文书工作与档案管理课件

文书的整理归档文书的整理归档一、文书整理归档及其意义一、文书整理归档及其意义二、文书整理归档的范围和原则要求二、文书整理归档的范围和原则要求三、文书整理归档的方法和步骤三、文书整理归档的方法和步骤文书整理归档及其意义文书整理归档及其意义 （一）文书整理归档（一）文书整理归档 文书归档整理是指将处理完毕的、具有一定考查利用价值的、应作为文书归档整理是指将处理完毕的、具有一定考查利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照他们在形成过程中联系，以档案保存的文件材料，按照他们在形成过程中联系，以“件件”为单位，分为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。类整理，并进行装盒、归档的过程。1 1）归整的文书，必须是办理完毕的）归整的文书，必须是办理完毕的 2 2）归整的文书，必须具有一定的考查利用价值）归整的文书，必须具有一定的考查利用价值 3 3）归整的文书的材料介质必须是纸质的）归整的文书的材料介质必须是纸质的 4 4）归整的文书是以）归整的文书是以“件件”为单位的为单位的 5 5）归整文书的保管应装盒）归整文书的保管应装盒文书整理归档的范围和原则文书整理归档的范围和原则 一、文书整理的范围一、文书整理的范围 企事业单位的文书档案归档范围主要有：企事业单位的文书档案归档范围主要有：1 1、党群工作类方面的文件材料。、党群工作类方面的文件材料。2 2、行政管理类方面的文件材料。、行政管理类方面的文件材料。3 3、经营管理类方面的文件材料。、经营管理类方面的文件材料。4 4、生产技术管理类方面的文件材料。、生产技术管理类方面的文件材料。文书整理归档及其意义文书整理归档及其意义（二）文书整理归档的意义 保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整与安全，便于文书档案的保管。维护文书档案的完整与安全，便于文书档案的保管。二、文书整理归档的基本原则二、文书整理归档的基本原则 1 1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。系。2 2、准确判定文件的保管期限。、准确判定文件的保管期限。3 3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。文书整理归档的范围和原则文书整理归档的范围和原则文书整理归档的范围和原则文书整理归档的范围和原则三、文书整理归档的质量要求三、文书整理归档的质量要求1 1、整理归档的文书应该齐全完整、整理归档的文书应该齐全完整2 2、整理归档的文书要符合档案保护的要求、整理归档的文书要符合档案保护的要求3 3、整理归档的文书材料的保管期限应准确界定、整理归档的文书材料的保管期限应准确界定文书整理归档的方法和步骤文书整理归档的方法和步骤编制编制分类分类方案方案类目类目初初步步整整理理系统系统整理整理归归档档区区分分全全宗宗 一、区分全宗一、区分全宗1.1.全宗全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体。联系的文件整体。2.2.立档单位立档单位：是指构成档案全宗的国家机关、社会组织、个是指构成档案全宗的国家机关、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成全宗构成者者”。一般机关单位，通常只管理一个全宗，专业档案馆则管理多一般机关单位，通常只管理一个全宗，专业档案馆则管理多个全宗。个全宗。3.3.全宗的变化全宗的变化（1 1）构成全宗的立档单位并非一成不变，该变化直接影响全总）构成全宗的立档单位并非一成不变，该变化直接影响全总的划分，如单位的合并、撤销、增设等。的划分，如单位的合并、撤销、增设等。（2 2）只有根本性变化才能改变全宗，根本性变化时指牵涉到政）只有根本性变化才能改变全宗，根本性变化时指牵涉到政治性质和基本职能的变化。治性质和基本职能的变化。（3 3）以下变化不影响全宗）以下变化不影响全宗：A.A.单位名称改变单位名称改变 B.B.领导关系变更领导关系变更 C.C.内部组织机构调整内部组织机构调整D.D.工作地点在变更工作地点在变更 E.E.短期停止活动后又恢复短期停止活动后又恢复4.4.确定全宗确定全宗 判断档案所属全宗，判断档案所属全宗，关键关键是确定立档单位是确定立档单位档案形档案形成者。成者。