第2章-管理沟通基本策略1教材课件

第二章第二章 管理沟通基本策略管理沟通基本策略 管理沟通策略模型管理沟通策略模型 Communicator strategy 沟通者策略沟通者策略Audience strategy 听众策略听众策略Message strategy 信息策略信息策略 Channel choice strategy 渠道选择策略渠道选择策略Culture strategy 文化策略文化策略信息信息沟通者沟通者听众听众反应反应文化背景文化背景渠道选择渠道选择 本章学习目标掌握管理沟通的五种基本策略：沟通者策略、听众策略、信息策略、渠道选择策略和文化策略；掌握沟通主体分析的自我认知和自我定位问题，能够根据沟通目标确定沟通主体策略；分析沟通对象的特点，并能有效地激发听众；掌握强调信息和组织信息的方法；掌握渠道选择的基本策略；认识跨文化沟通的机遇与挑战，掌握跨文化沟通技能；根据特定的文化背景熟练运用沟通者、听众、信息和渠道选择策略解决实际的管理沟通问题。第一节第一节 沟通者策略沟通者策略 一、沟通主体分析的两个基本问题一、沟通主体分析的两个基本问题 Self-cognition 自我认知自我认知 “我是谁”自身的物质认知、社会认知和精神认知，自身内在动机和外在动机。Self-position 自我定位自我定位 “我在什么地方”自身的地位、能力、个性特点、价值观和形象等方面的客观定位。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 （一）（一）沟通者的可信度沟通者的可信度初始可信度(Initial credibility)：在沟通发生之前听众对你的看法 后天可信度(Acquired credibility)：沟通者在与听众沟通之后，听众对沟通者形成的看法 怎样提高可信度怎样提高可信度?身份地位良好意愿 专业知识外表形象 共同价值影响可信度的因素和技巧影响可信度的因素和技巧 因素因素建立基础建立基础对初始可信度的强调对初始可信度的强调对后天可信度的加强对后天可信度的加强身份地位身份地位等级权利等级权利强调你的头衔、地位强调你的头衔、地位将你与地位很高的某人联将你与地位很高的某人联系起来（如共同署名或进系起来（如共同署名或进行介绍）行介绍）良好意愿良好意愿个人关系、长个人关系、长期联系、值得期联系、值得信赖信赖涉及关系或长期记录涉及关系或长期记录通过指出听众利益来建立通过指出听众利益来建立良好意愿良好意愿 承认利益上的冲突，做出合理的评估承认利益上的冲突，做出合理的评估 专业知识专业知识知识和能力知识和能力包括经历和简历包括经历和简历将你自己与听众认为是专将你自己与听众认为是专家的人联系起来，或引用家的人联系起来，或引用他人话语他人话语 外表形象外表形象吸引力，听众吸引力，听众对你有好感对你有好感 强调听众认为有吸引强调听众认为有吸引力的特质力的特质 通过认同你的听众利益来通过认同你的听众利益来建立你的形象；运用听众建立你的形象；运用听众认为活泼的非语言表达方认为活泼的非语言表达方式及语言式及语言 共同价值共同价值道德准则道德准则在沟通开始就建立共同点和相似点，将信息与共在沟通开始就建立共同点和相似点，将信息与共同价值结合起来同价值结合起来（二）（二）沟通者自我背景沟通者自我背景沟通者自我背景测试框架沟通者自我背景测试框架 我的沟通目标是否符合社会伦理、道德伦理我的沟通目标是否符合社会伦理、道德伦理?在在现现有有内内、外外部部竞竞争争环环境境下下，这这些些目目标标是是否否具具有有合合理理性性?我就这个问题作指导性或咨询性沟通的可信度如何我就这个问题作指导性或咨询性沟通的可信度如何?是否有足够的资源来支持我的目标的实现是否有足够的资源来支持我的目标的实现?我的目标是否能得到那些我所希望的合作者的支持我的目标是否能得到那些我所希望的合作者的支持?我我的的现现实实目目标标是是否否会会与与其其他他同同等等重重要要的的目目标标或或更更重重要要的的目标发生冲突目标发生冲突?目目标标实实现现的的后后果果如如何何，能能否否保保证证我我及及组组织织能能够够得得到到比比现现在更好的结果在更好的结果?张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011二、目标和策略的确定二、目标和策略的确定1.