文书档案管理培训讲义课件

文书档案管理培训讲义提 纲档案的分类档案的分类档案的分类档案的分类档案工作内容档案工作内容档案工作内容档案工作内容档案工作的意义档案工作的意义档案工作的意义档案工作的意义收集的范围收集的范围收集的范围收集的范围实现收集的途径实现收集的途径实现收集的途径实现收集的途径归档的具体要求归档的具体要求归档的具体要求归档的具体要求保管期限的具体划分保管期限的具体划分保管期限的具体划分保管期限的具体划分案卷级案卷级案卷级案卷级文件级文件级文件级文件级23一、档案的种类一、档案的种类（基建档案、设备档案等）（基建档案、设备档案等）（会计档案、诉讼档案等）（会计档案、诉讼档案等）（声像档案、实物档案等）（声像档案、实物档案等）从内容划分从内容划分文书档案文书档案科技档案科技档案专门档案专门档案其它档案其它档案4以磁性、感光材料为载体的照以磁性、感光材料为载体的照片、影片、录音等片、影片、录音等文书、会计等文书、会计等 从载体划分从载体划分纸质载体纸质载体特殊载体特殊载体以代码形式记录的磁带、磁盘、以代码形式记录的磁带、磁盘、光盘等。光盘等。5单位档案全宗单位档案全宗文书档案文书档案文书档案文书档案声声声声像像像像档档档档案案案案科技档案科技档案科技档案科技档案专门档案专门档案专门档案专门档案其它档案其它档案其它档案其它档案诉诉诉诉讼讼讼讼档档档档案案案案会会会会计计计计档档档档案案案案电电电电子子子子档档档档案案案案实实实实物物物物档档档档案案案案基基基基建建建建档档档档案案案案设设设设备备备备档档档档案案案案由单位各由单位各由单位各由单位各部门在工部门在工部门在工部门在工作中形成作中形成作中形成作中形成科科科科研研研研档档档档案案案案会会会会计计计计凭凭凭凭证证证证会会会会计计计计账账账账簿簿簿簿财财财财务务务务报报报报告告告告录录录录音音音音录录录录像像像像照照照照片片片片底底底底片片片片奖奖奖奖杯杯杯杯奖奖奖奖旗旗旗旗证证证证书书书书纸质载体档案纸质载体档案特殊载体档案特殊载体档案6收收 集集提供利用提供利用统统 计计整整 理理鉴鉴 定定保保 管管二、档案业务工作主要内容二、档案业务工作主要内容7三、做好档案工作的意义三、做好档案工作的意义 1、参考作用：、参考作用：记录一个单位一年内的主要工作和各项活动情况领导熟悉情况、制定计划、总结经验等的查考2、凭证作用：、凭证作用：如签订的合同协议：尤其土地的3、责任问题：、责任问题：保存档案既为现实服务，也对历史负责，需集中保存以为后人查考关系个人的（职称评定、人事任免等）。89 文书档案的收集工作，文书档案的收集工作，就是各立档就是各立档单位档案部门按照国家的规定，通过归档、单位档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位接收等办法，把分散在本单位内部机构内部机构和和个人手中个人手中的文书档案集中到档案室（部门）的文书档案集中到档案室（部门），实行统一管理的工作。，实行统一管理的工作。10凡是反映本机关工作活动，具有查考凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。利用价值的文件材料均属归档范围。各科室的具体收集范围可参考档案室各科室的具体收集范围可参考档案室制定的归档范围和保管期限表制定的归档范围和保管期限表 一、文书档案的收集范围一、文书档案的收集范围11移交手续问题移交手续问题收集档案材料的完整性收集档案材料的完整性同一问题、同一会议、同一事件、同一专题应收集完整同一问题、同一会议、同一事件、同一专题应收集完整 一份具体文件的完整性一份具体文件的完整性：修改稿、定稿、领导批示修改稿、定稿、领导批示12 根根据据国国家家档档案案局局有有关关规规定定，一一般般机机关关的的文文书档案归档范围书档案归档范围应主要包括以下四方面内容：应主要包括以下四方面内容：上级机关的指导性文件上级机关的指导性文件本机关自身形成的文件本机关自身形成的文件下级机关呈送的报请类公文下级机关呈送的报请类公文 同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，或本机关需参照办理的各种公文或本机关需参照办理的各种公文 13 1、上级机关的、上级机关的1）会议材料：）会议材料：上级机关召开的会议，形成决定决议上级机关召开的会议，形成决定决议需要贯彻执行的的主要文件材料需要贯彻执行的的主要文件材料2）文件：）文件：属于本机关主管业务并要执行的文件属于本机关主管业务并要执行的文件 3）领导来访的：）领导来访的：市以上领导和著名人物视察、检查市以上领导和著名人物视察、检查本地区工作时的重要指示、讲话等材料本地区工作时的重要指示、讲话等材料如政府办公室主要针对的是市政府行文等如政府办公室主要针对的是市政府行文等14 2、本机关形成的、本机关形成的1）会议材料：）会议材料：本机关召开的会议，如党委会、本机关召开的会议，如党委会、全体会、表彰大会材料全体会、表彰大会材料 