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,1.1,文件命名,区分版本并随时回溯以前的版本,让接收方一眼明白文件的主题,沟通的需要,索引的需要,方便快速检索到所需要的文件,回溯的需要,2013.file,错误原因,不能反映文件的主题,部门年终总结,.file,不能反映文件的归属部门,员工工资表,.file,不能反映文件归属时期,Q:,为何要规范文件命名,常见的错误文件命名方式举例,1.1,文件命名,GBT-19580,文件编号,+,卓越绩效评价准则,文件主题,直接连接或者下划线连接,+,傅园园,文件作者,+,V3,版本号或修订时间,GBT-19580,卓越绩效评价准则,_,人资部,_,傅园园,_V3.doc,+,人资部,归属部门,+,营销部,归属部门,+,陈达,文件作者,+,20160606,修订时间,2016,年公司部门工作总结,_,营销部,_,陈达,_,20160606,.doc,2016,年公司部门工作总结,文件主题,不同的修订时间可以区别版本并方便回溯,具备时效性的主题，一定要标明时期，如：,2016,年,规范文件命名举例,1.2,文件夹的管理,第一层,第二层,1.3,电脑文件,5S,管理,盘符,固定化,整理,三要点,结构,科学化,存放,目视化,整理,Seiri,1S,操作系统盘 应用软件盘,工作文件盘 私人文件盘,本地磁盘,(C:),本地磁盘,(D:),本地磁盘,(E:),本地磁盘,(F:),骨架,层级,数量,适合的文件夹,(,科学地分类,),适中的层级数,(,结构的深度,),控制文件夹,与文件的数目,项目管理,01-MyFiles-RS,02-MyFiles-YW,提交文件,03-MyFiles-LA,10-MyFiles-BB,调研文件,工作安排,终端支持,会议管理,人事管理,财务管理,商品管理,培训管理,文件的命名与排序是有关联的。,常用,方法,是,：,文件夹名,2,位,数字,+,“,-,”,+,文件夹名,”,如：,“01-,常用软件,”,、,“02 -,系统软件,”,。,文件名,2,位,数字,+,“,-,”,+,文件名,如：,“01-,演讲比赛,”,、,“02 ,培训课件,”,。,这样文件夹会按数字的大小,进行,升,、,降序排列,。,一般命名的方法，还会用上日期，,这样,用的时候就可以以,日期排序,。,1.3,电脑文件,5S,管理,对把,有用,与,无用,的文件分开，再对,无用,的文件进行处理,整顿,Seiton,2S,有用文件,无用文件,进行整顿,！,果断删除,!,定期,清除和,归档将电脑保持在,无垃圾文件,、,桌面整洁,的状态,清扫,Seiso,3S,2,、定期清扫垃圾,1,、定期归档文件,：安装目录,programfilestencentQQ,这里面是,QQ,产生的垃圾,360,清理起来,：,桌面上下载的各种文件要处理并定期归档,1.3,电脑文件,5S,管理,清洁,Seiketsu,4S,培养,每天,清洁的,良好,习惯,？,软件,2,、安装软件,1,、下载软件,安装软件,要安装在合适的位置，并且记住,这个位置。,卸载软件后要到软件安装的地方将目录,彻底,删除,。,下载时，把软件存放在规划好的位置中；,资料,2,、归档资料,1,、下载资料,对资料要及时看阅，有用的要整理到,分类文件夹,中（注意区分已完成和未完成的,）没有用,的果断删除。,下载的各种资料放在临时文件夹；,三,个,环节，,保持,电脑文件井然有序？,结构,完善文件结构,命名,规范命名,文件夹,归档,周期性文件归档,1,2,3,1.3,电脑文件,5S,管理,电脑,的空间因整理变,大,！,思想,的空间因总结变,扩,！,生活,的空间因清理变,宽,！,素养,Shitsuke,5S,总结,思想,清理,环境,整理,电脑,管理工作,理,个人品牌,避免 失误,良好状态,优秀业绩,高效工作,科学的电脑文件管理带来什么,1.3,电脑文件,5S,管理,小结：电脑文件管理的,”5S”,素养,清洁,整理,整顿,清扫,文件,架构,建,区别,文件,分,定期,归档,归,每日,整理,整,效果,不错,推,2.5S,小结：,1.3,电脑文件,5S,管理,Skill,：实用小工具用起来,EP,我 的 文 档,桌面快捷方式,桌面便签,常用收藏文件夹,我的文档,2.1,办公电话,电话礼貌三要素：,声音,态度,言词,办公电话,的三注意,1,、,5W1H,办公效率：,WHEN,：什么时间；,WHO,：对象是谁；,WHERE,：什么地点；,WHAT,：什么事；,WHY,：为什么；,HOW,：如何进行。