跨部门沟通与协调(正式)课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,李庆远13922480259,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,李庆远13922480259,*,1,企业跨部门沟通与协调,主讲,:,刘喜才,2009,年,4,月,2024/8/8,1 2023/8/3,2,沟通,：世间最需要做的工作,2024/8/8,2沟通：世间最需要做的工作2023/8/3,3,反思,:,我们在跨部门沟通中遇到的问题,部门之间,/,老死不相往来,”部门墙”,:,靠,工作联系单,沟通工作？,为什么问题反复发生？转来转去,无法完成,为什么同样一件事不同的人处理结果不同,?,为什么那个部门老是对我们部门有意见？,2024/8/8,3反思:我们在跨部门沟通中遇到的问题部门之间/老死不相往来2,4,2024/8/8,42023/8/3,5,问题的类型,（一）分歧型：考虑问题的出发点不同，意见不完全一致,.,销售、招商部门,:,为完成任务希望投入,更多的经费,进行市场推广；,财务部门,:,可能从,成本控制,的角度出发限制这种业务拓展活动；,技术部门：“技术情结”，采用,最先进的技术,，使新产品过复杂,（二）回避型：部门之间某些工作环节出现问题以后，双方因出于,不愿意多承担责任,，不愿意部门的利益受影响等彼此都装作没看见,装糊涂的结果：工作被耽误，公司整体运作效率低下。,（三）矛盾冲突型：由于跨部门沟通中小的,分歧或磨擦,没有及时解决，日积月累爆发。,2024/8/8,5问题的类型 （一）分歧型：考虑问题的出发点不同，意,6,跨部门沟通障碍的原因,（一）组织层面的原因,1.,专业化分工带来的部门目标差异,研发部：尽快推出市场需求的新产品,/,采购部：采购价格影响其奖金，不愿采购新零件,结果：影响到研发部门的进度和整个公司的新产品推广。,2.,职能和权责划分不明确,酒店：前台的行李主管认为他手下的行李员只能帮助客人提行李，对于来酒店开会的客人需要帮忙一概不管，因为他认为这是餐厅服务员的事情；而客房服务员拒绝对由于开错房而不知所措的客人提供帮助，因为他们认为这是前台的错误，应该由前台大堂副理前来解决,推诿、扯皮的现象都是由于职责划分不明确引起的。,3.,沟通双方信息不对称,计划部门与销售部门的意见不一致，原来计划部门的数据来源于上级的规划，而销售部门的数据来源于市场需求，由于掌握的信息不一致，分歧在所难免。,2024/8/8,6跨部门沟通障碍的原因（一）组织层面的原因,7,(,二,),意识层面的原因,1.,本位主义：,只关心本部门的工作，重本职而忽视全局，执行任务时，都从本部门的实际利益出发，强化了竞争而削弱了合作，相互推诿现象，犹如“铁路警察”，各管一段,2.,不同部门人员价值观的因素,策划部和销售部，策划人员善于利用知识理性分析问题，喜欢经过精心策划，既能提升品牌、促进销售又能表现自己专业能力的市场推广活动，而销售人员的阅历更丰富，更注重行动，喜欢采用降价、赠送等直接刺激销售增长的方式,3.,利益分配的因素,2024/8/8,7(二)意识层面的原因 1.本位主义：2023/8/,8,(,三,),行为层面的原因,人是情感动物，,不恰当的沟通方式和态度,会对沟通效果产生严重影响。,强迫,对方接受的态度、模棱两可的语言、分心的举动或手势、随意插话、妄加批评和争论、不好的倾听习惯、不耐烦的姿势、不恰当的沟通时机和沟通对象、失控的情绪等等。沟通中人们,倾向于使自我观念免受攻击,，当别人说出我们不希望听到的话时，我们的自尊受到了威胁，很可能转化为怨恨，为双方关系的紧张种下了祸根，,如，直率的言语冒犯、人身攻击、毁谤、讽刺性的批评或其他有害的信息等。,2024/8/8,8(三)行为层面的原因人是情感动物，不恰当的沟通方式和,9,跨部门沟通不畅带来的不良后果,乱,：究竟该如何办？工作职责、程序、计划,慢,：效率不高,差,：质量差，管理差，很多事情管不到位,转,：一个事情从起点，经过几轮反复，到最后,又转到起点,对着干,：凡是,就是,企业执行力低下,整体利益受损失,2024/8/8,9跨部门沟通不畅带来的不良后果2023/8/3,10,2024/8/8,102023/8/3,11,都是你的错！,2024/8/8,11都是你的错！2023/8/3,12,转晕了头！,2024/8/8,12转晕了头！2023/8/3,13,大家来讨论一下,您遇到了跨部门沟通协调的哪些障碍？,您是怎么想、怎么看的？,2024/8/8,13大家来讨论一下您遇到了跨部门沟通协调的哪些障碍？