区政府常委会、区长办公会等的会议纪要及相关材料等区政府常委会、区长办公会等的会议纪要及相关材料等为机关档案收集的主体主任办公会及其它会议的记录及会议讨论材料等主任办公会及其它会议的记录及会议讨论材料等15 2、本机关形成的、本机关形成的2）文件）文件 各种行文：机关颁发的，包括转发及与其它机关联合各种行文：机关颁发的，包括转发及与其它机关联合颁发的各种正式文件、签发稿，重要文件的修改稿等颁发的各种正式文件、签发稿，重要文件的修改稿等 机关自身：机构成立、合并、撤销、更改名称、机关自身：机构成立、合并、撤销、更改名称、人员编制等文件材料人员编制等文件材料本机关制订的工作条例、章程本机关制订的工作条例、章程制度制度干部任免、职务评定、工资转移等个人材料干部任免、职务评定、工资转移等个人材料内部机构：工作总结、各方面业务汇总的统计报表内部机构：工作总结、各方面业务汇总的统计报表和统计分析资料等和统计分析资料等16 2、本机关形成的、本机关形成的3）本机关领导活动的）本机关领导活动的 文书材料：领导参加相关会议的讲话稿；文书材料：领导参加相关会议的讲话稿；参加会议带回的有关材料等。参加会议带回的有关材料等。17 3、下级和不相隶属机关的、下级和不相隶属机关的1）会议材料：）会议材料：2）文件：）文件：3）领导活动的：）领导活动的：18根据国家档案局的规定，根据国家档案局的规定，不予归档不予归档的的公文材料包括：公文材料包括：重份公文重份公文公文起草人为撰写公文而收集的素材公文公文起草人为撰写公文而收集的素材公文与本机关工作活动无关的抄送公文等与本机关工作活动无关的抄送公文等 未经领导审阅、签发的未生效公文未经领导审阅、签发的未生效公文无查考利用价值的事务性、临时性公文无查考利用价值的事务性、临时性公文19一个立档单位的文书部门和业务部门，将处理完毕一个立档单位的文书部门和业务部门，将处理完毕的文件整理立卷，定期移交给档案室（的文件整理立卷，定期移交给档案室（部门）集中部门）集中保存的工作，称为保存的工作，称为归档工作归档工作。二、实现收集工作的主要途径二、实现收集工作的主要途径1、建立、健全立档单位内文件材料归档制度建立、健全立档单位内文件材料归档制度在我国，这是一项制度，通常被称为在我国，这是一项制度，通常被称为归档制度归档制度。20归档制度的内容主要包括三个方面：归档制度的内容主要包括三个方面：归归 档档 范范 围围归归 档档 时时 间间归档的质量要求归档的质量要求21办理完毕的公文一般应在第二年办理完毕的公文一般应在第二年6 6月底月底之前向本单位档案部门移交。之前向本单位档案部门移交。归档时间归档时间22归档的质量要求归档的质量要求1 1）收集材料的耐久性问题：）收集材料的耐久性问题：避免圆珠笔、铅笔的字迹等避免圆珠笔、铅笔的字迹等热敏传真纸等热敏传真纸等232 2）收集原件：）收集原件：建议各科室兼职档案员单独安排一格文件建议各科室兼职档案员单独安排一格文件柜，随时收集，随时归档，也方便年初移交柜，随时收集，随时归档，也方便年初移交如常用文件，可复印一份放在本如常用文件，可复印一份放在本 科室以科室以供平时查阅供平时查阅243）个人手里的文件材料：个人手里的文件材料：主要是人员调动丢失主要是人员调动丢失随之带走 自己销毁给接替岗位的人员工作造成不便给接替岗位的人员工作造成不便带走后没有用处带走后没有用处4）电子文件：电子文件：安全问题安全问题注意保存，定时刻录注意保存，定时刻录252 2、建立相关制度，加强对零散文件的收集。、建立相关制度，加强对零散文件的收集。归档范围以外，收、发文登记以外的文件。归档范围以外，收、发文登记以外的文件。零散文件零散文件263 3、明确工作人员职责，保证归档文件齐全完整、明确工作人员职责，保证归档文件齐全完整（2）会议文件由秘书或办公室主任负责收集。）会议文件由秘书或办公室主任负责收集。（3）综合性文件（规章制度、计划、总结、各类报表）综合性文件（规章制度、计划、总结、各类报表等），由文书人员随时收集。等），由文书人员随时收集。（4）各部门形成的文件，由部门兼职档案人员负责）各部门形成的文件，由部门兼职档案人员负责收集。收集。（1）明确公文处理程序，收发文由文书人员负责收集）明确公文处理程序，收发文由文书人员负责收集2728鉴定工作内容鉴定工作内容 具体划分文书档案的保管期限具体划分文书档案的保管期限 制定文书档案保管期限表制定文书档案保管期限表本讲只要介绍保管期限的划分标准本讲只要介绍保管期限的划分标准29永永 久久 保保 存存30年以上：反映机关主要职能活动和基本年以上：反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。研究有长远利用价值的档案。如：本机关制定的法规政策性文件，召开重要会如：本机关制定的法规政策性文件，召开重要会议的主要文件材料，重要的总结，综合统计报表，议的主要文件材料，重要的总结，综合统计报表，机构演变、机构演变、机关领导人任免机关领导人任免的文件材料等等；的文件材料等等；30定期定期 保保 存存30年：反映本机关一般工作活动，在较长年：反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。