理念：,纵览大局， 运用大思维，施展大智慧。,通过沟通形成谋略，进而认知大局；,通过沟通实施谋略，进而做成大局。,沟通谋略不仅强调“思”，尤其强调“做”；,成大器必须 “知行合一”。,关键词：做。,组群沟通，沟通谋略,必须做出来。,大局观大思维大智慧的基本理念：,发散思维的经典案例,无处不在,有一个人，从小就崇拜神奇的福尔摩斯，于是便立志考取警探学校，幻想着自己也能像福尔摩斯那样，神奇地破获一宗宗案件。到这个人十八岁那年，参加了一所警探学校的招生考试，在试卷上看到这样一个问题：一粒沙子藏在哪里最不容易被发现？人藏在哪才最不容易被发现？看到这个问题的时候，他想了很久。但他知道要做一名合格的警探人员，必须要有过人的智慧和独特的思维方式，于是在发散思维的促使下，该考生灵机一动，在试卷上这样写道：,发散思维的经典案例 无处不在有一个人，从小就崇拜神奇,逆向思维的经典案例,加里,沙克是一个具有犹太血统的老人，退休后，在学校附近买了一间简陋的房子。住下的前几个星期还很安静，不久有,3,个年轻人开始在附近踢垃圾桶闹着玩。 老人受不了这些噪音，出去跟年轻人谈判。“你们玩得真开心。”他说，“我喜欢看你们玩得这样高兴。如果你们每天都来踢垃圾桶，我将每天给你们每人一块钱。”,3,个年轻人很高兴，更加卖力地表演“足下功夫”。不料三天后，老人忧愁地说：“通货膨胀减少了我的收入，从明天起，只能给你们每人五毛钱了。” 年轻人显得不大开心，但还是接受了老人的条件。他们每天继续去踢垃圾桶。一周后，老人又对他们说：“最近没有收到养老金支票，对不起，每天只能给两毛了。”“两毛钱？”一个年轻人脸色发青，“我们才不会为了区区两毛钱浪费宝贵的时间在这里表演呢，不干了,!”,从此以后，老人又过上了安静的日子 。,逆向思维的经典案例 加里沙克是一个,有一家人决定搬进城里，于是去找房子。 全家三口，夫妻两个和一个,5,岁的孩子。他们跑了一天，直到傍晚，才好不容易看到一张公寓出租的广告。 他们赶紧跑去，房子出乎意料的好。于是，就前去敲门询问。 这时，温和的房东出来，对这三位客人从上到下地打量了一番。 丈夫豉起勇气问道,: “,这房屋出租吗,?”,房东遗憾地说,:“,啊，实在对不起，我们公寓不招有孩子的住户。,”,丈夫和妻子听了，一时不知如何是好，于是，他们默默地走开 了。 那,5,岁的孩子，把事情的经过从头至尾都看在眼里。那可爱的心灵在想,:,真的就没办法了,?,他那红叶般的小手，又去敲房东的大门。 这时，丈夫和妻子已走出,5,米来远，都回头望着。 门开了，房东又出来了。这孩子精神抖擞地说,:“,老爷爷，这个房子我租了。我没有孩子，我只带来两个大人。,”,房东听了之后，高声笑了起来，决定把房子租给他们住 。,有一家人决定搬进城里，于是去找房子。 全家三口，夫妻两个和一,一天，犹太富翁哈德走进纽约花旗银行的贷款部。看到这位绅士很神气，打扮得又很华贵，贷款部的经理不敢怠慢，赶紧招呼：,这位先生有什么事情需要我帮忙的吗？, ,哦，我想借些钱。, ,好啊，你要借多少？, 1,美元。, ,只需要,1,美元？, ,不错，只借,1,美元，可以吗？, ,当然可以，像您这样的绅士，只要有担保多借点也可以。, ,那这些担保可以吗？,犹太人说着，从豪华的皮包里取出一大堆珠宝堆在写字台上。,喏，这是价值,50,万美元的珠宝，够吗？, ,当然，当然！不过，你只要借,1,美元？, ,是的。,犹太人接过了,1,美元，就准备离开银行。 在旁边观看的分行行长此时有点傻了，他怎么也弄不明白这个犹太人为何抵押,50,万美元就借,1,美元，他急忙追上前去，对犹太人说：,这位先生，请等一下，你有价值,50,万美元的珠宝，为什么只借,1,美元呢？假如您想借,30,万、,40,万美元的话，我们也会考虑的。,你知道是为什么 ？,一天，犹太富翁哈德走进纽约花旗银行的贷款部。看到这位绅士很神,10.4,会议准备,确定会议目的,确定会议议题,确定会议场地,选定会议时间,确定与会人员,制定会议计划,制定会议议程,10.4 会议准备 确定会议目的,3.1,确定会议目的,信息共享,动员激励,信息传播,问题解决和决策制定,3.1 确定会议目的 信息共享,3.2,确定会议议题,紧扣目标,有机联系,明确时间,3.2 确定会议议题 紧扣目标,3,.3,确定会议场地,会场的选定,交通便利原则、经济适用原则,会场内设备准备,会场布置,3.3 确定会议场地 