沟通目标的确定总体目标行动目标沟通目标 例：某公司为了实现研究开发部门、制造部门和市场部门的有机协调，公司总经理决定这三个部门的负责人每月举行一次例会，共同讨论在研究开发、生产、市场几个部门之间如何高效协调的对策。目目 标标 实实 例例总体目标总体目标行动目标行动目标沟通目标沟通目标沟通各部门工作情况每隔一定时间报告X 次这次演讲后我的老板将了解我这个部门本月的成绩加强顾客基础每隔一定时间与X数量的客户签订合同读完此信客户将签订合同建立良好的财务基础保持不超过X的年债务与资产的比率读完这份电子邮件后会计将为我的报告提供确切信息；这份报告的结果是董事会将同意我的建议增加雇佣的女工数在某日之前雇佣X数目的女工通过这次会议我们将构思一项策略以达到这一目标；通过这次演讲，至少有X数量的女性将报名参加我们公司的面试保持市场份额在某日之前达到X数量通过此备忘录，我的老板将同意我的市场计划；通过这次演讲，销售代表们将了解我们产品的发展2.策略的选择 案例案例:李明义和白露李明义和白露 你是一家专门为航天工业提供零部件的生产企业的总经理，李明义是销售分公司经理，他直接向你负责。很长一段时期以来，李明义的分公司总是达不到计划的要求，销售员人均销售收入低于公司平均水平，而且李明义每月的报告总是迟交。在得到年度中期报告后，你决定找他谈谈，并约定了他。但当你准时到李明义办公室时，发现他不在。他的助手告诉你，李明义手下的一位销售部门负责人刚刚过来作突然拜访，抱怨一些新员工上班迟到，中间休息时间太长。李明义马上与那位经理去销售部，打算给销售员们一番“精神”训话，激励他们勿忘业绩目标。当他回来的时候，你足足等了15分钟。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 你公司还有一位叫白露的管理人员，刚从国内某著名大学管理学院获得了MBA学位，最近加入了你的公司，任职于财务部门，负责财务计划小组内的工作。她是揣着非常有力的推荐与学历证明进入公司的。但是，白露刚来时间不长，就发现她在加强个人声誉方面似乎有点不择手段。近来，你听到越来越多有关白露的议论，比如：她行为傲慢，自我推销，公开批评小组内其他成员的工作。当你第一次与她就小组业绩进行交谈时，她否认小组中存在问题。她宣称如果有什么的话，那就是她正通过提高小组工作标准对小组业绩产生了正面影响。当听到了最近来自她同事的一系列抱怨后，你决定再次安排时间与白露谈谈。2.策略选择告知告知说服说服征询征询参与参与低低沟沟 通通 者者对对 内内 容容控控 制制 程程度度高高低低受众参与程度受众参与程度高高目标与沟通形式实例目标与沟通形式实例 沟通目标沟通目标沟通形式沟通形式 通过阅读这一备忘录，员工们将了解公司现通过阅读这一备忘录，员工们将了解公司现有的福利项目有的福利项目 这次演讲后我的老板将了解我这个部门本月这次演讲后我的老板将了解我这个部门本月的成绩的成绩 告知：在这种情形下，你是在指告知：在这种情形下，你是在指导或解释。你想让你的听众了解导或解释。你想让你的听众了解或理解。你不需要他们的意见。或理解。你不需要他们的意见。读完这封信，我的客户将签署附在信中的合读完这封信，我的客户将签署附在信中的合同同 通过这次演讲，委员会将同意我的预算建议。通过这次演讲，委员会将同意我的预算建议。说服：在这种情形下，你是在劝说服：在这种情形下，你是在劝说。你想让你的听众做点什么。说。你想让你的听众做点什么。你需要一些听众的参与。你需要一些听众的参与。读完这份调查，员工们将通过回答调查表来读完这份调查，员工们将通过回答调查表来作出反应。作出反应。这个答疑会的结果是让我的员工讲出他们对这个答疑会的结果是让我的员工讲出他们对新政策的疑惑，并得到对这些疑惑的解释。新政策的疑惑，并得到对这些疑惑的解释。征询：在这种情形下，你是在协征询：在这种情形下，你是在协商。你需要同你的听众交换意见。商。你需要同你的听众交换意见。你既需要得到他们的看法，又需你既需要得到他们的看法，又需要对互动有所控制。要对互动有所控制。通过阅读这一电子邮件提要，小组成员将来通过阅读这一电子邮件提要，小组成员将来参加会议并准备就这一问题提出他们的想法。参加会议并准备就这一问题提出他们的想法。通过这一头脑风暴会议，小组成员将找到通过这一头脑风暴会议，小组成员将找到这一问题的解决方法这一问题的解决方法 参与：在这种情形下，你是在合参与：在这种情形下，你是在合作。你和你的听众为达成一致而作。