2023,14,危难中的世界经济,2024/8/8,14危难中的世界经济2023/8/3,15,困难的形势下,更需要大家形成合力,!,2024/8/8,15 2023/8/3,16,2024/8/8,162023/8/3,17,一、跨部门沟通是,部门主管的必修课,问题：对于部门主管来说,是沟通能力重要,还是其它能力重要？,2024/8/8,17一、跨部门沟通是部门主管的必修课 问题：对于部门主管,18,部门主管：难做啊,!,2024/8/8,18部门主管：难做啊!2023/8/3,19,针对,10000,人的记录进行分析,成功的因素中,85%,决定于沟通,而知识、技术、经验只占,15%,2009,年度某地区被解雇的,4000,人中，能力不称职的占,10%,，沟通,不好者则占,90%,枪头太钝，折断枪杆！,2024/8/8,192023/8/3,20,合格的部门主管沟通能力占,80%,，其它只需,20%,。,沟通能力强的人更善于管理。,目前大多数企业的中,高层主管最缺乏的是沟通能力。,2024/8/8,20合格的部门主管沟通能力占80%，其它只需20%。2023,21,部门经理要提高自己的沟通力,进而提高个人的影响力,2024/8/8,21 2023/8/3,22,先把本部门内部的沟通做好,首先要确保与属下之间的信息是完全流通的。,要避免这样的事情发生,:,/,部门主管之间约定的事情，属下却完全不知情，还在为这事徒伤脑筋；,/,属下之间彼此协调好的事情，却没有事先告知主管就去做了，主管事后知道却大感不妥，推翻之前的决定，一切又得重新来过。,/,要跟进属下在与其它部门沟通时是否遇到了某些困难，你可以主动询问员工，是否需要你出面联系，以便尽早发现问题、尽早解决问题。,后院不能起火,!,2024/8/8,22先把本部门内部的沟通做好 首先要确保与属下之间的信,23,部门经理们应该适当“串门”,/,要多与其他部门主管沟通,面谈。,/,面对面的沟通,:,表达更加准确，减少信息失真，还可以增进部门间的感情和理解。,2024/8/8,23部门经理们应该适当“串门”2023/8/3,24,避免告状式沟通,发现了相关部门的问题，最好与这个问题的相关部门责任人协调解决，而不能简单直接地,把问题端给部门经理,，更不能直接端给部门经理的上司。否则，这样做，对于这个责任人而言，就是“告状”；即使这个问题由上司出面干涉解决了，但以后的沟通协调可能更麻烦。,2024/8/8,24避免告状式沟通发现了相关部门的问题，最好与这个问题的相关,25,注重非正式沟通,部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在,会议前私下解决,，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该,先通气,。此外在会上的沟通讨论，要尽量以解决问题为主，而不能相互指责、相互挖墙脚。,2024/8/8,25注重非正式沟通部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议,26,重视八小时以外的沟通,2024/8/8,26 2023/8/3,27,部门主管的几个重要沟通技巧,沟通是一件很可怕的事情，弄不好就会,.,善于沟通的人更善于管理,2024/8/8,27 部门主管的几个重要沟通技巧沟通是一件很可怕的事,28,A,、学会聆听,1,）恰当的发问可帮助,你得到恰当的回答。,2,）充满信赖的沉默可以鼓励欲言又止的说话者,3,）琢磨你听到的话，而不是说这些话的人。,4,）宽容地对待他人所说的话。,5,）尽快把承诺变成白纸黑字，以避免产生误解,2024/8/8,28A、学会聆听1）恰当的发问可帮助2023/8/3,29,B,、提问,1,）如欲他人,具体,回答就需具体发问。,2,）问,开放式问题,，以洞悉他人性格，并鼓励对方作答。,3,）开会前列出所有问题。,4,）思考下一个问题时，不要害怕,略作停顿,。,5,）尽量使语气自然，以创造热情的氛围。,2024/8/8,29B、提问1）如欲他人具体回答就需具体发问。2023/8/,30,C,：尊重和欣赏,2024/8/8,30C：尊重和欣赏2023/8/3,31,一个人最关心的,人是谁？,A,自己,B,自己最亲的人,C,自己最爱的人,2024/8/8,31一个人最关心的人是谁？