费用报销及发票开具管理培训

20152015年费用报销及发票开具管理培训年费用报销及发票开具管理培训杭州百年翠丽实业有限公司财务部王万亲2015年4月17日前前 言言在日常工作中，部分在日常工作中，部分员工工对财务基基础知知识、公司公司财务报销制度制度规定缺乏必要的了解，是定缺乏必要的了解，是导致致员工工报销单据不据不规范、范、报销内容不明确等情内容不明确等情况的原因之一，况的原因之一，给公司公司财务部、部、报销人人员及相及相关部关部门工作增加了不必要的工作量，工作增加了不必要的工作量，带来了不来了不必要困必要困扰。财务部常用的单据财务部常用的单据单据名称使用说明报销单非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的业务招待费也单独填写报销单。用款申请单各类货款和代垫款项的支付，其他金额较大的日常费用支付。差旅费报销单差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。借款借据出差申请单差旅费、业务费等零星开支借款。需住宿过夜的，均须填写出差申请单。费用报销原则费用报销原则1 借款及报销审批流程借款及报销审批流程2 流程举例说明流程举例说明 3 发票相关知识及票据规范发票相关知识及票据规范4目目 录录 5先审批后支出先审批后支出原则原则谁批准谁负谁批准谁负责原则责原则手续完整原则手续完整原则即时清结原则即时清结原则M1M1M2M2M4M4M3M3费用报销四大原则费用报销四大原则6凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用不得支出。审核人、批准人要对由本人审核、批准的报销单据是否符合要求负责任。员工个人借款遵循当月结清，前账不清，后账不借原则。报销单必须有经办人、各级审核人及审批人的亲笔签名，财务不得受理手续不全的报销单据。先审批后先审批后支出原则支出原则谁审批谁谁审批谁负责原则负责原则即时清结即时清结原则原则手续完整手续完整原则原则让我们来看看这几个原则分别是什么意思让我们来看看这几个原则分别是什么意思7 借款及报销审批流程介绍借款及报销审批流程介绍2 费用报销原则费用报销原则1 流程举例说明流程举例说明 3 发票相关知识及票据规发票相关知识及票据规范范4目目 录录 8财务付款借款人按规定填写借款人按规定填写借款单借款单，注明借，注明借款事由、借款金额款事由、借款金额（大小写须完全一致，（大小写须完全一致，不得涂改）、注明不得涂改）、注明借款形式（转账或借款形式（转账或现金）现金）审批流程借款人借款 审批流程：借款人审批流程：借款人出具报销单出具报销单部门部门负责人审核签字负责人审核签字主办会计审核签字主办会计审核签字财务经理审批财务经理审批总经理或董事长审总经理或董事长审批。批。财务付款：凭审批财务付款：凭审批手续完备的借款单手续完备的借款单支付借款。支付借款。借款流程借款流程9报销单及用款申请的审批流程主要是这样的：报销单及用款申请的审批流程主要是这样的：对支付款项做最终的审批核准。审核各项支出审批手续是否齐全、是否符合公司支付规定、金额是否正确、票据是否合法、有效等。审核业务的真实性及合理性，审核相关单据的必要事项是否填写完备正确填写，并自我检查是否符合合同或协议支付条款、公司报销制度要求大客户部还须注明：项目以及项目属性（开拓/战略）。审批人（总经理）审批人（总经理）财务部门财务部门部门主管及分管部门主管及分管经办人经办人10 审批流程介绍审批流程介绍2 发票相关知识及票据规范发票相关知识及票据规范4 流程举例说明流程举例说明 3 费用报销原则费用报销原则1目目 录录 11所谓出差是指因公需要，到外埠工作。当天不能返回杭州需在外住宿，应事先填写出差申请单经部门经理审核通过的，并报企管部备案；出差期间的业务招待费不列入差旅费报销单，须另行单独填写报销单，与差旅费同时报销。不与差旅费同时填写报销的，财务部门作退回处理；外埠出差，如果要借支差旅费的，必须先填出差申请单，根据需要，凭批准后的出差申请单和借款借据借支差旅费；出差回公司后，在5个工作日内，到财务部门办理报销手续，无特殊原因未在5个工作日内报销差旅费的，不予报销，返回公司时间以回程车、船票时间为准；乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；未经批准，超标部分个人自理。出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助，出差生活补贴为30元/天。差旅费报销流程差旅费报销流程12住宿费按职务级别标准给予报销。出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员可比照最高级别人员的住宿标准。但超过最高级别住宿标准的部分由个人承担，无特殊原因，同行的同性别两人应住一间标准间。