政务信息管理第4章-政务信息的组织课件

,单击此处编辑母版标题样式,*,政务信息管理,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第4章 政务信息的组织,41,信息的整序与组织,42,政务信息的整理加工,43,网络政务信息的组织,第4章 政务信息的组织 41 信息的整序与组织,1,学习重点,了解信息组织的基本原理和方法；理解一般政务信息整理加工的方法、步骤和对文件的管理；把握网络政务信息的内容以及其组织方式与方法。,学习重点,2,引子,失去控制和无组织的信息在信息社会里不再构成资源，相反，它成为信息工作者的敌人。,约翰,莱斯比特,引子 失去控制和无组织的信息在信息社会里不,3,政务信息管理第4章-政务信息的组织课件,4,政务信息管理第4章-政务信息的组织课件,5,4,1,2,信息组织的基本原理,1,、信息组织的步骤,1,）信息特征分析就是对信息的内容属性及相关的外表属性进行分析，以便将这些属性特征概括为具体的语言或符号表述出来。,2,）信息描述就是根据一定的管理规则和技术标准，对信息的外在特征和部分内容特征进行全面描述并给予记录的过程。,3,）信息整理形成体系就是按照前面的步骤中抽取的信息的特征，选择其中的某一个特征项目，按照一定的规律将所有的信息整理成序的过程。,412 信息组织的基本原理1、信息组织的步骤 1）信息,6,2,、,信息组织的基本原则,1）客观性原则,2）用户保证原则,3）综合和系统的原则,4）简洁易用原则,5）目的性原则,6）适应性原则,2、 信息组织的基本原则1）客观性原则2）用户保证原则,7,不少学者的普遍看法是：信息组织的基础包括信息组织的理论基础、信息组织的方法基础和信息组织的技术基础三方面。,1,）信息组织的理论基础是系统论、耗散结构理论和协同论。,2,）信息组织的方法基础主要有科学知识分类基础、语言学基础和逻辑学基础。,3）,以计算机科学为主导的信息技术学科群是信息组织的技术基础。,3,、,信息组织的基础,不少学者的普遍看法是：信息组织的基础包括信息组织,8,4,1,3,信息组织的基本方法,信息组织最本质的依据是事物的属性，一切事物都具有形式、内容、效用三方面的特征或属性，相应的，所有的信息组织方法都可以归纳为语法信息组织方法（形式组织方法），语义信息组织方法（内容组织方法）和语用信息组织方法（效用组织方法）三大类型以及它们的不同组合形式。,413 信息组织的基本方法信息组织最本质的,9,分类组织法是一种按照学科或体系范畴，依据类别特征组织排列信息的方法，它以分类标识作为检索标识，按学科性质进行系统排列，具有很好的层次性和系统性。其分类体系便于用户扩检和缩检，便于进行浏览和检索，传统的文献组织多采用这种方法。,1. 分类组织法,1. 分类组织法,10,1,）信息分类的特征,马张华在信息组织一书中认为信息分类具有以下特征：,其一，按照信息资源内容特征的相互关系加以组织。,其二，一般是从一定的角度出发组织信息资源的。,其三，以一定标记符号作为排序工具。,其四，一般通过类目索引提供从字顺角度查找类目的途径。,1）信息分类的特征马张华在信息组织一书中认为信息分类具有,11,信息组织使用的分类法一般包括两种类型，即体系分类法和组配分类法，它们可统称为分类法系统。体系分类法主要应用概念划分与概括的方法，组配分类法主要应用概念分析与综合的方法。事实上，无论是前者还是后者，都既采用概念划分与概括的方法，建立等级体系结构，又采用概念分析与综合的方法，实行组配。,2,）分类组织法的类型,2）分类组织法的类型,12,3,）分类法在网络信息组织中的应用,传统分类法组织网络信息的优劣及发展趋势,分类法在网络信息组织中的具体应用,3）分类法在网络信息组织中的应用传统分类法组织网络信,13,2. 主题组织法,主题组织法是根据信息的主题特征来组织排列信息的方法，它以词语作为检索标识，按字顺排列，直观性强，也是一种普遍使用的信息组织方法，该方法提供了一种直接面向具体对象、事实或概念的信息组织方法和信息检索途径。,主题法的类型可以有许多不同的分法，按照主题法的选词方式，可以分为标题法、元词法、叙词法、关键词法；按照其使用时组配的先后，可以分为先组式主题法和后组式主题法；按照其使用时是否进行控制，可以分为受控主题法与非控主题法。,2. 主题组织法主题组织法是根据信息的主,14,由于主题组织法在信息组织中表现出许多优势，使主题组织法仍然是网络信息组织的一种重要方法。具体方法有：,1）使用关键词法组织网络信息。,2）主页信息按字顺主题组织。