,2,、,8,小时之外：,公司手机，需,24,小时保持开机状态，便于及时联系。,3,、时间控制：,理想的时间是半个小时到,1,个小时；,电话无法沟通清楚，以,263,或邮箱方式。,2.2,客户电话,成功电话沟通,做好通话准备,检查通话表现,讲究通话内容,做好电话记录,客户电话,的三注意,1,、职业化形象,礼貌、热诚、熟练地接听内外线电话，声音里透出微笑,。,2,、礼貌用语,自报家门，说明来意，告知打扰对方；,使用,80%,的耳朵去,倾听,顾客的话，使用,20%,的,嘴巴,去说话。,3,、精简来意,在最短的时间内接电话，言简意赅说明电话来意，时间不宜过长，,切不可让对方长时间拿着听筒等你办完事,。,2.3,接打电话礼仪,1.,接电话,三声内,接,听，因故未及时接听说抱歉；,应先问候，然后,自报家门；,a,、接听外部电话时：“您好，,XX,公司！”,b,、接听内部电话时：“您好，,XX,部！”,不可以“喂，喂”或者“你是谁呀”像查户口似的,。,声音适中、愉快、亲切；,微笑接听电话，,你的微笑对方听得见,；,代接电话,：“请问您是找,吗？他,/,她临时有事走开了，需要我代为转达吗？”或“请您稍后再来电话好吗？”切忌只说“不在”，应做好记录（,5W1H,）后转达。,永远不要对打来的电话说：“我不知道！”这是一种不负责任的、非常不职业化的表现。,2.3,接打电话礼仪,2.,拨打,电话,内容,您好！,请问,您,是,吗？,我是,单位,部门的,2,打电话的主要目的是,3,请问您现在说话可方便？,4,问候对方,自报家门,必备用语,打搅您了，非常感谢！,5,告别用语,1,所为何事,2.3,接打电话礼仪,2.,拨打,电话,公务,电话最好避开节假日、晚上、,21,：,00,至次日,6,：,00,、临近下班时间等时间段。,时间,私人电话不要在办公室打，要避开同事，打电话如果你要在公众空间的话实际上是一种噪音骚扰，非紧急事情尽量不要在公众场所打电话。,空间,无重要事情，牢记三分钟原则。,时长,2.3,接打电话礼仪,3.,挂断,电话,如果,自己,有事不宜长谈，需要中止通话时，应,说明原因,，告之对方：“一有空，我马上打电话给您,”；,中止电话时应,恭候对方,先挂电话,，不宜“越位”,抢先,；,一般下级要等上级先挂电话，晚辈要等长辈先挂电话，被叫等主叫先挂电话，,不可只管自己讲完就挂断,电话；,被骚扰的电话，可以先挂，比如卖商铺，装修房子，投资黄金，各种广告,等,。,3.1,邮件标题,提纲挈领，简短几个字概括邮件内容，方便收件人查阅,2,、一主题,1,、不空白,真实,反映,邮件,内容和重要性,，忌使用含义不清,、无实际内容,标题，如 “王先生收”“收着！”,一封信一个主题,，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理,可适当用使用大写字母或特殊字符（如“,* !,”等）突出标题，引起注意，,不,随便,用紧急标示,。,不要空白标题，,标题要简短,，不宜冗长，不要让,Notes,用才能显示完你的标题。,如对外，,写上来自,*,公司的邮件，便,于,对方留存，时间可注明，,如,邮箱,有,自动生成，,则不写。,3,、无错误,回复对方邮件时，应当根据,回复内容需要更改标题,，不要,RE RE,一大串。,千万,不可出现错别字,和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。,3.2,邮件内容,标题：,简单而又能概况内容的；,称呼：,得体（,如多人，则是大家，,ALL,）；,问候语：,开头,、结尾最好,要，结尾常见的,Best Regards,；,简明扼要：,有条理，但也文字不要太少，多用“一、（一）、,1,、（,1,）、,A,、,a,）,类列表,；,主送，抄送，密送：,正确使用；,附件打包：,超过,三个,附件，命名概括附件内容，不宜超过,4,个，特殊格式注明打开方式；,签名：,与正文同字体简体，可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，不宜超过,4,行；不仅用一个签名，对内、对外、对私、对熟悉的客户，,及时回复：,如需及时回复需提醒或,XX,。