件材料。如：一般工作问题、一般会议文件材料，如：一般工作问题、一般会议文件材料，人事人事管管理、个人的文件材料理、个人的文件材料保先材料保先材料31定期定期 保保 存存10年：在较短时间内对本机关有参考利用年：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。价值的文件材料。如：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同如：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（如通州信息、五一要安全检查、一般情况件材料（如通州信息、五一要安全检查、一般情况汇报）。汇报）。32（案卷级（案卷级 文件文件级）级）331、保持文件之间的历史联系、保持文件之间的历史联系2、便于保管和利用、便于保管和利用34保持文件之间的历史联系保持文件之间的历史联系来来 源源形形 式式内内 容容时时 间间文件是以一定的机关及其内部组织文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的机构或一定的个人为单位形成的文件在种类、名称、载体或记录方文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系式等方面的联系文件是一个单位在行使职权和解文件是一个单位在行使职权和解决问题的过程中产生的决问题的过程中产生的形成文件的机关、组织或个人进行形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴工作活动，都有一定的时间范畴35文书档案整理的几个问题：文书档案整理的几个问题：（3 3）整理公文时必须遵循公文形成规律，保持）整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系公文内在联系 （2 2）必须是有查考利用价值的才有必要进行）必须是有查考利用价值的才有必要进行整理整理 并不是所有的都保存：如普发文等 保存应该从长远角度来考虑。（1 1）必须是办理完毕的才能进行整理）必须是办理完毕的才能进行整理 本年度的文件，下一年度3月份之后；其他的文件如跨年度的会议、请示，待办理完毕存档36年度机构分类法2005年 办公室 指导科 法规科 管理科（一）分类方法37年度年度问题分类法问题分类法2000年 党务工作类 行政工作类 经济工作类3839办公室指导科法规科办公室办公室指导科指导科法规科法规科办公室指导科法规科办公室指导科法规科办公室指导科法规科办公室指导科法规科办公室指导科法规科办公室指导科法规科永久30年10年2008年年2009年年2010年年40（二）整理的具体步骤（二）整理的具体步骤1、检查、调整卷内文件、检查、调整卷内文件齐全完整齐全完整不跨期限不跨期限保持文件之间的有机联系保持文件之间的有机联系412、排列卷内文件排列卷内文件正件在前附件在后正件在前附件在后批复在前请示在后批复在前请示在后会议文件按形成顺序或重要程度会议文件按形成顺序或重要程度转发文在前被转发文在后转发文在前被转发文在后423 3、卷内文件编号（编制页号）、卷内文件编号（编制页号）编制位置编制位置编制字迹要求编制字迹要求4315耐久性字迹填写耐久性字迹填写正面右上角正面右上角背面左上角背面左上角有字即编有字即编444 4、填写卷内目录、填写卷内目录45卷卷 内内 文文 件件 目目 录录案卷号：案卷号：10顺序序号号文文号号责任者任者题 名名日日 期期页 号号备 注注1通档局字通档局字200516号号通州区通州区档案局档案局2005年档案工作意年档案工作意见200502.0312办公室办公室会议记录会议记录5.11632023465 5、拟写案卷题名、拟写案卷题名字迹工整字迹工整文字简明文字简明内容概括确切内容概括确切格式规范格式规范47“本局本局”、“本单位本单位”“99年年”、“今年今年”、“去年去年”北京市通州区档案局关于档案培训工作的安排、通知北京市通州区档案局关于档案培训工作的安排、通知北京市通州区档案局北京市通州区档案局2005年党组会议记录年党组会议记录北京市通州区档案局北京市通州区档案局2004年年112期档案工作动态期档案工作动态“2005年区委文件年区委文件”、“2005年政府文件年政府文件”适当借用适当借用“关于关于”等辅助介词等辅助介词责任者（通讯者）（时间）责任者（通讯者）（时间）内容内容名称名称486 6、填写案卷封面、填写案卷封面全宗名称全宗名称机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限文件起止日期文件起止日期总件数、页数总件数、页数案卷号案卷号49507 7、填写卷内备考表、填写卷内备考表本卷情况说明本卷情况说明立卷日期立卷日期检查人检查人立卷人立卷人518 8、装订成卷、装订成卷“三孔一线三孔一线”上对齐、右对齐上对齐、右对齐529、排列案卷、排列案卷装盒装盒按照案卷所反映的问题或工作上的联系排按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。