某集团Excel常用功能培训教材课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,主讲：田祖进,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,鼎泰集团,Excel,常用功能培训,决,裁,作 成,财务经理,审核,总经理,承认,田祖进,2016-09-18,1,主讲：田祖进,鼎泰集团Excel常用功能培训决作 成财务经理总经理田祖进2,1,学习内容,1 EXCEL,快捷键操作,2,数学与统计函数,3,逻辑函数,4,文本函数,5,查找与引用函数,6,数据分类与汇总,7,数据透视表,2,主讲：田祖进,学习内容 1 EXCEL快,2,1 EXCEL,快捷键操作,打开工作簿,Ctrl+O,保存工作簿,Ctrl+S,增加一个新的工作薄,Ctrl+N,关闭当前工作薄,Ctrl+W,最大化选定工作簿窗口,Ctrl+F10,最小化选定工作簿窗口,Ctrl+F9,切换到上一个工作簿窗口,Ctrl+F6,切换到下一个工作簿窗口,Ctrl+Shift+F6,3,主讲：田祖进,1 EXCEL快捷键操作打开工作簿Ctrl+O保存工作簿C,3,1 EXCEL,快捷键操作,窗口切换,ALT+TAB,新增和删除行,Ctrl+,+,或,-,输入当前日期,Ctrl+,；,输入当前时间,Ctrl+Shift+,：,向下填充输入,Ctrl+D,向右填充输入,Ctrl+R,打开,“,单元格格式,”,对话框,Ctrl+1,4,主讲：田祖进,1 EXCEL快捷键操作 窗口切换ALT+TA,4,1 EXCEL,快捷键操作,撤销上步操作,Ctrl+Z,恢复上步操作,Ctrl+Y,重复上步操作,F4,剪切,Ctrl+X,复制,Ctrl+C,粘贴,Ctrl+V,查找,Ctrl+F,替换,Ctrl+H,定位,Ctrl+G,插入批注,Shift+F2,打开,“,插入函数,”,对话框,Shift+F3,定义名称,Ctrl+ F3,5,主讲：田祖进,1 EXCEL快捷键操作撤销上步操,5,2,数学与统计函数,2.1 ROUND,函数,将数字四舍五入,用 途,：按指定位数四舍五入某个数字。,语 法,：,ROUND(number,，,num_digits),参数意义,：,Number,是需要四舍五入的,数字,；,Num_digits,为指定的,位数,，,Number,按此位数进行处理。,注 意,:,（,1,）在单元格格式中可以设置小数位数，但数字本身并没有真正的 四舍五入，只是以,2,位（如设置为,2,）的形式显示数据，如果财务中采用这种方式进行计算，经常会出现几分钱的误差的。,（,2,）如果,num_digits,大于,0,，则四舍五入到,指定的小数位,；,实例：如果,A1=65.25,，则公式“,=ROUND(A1,，,1)”,返回,65.3,如果,num_digits,等于,0,，则四舍五入到最接近的,整数,；,实例：如果,A1=65.25,，则公式“,=ROUND(A1,，,0)”,返回,65,如果,num_digits,小于,0,，则在,小数点左侧按指定位数,四舍五入。,实例：如果,A1=65.25,，则公式“,=ROUND(A1,，,-1)”,返回,70,；,类似函数：,Round,、,Rounddown,、,Roundup,、,Trunc,、,6,主讲：田祖进,2 数学与统计函数2.1 ROUND函数将数字四舍五,6,2,数学与统计函数,2.2 RANK,函数,统计排名,用 途,：返回一个数字在数字列表中的,排位,。,数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已,排过序， 则数字的排位就是它当前的位置）。,语 法,：,RANK(number,ref,order),参数意义,：,Number,为需要找到排位的数字 ；,Ref,为数字列表数组或对数字列表的引用 ；,Order,为一数字，指明排位的方式。（如果,order,为,0,或,省略,，则按照,降序排列,。如果,order,不为零,则按,升序排列,的列表。,7,主讲：田祖进,2,7,2.3,最大值函数,MAX,、最小值函数,MIN,语 法：,MAX,（,number1,，,number2,，）,MIN,（,number1,，,number2,，）,参数意义：,number1,，,number2,是需要找出最大值,（最小值）的,1,至,30,个数值、数组或引用,。,2.4 AVERAGE,平均值函数,语 法：,AVERAGE,（,number1,，,number2,，）,参数意义：,number1,、,number2,是,需要计算平均值的,1,30,个参数。,注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。,2,数学与统计函数,8,主讲：田祖进,2.3 最大值函数MAX、最小值函数MIN2 数学与统计函,8,功 能,:,返回数据集中第,K,个最大值。,语 法：,LARGE(array,k),参 数：,array,为需要找到第,k,个最大值的数组或数字型数据区域。,k,为返回的数据在数组或数据区域里的位置,(,从大到小,),。