实际工作中，常有一些文件经过几个立档单位办理，实际工作中，常有一些文件经过几个立档单位办理，这样的文件应当归入最后承办完毕的立档单位的全宗类。这样的文件应当归入最后承办完毕的立档单位的全宗类。二、全宗的特殊形式二、全宗的特殊形式1.1.人物全宗人物全宗定义：定义：社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。历史上社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于这一类。一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于这一类。形成任务全宗的个人、家庭、家族也就是立档单位。形成任务全宗的个人、家庭、家族也就是立档单位。包括：包括：与人物的手稿、著作、日记、信件、遗嘱以及记载个人与人物的手稿、著作、日记、信件、遗嘱以及记载个人或家庭活动的全部有价值的材料，也包括别人撰写的相关材或家庭活动的全部有价值的材料，也包括别人撰写的相关材料。料。但一般不包括人物在机关、单位任职时所处理的官方文但一般不包括人物在机关、单位任职时所处理的官方文件原件件原件，如不把握这一界限，会导致许多全宗管理的混乱。，如不把握这一界限，会导致许多全宗管理的混乱。2.2.全宗的补充形式全宗的补充形式 难以按全宗分类或者不便于按全宗保管的特殊情况，可根难以按全宗分类或者不便于按全宗保管的特殊情况，可根据全宗原则采取某些变通方法。据全宗原则采取某些变通方法。主要分为三种：主要分为三种：“联合全宗联合全宗”“全宗汇集全宗汇集”“档案汇集档案汇集”3.3.全宗群全宗群三、全宗内文件分类三、全宗内文件分类1.1.年度分类法年度分类法2.2.组织机构分类法组织机构分类法3.3.问题分类法问题分类法4.4.复式分类法：复式分类法：（1 1）年度年度-组织机构组织机构 （2 2）组织机构）组织机构-年度年度 （3 3）年度）年度-问题问题 （4 4）问题）问题-年度年度年度分类法年度分类法 是以是以形成形成和和处理处理文件日期所属的年度为依据进文件日期所属的年度为依据进行分类，将每一年形成的档案分成一类的方法。行分类，将每一年形成的档案分成一类的方法。这是常用的方法，采用此法，应这是常用的方法，采用此法，应准确判定文件所准确判定文件所属的年度。属的年度。A.A.文件无明文件无明确日期（主要确日期（主要针对残损或出针对残损或出土文件）土文件）运用多种方法，判定文件的准确日期或者接近日期。运用多种方法，判定文件的准确日期或者接近日期。如分析内容、研究制成材料、字体、格式等。如分析内容、研究制成材料、字体、格式等。B.B.文件上有文件上有两个以上日期两个以上日期且属于不同年且属于不同年度度 应根据文件特点，确定最能说明文件时间特点的日应根据文件特点，确定最能说明文件时间特点的日期作为分类依据。期作为分类依据。法规性文件法规性文件以批准日期为根据；以批准日期为根据；领领导性文件导性文件以签署日期为根据；以签署日期为根据；计划、总结、预算、决计划、总结、预算、决算算类文件以内容针对的时间为根据；类文件以内容针对的时间为根据；来往文书来往文书以收文以收文日期为依据。日期为依据。C.C.跨年度文件跨年度文件1.1.单份跨年文件：根据单份跨年文件：根据文件内容，归入偏重的文件内容，归入偏重的部分。部分。2.2.一组有密切联系的文件：一组有密切联系的文件：如一次从如一次从20092009年持续到年持续到20112011年的会议文件，可归入年的会议文件，可归入20112011年。年。D.D.专门年度文专门年度文件件 在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往使用专门年度来开展工作。如学校部门的使用专门年度来开展工作。如学校部门的“教学年度教学年度”，粮食部门的，粮食部门的“粮食年度粮食年度”等。等。组织机构分类法组织机构分类法1.1.将立档单位每一个内部组织机构形成的档案分成一类，也将立档单位每一个内部组织机构形成的档案分成一类，也是常用的分类法。是常用的分类法。2.2.优点：优点：（1 1）能客观反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和）能客观反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和状况，较好地保持档案在来源上的联系。状况，较好地保持档案在来源上的联系。（2 2）便于查找利用档案。）便于查找利用档案。（3 3）有较明显的客观标准，简便易行，归类准确。）有较明显的客观标准，简便易行，归类准确。