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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,行政人事部,2016,年,10,月,30,日,行政人事部,基本知识介绍,什么是档案？,国家机关、社会组织和公民个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的各种形式的历史记录。,注意点：,必须是办理完毕的文件材料；,必须经过一定的程序整理；,包含各种载体,必须是有保存价值的历史记录,。,基本知识介绍什么是档案？,基本知识介绍,档案的作用：,对工作起到辅助作用；,降低劳动消耗；,宣传作用；,保存历史。,档案工作和档案工作的性质,无序,有序,不规范,规范,分散,集中,档案管理的原则：,集中统一管理，用科学的方法管理和使用档案。,基本知识介绍档案的作用：,档案工作的八个工作环节：,1.,收集 从分散到集中。,2.,整理 从无序到有序。,3.,鉴定 去粗取精，充分发挥档案的作用。,4.,保管 保密性的机要工作。,5.,统计 以原始记录为依据，准确、可信。,6.,检索 建立目录，方便查询,7.,利用 为企业发展提供服务,8.,编研,基本知识介绍,档案工作的八个工作环节：基本知识介绍,基本知识介绍,专职档案员职责：,1,、指导各部门文档材料的收集、整理、立卷和归档。,2,、指导本系统所属单位档案工作的开展。,3,、制定本单位档案管理的相关制度。,4,、集中保管档案材料。,5,、针对各部门需求提供档案材料。,兼职档案员职责,1,、负责本部门文件材料的收集整理工作。,2,、按规定按时向综合档案管理部门移交档案。,基本知识介绍 专职档案员职责：,档案的收集,企业文件归档的基本要求：,1,、归档的文件必须完整；,2,、归档的文件必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营等各项活动真实内容和历史过程；,3,、归档的文件必须层次分明，符合其形成规律。,档案收集中应注意的问题：,1,、收集的文件材料要齐全完整，有因有果。,完整指文件的正本、稿头纸、定稿等材料齐全，有法律效力。,2,、档案收集的门类要齐全完整，每一种门类的档案分类要全，要能够真实全面反映单位的主要历史情况。,3,、收集进来的档案材料要符合规范要求。,分类科学，保管分类明确，卷内文件完整，装订美观，档号科学准确。,档案的收集 企业文件归档的基本要求：,档案的收集,档案收集中应注意的问题：,4,、收集档案要注重平时收集，收集文件要注重收集帐内文件和帐内文件。,帐外：本人经手收发的文件资料,帐内：未经本人经手收发但有收集必要的文件资料。,5,、收集档案材料时既要防止“有档不归”，又要防止“有档必录”两种错误倾向。,6,、应明确区分“档案”和“资料”的不同。,作为档案保管的文件,不得,作为资料使用，作为资料使用的文件,不必,作为档案管理。,7,、归档的文件材料既包括纸质材料，也包括光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体。,8,、档案交接时，要履行移交手续，填写门类、时间、数量、移交人、移交时间，做到数字准确，帐物相符。,档案的收集 档案收集中应注意的问题：,档案的收集,档案收集的几大主要范围：,1,、本单位（部门）工作总结、专题性工作方案总结、本单位制订的大事记、工作条例、本单位典型性工作材料；,2,、本单位（部门）各种名册；,3,、各种统计报表、年度统计报表、本单位（部门）各种工作生成的年度统计报表；,4,、各种会议会务记录材料，各种文件、公告材料；,5,、劳动人事方面：单位职工工资名册及调整材料，单位培训名单、内容、教材，本单位人事任免，启用印章，表彰处罚等；,6,、产品生产方面：产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度中形成的各种文件材料等；,7,、经营销售方面：企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等；,档案的收集 档案收集的几大主要范围：,档案的收集,档案收集的几大主要范围：,8,、设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件、设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等；,9,、技术管理方面：质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料；,10,、计划统计方面：各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。,11,、物资供应方面：物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料；,12,、财务管理方面：财务管理中的各种报表、帐册、凭证和文件等。,档案的收集档案收集的几大主要范围：,档案的管理,区分全宗,全宗是一个单位的档案的总和。,档案的分类：,分类时先区别门类档案，再在门类下细分。,年度问题分类法：按年度分开，按文件反映的问题分门别类。,年度组织机构分类法：按组织机构的设置分类，适用于内部机构健全的大机构。,档案的管理 区分全宗,档案的管理,传统的分类方法,1,、首先看文件生成的年度，其次看文件针对的年度；,2,、长期规划、长远计划放到文件所针对的第一个年度归档。,3,、阶段性工作总结放到总结的最后一年归档，总结与计划合文的按文件所在重心年度归档，会议记录性档案放在会议闭幕的年度，跨年度会议记录放在最后一次会议所针对的年度；,4,、非讼诉性文件放在结案的年度。,新的立卷分类方法：,1,、以文件制发的日期为准划分年度；,2,、请示和批复都放在批复的年度；,档案的管理 传统的分类方法,档案的管理,会计档案采用年度名称的分类方法。,工程项目档案按项目名称结合工程性质分类。,设备档案按项目名称结合性质分类。,载体档案按问题不分年度分类。,档案的管理 会计档案采用年度名称的分类方法。,档案的管理,组卷,文书组卷通常按年度分类法，把相应的问题组织在一起再分门别类组卷。,卷内文件的排列,同一个问题要相对集中，同一个问题的文件材料按时间先后顺序排列。,卷内文件均要编页号，正面在右上角，反面在左上角。,案卷的装订,传统的装订方法：三点一线，上下,7,公分，中间对半分。,档案的管理 组卷,档案的管理,案卷封面档号的编制,标题应简明扼要，不超过,50,字。,归档号分年度分保管期限分别编制大流水号。,档案的管理 案卷封面档号的编制,档案的管理,卷内目录的编制,档案的管理 卷内目录的编制,档案的保管,存放档案必须有专用柜、架，排放方法要科学和便于查找。,自身生成的文件材料有发文字号的保存一式两份，一份作为档案保管，一份作为资料使用。,电子档案一定要生成一套纸质的档案材料，档案管理实行双轨制，网上资料要脱机备份到耐久的载体。,要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。,档案的保管存放档案必须有专用柜、架，排放方法要科学和便于查找,档案的保管,档案的保管期限,保管期限既要考虑文件现实利用价值，更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限分永久、长期（,1650,年）、短期（,15,年以下）三种。,凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营等有长远利用价值的档案，列为永久保管。,凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等有查考利用价值的文件资料，列为长期保管。,凡是在较短时间内对企业生产、经营有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。,设备档案的保管期限可根据该设备的使用年限划定具体年度。会计档案的保管期限有永久、定期两类，定期包括,3,年、,5,年、,10,年、,15,年、,20,年五类。,介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。,档案的保管 档案的保管期限,电子文件与电子档案管理,电子档案与纸质档案的关系,长期并存，保持一致。,电子文件的特点,1,、与记录载体的可分离性,2,、不安全性,3,、数据的易消失性和易更改性（载体的不稳定性）,4,、信息载体的非直接可读性,5,、对计算机系统的信赖性,6,、信息共享性,电子文件档案的整理和保管,只读处理，统一格式，分类排序，及时更新，备份保存,电子文件与电子档案管理 电子档案与纸质档案的关系,问题答疑,企业管理可采取哪些形式？,集中式,网点式,寄存式,如何将零散文件归入已经整理完毕的归档文件中？,将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备注栏中注明。,将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。,某项工作从,1998,年开始至,2003,年结束，持续共,5,年，形成的归档文件将如何整理？,问题答疑 企业管理可采取哪些形式？,
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