,3）用叙词法组织网络信息。,4）用关键词法与叙词法相互结合的形式组织与揭示网络信息资源。,5）创建主题树与指引库技术组织与揭示网络信息。,6）使用分类主题一体化方法组织网络信息。,由于主题组织法在信息组织中表现出许多优势，使主题组织法仍然是,15,3,、元数据,元数据一词是随着,Internet,的发展而产生的，通常被定义为“关于数据的数据”（,data about data,），,或者是“描述数据的数据”,(,data that describes data),。,它是专门用来描述数据的特征和属性的，它也是专门描述和组织,Internet,信息资源、发现,Internet,信息资源的工具。,3、元数据元数据一词是随着Internet的发展而产生的，通,16,1）元数据是一种编码体系，它能根据某种标准来对信息中的词及其他元素进行编码，从而揭示、描述信息的这些基本元素。,2）元数据不仅可以描述数字化信息的内容特征，而且可以描述数字化信息的基本属性，使得数字化信息得以被有效传播、交流和利用。,3）元数据为数字化信息资源建立了一种机器可理解框架。,元数据具有五项功能，即数字资源的描述功能（或者说发现功能）、整合功能、控制功能、代理功能和保存功能。,元数据具有三个基本特征：,1）元数据是一种编码体系，它能根据某种标准来对信息中的词及其,17,4,、,X,M,L,介绍,1996年11月，在波士顿的,SGML,的年会上，,一种新的数据描述语言,XML（Extensible,Markup Language）,被公之于世。这种被,称为可扩展的标识语言（,Extensible Markup,Language）,为,Web,数据带来了结构化、智能,化及交互操作等特性。,XML,是由,SGML,所精,简而来的一种通用标记语言，虽然它是,SGML,的一种受限形式，但仍然保持了,SGML,的大部,分功能和丰富性与灵活性。同时，,XML,消除,了,SGML,中许多使创造文档和设计软件都非常,困难和付出高昂代价的复杂特征。另外，作为,SGML,的精炼子集，,XML,要比,HTML（,是,SGML,的一个应用，是用,SGML,定义的一种,置标语言）强大的多。,4、X,18,所谓的资源描述框架（,Resource Description Framework,RDF,）,是能够对结构化的元数据进行编码、交换和再利用的基础构架。它是可扩展标记语言,XML,一种应用，利用必要的结构限制为表达语义提供明确的方式。它是处理元数据的基础，它强调自动处理万维网资源的能力。设计,RDF,的一个目的，是使以一种标准化的、可共同使用的方式详细说明基于,XML,的数据之语义称为可能。,RDF,几乎能够描述所有用统一资源标识（,URI,）,命名的资源。目前，,RDF,应用于：资源发现，以使搜索引擎功能更强；智能软件，实现知识的共享与互换；描述站点及其相关的内容，及站点编目等。,5,、,RDF,介绍,所谓的资源描述框架（Resource,19,4,2,政务信息的整理加工,政务信息的整理加工是指政务信息工作者将收集到的现成的和原始的信息资料，按照一定的要求，通过严格的程序，采取科学的方法，进行分类、排队、比较、判断、选择和编写工作，去伪存真、去粗取精、由表及里、高度概括，把信息资料整理加工成主题集中、结构严谨、观点明确、语言精练、有价值、带有规律性并能成为政务信息工作所需要的真实而准确的政务信息资料。,42 政务信息的整理加工政务信息的整理加工,20,4,2,1,政务信息整理加工的方法和步骤,1,、政务信息整理加工的基本办法,常见的整理加工方法有以下几种：,1,),归纳法,2,),纵深法,3,),浓缩法,4,),对比法,5,),预测法,6,),跟踪法,7,),反向法,421 政务信息整理加工的方法和步骤1、政务信息整理加,21,2,、,政务信息的鉴别,1,）政务信息资料鉴别的步骤,材料鉴定,方法鉴别,多方佐证,存疑,2,）政务信息资料鉴别的方法,分析法,核对法,调查法,数理统计法,2、 政务信息的鉴别1）政务信息资料鉴别的步骤2）政务信息,22,政务信息的筛选是对信息的一种再选择，是指从各种途径获得的大量信息资料所做的选择。,政务信息工作者必须在信息资料经过鉴别之后，再进行精心筛选，把采集来的与决策无关的信息过滤出去，留下符合决策要求的真实情况，把少而精的反映最基本、最重要的内容的信息报送给领导者。,3,、,政务信息的筛选,3、 政务信息的筛选,23,4,、,政务信息的综合加工,1,),政务信息的分类,2,),政务信息的综合,3,),政务信息的编写,4,),政务信息的核实,4、 政务信息的综合加工,24,4,2,2,政府文件和电子文件的管理,1,、文件及文件工作,文件，作为政务信息的重要组成部分，广义而言，有私人文件和公务文件之分。