白领时间与压力管理培训讲座课件

白领时间与压力管理白领时间与压力管理Time and Stress Management 课程内容时间管理时间管理作时间的控制者时间管理和工作安排的系统方法团队时间管理如何避免时间浪费压力管理压力管理认识压力面对压力行动计划你的生活紧张吗你的生活紧张吗?0-25你不是每天在处理紧急的事情26-45 危机处理是每天必做之事46+你生活中不能没有危机做时间的控制者做时间的控制者你是谁?你如何利用时间?你的一天是如何过你的一天是如何过的的?From 9 to 6时间哪里去了?活动活动小时数小时数%=(小时数小时数24)100工作（W）睡觉（S）家庭（F）娱乐、兴趣爱好（R）社交（C）其他琐事（M）其他（O）总计24你的时间浪费在那里?浪费原因你的顺序小组顺序省时or省事时间事情控制能力计划能力可能结果增加/减少/不变主导配合计划非计划9:0010:00你会如何安排一天的时间你会如何安排一天的时间?何副总经理的一天何副总经理的一天讨论:15分钟分享:3分钟关于时间管理时间能管理能管理吗?你真的没你真的没时间吗?你有多少你有多少时间用在工作上用在工作上?效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness)效率：把事情做效率：把事情做对（Do the things rightDo the things right）效果：做效果：做对的事情（的事情（Do the right thingsDo the right things）效能：把效能：把对的事情做的事情做对（Do the right things Do the right things rightright）输入输入输出输出一般工作者输出输出输入输入聪明工作者自己做自己做别人做别人做排入工作行程排入工作行程Scheduling授权授权Delegation如何节省时间个人精力周期图0100%9:0012:0017:00时间管理的基本认识知道知道该做什么事做什么事,并把并把时间花在重要的事情上花在重要的事情上时间无法管理无法管理,事情事情/任任务才是管理的才是管理的对象象浪浪费的的时间远比有效利用的比有效利用的时间多多善用管理工具提升善用管理工具提升时间利用效率利用效率时间管理和工作安排的系统方法确立目确立目标（GoalGoal）/愿景（愿景（VisionVision）设立短期目立短期目标（ObjectiveObjective）制定工作制定工作计划（划（PlanningPlanning）区分区分轻重重缓急急（PrioritizingPrioritizing）管理时间的四大任务个人管理的四步骤确定角色确定角色选择目标选择目标安排进度安排进度逐日调整逐日调整你有几种角色你有几种角色讨论10分钟分享3分钟你的角色角色应该表现重要性如何衡量成功一线经理专业高通过TMP职业经理人认证拥有国家一级TCC证书每年60个小时的专业认证培训完成工作目标高工作目标完成率100%项目完成率100%协调团队合作中员工满意度85%以上无严重顾客抱怨规划与改善低完成单位年度发展计划提出重大改善建议,并获采用制定目标时应该遵循法则成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。可衡量的可衡量的(Measurable)(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的合乎需求的(Desirable)(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。可控制的可控制的(Controllable)(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。可想象的可想象的(Conceivable)(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可信的可信的(Believable)(Believable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可达到的可达到的(Achievable)(Achievable)I 危机 紧迫的问题 已到期的项目 会议II 准备事项 预防措施 价值整合 计划 关系建立 真正的休闲 授权III 不预期的打扰如电话 某些信件、某些报告 某些会议 某些触手可及的事情 