民营企业档案管理(1)课件

1 民营企业档案管理*档 案 局2010.6.10 2 主讲内容企业管理档案经济合同管理档案 3企 业 管 理 档 案 4 企 业 档 案 是 指 企 业 在 日 常 工 作 中从 事 企 业 管 理 、 生 产 、 经 营 、 销售 、 经 济 核 算 及 科 学 研 究 等 活 动中 直 接 形 成 有 保 存 价 值 的 真 实 记录 。 主 要 包 括 文 字 、 图 表 、 音 像等 。 企 业 档 案 的 含 义 5 民 营 企 业 档 案 的 分 类序 号 内 容 代 号1 企 业 管 理 性 档 案 A2 基 建 档 案 B3 科 研 档 案 C4 产 品 档 案 D 6 5 设 备 档 案 E6 会 计 档 案 F7 合 同 档 案 G8 员 工 档 案 H9 特 殊 载 体 档 案 J 7 企 业 档 案 分 类 原 则 ：以 全 部 档 案 为 对 象依 据 企 业 管 理 职 能 结 合 档 案 内 容 和 形 成 特 点 8 保 持 档 案 材 料 的 内 部 有 机联 系方 便 管 理 与 利 用协 调 统 一 、 不 随 便 改 动 9 A 企 业 管 理 性 档 案一 、 档 案 与 文 件 的 区 别尚 未 办 理 完 毕 的 文 件 不 是 档 案 ，凡 处 在 文 书 处 理 过 程 中 的 文 件 ，都 不 能 归 档 。对 日 后 没 有 查 考 价 值 的 文 件 不 是档 案 。 10 二 、 件 的 含 义单 份 文 件 ， 每 份 文 件 为 一 件 ；各 种 报 表 、 名 册 、 图 册 、 书 刊 、会 议 记 录 等 ， 一 册 （ 本 ） 为 一 件 ； 11 正 本 与 定 稿 为 一 件 ；正 件 与 附 件 为 一 件 ；正 文 与 文 件 处 理 单 为 一 件 ；原 件 与 复 制 件 为 一 件 ；转 发 件 与 被 转 发 件 为 一 件 ； 12 来 文 与 复 文 、 去 文 与 复 文 （ 具 体包 括 请 示 与 批 等 ） 可 作 为 组 合 件 ，或 各 为 一 件 。 13 三 、 归 档 的 主 要 步 骤 和 要 求文 件 材 料 归 档 可 分 为 11个 步 骤 ：1 收 集 文 件 7 文 件 著 录2 区 分 年 度 8 填 备 考 表3 划 分 期 限 9 文 件 装 盒4 文 件 装 订 10 打 印 目 录5 文 件 排 列 11 入 库 装 箱 柜6 文 件 编 号 14 1、 收 集 文 件把 反 映 本 单 位 主 要 活 动 的 ， 应 该归 档 的 文 件 材 料 收 集 齐 全 、 完 整 。（ 归 档 范 围 见 书 P17-18） 15 对 不 需 归 档 的 文 件 要 进 行 剔 除 。要 注 意 “ 帐 外 ” 文 件 的 收 集 ， 特别 是 各 种 上 报 图 表 、 花 名 册 、 本单 位 出 版 的 书 刊 和 外 出 开 会 带 回的 会 议 文 件 等 。 16 2、 区 分 年 度 根 据 形 成 和 处 理 文 件 的 年 度对 归 档 文 件 进 行 区 分 ， 即 不 同年 度 形 成 的 文 件 材 料 要 按 年 度具 体 分 开 。 17 一 般 的 文 件 材 料 ， 放 在 其 形 成的 年 度 归 档 。计 划 、 预 决 算 、 总 结 、 报 告 、统 计 报 表 等 ， 放 在 文 件 内 容 针对 的 年 度 。 18 长 远 规 划 ， 放 在 文 件 内 容 针 对的 头 一 年 。多 年 的 总 结 、 报 告 ， 放 在 文 件针 对 的 最 后 一 年 。 19 跨 年 度 的 案 件 ， 放 在 结 案 的 一年 。跨 年 度 的 会 议 ， 放 在 闭 幕 年 。 20 3、 划 分 期 限准 确 地 判 定 每 一 份 文 件 和 每 一组 文 件 的 价 值 ， 保 管 期 限 分 别定 为 永 久 （ 无 限 期 ） 、 长 期（ 16 50年 ） 、 短 期 （ 15年以 下 ） 。 （ 保 管 期 限 表 见 书P25） 21 4、 文 件 装 订修 裱 破 损 或 页 幅 过 小 的 文 件复 制 字 纸 模 糊 或 易 褪 变 的 文 件 ，对 以 纯 蓝 墨 水 、 红 墨 水 、 复 写纸 、 圆 珠 笔 、 印 台 油 、 铅 笔 等字 迹 材 料 制 成 的 文 件 材 料 及 传真 件 等 进 行 复 制 。 22 超 大 纸 张 折 叠 对 报 表 、 图 样 等 纸 张 幅 面 大于 A4规 格 的 文 件 ， 需 要 加 以折 叠 。 操 作 是 要 尽 量 减 少 折 叠次 数 ， 文 件 页 数 较 多 时 ， 宜 整份 折 叠 23 去 除 会 生 锈 的 金 属 物 （ 订 书 钉 、曲 别 针 、 大 头 针 等 装 订 用 品 ） 。 24 如 果 是 组 合 件 ， 按 以 下 顺 序 进 行组 合 件 内 的 文 件 排 列 ： 正 本 在 前 ， 定 稿 在 后 ； 正 本 在前 ， 附 件 在 后 ； 原 件 在 前 ， 复 制件 在 后 ； 译 文 在 前 ， 原 文 在 后 ，转 发 文 在 前 ， 被 转 发 文 在 后 ； 复文 在 前 ， 来 文 在 后 。 25 装 订 采 用 左 侧 、 下 侧 对 齐 方 式 对 ， 用 不 锈 钢 钉 装 订 或 线 装 订 。 