,实 例：,如果,A1=24,，,A2=5,，,A3=7,，,A4=15,，,A5=0,，,A6=35,，,A7=2,，,A8=5,，,则公式,=LARGE(A1:A8,3),返回,15,，即数组中第,3,个小的数字是,15,（,A4,）。,数学与统计函数,2.5 LARGE,函数,9,主讲：田祖进,功 能: 返回数据集中第K个最大值。数学与统计函数9主讲,9,2.6 SMALL,函数,用 途：,返回数据集中的第,K,个最小值。,语 法：,SMALL,（,array,k),参 数：,array,为需要找到第,k,个最小值的数组或数字型 数据区域。,k,为返回的数据在数组或数据区域里的位置,(,从小到大,),。,实例：,如果,A1=24,，,A2=5,，,A3=7,，,A4=15,，,A5=0,，,A6=9,，,A7=2,，,A8=5,，则公式,“=SMALL(A1:A8,5) ”,返回,7,，即数组中第,5,个小的数字是,7,。,数学与统计函数,10,主讲：田祖进,2.6 SMALL函数 数学与统计函数10主讲：田祖进,10,3.1 IF,函数,-,进行条件检测,功 能：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。,可以使用函数,IF,对数值和公式进行条件检测。,语 法：,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),参 数：,Logical_test,表示计算结果为,TRUE,或,FALSE,的任意值或,表达式,。,Value_if_true logical_test,为,TRUE,时返回的值。,Value_if_false logical_test,为,FALSE,时返回的值。,3,逻辑函数,11,主讲：田祖进,3.1 IF函数- 进行条件检测3 逻辑函数11,11,3,逻辑函数,功 能：,所有,参数的逻辑值,为真,时，返回,TRUE,；只要,一个,参数的,逻辑值为,假,， 即返回,FLASE,。,语 法：,AND(logical1,logical2, .),参 数,：,Logical1, logical2, .,表示待检测的,1,到,30,个条件值，各条件,值可为,TRUE,或,FALSE,。,3.2 AND,函数,判断多个条件同时为真,3.3 OR,函数,判断任一参数为真,功 能,：在其参数组中，,任何一个,参数逻辑值,为,TRUE,，即,返回,TRUE,；,所,有,参数的,逻辑值为,FALSE,，才,返回,FALSE,。,语 法：,OR(logical1,logical2,.),参 数,：,Logical1,logical2.,为需要进行检验的,1,到,30,个条件表达式。,12,主讲：田祖进,3 逻辑函数功 能：所有参数的逻辑值为真时，返回 T,12,条件求和函数,SUMIF,语 法,：,SUMIF,（,range,，,criteria,，,sum_range,）。,参 数：,range,是用于条件判断的单元格,区域,，,criteria,是由数字、逻辑表达式等组成的,判定条件,，,为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可,以为数字、表达式或文本,sum_range,为,需要求和,的单元格、区域或引用。,13,主讲：田祖进,条件求和函数SUMIF语 法：SU,13,4.1 MID,、,LEFT,、,RIGHT,函数,-,获取字符,4.1.1 MID,函数,功 能：从文本字符串中,指定的起始位置,起返回,指定长度,的字符,语 法：,Mid(text,start_num,num_chars),参 数：,text,准备从中提取字符串的文本字符串,start_num,准备提取的第一个字符的位置,num_chars,指定所要提取的字符串的长,4.1.2 RIGHT,函数,功 能：从一个文本字符串的,最后一个字符,开始返回指定个数字符,语 法：,RIGHT(text, num_chars),参 数：,text,要提取字符的字符串,num_chars,要提取的字符数，如果忽略，为,1,4.1.3 LEFT,函数,功 能：从一个文本字符串的,第一个字符,开始返回指定个数字符,语 法：,LEFT(text, num_chars),参 数：,text,要提取字符的字符串,num_chars,要提取的字符数，如果忽略，为,1,4,文本函数,14,主讲：田祖进,4.1 MID、 LEFT 、RIGHT 函数-获取字,14,4.2 CONCATENATE,函数,4,文本函数,功 能：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。,语 法：,CONCATENATE (text1,text2,.),参 数：,Text1, text2, .,为,1,到,30,个将要合并成单个文本项的文本项。,这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。,补充说明：也可以用,&,（和号）,运算符代替函数,CONCATENATE,实现文本,项的合并。