会场的选定,会场布置,礼堂型,U,型,圆桌型,长桌型,会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型,课堂式,V,型,课堂式V型,影响会议成效的因素,会议时间不当,会议目的不明确,会议持续太久,简单问题复杂化,发言者过于健谈,影响会议成效的因素会议时间不当,有效会议的策略,不搞形式主义,明确会议的目的和目标,选择合适的与会者,合理安排会议议程,合理安排会务,控制好会议,分发会议简报,有效会议的策略不搞形式主义,3.4,确定与会人员,会议主席,会议成员,会议工作人员,会议秘书、记录员、服务人员,3.4 确定与会人员 会议主席,构成,信息研讨：,30,人； 正式报告：不限,研讨培训：,15,人； 问题识别：,10,人,关键问题解决和决策制定：,5,人,结构,同质性和异质性的平衡,竞争性和合作性的平衡,任务导向和过程导向的平衡,与会者安排,构成 与会者安排,2024/8/31,25,（,2,）与会者角色职责,会议主席的类型和职责,：,会议控制、,会议引导,促进讨论,应付,“,隐秘议程,”,作出决定,等。,2023/9/625（2）与会者角色职责,2024/8/31,26,职责一：会议控制,作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：,决定讨论主题；,明确讨论范围；,确保人们围绕主题依次发言；,尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；,确保其他成员了解会议进展情况。,2023/9/626职责一：会议控制 作为有效的会议主持人应,2024/8/31,27,职责二：过程引导,为能够保证会议的发起和进行的良好秩序，主持人需要明确四个基本步骤：,识别主题问题,应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调；,交换和开发建议,在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据；,评价不同方案,列出可选方案，预测每个方案的可能结果,(,时间、成本、资源、政治因素,),；,选择行动计划,为达到预期结果，决定,“,谁,”,、,“,何地,”,、,“,何时,”,、,“,怎样做,”,，并确保每个人都明确自己的责任。,2023/9/627职责二：过程引导 为能够保证会议的发起和,2024/8/31,28,职责三：促进讨论,根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者。,2023/9/628职责三：促进讨论 根据会议的进程和讨论的,2024/8/31,29,职责四：应付,“,隐秘议程,”,应努力保持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人冲突。必须妥善处理群体成员中的隐密议程、竞争和偏激的发言。为了促使与会者关注事实和建议，要求他们列举概括性论断的实例。,2023/9/629职责四：应付“隐秘议程” 应努力保持讨论,2024/8/31,30,职责五：作出决定,当群体要作出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论,(,如相互协商,),；或采取恰如其分地引出解决问题的最佳方案。,2023/9/630职责五：作出决定 当群体要作出结论时，,2024/8/31,31,一般与会者责任,：,树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；,保证自己做好准备和了解会议主题；,认识群体过程,2023/9/631一般与会者责任：,2024/8/31,32,有效的会议参与者应具有的技能：,决定是否需要出席会议,准备,准时与会,就某些疑点或模糊问题征询清晰解释,给出信息时，力求精确切题,倾听,支持他人,确保公平参与,反对要有根据,以能提高团队绩效的方式行事,2023/9/632有效的会议参与者应具有的技能：决定是否需,2024/8/31,33,工作人员与成员的职责,职务,会议之前,会议期间,会议之后,主席,1.,提出和理解计划处理的,业务项目,2.,批准议程草案,3.,确使与会者得知会议目,标、时间和地点及会议,议程,4.,保证房间的合理布置,座位安排、文件、饮水、烟灰缸等,1.,准时开始,2.,清楚地介绍主题,3.,获得有力的发言,4.,维持秩序,5.,有效的决策,1.,核实秘书或记录员准备的备忘录,2.,监控进展,2023/9/633工作人员与成员的职责职务会议之前会议期,2024/8/31,34,职务,会议之前,会议期间,会议之后,秘书或记录员