三级秘书文书拟写与处理课件

第三章 文书拟写与处理第一节第一节 文书拟写文书拟写一、通告一、通告 P162（一）相关知识（一）相关知识1、通告的概念、通告的概念（是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项（是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项公文）公文）2、通告与公告的区别、通告与公告的区别（1）使用范围不同）使用范围不同（公告大于通告，通告面向国内社会有关方公告大于通告，通告面向国内社会有关方面，而公告面向国内外面，而公告面向国内外）（2）宣布事项不同）宣布事项不同（公告重于通告公告重于通告）（3）制发者不同）制发者不同（通告可由各级机关、企事业单位与社会团体（通告可由各级机关、企事业单位与社会团体公布，而公告有国家行政机关或权力机关发布）公布，而公告有国家行政机关或权力机关发布）13种行政公文种行政公文13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要3、通告的类型、通告的类型（1）制约性通告）制约性通告（2）告知性通告）告知性通告（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1、标题、标题(4种形式，种形式，P165）（1）发文机关）发文机关+事由事由+文种文种（2）发文机关）发文机关+文种文种（3）事由）事由+文种文种（4）文种）文种2、正文、正文（1）发文缘由）发文缘由（2）通告事项）通告事项（3）尾语）尾语（有（有4种形式，种形式，特此通告特此通告本通本通告自告自年年月月日起施行日起施行发出说明等发出说明等4秃尾）秃尾）落款落款成文日期成文日期（四）注意事项（四）注意事项（上面的通告与公告的区别上面的通告与公告的区别）二、通报二、通报P166（一）相关知识（一）相关知识通报的概念通报的概念（是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况（是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文）的公文）通报的性质通报的性质（）通报属于奖励与告诫性公文（）通报属于奖励与告诫性公文（）通报属于传达和告晓性公文（）通报属于传达和告晓性公文（）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内（）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用部使用3、通报的类型、通报的类型（1）表彰通报）表彰通报（2）批评通报）批评通报（3）传达通报）传达通报（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点标题标题（1）发文机关）发文机关+事由事由+文种文种 （2)事由事由+文种文种主送机关主送机关正文正文（）发文缘由（）发文缘由（）通报事项（）通报事项（3）分析）分析（4）决定）决定（5）号召要求）号召要求（四）注意事项（四）注意事项1掌握通知与通报的区别掌握通知与通报的区别通知带有一定的指令性，是上级至下级的公文，而通报是通知带有一定的指令性，是上级至下级的公文，而通报是重在传达精神或情况使公众和各单位知晓。重在传达精神或情况使公众和各单位知晓。2掌握传达通报正文的写法掌握传达通报正文的写法（五）相关链接（五）相关链接 三、决定三、决定（一）相关知识（一）相关知识1决定的概念决定的概念（是对重要的事项或重大行动做出安排，是对重要的事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文）决定事项的公文）2决定的特点决定的特点（决策性、制约性）（决策性、制约性）3决定的类型决定的类型（1）指挥性决定）指挥性决定（2）知照性决定）知照性决定（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1标题标题（1）发文机关）发文机关+事由事由+文种文种（2）事由）事由+文种文种 （注：不能用文种做标题注：不能用文种做标题）2主送机关主送机关3正文正文（1）发文缘由）发文缘由（2）决定事项）决定事项（3）要求）要求4附件附件5落款落款6成文日期成文日期（1）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方。下方。（2）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中。置于标题下，书写时位置居中。（3）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，常用形式是：于标题下方，常用形式是：x年年x月月x日日xxxx会议会议通过，书写时位置居中。通过，书写时位置居中。