,邮件的行文是否有礼有节，措辞是否恰当、礼貌,，在,很大程度上显示了一位,职场人士的专业素养,，也,一定程度地反应了其所在,公司的专业形象,。,3.3,回复技巧,邮件回复,的六特性,1,、及时性,即可处理：重要邮件、紧急事件；,2,小时：理想回复时间；,24,小时：优先级低集中在特定时间；,自动回复：无法准确回复、出差休假。,2,、针对性,重要内容抄到回件，附上答案，必要阐述。,3,、精简性,回复不得少于,10,个字，忌,“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,。,4,、重复性,不要在同一问题多次回复讨论，必要时直接电话沟通；,较复杂问题多个收件人频繁回复，先沟通交流后再做判断。,5,、区别性,单独发送单独回复，全部发送全部回复，区分,Reply,和,Replay All,，,全部回复前，三思后行,。,6,、可控性,避免无谓的回复，浪费资源，可在正文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：,“仅供参考，,无需回复,”类字样,。,4.1,会议目的,4.1,会议目的,有这样一句话：“如果说农夫拥有田地,、,工人拥有机械，企业家则拥有会议。”,经营良好的企业会议,交流广场,问题解决之所,思想之源,调整方向之所,集体协作的实践之所,变化的熔炉,商业艺术,会议,1.,会议效率化：,时间、地点、人物、内容、问题、结论、,执行等,进行记录,，并,分发相关人员,创造高效率、建设性的会议文化，存在几处必须重点考虑的地方：,必须使会议参加者明确了解会议议题并对之进行,准备,在会议结束之后，应当将整理好会议,内容,发掘成员强烈,热情,、精力的强大组织文化，代表性形式就是,企业会议文化,。,会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将组织引向,一个方向,，并在竞争中连续性地获得胜利。,4.2,会议原则,三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成,3,3,7,原则，让所有,子公司,的职员熟记并付诸行动。,3 ways Of Thinking,3 Principles,7 Rules,3,种思考,3,个原则,7,条规定,三星会议之根本,1.,三星会议根本：,4.2,会议原则,要召开计划好的会议，,而不是即兴会议,3 ways Of Thinking,3,种思考,其一：为了提高会议效率，尽可能不召,开即兴会议,其二：如果一定要召开会议，则最大限度地,减少会议,其三：一旦决定召开会议，是否有能够与其,他会议合并或委托的方法,2.,三种思考：,4.2,会议原则,3 Principles,3,个原则,如果是必须召开的会议，,就要更加高效率地召开,第一个原则,:,确定不召开会议的,工作日,第二个原则,:,将会议时间定为,1,小时,，最多,不超过,1,个半小时,第三个原则,:,将会议录整理成一张纸，,A4,纸,3.,三种原则：,4.2,会议原则,7,条规定,第一：严格遵守,时间,第二：会议材料中写明,会议经费,，去除不必要的浪费,第三：精选参加,会议人员,，缩小规模,第四,：,明确,会议目的,第五：事先分发,会议资料,第六：不做“个人演讲”，积极,发言,，相互尊重所发表的意见,第七：精简,会议记录,，做好保存和分发,7 Rules,4.,七条规定：,在有产品的,地方召开会议,头脑清醒、,不拖拖拉拉、,效率更高,早起型企业，,早间会议,将效率提高两倍,的站立式会议,人的大脑最活跃的时间,是在站立的状态下,减少开会时间、开会次数、,提高开会效率、适合开紧急会议,感性充电,蒸气浴会议,人的大脑在放松,的状态下可以激,发出最优秀的想法,4.3,高效会议的技巧,1.,会议类型：,4.3,高效会议的技巧,2.,高效会议的八个特征：,不开,无准备,的会议,高效会议十要素：,1S,筹划,会议,；,明确会议的,目的,；,选定,参加者,；,对会议事先进行,公告,；,事先分发会议,资料,；,分配,时间,；,明确说明会议,费用,；,准备,会场,；,会议,主持者,必须具备的条件；,参加者,必须具备的条件。