住宿费按实际住宿天数计算，以车船票的时间为准。市内交通费（含出租车费）原则上以公交车票报销，特殊情况可乘出租车（须注明出发到达地点、原因），核准后予以报销。差旅费报销流程（续）差旅费报销流程（续）费用报销规范费用报销规范-差旅费报销标准差旅费报销标准 项目总经理副总经理部门总监部门总经理主管业务经理安装人员职员在途交通飞机按实报销按实报销控制报销火车、汽车硬卧硬座轮船二等舱位三等舱位四等舱位出差生活补贴30元/天住宿费标准A 区550350250200B 区350250200150C 区200200200100市内交通费1、原则上乘坐公交车，费用予以报销；2、外地短途交通允许搭乘三轮车、出租车或其他交通工具；3、市内特殊情况可以乘坐出租车，核准后报销。区域划分标准A 区四个直辖市和成都、济南、南京、武汉、长沙、沈阳、长春、哈尔滨、西安、福州、昆明、海口、乌鲁木齐、大连、青岛、烟台威海、厦门、浙粤琼三省地级以上城市B 区A 区以外的省会城市及地级城市、浙粤琼三省地级以上城市C 区A 区 B 区以外的其他地区14 审批流程介绍审批流程介绍2 流程举例说明流程举例说明 3 发票相关知识及票据规范发票相关知识及票据规范4 费用报销原则费用报销原则1目目 录录 151、中华人民共和国发票管理办法第二十二条及实施细则规定：不符合规定的发票（指开具或取得的发票应经而未经税务机关监制、伪造，或填写项目不齐全、内容不真实，字迹不清楚，没有加盖发票专用章，作废以及其他不符合税务机关规定的发票），不得作为财务报销凭证。2、报销人员应索取真实、合法、有效、内容齐全真实、合法、有效、内容齐全的票据；3、报销人员对报销的费用及支付的款项真实性、合法合规性真实性、合法合规性、合理性、合理性、准确性准确性负责”。发票相关法票相关法规及制度宣及制度宣讲16税控发票非税控发票增值税专用发票增值税普通发票普通发票（机打发票)销售货物发票分类销售售货物物发票分票分类17增值税一般纳税人（税率：17%）特点：销货-对外开具增值税专用发票/普通发票购货-取得的增值税专用发票进项可以抵减销项增值税小规模纳税人（税率：3%）特点：销货-只能对外开具普通发票，增值税专用发票需向税务局申请代开购货-取得的增值税专用发票进项不可以抵减销项，计入购货成本增增值税税纳税人分税人分类及税率及税率18销售额计算公式：销售额价税合计/（1+17%）销售额价税合计/（1+3%）税额计算公式如下：税额=价税合计销售额 不含税单价计算公式如下：不含税单价=销售额/数量供应商类型供应商类型发票种类发票种类销售额销售额税额税额价税合计价税合计可否用于抵扣可否用于抵扣增值税专用发票A/(1+17%)A/(1+17%)*17%A能普通发票A不能增值税专用发票B/(1+3%)B/(1+3%)*3%B能普通发票B不能一般纳税人一般纳税人小规模纳税人小规模纳税人 因普通发票不能用于抵扣，因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票。因普通发票不能用于抵扣，因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票。为什么要取得增什么要取得增值税税专用用发票？票？19 因普通发票不能用于抵扣，因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票。因普通发票不能用于抵扣，因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票。举例：假设管理部购买一台打印机，税率为17%。如果开增值税专用发票，含税金额为1170元；如果开普通发票，含税金额为1100元。那么，在这种情况下，提供哪种发票对我公司有利呢？解答：如果提供专用发票，最后公司承担的费用是：1170/(1+17%)=1000;如果提供普通发票，最后公司还是需要承担1100元。则提供增值税专用发票比提供普通发票可减少100元。为什么要取得增什么要取得增值税税专用用发票？票？20内容真实；填写完整；数字明晰；盖章清楚；数量、单价的乘积要和金额相符金额的大小写须一致；单位名称必须是报销公司全称，如“杭州百年翠丽实业有限公司”，不要简化成“杭州百年”或其他名称取得取得发票注意事票注意事项21虚假发票以定额发票、手写发票居多。贸易公司、茶叶店提供虚假发票的情况较多。以下是一些识别虚假或无效发票的方法：相关人员在取得发票时就需要辨别发票的真伪及有效性，避免事后查出是假票，给自己和公司造成不必要的损失。虚假或无效虚假或无效发票的票的识别方法方法22 发票要素不全、错误或涂改的发票无效；发票要素包括：开票单位发票专用章发票专用章、抬头、开票日期、商品名称、数量、单价、金额、规格、型号、大小写（是否一致）、开票人、税务监制章等。