,1.,从以前的记录或,新的信息源收集资,料,2.,起草会议议程，有逻辑性的主次顺序安排,3.,得到主席的批准,4.,发送会议通知和议,程,1.,提前到达,2.,将房间准备就绪,3.,提供所有必要文件,3.,记录进程,5.,避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策,6.,协助主席,1.,起草备忘录,2.,交主席批准,3.,两天内发给与会者,4.,必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示,2023/9/634职务会议之前会议期间会议之后秘书或记录员,2024/8/31,35,职务,会议之前,会议期间,会议之后,会议成员,1.,通知秘书主席列人议程的事项,2.,阅读所有文件,3.,如果合适，准备自己的支持性文件,4.,向秘书说明需要纠正的论点,1.,准时出席,2.,按照会议要求发言,3.,记录会议决定及需要采取的行动,1.,阅读、审核备忘录,2.,执行行动计划，必要时汇报情况,2023/9/635职务会议之前会议期间会议之后会议成员 1,3.5,制定会议议程,时间,地点,目的,议题顺序,3.5 制定会议议程 时间,2024/8/31,37,（,1,）常见的会议议程确定原则：,例行公事的项目放在会议议程开始，然后再安排商务中的新问题；,当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。,2023/9/637（1）常见的会议议程确定原则：,2024/8/31,38,回顾,与会者介绍,制定规则,大会报告,参与讨论,演示,总结,（,2,）会议议程的主要步骤,2023/9/638回顾与会者介绍制定规则大会报告参与讨论演,2024/8/31,39,（,3,）议程准备和支持文件：,会议议程的准备应包括以下几个方面：,以次序排列出议程；,对历史项目的讨论准备支持性文件；,准备好具体议题；,确定好下次会议的时间、地点等。,2023/9/639（3）议程准备和支持文件：,2024/8/31,40,以下是可供参考的议程准备的步骤：,(1),根据上次会议列出突出问题；,(2),通过目前发展情况的预期，和与会成员联系，提出商务中的新议题；,(3),选择重要议题；,(4),避免包括过多的,“,新问题,”,(,在议程中，突出地分别标示关键项目,),；,(5),将例行项目放在开始；,(6),按逻辑关系排列关键项目；,(7),根据会议时间长短和与会者情况安排项目；,(8),用数字排列项目；,2023/9/640以下是可供参考的议程准备的步骤：,(9),交叉参考上次会议的议题；,(10),要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出,“,下次会议日程,”,；,(11),指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；,(12),与主席讨论通过议程,(,如果合适的话,),；,(13),将议程草案交付打印；,(14),校对打印稿；,(15),附带上次会议备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。,2024/8/31,41,(9)交叉参考上次会议的议题；2023/9/641,2024/8/31,42,（,4,）,会议备忘录,任何作出决定的会议都应当记录决策是如何制定的，最后决定是什么，由谁负责哪些行动等重要问题。,备忘录能有效地提供有关群体工作历史的有价值的参考资料，减少在何时、何地、何人所作讨论和决策的问题上出现的分歧，并明确和监督责任人的工作落实情况。,2023/9/642（4）会议备忘录 任何作出决定的会议都应,会议议程实例:,M,计算机公司,一号项目检查会议,日期：,1994,年,12,月,4,日（星期五）,时间：下午,2:00,3:45,地点：,B,大厦第二会议室,议程,1,、,公司第四季度销售情况；,2,、,上次会议记录；,3,、,上次会议记录中提出的问题；,4,、,杜敏做关于,CPU,进展报告；,5,、,史强做关于,Case,设计进展报告；,6,、,李辉做关于软件进展报告；,7,、,下次会议日期、时间、地点。,附件,1,、,软件进展报告，第,7,号；,2,、,Case,设计进展报告，第,2,号；,3,、,关于软件问题的短文。,会议议程实例:M计算机公司,2024/8/31,44,Thank You !,2023/9/644Thank You !,