你和你的听众为达成一致而共同工作。共同工作。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011听众策略必须分析四个基本问题：1.听众是谁?2.他们了解什么?3.他们感觉如何?4.如何激发他们?第二节第二节 听众策略听众策略张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011一、沟通对象的特点分析他们是谁?他们了解什么?他们感觉如何?张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011（一）听众是谁?1.哪些人属于听众范畴?主要听众，又称直接听众 次要听众，又称间接听众守门人”意见领袖“关键决策者思思考考：在在学学位位论论文文写写作作、答答辩辩并并最最终终获获得得学学 位的过程位的过程中中，都面临哪些沟通对象？，都面临哪些沟通对象？张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011（一）听众是谁?2.怎样了解听众？个体分析 整体分析张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011（二）听众了解什么?听众对背景资料的了解情况?听众对新信息的需求?听众的期望和偏好?（三）听众感觉如何?听众对沟通者的信息感兴趣程度如何？你所要求的行动对听众来说是否容易做到？张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011二、激发听众兴趣二、激发听众兴趣?（一）通过明确听众利益激发兴趣（二）通过可信度激发听众（三）通过信息结构激发听众整合型整合型创新型创新型实干型实干型官僚型官僚型过程过程优先级优先级结果结果非结构化的非结构化的过程过程结构化结构化慢慢速度速度快快全局的全局的注意力注意力局部的局部的 不同管理风格的上司分类矩阵不同管理风格的上司分类矩阵 张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011不同管理风格上司的特点不同管理风格上司的特点创新型创新型(Entrepreneuring)：有全局性眼光、动作快、非结构化风格官僚型官僚型(Administering)：结构化风格、动作慢、关注过程与细节整合型整合型(Integration)：动作慢、非结构化风格、关注过程导向、有全局眼光、能够变革并适应变革实干型实干型(Performing)：动作快、结构化风格、关注细节和结果张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011越越级沟沟通例通例证 讨讨论论：你是某公司市场部的基层管理人员，硕士研究生毕业已经有三年了。你部门的经理是专科毕业，很有闯劲。由于年龄、文化程度等方面原因，你对经理在管理过程中的一些做法有不同意见，比如，经理更多地采用经验式管理方法；在激励方面，过于注重过程导向，却忽视结果导向，缺乏目标激励。你曾经与经理谈起过自己的想法，建议采用目标管理思路，从结果导向对员工进行考核激励，但经理好像没有反应。对此你感到非常不满，一段时间来，你一直在考虑，希望与公司主管经营的副总经理作一次沟通。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011越越级沟沟通例通例证 现在，考虑这样两个问题：(1)与上司的上司沟通(副总经理)是否合适?(2)如何与副总经理沟通?根据管理沟通的一些启发，建议设计一个与上司的上司沟通的办法。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 与上司沟通策略1.分析沟通目标取得间接上司对你建议的认同避免直接上司因此为难自己 2.分析沟通对象充分掌握间接上司和直接上司的背景了解直接上司不愿意接受你的建议的原因了解直接上司和间接上司之间的关系了解间接上司对越级反映问题的态度及其处理艺术张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 20113.分析自身地位和特点弄清楚“我是谁?”和“我在什么地方?”弄清楚自身的可信度弄清楚你对问题看法的客观程度、深入程度和系统程度4.