,实例剖析,15,主讲：田祖进,4.2 CONCATENATE函数,15,4,文本函数,4.3 LOWER/UPPER/PROPER,大小写转换,4.3.1 LOWER,功 能： 将一个文本字符串中的所有,大写字母转换为小写字母,。,语 法：,LOWER(text),参 数：,Text,是要转换为小写字母的文本。,4.3.2 UPPER,功 能： 将文本,转换为大写,形式,语 法：,UPPER(text),参 数：,Text,是要转换为大写形式的文本,4.3.3 PROPER,功 能：将文本字符串的,首字母,及任何非字母字符之后的首字母,转换成大写,，,将其余的字母转换成小写。,语 法：,PROPER(text),参 数：,Text,包括在一组双引号中的文本字符串、返回文本值的公式或是对包含文,本的单元格的引用。,16,主讲：田祖进,4 文本函数4.3 LOWER/UPPER/PRO,16,功 能,：在表格数组的,首列,查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其,他列的值,。,VLOOKUP,中的,V,参数表示垂直方向 。,语 法,：,VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup),参 数,：,Lookup_value,为需要在数据表,首列,进行,搜索,的值,Table_array,为两列或多列数据,。使用对区域或区域名称的引用。,table_array,第一列中的值是由,lookup_value,搜索的值,。这些值可,以是文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。,Col_index_num,为,table_array,中待返回的,匹配值的列序号,。,Col_index_num,为,1,时，返回,table_array,第一列中的数值；,为,2,，返回,table_array,第二列中的数值，以此类推。,Range_lookup,为逻辑值,，指定希望,VLOOKUP,查找精确的匹配值,还是近似匹配值：,1,）如果为,FALSE,，,VLOOKUP,将只寻找精确匹配值。在此情况,下，,table_array,第一列的值不需要排序。如果,table_array,第一列,中有两个或多个值与,lookup_value,匹配，则使用第一个找到的值。,如果找不到精确匹配值，则返回错误值,#N/A,。,2,）如果为,TRUE,或省略，则返回精确匹配值或近似匹配值。也就是,说，如果找不到精确匹配值，则返回小于,lookup_value,的最大数,值。,table_array,第一列中的值必须以升序排序；否则,VLOOKUP,可,能无法返回正确的值。,5,查找与引用函数,VLOOKUP,17,主讲：田祖进,功 能：在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当,17,6,数据分类与汇总,6.1,概述,分类汇总是对工作表中,指定的行或列中,的数据进行汇总统计。通过折叠或展开原工作表中的行、列数据及汇总结果，从汇总和明细两种角度显示数据，可快捷地创建各种汇总报告。分类汇总的数据折叠层次可达,8,层。,6.2,功能,在数据表中显示一组或多组数据的分类汇总数据，在分组数据上完成不同的计算，如,求和、统计个数、求平均数、求最大（最小值）,等。,18,主讲：田祖进,6 数据分类与汇总6.1 概述18主讲：田祖进,18,6,数据的分类与汇总,6.3,建立分类汇总,准备工作：,分类汇总表的每个数据列都有列标题；,对要进行分类的列排序;,说明:排序的列标题称为分类汇总关键字，在进行分类,总时，只能指定排序后的列标题为汇总关键字。,操作方法:,选择“数据”,“,分类汇总”菜单，打开分类汇总对话框,在对话框中完成操作。,19,主讲：田祖进,6 数据的分类与汇总19主讲：田祖进,19,6,数据的分类与汇总,汇总结果保存,替换当前分类汇总:最后一次的汇总会取代以前的分类汇总。,每组数据分页:各种不同的分类数据将被分页保存。,汇总结果显示在数据下方:原数据的下方会显示汇总计算的结果。,说明：,以上,3,种方式可同时选中；,Excel,的默认选择是第,1,和第,3,项。,20,主讲：田祖进,6 数据的分类与汇总汇总结果保存20主讲：田祖进,20,6,数据的分类与汇总,1,、指定分类字段,2,、指定汇总方式,3,、指定汇总字段,4,、指定汇总结果的保存方式,21,主讲：田祖进,6 数据的分类与汇总1、指定分类字段2、指定汇总方式3、指,21,6,数据的分类与汇总,分类汇总的删除,对刚建立的分类汇总，若要恢复为原始数据表，则选择“数据”中的“取消组合”菜单项取消分类汇总，或单击撤消按钮。,若建立分类汇总之后又进行了其他操作，可按如下方法删除分类汇总：,（,1,）单击分类汇总表中的任一单元格；,（,2,）选择“数据”,|“,分类汇总”菜单项；,（,3,）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。,22,主讲：田祖进,6 数据的分类与汇总分类汇总的删除 22主讲：田祖进,22,7,数据透视表,7.1,数据透视表的作用,能够改变数据表的行、列布局,;,能够快速汇总大量数据,;,能够基于原数据表创建数据分组，并对分组进行汇总统计。