3.3.条件：条件：（1 1）各组织部门间的档案没有被混淆，完整齐全。）各组织部门间的档案没有被混淆，完整齐全。（2 2）立档单位内部组织健全，且相对稳定。内部组织机构）立档单位内部组织健全，且相对稳定。内部组织机构少、工作简单，或者经常变动的单位均不适合采用这种方少、工作简单，或者经常变动的单位均不适合采用这种方法。法。（3 3）对于机关内部设立的临时性机构产生的档案，按组织）对于机关内部设立的临时性机构产生的档案，按组织机构分类时，一般应该和其他内部机构一样对待，单独设机构分类时，一般应该和其他内部机构一样对待，单独设类并排在最后一类。类并排在最后一类。问题分类法问题分类法1.1.又称为内容分类法，也是常用分类法之一。是按照档案又称为内容分类法，也是常用分类法之一。是按照档案内容所说明的问题来进行分类。内容所说明的问题来进行分类。2.2.与组织机构分类法有很多共同点，也能较好地保持文件与组织机构分类法有很多共同点，也能较好地保持文件之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，可以减少同之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，可以减少同类问题档案分散的现象，便于档案的查找和利用。类问题档案分散的现象，便于档案的查找和利用。3.3.因区分判断时人为因素较多，所以，只有不能采用组织因区分判断时人为因素较多，所以，只有不能采用组织机构分类法时，才会考虑使用该法。机构分类法时，才会考虑使用该法。复式分类法复式分类法1.1.年度年度-组织机构：组织机构：适用于李丹单位内部组织机构偶有变化，适用于李丹单位内部组织机构偶有变化，但变化不复杂的现行机构。但变化不复杂的现行机构。2.2.组织机构组织机构-年度：年度：适用于历史档案和撤销机构档案。适用于历史档案和撤销机构档案。3.3.年度年度-问题：问题：适用于立档单位内部组织机构变动频繁，档适用于立档单位内部组织机构变动频繁，档案已无法按组织机构进行分类的全宗。案已无法按组织机构进行分类的全宗。4.4.问题问题-年度：年度：适用于历史档案和撤销机构档案。适用于历史档案和撤销机构档案。（一）（一）确定确定确定确定“件件件件”归档单位归档单位 1 1、单份文件，即自然件，一份文件为一件；、单份文件，即自然件，一份文件为一件；2 2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。作为一件。3 3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网（计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。）打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。）4 4、文件的正文与附件，作为完整的一件。、文件的正文与附件，作为完整的一件。5 5、会议记录应以每次会议作为一件。来文与复文作为一件。、会议记录应以每次会议作为一件。来文与复文作为一件。6 6、有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。文件处理单可、有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。继续放在文件的前面，算页数。7 7、转发件与被转发件应视为一件。、转发件与被转发件应视为一件。8 8、复制件应和原件作为一件归档。、复制件应和原件作为一件归档。归档文件整理方法归档文件整理方法 （二）（二）（二）（二）文件修整文件修整文件修整文件修整 1 1、修裱破损文件。修裱破损文件。2 2、复制字迹模糊或易退变的文件、复制字迹模糊或易退变的文件 3 3、超大纸张的折叠。、超大纸张的折叠。4 4、去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文、去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文件材料件材料归档文件整理方法归档文件整理方法 归档文件整理方法归档文件整理方法 （三）（三）文件的装订文件的装订 1 1、归档文件整理完毕后，固定文件的页次方法。归档文件整理完毕后，固定文件的页次方法。1 1）永久、长期保管的归档文件，采用不锈钢订书钉或使用缝纫永久、长期保管的归档文件，采用不锈钢订书钉或使用缝纫机在文件的左侧或左上角装订；机在文件的左侧或左上角装订；2 2）建议装订方式统一使用不锈钢订）建议装订方式统一使用不锈钢订书钉装钉，文件采用左侧装钉，左边和下边对齐。