分析信息策略策略原则：站在间接上司的角度来分析问题；就事论事，对事不对人；不对直接上司的人身作评论。信息结构：从客观情况描述入手；引出一般性看法；再就问题提出自己的具体看法。语言表达：言辞不能过激，表情平淡，态度谦虚。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 20115.分析沟通渠道策略渠道选择：面对面或间接沟通；口头或笔头沟通；正式或非正式渠道。尽量避免直接上司知道，私下沟通较为合适。可以通过工会开会、合理化建议的方式作为反映问题的通道 6.分析沟通环境策略沟通环境策略：选择最合适渠道（正式、非正式），使其与沟通方式相对应。选择合适的时机、合适的场合，以咨询的方式提出表面上的不刻意，实际上的精心准备营造合适的、宽松的氛围张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011例 深度思维 张三和李四同时受雇于一家店铺，拿同样的薪水。一段时间后，张三青云直上，李四却原地踏步。李四想不通，老板为何厚此薄彼？老板于是说：“李四，你到集市上去一下，看看今天早上有卖土豆的吗？”一会儿，李四回来汇报：“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“有多少？”老板又问。李四没有问过，于是赶紧又跑到集上，然后回来告诉老板：“一共40袋土豆。”“价格呢？”“您没有叫我打听价格。”李四委屈地申明。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 老板又把张三叫来做同样的事。张三也很快就从集市上回来了，他一口气向老板汇报说：“今天集市上只有一个农民在卖土豆，一共40袋，价格是两毛五分钱一斤。这些土豆的质量不错，价格也便宜，于是顺便带回来一个让您看看。”张三从提包里拿出土豆，“我想这么便宜的土豆一定可以赚钱，根据我们以往的销量，40袋土豆在一个星期左右就可以全部卖掉。而且，咱们全部买下还可以再适当优惠。所以，我把那个农民也带来了，他现在正在外面等您回话呢”张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011第三节第三节 信息策略信息策略怎样强调信息?如何组织信息?一、强调信息强调信息 听众记忆曲线听众记忆曲线MostLeast Beginning End张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 一、强调信息强调信息直接切入主题的策略 间接靠入主题的策略 张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011二、组织信息二、组织信息（一）确定目标确定目标注意灵活原则 明确主导目标 界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系 张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011（二）明确观点明确自己的立场 提出发现和建议所蕴涵的愿景提供可靠的信息提供不同的价值观和利益其他观察者和参与者的意见着眼于事实、价值、意见张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011例：机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下，还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。两人就观点问题如何进行沟通？张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011（三）安排安排内容和结构内容和结构确定沟通内容的两个基本原则：以最简单的语言告知你的沟通目标“沟通是你被理解了什么而不是说了什么”案例案例:沟通渠道沟通渠道选择的的强强有力工具有力工具 重新定义办公室（重新定义办公室（Redefining the Office）：）：为了让雇员的生活更加简便，并且节省办公费用，很多公司都允许职工在自己家里或者比主办公大楼离他们住所要近的特别办公地点工作。