秘书公文写作概述课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第一章 秘书公文写作概述,张鬃英,第一章 秘书公文写作概述张鬃英,1,第一节 秘书公文写作的目的与步骤,一、秘书公文写作的目的,1、实现社会组织的管理职能,2、辅助领导科学有效地决策,3、对外展现社会组织的形象,4、为提高工作效率和质量创造条件,第一节 秘书公文写作的目的与步骤一、秘书公文写作的目的,2,二、把握秘书公文写作的步骤,1、明确公文主题,2、广泛收集资料,3、拟定写作方案,（1）确定公文内容的组成情况,（2）确定公文正文的表达顺序,（3）安排公文的首尾和衔接过渡,（4）将上述成果固化为公文的写作提纲,二、把握秘书公文写作的步骤1、明确公文主题,3,二、把握秘书公文写作的步骤,4、正式起草成文,（1）注重时效观念,（2）做好会商工作,（3）保证材料与观点和谐统一,（4）注重文面规范,二、把握秘书公文写作的步骤4、正式起草成文,4,二、把握秘书公文写作的步骤,5、加工修改阶段,（1）两种方式,其一：融入整个撰拟阶段的推敲修改,其二：对已经成型的文稿，进行集中的加工修改,（2）主要为第二种方式,1）明确加工修改的范围,2）掌握加工修改的方法,二、把握秘书公文写作的步骤5、加工修改阶段,5,第二节秘书公文写作的要求,一、公文思想内容方面的要求,1、明确目的，行文有据,2、准确无误，客观务实,3、主题集中，重点突出,4、必须符合领导意图,第二节秘书公文写作的要求一、公文思想内容方面的要求,6,三、公文表达方面的要求,（一）符合公文表达方式的要求,1、叙述的要求,（1）在叙述事件时应做到要素齐全,（2）在叙述程度上以概述为主,（3）在叙述线索上以顺序为主,三、公文表达方面的要求（一）符合公文表达方式的要求,7,三、公文表达方面的要求,2、说明的要求,在公文中常用的说明方法有：,举例说明法、定义说明法、分类说明法、引用说明方法、比较说明方法,三、公文表达方面的要求2、说明的要求,8,三、公文表达方面的要求,3、议论的要求,（1）议论方式重在就事论理,（2）议论说理切忌主观武断,公文常用的论证方法：,举例论证法、对比论证法、因果论证法。,三、公文表达方面的要求3、议论的要求,9,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,1、准确严密,（1）要准确表达公文的政策法律依据和事实依据；准确传达机关工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、通知的事项；准确体现领导意图和发文机关的政策主张,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,10,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,1、准确严密,（2）严格遵循逻辑要求,（3）合理组织公文语言,（4）恰当使用修辞方法,第一，主要是用消极修辞方法,第二，适当使用积极修辞中的某些辞格,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,11,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,2、简练明了,（1）简短表达,（2）简明表达,第一，开头要直截了当，落笔入题、结尾应明确提出行文要求，意尽言止；,第二，适当划分层次和段落；,第三，恰当利用附件、表格形式，以浓缩公文篇幅，增加信息量。,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,12,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,3、庄重严谨,（1）使用书面语言，不用口语、方言和晦涩难懂的行业用语,（2）使用含义限定的词语，注意语义单一，避免出现歧义,4、得体规范,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,13,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,4、得体规范,（1）恰如其分地使用公文专用术语,1）起首用语：,根据、依据、遵照、按照、奉、为了、为、由于、兹定于、兹介绍、兹因等等。,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,14,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,4、得体规范,（1）恰如其分地使用公文专用术语,2）称谓用语：,基本采用人称代词加上机关名称尾字的方法：我局、我县、你局、贵公司等；用于称呼其他单位或人员时，采用第三人称形式，如：该院、该县、该同志；当公文中需要称呼某些事物时，也可以使用“该”字，如：该文、该产品、该批机器设备等等。,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,15,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,4、得体规范,（1）恰如其分地使用公文专用术语,3）引叙用语,如：前接、顷接、欣悉、获悉等,“顷接来函，现就所询之事函告如下”,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,16,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,4、得体规范,4）经办用语,5）商洽用语,6）期请用语,7）表态用语,8）时限用语,9）过渡用语,10）谦敬用语,11）结尾用语,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,17,三、公文表达方面的要求,（二）符合公文语言的运用要求,4、得体规范,(2)根据收发文双方各自的地位、职能及其相互关系，选用恰当的语气和词语来行文,(3)根据不同的公文文种，确定相应的语言表达形式,三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求,18,三、公文表达方面的要求,（三）符合常见要素的表述要求,1、时间的表述要求：,精确、完整、恰当,2、空间的表述要求：,（1）准确、具体地说明有关的单位、处所，特别是重要事件、事故发生的地点，不仅要说明所在的省、市、县，还应说明具体方位，有时需要标明经纬度。,三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求,19,三、公文表达方面的要求,（三）符合常见要素的表述要求,2、空间的表述要求：,（2）涉及不为人们熟知的地名或重复的地名时要按照由大到小的顺序，标明国家或省、市、县的名称，以便准确表达所在地点,（3）使用地名的全称或规范的简称，必要时还应当标明准确的译名。,（4）涉及不同国家或地区时，不能以国家统称,三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求,20,三、公文表达方面的要求,（三）符合常见要素的表述要求,3、数量的表述要求,（1）要反复核实，表述准确无误,（2）要精选数字，切忌过于烦琐,（3）要加强分析，避免凌乱堆放,（4）要规范使用，避免产生歧义,1）表增加或减少的数量，注意差别,2）表减少和降低的数量时用分数或百分数表达,3）涉及总计数量时，要表述准确,4）使用“以上”、“以下”、“左右”等概数，应注明是否连同本数在内。