你喜欢做的事情IV 过于简单的事 垃圾信件 某些电话 一些会浪费时间的事紧急紧急不紧急不紧急重重要要不重要不重要时间管理矩阵 I II III IV 紧急紧急不紧急不紧急重重要要不重要不重要你的时间管理矩阵时间管理是针对那一个矩阵时间管理是针对那一个矩阵象限的管理象限的管理?I?II?III?IV?IIIIII结果：结果：完全不负责的需要到处救火依赖别人来完成基本的事情IV时间管理矩阵I 结果结果工作压力大精疲力尽工作中充满危机总是在到处救火IIIVIII时间管理矩阵IIIIII III 结果结果：注重短期效应工作中充满危机以善变著称不认为目标与计划重要感觉自己受到委屈，事情在自己控制以外浅薄及破碎的人际关系IV时间管理矩阵III结果：结果：目标与方向明确平衡自制与纪律状况在控制之下较少的危机时间管理矩阵 80%80%的工作是运用的工作是运用 20%20%的时间完成的的时间完成的 柏拉图定律(80/20)ABC法则A A级优先级优先必须做的事必须做的事B B级优先级优先应该做的事应该做的事C C级优先级优先可以去做的事可以去做的事工作日志时间时间工作内容工作内容工作分类工作分类实际花费时间实际花费时间ABCABC完成完成每日时间规划法1.1.列出任列出任务2.2.估估计工作需要工作需要时间3.3.预留机留机动时间给意外事件意外事件4.4.决定决定优先先,删减和委派减和委派5.5.事后事后检查日程计划日程计划-举例你会如何安排一天的时间你会如何安排一天的时间?结合你的各种角色结合你的各种角色讨论:15分钟分享:3分钟 时间日志定时将您使用时间的方定时将您使用时间的方式忠实记录起来式忠实记录起来是帮助您开始时间管理是帮助您开始时间管理的最佳方式的最佳方式时间时间工作安排工作安排工作优先度工作优先度备注备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00 1.按照自己的需求修改每日时间日志按照自己的需求修改每日时间日志 为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。2.填写时间日志填写时间日志 随身带着每日时间日志，以每15 分钟为一单位，忠实正确的将你在这15 分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天等。如何填写每日时间日志如何填写每日时间日志如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期 计划时间运用的指导方针1.总是把你的是把你的计划写下来。划写下来。2.保持集中力在你将保持集中力在你将预定完成的目定完成的目标上。上。3.总是将你的日程表放在你的面前以确保工作是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。度。4.先将主要的事先将主要的事项及活及活动计划好。划好。5.多花心思在多花心思在计划每天的一开始。划每天的一开始。6.尽可能将有关之事尽可能将有关之事项及活及活动给归纳在一起。在一起。7.多留一些多留一些时间给重要的工作。重要的工作。8.确定容确定容许足足够的的时间在每一件工作上，但不能在每一件工作上，但不能给予太多的予太多的时间。计划时间运用的指导方针9.建立一些建立一些弹性在突如其来的事件上。性在突如其来的事件上。10.每一天每一天拨出一些供思考的出一些供思考的时间给自己。自己。11.考考虑如何将等待及旅行的如何将等待及旅行的时间变得更有用。得更有用。12.如果可行，如果可行，试着将你的生理着将你的生理时钟和你的工作相配合。和你的工作相配合。13.学学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.每日下班前先将明日的行程排好。每日下班前先将明日的行程排好。15.请你的秘你的秘书来来协助你安排行程。助你安排行程。16.将你将你计划的日程表及划的日程表及实际履行的事情做一些比履行的事情做一些比较，可以学会如，可以学会如何更何更实际及有效地安排你的及有效地安排你的时间。时间管理专注是提高个人工作效能的关注是提高个人工作效能的关键.高效的高效的经理人理人坚持要事第一持要事第一,而且每次只做一件事而且每次只做一件事.