这里我们取其狭义理解，将其限定在公务文件的范畴。,文件工作是指各级机关工作人员所从事的自文件形成直至办理完毕的全部活动过程，包括文件的撰制、传递、处理、存储、日常管理等。,422 政府文件和电子文件的管理1、文件及文件工作文件,25,2,、电子文件及其管理,所谓电子文件，也称数字式文件，是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字,(,比特,),形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出。按电子文件的信息存在形式分，通常有以下几类：,多媒体文件,数据库文件,超文本文件,图像文件,图形文件,影像文件,声音文件,2、电子文件及其管理所谓电子文件，也称数字式文件，是指,26,1,、内容丰富,2、动态性强,3,、权威性,4,、专题性,5、服务多样化,4,3,网络政务信息的组织,4,3,1,网络政务信息的特点,43 网络政务信息的组织 431网络政务信息的特点,27,4. 3. 2,网络政务信息的组成内容,网络环境复杂多样，相应的网络政务信息也内容丰富，其类型既包括静态的，也包括动态的；有功能的，也有事物处理的。,网络政务信息一般由四大部分内容组成：,网络导航,动态信息,节点链接,搜索引擎,4. 3. 2网络政务信息的组成内容网络环境复杂,28,解决现实中的问题需要我们对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理。这种全过程管理应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。,对政府工作中形成和利用的文件和电子文件进行科学合理的组织和管理，并提供有效的利用，这也是政务信息管理工作一项基本的任务，需要政务信息的管理者给予高度的重视。,解决现实中的问题需要我们对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及,29,1,）自由文本方式。,2）超文本方式。,3）主页方式。,4）数据库方式。,5）主题树方式。,4,3,3,政务信息的组织方式与方法,1,、网络政务信息的组织方式,网络环境下，政务信息资源的多种存在形式使政务信息组织的对象逐渐多样化，范围也随之扩大，它不再停留于对其特征的描述，而深入到知识单元、信息单元。所以，针对多种类型的政务信息，还有以下不同的组织方式。,1）自由文本方式。 4331、网络政务信息的组织,30,2网络政务信息的组织方法,对于网络政务信息的组织而言，一般都是各自编制组织系统。通常在自编的组织系统中，主要有两种基本的组织方法。,1,）等级式主题分类系统。,2,）分面组配分类系统,。,网络政务信息组织系统常用的分层结构有：,1）,单层网页结构。,2）,等级体系多层网页线性结构。,3,）等级体系多层网页线性结构。,2网络政务信息的组织方法,31,：,本章小结,本章内容由三部分组成。第一节系统地介绍了信息组织的含义与基本原理，并简要概述了进行信息组织的一些基本与常用的方法，使读者在对“信息组织”这个概念有了充分的了解的基础上，对怎样进行信息组织也有了一个大概的了解；第二节开始从政务信息的角度出发，介绍如何具体进行政务信息的组织，即如何对政务信息进行整理加工、怎样对政府文件和电子文件进行管理等；第三节重点介绍了网络政务信息的组织。,： 本章小结,32,思考与练习题,1. 你对信息组织及政务信息组织是如何理解的？,2. 本章所介绍的政务信息的整理加工内容与你的实际工作是否一样，你有何补充和建议？,3. 结合实践，谈谈你所在的单位或部门是如何对文件进行组织的？除了本章介绍的以外，你还有什么新的想法吗？对电子文件带来的挑战你是如何理解的？,4. 你知道政府上网工程吗？你是否参加过政府上网工程？你对政府上网工程是如何理解的？,5,对于网络政务信息你有何评价？如果请你来组织网络政务信息，你将如何进行？,思考与练习题,33,阅读书目,1.马张华,信息组织,北京：,清华大学出版社,2001,2.谭祥金等信息管理导论北京：高等教育出版社,，2000,3.周宁主编,信息组织,武汉：,武汉大学出版社,，,2001,阅读书目,34,关键术语,政务信息 信息组织,电子文件 网络政务信息,关键术语政务信息 信息组织,35,谢 谢,谢 谢,36,