,23,主讲：田祖进,7 数据透视表7.1 数据透视表的作用23主讲：田祖进,23,7,数据透视表,7.2,数据透视表的建立,选择“数据”,“,数据透视表和数据透视图”,;,按向导提示做完,1,，,2,步,;,在第,3,步中选择“布局,”,按钮，出现如图所示的对话框。,24,主讲：田祖进,7 数据透视表7.2 数据透视表的建立24主讲：田祖进,24,7,数据透视表,解释,:,行：,拖放到行中的数据字段中的每个数据项将占据透视表的一行。,列：,拖放到列中的数据字段中的每个数据项将占据透视表的一列。行和列确定一个二维表格,.,页：,拖放在页中的字段，,Excel,将按该字段的数据项对透视表进行分页。,数据：,进行计数或汇总的字段名称。,25,主讲：田祖进,7 数据透视表解释:25主讲：田祖进,25,7,数据透视表,7.3,修改数据透视表,显示或隐藏行、列中的数据项,在行或列字段的下拉列表条中选择或取消复选标志。,重新组织数据透视表,行、列置换 ：鼠标移至行字段上按住拖动到列字段上，列方法类似。,在字段内移动个别项 ：鼠标按在要移动字段边框线上拖动到指定位置放开。,在原有行列字段上增加或减少字段,增加：单击数据透视表,在数据透视表工具栏上将所需字段拖入行或列的字段处.,减少：选择数据透视表行或列的字段名，拖到表外,26,主讲：田祖进,7 数据透视表7.3 修改数据透视表26主讲：田祖进,26,7,数据透视表,修改数据透视表的概要函数,概要函数：即数据透视表中使用的透视函数。,如：求和、计数、平均、百分比、最大值、标准偏差等。,操作方法：,选择数据透视表中数据字段；,在对象菜单或数据透视表工具栏中选择字段设置；,在数据透视表对话框的汇总方式列表中选择所需函数。,27,主讲：田祖进,7 数据透视表修改数据透视表的概要函数 27主讲：田祖进,27,7,数据透视表,修改透视表数据的显示方式 见,数据透视表,修改数据透视表的显示方式,操作方法:,选择数据透视表中数据字段；,在对象菜单或数据透视表工具栏中选择字段设置,在数据透视表对话框中单击选项按钮；,在数据显示方式列表中选择所需的显示方式。,28,主讲：田祖进,7 数据透视表修改透视表数据的显示方式 见数据透视表修改,28,案例：鼎泰成本表,案例中应用到的函数：,（,1,）,CONCATENATE,函数,（,2,）条件求和函数,SUMIF,（,3,）数据透视表,（,4,）查找与引用函数,VLOOKUP,等,29,主讲：田祖进,案例：鼎泰成本表29主讲：田祖进,29,谢 谢 ！,30,主讲：田祖进,30主讲：田祖进,30,激励学生学习的名言格言,220,、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。,221,、世界会向那些有目标和远见的人让路（冯两努,香港著名推销商）,222,、绊脚石乃是进身之阶。,223,、销售世界上第一号的产品,不是汽车，而是自己。在你成功地把自己推销给别人之前，你必须百分之百的把自己推销给自己。,224,、即使爬到最高的山上，一次也只能脚踏实地地迈一步。,225,、积极思考造成积极人生，消极思考造成消极人生。,226,、人之所以有一张嘴，而有两只耳朵，原因是听的要比说的多一倍。,227,、别想一下造出大海，必须先由小河川开始。,228,、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦关终归楚；苦心人，天不负；卧薪尝胆，三千越甲可吞吴。,229,、以诚感人者，人亦诚而应。,230,、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会都看到某种忧患。,231,、出门走好路，出口说好话，出手做好事。,232,、旁观者的姓名永远爬不到比赛的计分板上。,233,、怠惰是贫穷的制造厂。,234,、莫找借口失败，只找理由成功。（不为失败找理由，要为成功找方法）,235,、如果我们想要更多的玫瑰花，就必须种植更多的玫瑰树。,236,、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。,237,、世上没有绝望的处境，只有对处境绝望的人。,238,、回避现实的人，未来将更不理想。,239,、当你感到悲哀痛苦时，最好是去学些什么东西。学习会使你永远立于不败之地。,240,、伟人所达到并保持着的高处，并不是一飞就到的，而是他们在同伴们都睡着的时候，一步步艰辛地向上爬,241,、世界上那些最容易的事情中，拖延时间最不费力。,242,、坚韧是成功的一大要素，只要在门上敲得够久、够大声，终会把人唤醒的。,243,、人之所以能，是相信能。,244,、没有口水与汗水，就没有成功的泪水。,245,、一个有信念者所开发出的力量，大于,99,个只有兴趣者。,246,、环境不会改变，解决之道在于改变自己。,247,、两粒种子，一片森林。,248,、每一发奋努力的背后，必有加倍的赏赐。,249,、如果你希望成功，以恒心为良友，以经验为参谋，以小心为兄弟，以希望为哨兵。,250,、大多数人想要改造这个世界，但却罕有人想改造自己。,激励学生学习的名言格言,31,