网络会议（网络会议（Web-Based Meetings）：）：公司的雇员可以通过台式或笔记本电脑、手机登陆来积极参加企业的网络会议。共享工作区（共享工作区（Shared Workspace）：）：在线工作区，比如Documentums eRoom 和微软的SharePoint，使远离彼此的团队成员在任何地方和任何时间都能访问共享文件。无线仓库（无线仓库（Wireless Warehouse）：）：手执型扫描仪通过无线连接来帮助中转仓库中的工作人员及时获取包裹信息，在更短的时间内处理更多的包裹。软件包跟踪（软件包跟踪（Package Tracking）：）：当一份包裹处于传输过程中时，帮助发货人和收货人及时获得相关的信息。微博，微博，即微博客（Micro Blog）的简称，是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取平台，用户可以通过WEB、WAP以及各种客户端组件个人社区，以140字左右的文字更新信息，并实现即时分享。Facebook：它是一个社会化网络站点，中文网名译为“脸谱网”，于2004年2月4日上线。网站的名字来自传统的纸质“花名册”。它的基本功能包括 墙、捅、状态、礼物、团购、视频、活动、市场、应用程序等。播客（播客（Podcasting）:又被称作“有声博客”，数字广播技术的一种，是一种在互联网上发布文件并允许用户订阅feed以自动接收新文件的方法，或用此方法来制作的电台节目。企业博客（企业博客（Corporate Blogs）：）：公司可以利用网络日志来为客户提供建议、回答他们的问题，从而让客户更加迅速和个性化地享受产品和服务带来的好处。微信：微信：它是腾讯公司推出的一个为智能手机提供即时通讯服务的免费应用程序。微信支持跨通信运营商、跨操作系统平台通过网络快速发送免费语音短信、视频、图片和文字，支持多人群聊的手机聊天软件。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 人人网：人人网：由千橡集团将旗下校内网更名而来。社会上所有人都可以来到这里，从而跨出了校园内部这个范围。它为整个中国互联网用户提供服务的SNS社交网站，给不同身份的人提供了一个互动交流平台，提高用户之间的交流效率，通过提供发布日志、保存相册、音乐视频等站内外资源分享等功能搭建了一个功能丰富高效的用户交流互动平台。博客（博客（Blogs）:又译为网络日志、部落格或部落阁等，是一种通常由个人管理、不定期张贴新的文章的网站。张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011 书面或口头沟通渠道书面或口头沟通渠道正式或非正式沟通渠道正式或非正式沟通渠道个体或群体个体或群体沟通渠道沟通渠道张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011第五节第五节 文化策略文化策略对沟通者策略的影响对听众策略的影响对信息策略的影响对渠道选择策略的影响张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011沟通策略检查清单沟通策略检查清单 1.1.沟通者策略沟通者策略 你的沟通目标是什么?你选择何种沟通形式：告知、说服、咨询或参与?你的可信度是什么：身份地位、良好意愿、专业技术、外表形象、共同价值?2.2.听众策略听众策略 他们是谁：主要听众、次要听众、守门人、意见领袖、关键决策者?你如何分析他们：作为个人？作为团体？他们了解什么：必要的背景信息及新的信息，对于风格、渠道和格式的期望?他们感觉如何：兴趣度，可能的偏见、难易程度如何?张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011沟通策略检查清单沟通策略检查清单 3.3.信息策略信息策略 怎样强调：直接或间接?如何组织策略性信息?4.4.渠道选择策略渠道选择策略 书面还是口头表达?正式还是非正式?是否需要立即反应?张莉张莉 管理沟通（第二版）管理沟通（第二版）高等教育出版社高等教育出版社 2011沟通策略检查清单沟通策略检查清单 5.5.文化策略文化策略 文化如何影响沟通者策略：目标、风格、可信度?文化如何影响听众(读者)策略：听众的选择和激发?文化如何影响信息策略：直接还是间接?文化如何影响渠道选择策略?