件内文件材料较书钉装钉，文件采用左侧装钉，左边和下边对齐。件内文件材料较厚的，可延用三孔一线的装订方法装订；厚的，可延用三孔一线的装订方法装订；3 3）已成册不易拆钉的，可）已成册不易拆钉的，可保持原貌不变；保持原貌不变；4 4）短期保管的归档文件，可不拆订，保持文件原貌）短期保管的归档文件，可不拆订，保持文件原貌 文件装订文件装订还有没有还有没有其它方法其它方法呢？呢？2 2、装订前文件排序：、装订前文件排序：1 1）正本在前，定稿在后；）正本在前，定稿在后；2 2）正文在前，附件在后；）正文在前，附件在后；3 3）原件在）原件在前，复制件在后；前，复制件在后；4 4）转发文在前，被转发文在后；）转发文在前，被转发文在后；5 5）计算机及其）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；6 6）汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；7 7）有文件处理单的，放）有文件处理单的，放在最前并可加盖归档章。在最前并可加盖归档章。归档文件整理方法归档文件整理方法 （四）（四）案盒内文件的排列案盒内文件的排列 应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件件”为单位为单位进行排列进行排列1 1、事由结合时间排列、事由结合时间排列2 2、按事由结合重要程度排列、按事由结合重要程度排列3 3、成套性文件可集中排列、成套性文件可集中排列4 4、短期保管的文件可以按办理完毕后归档的先后顺序排列、短期保管的文件可以按办理完毕后归档的先后顺序排列 人文艺体分院于人文艺体分院于20072007年年3 3月月1919日开始对日开始对20062006年度的文书材料进行系统归档，年度的文书材料进行系统归档，有以下需要归档文件：有以下需要归档文件：人文艺体分院人文艺体分院2005/20062005/2006学年第二学期教学工作计划（学年第二学期教学工作计划（0606年年2 2月）月）人文艺体分院人文艺体分院2006/20072006/2007学年第一学期教学工作计划（学年第一学期教学工作计划（0606年年9 9月）月）人文艺体分院人文艺体分院2005/20062005/2006学年第二学期学生工作计划（学年第二学期学生工作计划（0606年年2 2月）月）人文艺体分院人文艺体分院2006/20072006/2007学年第一学期学生工作计划（学年第一学期学生工作计划（0606年年9 9月）月）人文艺体分院人文艺体分院2005/20062005/2006学年第二学期教学工作总结（学年第二学期教学工作总结（0606年年6 6月）月）人文艺体分院人文艺体分院2006/20072006/2007学年第一学期教学工作总结（学年第一学期教学工作总结（0707年年2 2月）月）人文艺体分院人文艺体分院2005/20062005/2006学年第二学期学生工作总结（学年第二学期学生工作总结（0606年年7 7月）月）人文艺体分院人文艺体分院2006/20072006/2007学年第一学期学生工作总结（学年第一学期学生工作总结（0707年年2 2月）月）请问，假如以事由结合时间排列，应该怎么样排列？请问，假如以事由结合时间排列，应该怎么样排列？举一例归档文件整理方法归档文件整理方法 （五）案盒内文件的编号（五）案盒内文件的编号 归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以符号，并以“归档章归档章”的形式在归档文件上注明。的形式在归档文件上注明。归档文件应逐件在首页上端居中的空白处加盖归档文件应逐件在首页上端居中的空白处加盖“归档章归档章”，并填写有关栏目的内容。，并填写有关栏目的内容。归档章的印泥采用红色。禁止使用不耐久的书写材料进归档章的印泥采用红色。禁止使用不耐久的书写材料进行填写。行填写。室编件号室编件号馆编件号馆编件号形成和处理形成和处理归档文件归档文件的年度的年度如如2003永长短永长短YCD归档文件整理方法归档文件整理方法 1 1、归档章格式、归档章格式 长长宽宽:(153)(82)mm:(153)(82)mm （二）归档章具体的填写方法（二）归档章具体的填写方法 1 1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。2 2、年度：填写归档文件内容针对的年度。