彼德杜拉克彼德杜拉克团队时间管理关系型关系型直直接接/快快间间接接/慢慢A B C DA B C D4 43 32 21 1人际导向人际导向/外向外向社交型社交型思考型思考型指导型指导型工作导向工作导向/内向内向行为风格特征概述Exercise风格测试指导型指导型社交型社交型获得立即的成果获得立即的成果与人接触与人接触有目的行为有目的行为留下好印象留下好印象接受挑战接受挑战表达清晰表达清晰决策迅速决策迅速创造激发人心的环境创造激发人心的环境询问现况询问现况热情热情采用权威采用权威自娱娱人自娱娱人主导状况主导状况乐观乐观解决问题解决问题参与团体行动参与团体行动不同风格的行为偏好关系型关系型思考型思考型态度和霭态度和霭关注任务及标准关注任务及标准耐心耐心注意细节注意细节弹性弹性分析及权衡事情分析及权衡事情协助他人协助他人系统的系统的倾听倾听逻辑的逻辑的使人感到快乐使人感到快乐精确的精确的创造稳定而和谐的环境创造稳定而和谐的环境规划的规划的团队协作团队协作决策缓慢决策缓慢不同风格的行为偏好不同风格的基本需求社交型社交型社交型社交型基本需求基本需求:被肯定被肯定指导型指导型指导型指导型基本需求基本需求:成就成就(表现成果表现成果)关系型关系型关系型关系型基本需求基本需求:被人接受被人接受思考型思考型思考型思考型基本需求基本需求:安全安全(要有正确的信息要有正确的信息)各种人际风格的沟通策略关系型关系型诚恳的诚恳的耐心的引导出目标耐心的引导出目标保留弹性保留弹性给予支持给予支持关注人际关系关注人际关系澄清事实澄清事实思考型思考型事先准备事先准备分析利弊得失分析利弊得失关注任务关注任务系统的方式系统的方式对事不对人对事不对人一致性的一致性的有耐性的有耐性的社交型社交型亲切，友好亲切，友好关注团体而非个人关注团体而非个人重视整体而非细节重视整体而非细节提供社交的活动提供社交的活动提供支持提供支持提供发表意见的机会提供发表意见的机会指导型指导型直接，简短，重点式的答覆直接，简短，重点式的答覆关注业务及成果关注业务及成果强调利益强调利益提供挑战，自由及机会提供挑战，自由及机会问问“什么？什么？”而非而非“如何？如何？”1.描述要获得的结果描述要获得的结果要完成什么任务要完成什么任务2.评估现状评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3.界定目标界定目标4.制定行动计划和具体步骤制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限列表、排序、设定期限)5.计算预算费用计算预算费用,包括金钱、人力、时间包括金钱、人力、时间6.制定时间表制定时间表7.执行计划执行计划8.跟踪计划的执行情况跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤工作计划工作计划WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上市?扩大市场占有率华东区商展华东区商展列表项项 目目 排排 序序新产品上市提案新产品上市提案1/1 1/1 准备演示纲要准备演示纲要华东区商展演示华东区商展演示1/2 1/2 给上司的成本分析报告给上司的成本分析报告促销预算促销预算3/1 3/1 清理预算分析资料清理预算分析资料3/2 估计制作文宣费用2/1 订立商展规划会议议程2/2 顾客意见反馈分析表排定顺序任务名称任务名称:日期日期:工作项目重要性开始结束负责人成果评价制作工作计划38125678711合计合计26316641A*BCD*EF*G*人数人数周周总计总计9 98 87 76 65 54 43 32 21 1时间时间（周）（周）工序工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E计划甘特图012345678910时间（周）时间（周）12345678人人数数计划人员需求情况图制作一个项目计划表制作一个项目计划表你负责改善一个单位的重要问题你负责改善一个单位的重要问题,你的你的主管希望你提出一个有效的工作计划主管希望你提出一个有效的工作计划.成本降低成本降低 /客户服务改善客户服务改善 /提高绩效提高绩效进度安排进度安排质量,成本,影响因素关键路线(CPM),线条图(GANT),里程碑(Milestone)进度控制进度控制人员职责分派工作结构分解控制会议干扰因素分析进度报告进度报告差异分析修订措施问题及原因分析下一步工作安排及建议计划推展管理者的时间计划善用善用时间排程排程,学会善用大段学会善用大段时间与零散与零散时间预留可留可弹性运用的性运用的时间以以应对突突发状况状况将将琐碎的工作交由部属碎的工作交由部属处理理将将时间运用于改善运用于改善组织,改善工作方法改善工作方法,创新新,提高客提高客户满意度意度,降低成本降低成本,减少减少错误及瑕疵的工作及瑕疵的工作谁偷了你的时间谁偷了你的时间?