（四）注意事项（四）注意事项1不可用不可用“文种文种”作标题作标题2慎用慎用“决定决定”四、请批、批答函四、请批、批答函（一）相关知识（一）相关知识1请批、批答函的概念请批、批答函的概念（是不相隶属机关之间是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文）请求批准和答复审批事项的公文）2请批、批答函的类型请批、批答函的类型（1）请批函）请批函（2）批答函）批答函（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1标题标题（1）发文机关）发文机关+事由事由+文种文种（2）事由）事由+文种文种（3）发文机关）发文机关+事由事由+去（复）函机关去（复）函机关+文文种种2正文正文（1）发文缘由）发文缘由（2）事项）事项（3）尾语）尾语（四）注意事项（四）注意事项1准确选择文种准确选择文种2把握用语分寸把握用语分寸五、计划五、计划（一）相关知识（一）相关知识1计划的概念计划的概念2计划的特点计划的特点（1）针对性）针对性（2）预见性）预见性3计划的类型计划的类型（1）按内容分）按内容分（2）按范围分）按范围分（3）按时间分）按时间分（4）按性质和作用分）按性质和作用分（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1计划的结构计划的结构（1）文章式）文章式（2）表格式）表格式2文章式计划的结构和写法文章式计划的结构和写法（1）标题）标题1）单位名称）单位名称+时间时间+事由事由+文种文种2）时间）时间+事由事由+文种文种3）单位名称）单位名称+事由事由+文种文种4）事由）事由+文种文种5）文种）文种（2）正文）正文1）前言）前言2）主体）主体3）结尾）结尾（3）尾部）尾部（四）注意事项（四）注意事项六、总结六、总结（一）相关知识（一）相关知识1总结的概念总结的概念（是各级机关、企事业单位、社是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性认识，用以指导以后工作的事务性公文性认识，用以指导以后工作的事务性公文）2总结的类型总结的类型（1）综合性总结）综合性总结（2）专题性总结）专题性总结（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1标题标题（1）公文式标题）公文式标题（2）非公文式标题）非公文式标题2正文正文（1）前言）前言（2）主体）主体（3）结尾）结尾3尾部尾部（四）注意事项（四）注意事项1正确的指导思想正确的指导思想2坚持实事求是坚持实事求是3总结出规律性的东西总结出规律性的东西4分清主次，突出重点分清主次，突出重点5语言简明、准确语言简明、准确七、述职报告七、述职报告（一）相关知识（一）相关知识1述职报告的概念述职报告的概念（是各级机关、企事业是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告）期间履行岗位职责情况的书面报告）2述职报告的特点述职报告的特点（1）个人性）个人性（2）真实性）真实性（3）通俗性）通俗性（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1标题标题（1）述职人）述职人+时限时限+文种文种（2）述职人）述职人+文种文种（3）正副标题）正副标题（4）直接用文体做标题）直接用文体做标题2称谓称谓3正文正文（1）开头）开头（2）主体）主体（3）结尾）结尾（四）注意事项（四）注意事项（1）实事求是）实事求是（2）突出特点）突出特点（3）语言简洁）语言简洁 八、讲话稿八、讲话稿（一）相关知识（一）相关知识1讲话稿的概念讲话稿的概念2讲话稿的特点讲话稿的特点（1）内容针对性强）内容针对性强（2）语言平易通俗）语言平易通俗（3）交流具有互动性）交流具有互动性3讲话稿的分类讲话稿的分类（1）按场合分）按场合分（2）按讲话者的身份分）按讲话者的身份分（3）按讲话的目的分）按讲话的目的分（4）按讲话的内容分）按讲话的内容分（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1开头开头2主体主体（四）注意事项（四）注意事项（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情传递讲话人的思想和感情（2）讲话稿的内容要有针对性）讲话稿的内容要有针对性（3）观点鲜明，主题明确）观点鲜明，主题明确（4）语言要通俗、生动）语言要通俗、生动九、市场调查报告九、市场调查报告（一）相关知识（一）相关知识1市场调查报告的概念市场调查报告的概念（是对市场调查所获得的信息资（是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告）撰写的书面报告）2市场调查报告的特点市场调查报告的特点（1）针对性）针对性（2）真实性）真实性（3）典型性）典型性（4）时效性）时效性3市场调查报告的分类市场调查报告的分类（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1标题标题2前言前言3正文正文（1）情况部分）情况部分（2）预测部分）预测部分（3）建议部分）建议部分4尾部尾部（四）注意事项（四）注意事项十、招标书十、招标书（一）相关知识（一）相关知识1招标书的概念及特点招标书的概念及特点2招标书的类型招标书的类型（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1标题标题2正文正文（1）前言写明招标单位的基本情况和招标的目）前言写明招标单位的基本情况和招标的目的的（2）主体包括文件编号、招标项目名称、招标）主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等（3）结尾写明招