,4.3,高效会议的技巧,筹划会议,寻求,为什么,必须召开这个,会议、是否有除会议之外的,能够进行解决的方法的答案,Why,What,对议题是否符合会议,目的,进行检查,Where,对是否有能够容纳,所有人的,场所,进行确认,When,对会议,时间,如何、是否,很好地遵循时间进行确认,Who,让适合议题的,人,出席会议,How,对,如何,得出符合议题的,结论进行讨论,确定内容方向，准备资料,会议主持者在会议开始之前，应当立足于,5W l H,这,6,条原则进行事先讨论,5W1H,4.3,高效会议的技巧,会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的，遵循目的的会议形式,信息传达类型,问题解决型,发现整理问题,制订解决对策,制订执行计划,制订计划或日程,并对合并的项目,进行整理,订立计划型,利益调整型,调整个人或组织,之间利害得失，,情绪协调,明确会议的目的,抓准会议核心，不偏离主题,4.3,高效会议的技巧,仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议,对会议参加者进行选择的条件,仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议,让具有决定权的人参加,即便是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加,让对会议主题存在强烈疑问的人参加,让与会议主题有关的专家参加,让能够正确表达自己意见的人参加,选定参加者,让必要的人参加会议,4.3,高效会议的技巧,应当记入事前通知的项目：,会议名称和目的,会议主题、讨论项目及会议类型,召开日期、开始时间和结束时间,召开场所,主持者姓名,参加者名单,附加会议资料,其他,(,参加者事前必须准备的资料,),对会议事先进行公告,通知与会人员时间、地点、内容,4.3,高效会议的技巧,事先传达议题、分发资料就有出,现优秀意见的保证！,事先分发会议资料,做好有目的的开会,4.3,高效会议的技巧,有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间,严格遵守时间，迟到是不行的,要确定要结束的时间并在最后做出结论,分配时间,严格遵守时间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论,4.3,高效会议的技巧,明确说明会议费用,员工有效工作时间价值体现，提高重视会议力度、效果,费用,2,、费用归类,1,、投入,投入了某种程度的时间和费用的会议，就应当去除不必要的内容或者充实内容通过重视会议时间、去除消磨性的、不必要的内容来改变会议文化。,请再次铭记：参加会议需要费用，进行会议准备也需要费用,会议费用是将会议参加者和对会议进行准备的职员的薪水、按职员分配的劳务费,(,参加会议的人数、会议时间,),及特别使用费、场所租用费等其他费用加起来计算的。计算出的费用细目在会议开始前事先告知所有参加者。,4.3,高效会议的技巧,准备会场,通过会议内容、大小、人数、层次，灵活选择会场、布置环境,会议场所,是能够提高会议效率的重要因素之一，必须考虑会场环境产生的影响，,准备与会议形式相符的场所。,会议室保障工作,应与安排会议日程的工作同时进行，会议日程一经确定就要迅速予,以执行。,在,会议室与人数,相比过大的情况下，气氛容易变僵，会议难以活跃。,同时，通过灵活布置,座位,来对参加者之间的眼神、接触、对话、联系和纽带关系产,生影响，将会议的原动力具体化。,寻找能够提高,聚集效率,的会议场所,4.3,高效会议的技巧,成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责,会议主持者有两种类型一种是维持火车行驶轨道的人，,另一种是指挥管弦乐队使所有乐器能够合奏的人,强调主题，防止讨论偏差，调动参与人员讨论情绪,会议主持者必须具备的条件,管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作,4.3,高效会议的技巧,了解会议的目的是什么,如果其他企业或新面孔参加会议，则一定要准备名片,准备可证明自己意见的资料,绝对不要迟到为信守一切诺言而行动,不要失去会议方向,参加者必须具备的条件,了解会议的目的，准备适当的资料，绝对不要迟到，围绕主题积极发表见解,
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