讨论10分钟分享3分钟缺乏轻重缓急之分缺乏轻重缓急之分缺少计划缺少计划随意授权随意授权无效的会议无效的会议缺乏组织缺乏组织个人间的冲突个人间的冲突对时间估计的不足对时间估计的不足试图根据记忆来做事试图根据记忆来做事没有能力说没有能力说 “不不”拖延拖延时间浪费的陷阱未事先约定的访客未事先约定的访客电话电话给自己一段安静给自己一段安静的时间的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益才能创造时间的最大效益避免干扰避免干扰电话电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话访客访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话避免干扰邮件邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象会议会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求你是新来的工程师,当你正投入公司财务系统的编程设计工作时，负责电子商务的项目经理李岚打电话来请你参加一个会议，主题是要讨论电子商务的未来应用及发展方向，他很希望你代表技术支持部门谈谈各项新技术的应用，时间是在下午2点钟。李岚相信你是最好的人选，而她已经没有其他时间来进行这个会议。她因为太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，应该会帮他这个忙。而那个时间你原来是准备要学习JAVA技术标准。请问你会如何面对这次的会议邀请。你会怎么办?處理困難情境(7A)阶段段一：一：处理理人的人的情情绪吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something阶段段二：二：处理理特定特定问题询问 Ask增加 Add建议 Advise一起的行动计划 Action plan together1 1、计划欠妥、计划欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不当、用人不当2 2、贪求过多、贪求过多8 8、无力拒绝、无力拒绝1414、社交闲谈、社交闲谈3 3、不速之客、不速之客9 9、做事绝延、做事绝延1515、权贵混淆、权贵混淆4 4、条理不清、条理不清1010、无效会议、无效会议1616、沟通不良、沟通不良5 5、事必躬亲、事必躬亲1111、文件繁杂、文件繁杂1717、进度失控、进度失控6 6、电话干扰、电话干扰1212、工作搁置、工作搁置1818、应付危机、应付危机跳脱时间陷阱经理人应经常问的问题我的工作如何我的工作如何对公司的策略公司的策略产生生贡献？献？我的主要角色与我的主要角色与职责是什么？是什么？我我对于于组织的其它事的其它事业领域可以提供哪些域可以提供哪些协助？助？如何提供更好的服如何提供更好的服务给内部及外部的客内部及外部的客户？有哪些关于工作或人有哪些关于工作或人员的的的的问题需加以特需加以特别的关注？的关注？有哪些是公司期望未来去做的事？有哪些是公司期望未来去做的事？时间是最稀有的资源。时间是最稀有的资源。所有的工作、所有的成果和绩效都需要使用时间。所有的工作、所有的成果和绩效都需要使用时间。与其它的资源不同与其它的资源不同,时间不能被替代、时间不能增加、不时间不能被替代、时间不能增加、不能被购得、不能储存。能被购得、不能储存。高效经理人是从时间开始高效经理人是从时间开始,而不是从任务开始。他们首先而不是从任务开始。他们首先去了解去了解:他们的时间到哪去了。他们的时间到哪去了。PeterF.Drucker如何进行时间管理1.确立自己的角色确立自己的角色2.选择重要的事重要的事,排定排定优先先顺序序3.了解自己的了解自己的时间到哪去了到哪去了4.设立目立目标5.计划和安排日程划和安排日程6.避免干避免干扰7.