自带复写发票：定额及机打发票除外；如为剪贴式发票，注意剪贴金额是否正确，且必须保留所在位数字样（如：发票为万元版，所报金额为4000元，则发票剪贴后应为肆仟、佰、拾，而不是只有肆仟字样），否则发票无效；虚假或无效虚假或无效发票的票的识别方法方法23开票单位盖章必须为发票专用章；加盖的发票专用章不得压到税务监制章,如两章有重合不予报销;发票上的收款单位或收款人名称必须与发票上的发票专用章相符；若为地税代开发票必须加盖税务局章；对于经营范围与报销内容可能不相符的发票需附开具单位营业执照复印件.如“XX贸易公司”开具广告费用发票,则其营业执照经营范围中要有该项内容；发票内容不能太笼统，如食品、办公用品、劳保用品等(附有盖有发票专用章的销售货物或提供应税劳务清单的除外）虚假或无效虚假或无效发票的票的识别方法方法24白条、存根联、发货联、记帐联不能作报销单据公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销.办公用品、日用品、装修材料等须附清单，清单上盖章必须与发票上一致。票据注意事票据注意事项251.关于增值税发票的取得：公司自用的办公用品、汽油费发票等，要求取得增值税发票。2.关于发票抬头：凡提交财务的报销单据必须由对方单位一次性开具，改填、补填的发票一律不予报销。3.关于发票丢失：请所有员工妥善保存取得的原始单据，发生发票丢失的损失自己承担。4.关于发票替代：不允许任何形式的以其他内容的发票来替代真实内容的业务发票。发票管理票管理26借款借款单的填写的填写借款单据不允许出现门店名称，门店名称可用铅笔注明27梁士彪梁士彪 郦波郦波葛洲坝上海青浦项目跟进葛洲坝上海青浦项目跟进 3 23杭州杭州上海上海动车动车1462 1603 23 3 24上海上海 3 24杭州杭州动车动车146补助补助2015 4 17人民币肆佰玖拾柒元整人民币肆佰玖拾柒元整497.004大客户部（梁士彪组）大客户部（梁士彪组）由财务根据公司差由财务根据公司差旅费制度核定旅费制度核定差旅差旅费报销单的填写的填写铅笔备注项目号，所属项目（开拓/战略）22室内车费145429260梁世彪郦波14528201541741餐费（B1303207湘湖壹号，战略）1￥60000请王工、李工吃饭42餐费（BRTRG201501011西溪木欣园（样板房），战略）1￥20000请王工、李工吃饭钱建耀2￥80000捌佰元整请谁人吃饭都以铅笔书写用款申用款申请单的填写的填写有合同的注明合同总价及执行情况30蓝黑、黑色水笔“金额”的写法“整”的写法必须手工签字（蓝黑、黑色水笔），不可以使用签名章（在公司有备案除外）、圆珠笔或铅笔填写费用报销单据大小写金额要一致，大写要顶格写，小写要在金额前加上“￥”符号，不得有涂改中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）在“角”之后可以不写“整”（或“正”）字。大写金额数字有分的，分后面不得写整（或正）字书写注意事写注意事项31将发票、收据整理分类，将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单内，不能使用订书机，注明张数，金额。交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧粘贴单顶界和右界从左往右横向粘贴。原始票据必须按不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴.票据有金额的一面朝上。（票据背后填写报销人名字）员工移动电话按发票实际支付金额的80%作为报销金额，报销金额超报销标准的，按报销标准报销。票据粘票据粘贴时请注意注意？32票据较多时，票据按票面金额、纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上。1 12 23 3提示：粘贴好的票据附提示：粘贴好的票据附于报销单据封面后于报销单据封面后3 3提示：票据固定点提示：票据固定点报销凭凭证票据粘票据粘贴方法方法33票据较少时，票据按票面金额、纸张的大小依次从左向右粘贴在粘贴单上，也可直接附于报销单据后。1 1提示：票据固定点提示：票据固定点2 23 3提示：粘贴好的票据附提示：粘贴好的票据附于报销单据封面后于报销单据封面后报销凭凭证票据粘票据粘贴方法方法34我们的目的：让我们的凭证变得美观、整洁我我们的目的的目的开票申请单填写规范开票申请单填写规范浙江腾桂建材有限公司330100088897675杭州市滨江区滨安路756号C区四层0571-87885312中国农业银行滨江支行19045101040033576浙江腾桂建材有限公司富春和园（战略/开拓）BRTRG201412102洁具批不是单位的名字而是计量单位175687568我我们的目的的目的让您更快的与对方交接，避免因发票抬头、金额、数量等问题而来回奔波！37谢谢浏览谢谢浏览！