,三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求,21,三、公文表达方面的要求,（三）符合常见要素的表述要求,4、职务、姓名的表述方法,（1）表人物职务时一般要使用全程，或使用通用的简称。,（2）表明人物姓名时，要写全姓和名,（3）一人担负多种职务时，应写出与公文内容有关的职务,三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求,22,四、公文格式与结构方面的要求,（一）公文格式的要求,根据国家行政机关公文格式的规定，公文格式的构成要素分为眉首、主体、版记三个部分。,1、公文的眉首部分,（1）公文分数序号,（2）秘密等级和保密期限,（3）紧急程度,（4）发文机关标志,（5）发文字号,（6）签发人,四、公文格式与结构方面的要求（一）公文格式的要求,23,四、公文结构与格式方面的要求,（一）公文格式的要求,2、主体部分,（1）公文标题,（2）主送机关,（3）公文正文,（4）附件,（5）成文时间,（6）公文生效标识,（7）附注,四、公文结构与格式方面的要求（一）公文格式的要求,24,四、公文结构与格式方面的要求,（一）公文格式的要求,3、版记部分,（1）主题词,（2）抄送机关,（3）印发机关和引发时间,四、公文结构与格式方面的要求（一）公文格式的要求,25,四、公文结构与格式方面的要求,（二）公文结构要求,1、基本要求,（1）开头,摆出行文根据、说明行文目的、概述行文背景、引叙来文线索、交代结论、提出问题,四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求,26,四、公文结构与格式方面的要求,（二）公文结构要求,1、基本要求,（2）结尾,1）号召式结尾,2）总结式结尾,3）强调式结尾,4）说明式结尾,5）请求式结尾,四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求,27,四、公文结构与格式方面的要求,（二）公文结构要求,1、基本要求,（3）层次：并列、递进、因果、总分,（4）段落,（5）过渡：词语、句子、段落,（6）照应：,题文照应、前后照应、首尾照应,四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求,28,四、公文结构与格式方面的要求,（二）公文结构要求,2、篇章形式要求,（1）篇段合一式,（2）分层表达式,（3）条款式,四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求,29,四、公文结构与格式方面的要求,（三）其他格式要求,1、用纸,行政机关公文格式规定，公文用A4纸印制，双面印刷。党的机关公文用16开纸，也可用A4纸。在具体的公文制作实践中，省级以上党的机关用16开纸，而地市一下各级党的机关用A 4纸的居多。,四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求,30,四、公文结构与格式方面的要求,（三）其他格式要求,2、版心,天头（上白边）37mm1mm,订口（左白边）28mm1mm,版心尺寸：156mm225mm,四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求,31,四、公文结构与格式方面的要求,（三）其他格式要求,3、字号,文件式公文的字号：标题：2号,发文机关标识：由发文机关酌定，以不超过国务院机关的发文标识字号为准。其他各要求均使用3号字,四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求,32,四、公文结构与格式方面的要求,4、字体,行政机关文件式公文的字体为：发文机关标识：推荐小标宋体字,发文字号：仿宋。,签发人三字：仿宋。,签发人的姓名：楷体。,公文标题：小标宋体,秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词三字：黑体字,主题词：小标宋体,正文中的小标题：建议用黑体,其他包括正文在内，都用仿宋体,四、公文结构与格式方面的要求4、字体,33,四、公文结构与格式方面的要求,5、字数与行数,每页排22行，每行排28字。可作调整,四、公文结构与格式方面的要求5、字数与行数,34,四、公文结构与格式方面的要求,6、正文机构层次序数：,第一层“一”,第二层“（一）”,第三层“1.”,第四层“（1）”,四、公文结构与格式方面的要求6、正文机构层次序数：,35,四、公文结构与格式方面的要求,（7）文中图文的颜色,未做特殊说明公文中图文颜色均为黑色,四、公文结构与格式方面的要求（7）文中图文的颜色,36,四、公文结构与格式方面的要求,（8）装订要求,应左侧装订，不掉页。,两页页码之间误差不超过4mm,骑马订或平订的订位为两订门锯处订眼据书芯上下各1/4处，允许误差4mm,平订订距与书脊间的距离为3mm-5mm,裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损,四、公文结构与格式方面的要求（8）装订要求,37,四、公文结构与格式方面的要求,（9）上报公文必须注明签发人或会签人姓名。,（10）除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。,（11）联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。,四、公文结构与格式方面的要求（9）上报公文必须注明签发人或会,38,四、公文结构与格式方面的要求,（12）除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。,（13）公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。,（14）印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字样。,（15）公文如有空白页，不标页码。,四、公文结构与格式方面的要求（12）除两个以上机关联合行文外,39,四、公文结构与格式方面的要求,（16）新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星6个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。,（17）上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。,四、公文结构与格式方面的要求（16）新标准中增加了发文的保密,40,四、公文结构与格式方面的要求,（18）发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。,四、公文结构与格式方面的要求（18）发文字号：凡是上报的公文,41,四、公文结构与格式方面的要求,（19）上行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80=117mm。,下行文:凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37+25=62mm。,四、公文结构与格式方面的要求（19）上行文：凡上报的公文发文,42,