井然有序井然有序,逃离逃离时间的陷阱的陷阱Q&A花点时间花点时间,什么都不做什么都不做,这是放松的开始这是放松的开始花点时间花点时间,去思考去思考,这是进步的开始这是进步的开始花点时间花点时间,去阅读去阅读,这是智慧的开始这是智慧的开始花点时间花点时间,去运动去运动,这是健康的开始这是健康的开始花点时间花点时间,去旅行去旅行,这是增长见闻的开始这是增长见闻的开始花点时间花点时间,去关怀社会去关怀社会,这是服务的开始这是服务的开始压力管理内容提要认识压力面对压力行动计划你曾经有压力很大的经验吗你曾经有压力很大的经验吗?你学习到的宝贵经验是什么你学习到的宝贵经验是什么?48-168 分 低 需采取防范措施169-312 分 中 需制定计划来克服这些有问题的方面313-432 分 高 必须立即采取有效措施找出压力冰山压力来源无法控制的事无法控制的事能力无法达到的事能力无法达到的事没有兴趣的事没有兴趣的事事先没有预料到的事先没有预料到的/突发事件突发事件控制能力控制能力情绪情绪精神精神个性个性你的压力来源顺序压力来源可能原因压力来源Socialisolation缺乏人缺乏人际支持支持Thinkunrealistically想法不切想法不切实际Rigidbody身体身体紧张Emotionalrepressed情情绪压抑抑Self-neglect忽略自己的需要忽略自己的需要Sensoryoverload感官刺激感官刺激过度度压力与绩效表现的关系最佳绩效表现最合适压力低度压力厌倦高度压力不安不快乐绩效表现压力程度面对压力对外外:事件控制事件控制对内内:自我自我调整整面对压力事件控制事件控制突突发事件事件不得不做的事情不得不做的事情突发事件处理方法：理方法：问自己自己:“是否我是否我该处理？理？”“是是”接受并面接受并面对它它,努力努力寻找找资源源“不是不是”请说 no!否否则，不要一不要一边埋怨，一埋怨，一边做。做。突发事件处理步理步骤：冷静冷静判断、分析判断、分析(5W2H)寻求解决方法求解决方法紧急措施急措施预防再防再发生生让自己放松一下让自己放松一下呼吸练习呼吸练习不得不做的事情心理准心理准备正面思考正面思考给自己一点自己一点压力力预演演看看见好好处练习:面对不得不做的事 你正在赶一份后天要交出去的报告,你的老板非常重视这份报告,因为他必须拿这份报告的资料,向董事会汇报投资的分析与建议.你的一位下属急匆匆的跑进你的办公室,向你报告有客户抱怨你们的产品造成他们的生产线失火了,要求你们马上到现场善后,并要求赔偿他们的损失.你决定亲自去看看事故的现场,了解真正的原因.自我调整我必须做完这件事我必须做完这件事我必须干好我必须干好我在允许的时间内尽量做我在允许的时间内尽量做我能干好我能干好别人应付压力的能别人应付压力的能力都比我强力都比我强每个人都会受到压力的影每个人都会受到压力的影响，并不是只有我一个人响，并不是只有我一个人合理情绪控制合理情绪控制合理情绪控制基本步骤A(Activatingevents)诱发性事件性事件B(Beliefs)由由A引起的信念引起的信念C(emotionalandbehavioralConsequences)情情绪和行和行为的后果；的后果；D(Disputingirrationalbeliefs)与与不不合合理理的的信信念念辩论；E(newemotiveandbehavioralEffects)通通过调整达到的新的情整达到的新的情绪及行及行为的效果。的效果。情绪控制练习悲伤的挑战请从女主角,男朋友,上司的角度进行讨论合理情绪控制音乐！音乐！音乐！音乐！MUSICMUSIC！MUSICMUSIC！通向潜意识的桥梁通向潜意识的桥梁自我放松的帮手自我放松的帮手自我放松的帮手自我放松的帮手尽量少地摄取咖啡因；尽量少地摄取咖啡因；适量饮酒；适量饮酒；多吃新鲜水果和蔬菜多吃新鲜水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；少吃脂肪含量高的食物；慢吃，别狼吞虎咽；慢吃，别狼吞虎咽；.自我放松的帮手自我放松的帮手重视你的健康重视你的健康食疗食疗自我放松的帮手自我放松的帮手换个角度看事情换个角度看事情正确对待别人的批评正确对待别人的批评还有哪些放松的方法？健康的心态健康的心态行动你感你感觉到何种到何种压力力现象象?压力来源是什么力来源是什么?我用什么我用什么态度面度面对它它?我能做什么来改我能做什么来改变它它?我如何安排我的减我如何安排我的减压计划划?找出你的压力冰山你的减压行动计划压力现象压力来源正面态度减压行动计划效果与调整花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始树的方向,由风决定你的方向,自己决定