A 自己2023/8/3,32,/,自我与满足“自我”,人对自己的兴趣远胜于世界上任何事物,人认为自己的存在很重要，同时常希望自己的存在能更有价值,人希望透过别人的赞赏以满足自己,人的自我没有满足就不会主动考虑关心别人,人的自我满足了就不会对人采取敌对态度,人常有意或无意的保护、满足“自我”,2024/8/8,32/自我与满足“自我”人对自己的兴趣远胜于世界上任何事物2,33,真心诚恳地,称赞,，称赞多多益善，百听不厌,勿自夸，“,谦受益,，满招损”,真诚,关心别人,勿喜欢批评别人,保持从容不迫的态度,正面肯定对方：接纳，激励，重视,对待别人,2024/8/8,33真心诚恳地称赞，称赞多多益善，百听不厌对待别人2023/,34,人际关系中的,Key Words,最重要的：,5,个字：我以你为荣；,4,个字：你的看法？,3,个字：是否请,；,2,个字：谢谢！,最不重要的一个字：我,2024/8/8,34人际关系中的Key Words最重要的：2023/8/3,35,D,：换位思考,问题：在与其他部门产生冲突时，为什么常常认为是其他部门的错？,2024/8/8,35D：换位思考 问题：在与其他部门产生冲突时，为什么,36,换位思考是克服人性的弱点。,换位思考是日常生活常识。,换位思考须在企业中形成一种氛围。,换位思考须从我做起，从现在做起。,换位思考的关健点,2024/8/8,36换位思考是克服人性的弱点。换位思考的关健点2023,37,问题：,作为一名优秀经理,是本专业知识重要,还是对其他部门的运作熟悉了解重要？,E,：知己知彼,了解其他部门的情况,2024/8/8,37问题：E：知己知彼,了解其他部门的情况2023/8,38,“,功夫在诗外”,优秀的,HR,经理的真功夫在于他,她,对其他部门运作的了解。,优秀的财务经理的真功夫在于他,她,对其他部门运作的了解。,优秀的任何经理的真功夫在于他,她,对其他部门运作的了解。,普通：本专业,本部门,.,杰出,:,跨专业、跨部门。,2024/8/8,38“功夫在诗外”优秀的HR经理的真功夫在于他她对其他部,39,多了解其他部门的业务运作情况,多学习其他部门的业务知识,凡事应站在整体利益的立场考虑问题,对本部门要求严一些，对别的部门要求松一些,部门间横向沟通要点,2024/8/8,39多了解其他部门的业务运作情况部门间横向沟通要点2023/,40,二：跨部门沟通主要方式,有效的会,议,。,问题：贵司的各部门主管例会效果如何？,你认为,有效的各部门主管例会,应该是怎样？,2024/8/8,40二：跨部门沟通主要方式 有效的会议。,41,有效会议要点,会议只要相关人员参加，人数越少越好,会议前须发资料给与会人员,会议应有议题、时间限制,会议应有决议，决议的责任人、督导人和完成时间,会后应对议题有跟踪,2024/8/8,41有效会议要点会议只要相关人员参加，人数越少越好2023/,42,会议沟通要点（一）,“,沉默未必是金”该说的话还是要说出来,对离题的话题，应技巧性的制止，但不可封杀不同意见,对跨部门间较为敏感的问题，最好能私下解决,.,迫不得已必须在会议上讨论的，也应先通气,对事不对人，讨论时尽量以解决问题为主,2024/8/8,42会议沟通要点（一）“沉默未必是金”该说的话还是要说出来2,43,会议成员的责任,会前,：仔细阅读相关资料，对似讨论和提,出的问题要有周密思考和充分准,备，写好必言提纲,会间,：倾听他人观点，积极发表自己的观,点，关注在讨论的事项,会后,：努力完成会上所分派的任务,2024/8/8,43会议成员的责任会前：仔细阅读相关资料，对似讨论和提202,44,缓解会议冲突,积极倾听，提开放式,/,探索式问题，给予鼓励如点头示意,自信心，自信的态度有助于你维护自己的权力而不致侵犯他人的权力,清除交流障碍，限制具有威助性和挑畔性的行为和言语,强调问题，而非人物,决定采取的行动，取得大家的同意，可避免会后的冲突,2024/8/8,44缓解会议冲突积极倾听，提开放式/探索式问题，给予鼓励如点,45,坚持跟进：,永远不要嫌麻烦。,这是跨部门沟通的重要原则,不要以为开完会、发个文件、写个报告就没事了，事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。很多人常常抱怨：“事情怎么会这样，为什么不早说？”很多人都有过这样的经验，对方事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原，但是如果别人不告诉你，为何你不主动去问对方？,2024/8/8,45坚持跟进：永远不要嫌麻烦。这是跨部门沟通的重要原则,46,你是最优秀的！,2024/8/8,46你是最优秀的！2023/8/3,47,研讨及交流！,2024/8/8,47研讨及交流！2023/8/3,