、年度：填写归档文件内容针对的年度。如：一九八八年表示为如：一九八八年表示为“1988”“1988”，二，二0000二年表示为二年表示为“2002”“2002”，不能简化为，不能简化为“98”“98”、“02”“02”。3 3、机构（问题）：参照十大分类的按一级类目填写，如：党群类、行政、机构（问题）：参照十大分类的按一级类目填写，如：党群类、行政类、经营类、生产技术类等。类、经营类、生产技术类等。4 4、期限：即文件的保管期限。如：永久，长期，短期。、期限：即文件的保管期限。如：永久，长期，短期。5 5、件号：是固定归档文件的排列先后顺序的重要标识符号，也就是文件、件号：是固定归档文件的排列先后顺序的重要标识符号，也就是文件的排列顺序号。的排列顺序号。6 6、总页数：指一件文件的总页数。以文件中有图文的页面为一页，空白、总页数：指一件文件的总页数。以文件中有图文的页面为一页，空白页不计数。页不计数。归档文件上无页码时，需要编页码，当文件上有页码时，无需重编，一归档文件上无页码时，需要编页码，当文件上有页码时，无需重编，一件内的文件页码可累计；页码编在归档文件有图文的页面，正面编在右下角，件内的文件页码可累计；页码编在归档文件有图文的页面，正面编在右下角，反面编在左下角。文件处理单放在每份文件的首页。反面编在左下角。文件处理单放在每份文件的首页。归档文件整理方法归档文件整理方法 （一）填写案盒内文件目录（一）填写案盒内文件目录 编目应以编目应以“件件”为单位进行，在目录中一件只体现为一为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目。条条目。编目必须做到准确、全面、细致。编目必须做到准确、全面、细致。掌握档案计算机管理。掌握档案计算机管理。案盒填写事项案盒填写事项 归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。同一事由形成多份文件的，应分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。填写项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。填写项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。1 1、件、件 号：参照号：参照“归档章归档章”的室编件号填写。的室编件号填写。2 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。3 3、文、文 号：文件的发文字号。号：文件的发文字号。4 4、题、题 名：即文件的标题，一般应照抄实录。名：即文件的标题，一般应照抄实录。加拟标题，外加加拟标题，外加“”号。号。附件标题抄录，外加附件标题抄录，外加“（）”。5 5、日、日 期：指文件的形成日期，以期：指文件的形成日期，以8 8位阿拉伯数字标注年月日。几份文位阿拉伯数字标注年月日。几份文件作为一件时，应以装订时的首份文件日期为准。件作为一件时，应以装订时的首份文件日期为准。6 6、页、页 数：每一件归档文件的总页数。数：每一件归档文件的总页数。7 7、备、备 注：注释文件需说明的情况（文件的移出、修改、补充、破损、注：注释文件需说明的情况（文件的移出、修改、补充、破损、销毁、秘级等）。内容较多时，可在备注栏中加注销毁、秘级等）。内容较多时，可在备注栏中加注“”号，将具体内容填号，将具体内容填入备考表中。入备考表中。归档文件目录项目的填写（一）归档文件目录项目的填写（一）归档文件目录项目的填写（二）归档文件目录项目的填写（二）1 1、目录组成：由目录封面、归档文件目录、也可内加口取纸、目录组成：由目录封面、归档文件目录、也可内加口取纸以区分机构（问题）或保管期限组成。以区分机构（问题）或保管期限组成。2 2、归档文件目录的尺寸为、归档文件目录的尺寸为A4A4型纸。型纸。3 3、归档文件目录应装订成册并编制封面。、归档文件目录应装订成册并编制封面。4 4、企事业单位如参照十大类分类的按大类装钉成册；、企事业单位如参照十大类分类的按大类装钉成册；5 5、参照机关整理的分不同保管期限分别装订成三册（三个保、参照机关整理的分不同保管期限分别装订成三册（三个保管期限）。管期限）。6 6、档案盒中无须放置该盒的归档文件目录。、档案盒中无须放置该盒的归档文件目录。案盒填写事项案盒填写事项 （二）填写备考表（二）填写备考表 1 1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注有移出、销毁等情况。