标单位的名称、地址、电话号）结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等码和传真等3尾部尾部（四）注意事项（四）注意事项（1）做好调查研究，掌握市场信息，制定的预）做好调查研究，掌握市场信息，制定的预算、评估款项要科学合理算、评估款项要科学合理（2）语言简洁、用词精确，文字、数据、图表）语言简洁、用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误均要求准确无误十一、投标书十一、投标书（一）相关知识（一）相关知识1、投标书的概念、投标书的概念2、投标书的特点、投标书的特点（二）示例分析（二）示例分析（三）拟写要点（三）拟写要点1、标题、标题2、正文、正文（1）送达单位顶格书写）送达单位顶格书写（2）引言说明投标的依据、目的和指导思想）引言说明投标的依据、目的和指导思想（3）主体根据招标书提出的目标、要求，介）主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟写标的，填写标单等拟写标的，填写标单等（4）结尾写明投标单位的名称、地址、电话）结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等号码和传真等3、尾部、尾部（四）注意事项（四）注意事项1、明确招标要求、明确招标要求2、事实求是，不可弄虚作假、事实求是，不可弄虚作假3、语言简洁，语气谦和、语言简洁，语气谦和第二节第二节 收发文处理收发文处理一、文书的审核一、文书的审核（一）相关知识（一）相关知识1、文书审核的含义、文书审核的含义2、文书审核的要求、文书审核的要求（1）审核中发现的问题必须逐一纠正）审核中发现的问题必须逐一纠正（2）一般性问题可以直接修改）一般性问题可以直接修改（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商退回拟稿人或与承办部门共同协商（二）示例分析（三）工作程序1、明确审核范围2、确定是否需要行文3、审核文书内容4、检查文字表达、5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备（四）注意事项（四）注意事项（1）书写不工整或改动过多的文书，应）书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录重新誊录（2）审核中发现问题必须及时解决）审核中发现问题必须及时解决（五）相关链接二、文书的拟办二、文书的拟办（一）相关知识（一）相关知识1、文书拟办的含义、文书拟办的含义2、文书拟办的要求、文书拟办的要求（1）熟悉有关政策和规定）熟悉有关政策和规定（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况情况（3）熟悉办文程序和有关规定）熟悉办文程序和有关规定（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况）拟办意见要符合政策规定和实际情况（5）拟办意见力求准确、及时、简洁）拟办意见力求准确、及时、简洁（二）示例分析（二）示例分析（三）工作程序（三）工作程序1、明确拟办范围、明确拟办范围2、阅读文书内容、阅读文书内容3、提出拟办意见、提出拟办意见（四）注意事项（四）注意事项（1）拟办意见要明确具体）拟办意见要明确具体（2）应写明要对文书进行阅示的领导或文书承）应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门办部门（3）写清承办的时限要求）写清承办的时限要求（4）写明发送范围和阅读范围）写明发送范围和阅读范围三、文书的承办三、文书的承办（一）相关知识（一）相关知识1、文书承办的含义、文书承办的含义2、文书承办的要求、文书承办的要求（1）认真领会拟办、批办意见）认真领会拟办、批办意见（2）文书的承办要区分轻重缓急）文书的承办要区分轻重缓急（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考有关文件作为承办复文的参考（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明清理，并将有关情况及时说明（5）要将办理）要将办理 的文书与待办的文书分别保存的文书与待办的文书分别保存（二）示例分析（二）示例分析（三）工作程序（三）工作程序1、了解文书内容、了解文书内容2、研究批办意见、研究批办意见3、进行具体办理、进行具体办理（四）注意事项（四）注意事项（1）承办包括办理有关事宜和撰文答复）承办包括办理有关事宜和撰文答复（2）文书具有时效性，应在承办时限内完成文）文书具有时效性，应在承办时限内完成文书的办理书的办理（3）属于自己承办的要及时办理，不属于自己）属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回承办的要说明原因及时退回（4）注办文书）注办文书（五）相关链接（五）相关链接四、文书的催办四、文书的催办（一）相关知识（一）相关知识1、文书催办的含义、文书催办的含义2、文书催办的要求、文书催办的要求（1）催办中发现问题要及时汇报）催办中发现问题要及时汇报（2）要填写催办记录单）要填写催办记录单（二）示例分析（二）示例分析（三）工作程序（三）工作程序1、确定催办的范围、确定催办的范围2、确定催办的方法、确定催办的方法（1）电话催办）电话催办（2）发函催办）发函催办（3）登门催办）登门催办（4）约请承办部门来人汇报）约请承办部门来人汇报3、进行催办、进行催办（四）注意事项（四）注意事项（五）相关链接（五）相关链接第三节第三节 