最常用也是比较好的排列方法。列。最常用也是比较好的排列方法。按照文件的作者、收发文机关以及文件内按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。容所涉及的地区排列。按照案卷所属的时间顺序排列。按照案卷所属的时间顺序排列。几种方法可单独使用，也可结合使用几种方法可单独使用，也可结合使用53545510、编制案卷目录、编制案卷目录案 卷 目 录案案 卷卷 号号题 名名年度年度页数数期限期限备注注档案室档案室编档案档案馆编5657保管期限保管期限年度年度机构分类法机构分类法（一）分类方法581、修整修整6、编目编目5、编号编号7、装盒装盒3、分类分类2、装订装订4、排列排列（二）整理的具体步骤（二）整理的具体步骤59修裱破损文件修裱破损文件去除金属物去除金属物折叠过大文件折叠过大文件60不锈钢钉装订不锈钢钉装订小线装订小线装订文件级专用口袋文件级专用口袋加盖件号章加盖件号章文件装订文件装订装订成档案装订成档案页号的编制页号的编制文件上标明件号文件上标明件号6162北京市通州区人民政府办公室文件北京市通州区人民政府办公室文件通政办发200357号 北京市通州区人民政府办公室北京市通州区人民政府办公室转发区档案局关于加强小城镇档案转发区档案局关于加强小城镇档案管理工作的意见的通知管理工作的意见的通知各乡、镇人民政府，区政府有关委、办、局：区档案局关于加强小城镇档案管理工作的意见，已经区政府同意，现转发给你们，请认真遵照执行。二三年七月二十八日全全 宗宗 号号5959年年 度度20042004保管期限保管期限永永 久久页页 数数5 5室编件号室编件号2323馆编件号馆编件号机构（问题）机构（问题）办公室办公室6364保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）年年 度度保管期限保管期限年度年度机构分类法机构分类法65办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科66办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科指导科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科法规科12912930393039405140511501505162516262786278186186879287929399939967同一事由的相关文件应排列在一起同一事由的相关文件应排列在一起 事由原则事由原则如一项工程、一次活动或一次会议如一项工程、一次活动或一次会议 排列的具体原则排列的具体原则同一事由内的归档文件按文件形成同一事由内的归档文件按文件形成时间或重要程度进行排列时间或重要程度进行排列时间原则时间原则方便计算机检索和以后进馆方便计算机检索和以后进馆 重要程度重要程度68全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构（问题）机构（问题）2B铅笔填写6970归归 档档 文文 件件 目目 录录盒号：保管期限：件号责任者 文 号题 名日 期 页 数 备 注7172 盒内情况说明盒内情况说明 整理人：整理人：年年 月月 日日备备 考考 表表73（全宗名称）（全宗名称）全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室馆馆盒盒号号747576“件件”的概念和注意问题的概念和注意问题小型会议或活动等的相关文件可装订成一小型会议或活动等的相关文件可装订成一件，但不宜过厚。如会议记录、人事任免等件，但不宜过厚。如会议记录、人事任免等几件文件作为一件时，几件文件作为一件时，“件的日期件的日期”一般以最一般以最晚时间为准且排在前面。请示与晚时间为准且排在前面。请示与批复批复；会议文；会议文件；件；正文正文与附件；与附件；转发文转发文与被转发文；来文与与被转发文；来文与复文复文。具体在目录的处理具体在目录的处理避免避免“卷件不分卷件不分”，全按问题订，全按问题订“件件”7778文件级整理方法的好处文件级整理方法的好处不用拟写案卷标题不用拟写案卷标题分化年度立卷工作量分化年度立卷工作量适宜新档案员适宜新档案员随办随归随办随归充分发挥计算机等现代化工具的作用充分发挥计算机等现代化工具的作用79档案局指导科电话：档案局指导科电话：档案服务中心电话：档案服务中心电话：69551815808818818081人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。