归档文件目录备注有“*”“*”号的，须在盒号的，须在盒内备考表中填写详细说明。内备考表中填写详细说明。2 2、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。3 3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4 4、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。文件整理完毕的日期。案盒填写事项案盒填写事项 （三）填写案盒封面、盒脊（三）填写案盒封面、盒脊外形尺寸为外形尺寸为310mm220mm310mm220mm（长（长宽）。宽）。厚度有厚度有10cmm10cmm、20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm等等四种。四种。使用的档案盒厚度要相对一致。使用的档案盒厚度要相对一致。案盒填写事项案盒填写事项 1 1、盒封面填写：单位全称或规范化简称。、盒封面填写：单位全称或规范化简称。2 2、档案盒背脊项目填写：要求用蓝、黑色墨水或墨汁、档案盒背脊项目填写：要求用蓝、黑色墨水或墨汁填写。填写。3 3、档案盒背脊项目的填写，可按照、档案盒背脊项目的填写，可按照“归档章归档章”的内容的内容填写。填写。全宗号：有全宗号的填写。全宗号：有全宗号的填写。年度：必须填写年度：必须填写期限：必须填写期限：必须填写机构（问题）：十大分类的填写类别。机构（问题）：十大分类的填写类别。4 4、起止件号：在室编栏内填写盒内第一件文件和最后、起止件号：在室编栏内填写盒内第一件文件和最后一件文件的室编件号。一件文件的室编件号。5 5、盒号：即档案盒的排列顺序号。档案室先用铅笔编、盒号：即档案盒的排列顺序号。档案室先用铅笔编制。制。装订方式和用品选择装订方式和用品选择 装订方式：线装、粘接式、穿孔式、变形材料装订方式：线装、粘接式、穿孔式、变形材料（钢夹、塑料夹）、铆接式（热压胶管）、无酸封（钢夹、塑料夹）、铆接式（热压胶管）、无酸封套（增加厚度，用于永久档案）套（增加厚度，用于永久档案）用品：关键在装订材料材质及其成本用品：关键在装订材料材质及其成本文书整理归档及其意义文书整理归档及其意义 2 2、改革的特点、改革的特点、改革的特点、改革的特点 “简化整理，深化检索简化整理，深化检索”为宗旨，改革传统立卷方法，推行文件级整理。为宗旨，改革传统立卷方法，推行文件级整理。整理手段简便，档案的管理和利用以计算机为主，兼顾手工方式。整理手段简便，档案的管理和利用以计算机为主，兼顾手工方式。整理方法实现了以下转变：整理方法实现了以下转变：保管单位：案卷保管单位：案卷件件 分类方法：以问题为主，兼顾其他特点分类方法：以问题为主，兼顾其他特点只分年度、保管期限、（机构只分年度、保管期限、（机构或问题）或问题）装订：三孔一线法装订：三孔一线法运用多种材料和方法运用多种材料和方法 编制目录：案卷、卷内两级目录编制目录：案卷、卷内两级目录归档文件目录归档文件目录 编码：顺序号编码：顺序号件号；件号；页号页号页数页数 保管：卷皮、卷盒保管：卷皮、卷盒档案盒档案盒 封面编目：填写案卷题名、封面封面编目：填写案卷题名、封面填档案盒脊填档案盒脊 文书整理归档及其意义文书整理归档及其意义（三）文书整理归档工作的改革（三）文书整理归档工作的改革（三）文书整理归档工作的改革（三）文书整理归档工作的改革 1 1、改革的意义、改革的意义、改革的意义、改革的意义缓缓缓缓解解解解档档档档案案案案工工工工作作作作压压压压力力力力，节节节节省省省省财财财财力力力力物物物物力力力力，更更更更好好好好地地地地为为为为机机机机关关关关各各各各项项项项工工工工作服务。作服务。作服务。作服务。便便便便于于于于档档档档案案案案馆馆馆馆控控控控制制制制档档档档案案案案进进进进馆馆馆馆质质质质量量量量，有有有有利利利利于于于于档档档档案案案案馆馆馆馆向向向向社社社社会会会会开开开开放放放放，更好地完成收集、保管、利用职能服务。更好地完成收集、保管、利用职能服务。更好地完成收集、保管、利用职能服务。更好地完成收集、保管、利用职能服务。促进档案管理的现代化，实现文档管理一体化。促进档案管理的现代化，实现文档管理一体化。促进档案管理的现代化，实现文档管理一体化。促进档案管理的现代化，实现文档管理一体化。初步实现电子文件向电子档案的的转化。初步实现电子文件向电子档案的的转化。初步实现电子文件向电子档案的的转化。初步实现电子文件向电子档案的的转化。