文档管理文档管理一、档案利用一、档案利用（一）相关知识（一）相关知识1、档案利用的含义、档案利用的含义2、档案利用的要求、档案利用的要求（1）依法开展利用工作）依法开展利用工作（2）主动、及时开展利用工作）主动、及时开展利用工作（3）不断完善档案服务方式和手段）不断完善档案服务方式和手段（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用据此开展档案利用（二）示例分析（二）示例分析（三）工作程序（三）工作程序1、熟悉库藏、熟悉库藏2、分析利用需求、分析利用需求（1）决策人员的档案需求）决策人员的档案需求（2）基层管理者的档案需求）基层管理者的档案需求（3）科研人员的档案需求）科研人员的档案需求（4）工程技术人员的档案需求）工程技术人员的档案需求3、选择档案利用方式、选择档案利用方式（1）阅览室提供利用）阅览室提供利用（2）档案外借）档案外借（3）制发档案复制本）制发档案复制本（4）制发档案证明）制发档案证明（5）提供咨询服务）提供咨询服务（6）印发目录）印发目录（7）档案展览）档案展览4、获取档案、获取档案5、提供档案、提供档案（四）注意事项（四）注意事项二、档案参考材料的编写二、档案参考材料的编写（一）相关知识（一）相关知识1、档案参考材料的含义、档案参考材料的含义2、档案参考资料的编写要求、档案参考资料的编写要求（二）示例分析（二）示例分析（三）工作程序（三）工作程序1、确定编写档案参考资料的种类、确定编写档案参考资料的种类（1）大事记）大事记（2）组织沿革）组织沿革（3）统计数字汇集）统计数字汇集（4）会议简介）会议简介（5）科技成果简介）科技成果简介（6）企业年鉴）企业年鉴（7）企业史志）企业史志2、收集档案材料、收集档案材料3、进行编写、进行编写（四）注意事项（四）注意事项（1）档案参考资料改变了档案原来的形式，属）档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献于三次文献（2）档案参考资料是根据一定的专题对有关档）档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料（五）相关链接（五）相关链接三、电子档案的管理三、电子档案的管理（一）相关知识（一）相关知识1、电子档案的含义、电子档案的含义2、电子档案的特点、电子档案的特点（1）非人工识读性）非人工识读性（2）对电子技术和设备的依赖性）对电子技术和设备的依赖性（3）信息的可变性）信息的可变性（4）信息与载体的可分离性）信息与载体的可分离性（5）信息的可共享性）信息的可共享性（6）多种信息载体的集成性）多种信息载体的集成性3、电子档案的种类、电子档案的种类（1）按照电子档案的存在形式划分）按照电子档案的存在形式划分1）文本文件）文本文件2）数据文件）数据文件3）图形文件）图形文件4）图像文件）图像文件5）声音文件）声音文件6）多媒体文件）多媒体文件7）命令文件）命令文件（2）按照电子档案的功能划分）按照电子档案的功能划分1）主文件）主文件2）支持性文件）支持性文件3）辅助性、工具性文件）辅助性、工具性文件（3）按照电子档案产生的环境划分，）按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件计算机辅助设计和制造中产生的文件（4）按照电子档案的属性划分，可分）按照电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等加密文件和压缩文件等（5）按照电子档案生成方式划分，可）按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件备处理后生成的文件4、电子档案管理的要求、电子档案管理的要求（1）真实性）真实性（2）完整性）完整性（3）可读性）可读性（二）示例分析（二）示例分析（三）工作程序（三）工作程序1、电子档案的收集积累、电子档案的收集积累2、电子档案的归档、电子档案的归档（1）归档方式）归档方式1）物理归档）物理归档2)逻辑归档逻辑归档（2）归档时间）归档时间（3）归档要求）归档要求1）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。存。2）归档的电子档案应真实有效，文本文件）归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。件的草稿，根据需要决定是否归档。3）归档的电子档案要整理。）归档的电子档案要整理。（4）归档手续）归档手续3、电子档案的保管、电子档案的保管（1）存放方式）存放方式（2）控制库房温湿度控制）控制库房温湿度控制（3）预防有害因素的影响）预防有害因素的影响（4）检查保存状况）检查保存状况4、电子档案的利用、电子档案的利用（1）电子阅览室阅览）电子阅览室阅览（2）复制）复制（3）出借）出借（4）在线利用）在线利用（四）注意事项（四）注意事项（1）可以采用双套制归档）可以采用双套制归档（2）电子档案在归档时要进行技术鉴定）电子档案在归档时要进行技术鉴定（3）要维护电子档案信息的安全）要维护电子档案信息的安全