26 不锈钢钉 27 三点一线装订 28 5、 文 件 排 列由 单 位 档 案 室 集 中 归 档 的 单 位 :先 将 归 档 的 文 件 材 料 按 三 个 保管 期 限 分 开 ， 同 一 保 管 期 限 的文 件 材 料 按 照 “ 机 构 时 间 ”或 时 间 先 后 排 列 。 29 由 各 部 门 分 别 整 理 归 档 的 单 位 ，先 将 归 档 文 件 按 机 构 分 开 ， 在 将同 一 机 构 的 文 件 按 三 个 保 管 期 限分 开 ， 同 一 保 管 期 限 内 按 时 间 先后 排 列 。 尽 可 能 将 关 系 密 切 的 同 一 活动 、 工 作 、 会 议 形 成 的 文 件 材 料排 列 在 一 起 。 30 统 计 报 表 、 简 报 、 刊 物 、 非 诉讼 性 案 件 材 料 、 来 文 与 复 文 、去 文 与 复 文 等 成 套 性 文 件 可 集中 排 列 ， 该 套 文 件 内 部 按 文 件形 成 的 时 间 先 后 排 列 。 31 同 一 保 管 期 限 文 件 的 排 列 顺 序 应保 持 相 对 稳 定 。 32 6、 文 件 编 号归 档 文 件 应 逐 件 在 首 页 上 方 空白 处 用 红 色 印 泥 或 黑 色 墨 水 端正 、 清 晰 地 盖 上 档 号 章 ， 并 填写 有 关 栏 目 的 内 容 。全 宗 号 类 别 号 期 限年 度 机 构 件 号 33 全 宗 号 类 别 号 A 期 限 永 久年 度 2005 机 构 件 号 15全 宗 号 ： 通 常 指 国 家 综 合 档 案馆 给 立 档 单 位 的 代 号 （ 企 业 没有 全 宗 号 的 ， 可 不 填 写 ） 34 全 宗 号 类 别 号 A 期 限 永 久年 度 2005 机 构 件 号 15类 别 号 ： 不 同 门 类 档 案 的 代 号 ，如 管 理 性 档 案 为 A 35 全 宗 号 类 别 号 A 期 限 永 久年 度 2005 机 构 件 号 15期 限 ： 档 案 的 保 管 期 限 ， 分 为 ：永 久 、 长 期 、 短 期 36 全 宗 号 类 别 号 A 期 限 永 久年 度 2005 机 构 件 号 15年 度 ： 以 四 位 阿 拉 伯 数 字 标 注文 件 形 成 年 度 的 公 元 纪 年 。 37 全 宗 号 类 别 号 A 期 限 永 久年 度 2005 机 构 件 号 15机 构 ： 填 写 文 件 形 成 或 承 办 部门 的 简 称 或 代 号 （ 不 分 机 构 编档 号 的 单 位 此 栏 可 空 ） 。 38 全 宗 号 类 别 号 A 期 限 永 久年 度 2005 机 构 件 号 15件 号 ： 以 年 度 为 界 限 ， 由 档 案 室 集 中整 理 归 档 的 ， 一 个 保 管 期 限 编 一 个 大流 水 号 ， 由 各 部 门 分 别 整 理 归 档 的 ，每 个 部 门 内 按 保 管 期 限 分 别 编 三 个 流水 号 。 件 号 应 做 到 不 重 号 ， 不 空 号 。 39 不 分 机 构 编 件 号年 度 期 限 文 件 数 量 件 号2005 永 久 45 1 45长 期 250 1 250短 期 285 1 2852005 永 久 58 1 58长 期 210 1 210短 期 280 1 280 40 分 机 构 编 件 号年 度 机 构 期 限 文 件 数 量 件 号2005 办 公 室 永 久 50 1 50长 期 200 1 200短 期 280 1 2802005 业 务 科 永 久 78 1 78长 期 185 1 185短 期 250 1 250 . . 41 在 每 年 归 档 工 作 结 束 后 ， 如 发现 有 其 他 应 归 档 文 件 材 料 未 归档 ， 可 将 该 文 件 排 在 相 应 年 度已 归 档 文 件 之 后 编 目 归 档 。 42 7、 文 件 著 录 把 归 档 文 件 的 有 关 项 目录 入 档 案 管 理 系 统 。著 录 项 目 必 须 准 确 、 详 细 ， 以提 高 利 用 文 件 的 查 准 率 、 查 全率 。 43 必 须 著 录 的 项 目 有 ： 文 件 题 名 、责 任 者 、 文 号 、 成 文 日 期 、 全宗 号 （ 没 有 全 宗 号 可 留 空 ） 、页 数 、 件 号 、 归 档 年 度 、 保 管期 限 等 。 （ 见 图 样 ） 44 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005X号 关 于 的 通 知 2005-06-02 5件 号 ： 以 年 度 为 界 限 ， 一 个 保 管 期 限编 一 个 大 流 水 号 。 45 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005X号 关 于 的 通 知 200506-02 5责 任 者 ： 制 发 文 件 的 组 织 或 个 人 ， 即文 件 的 署 名 者 或 发 文 机 关 ； 联 合 发 文的 ， 可 只 著 录 第 一 责 任 者 。 46 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005X号 关 于 的 通 知 200506-02 5文 号 ： 文 件 的 发 文 字 号 ， 如 “ 从 府2005X号 ” 47 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005X号 关 于 的 通 知 2005-06-02 5题 名 ： 即 文 件 的 标 题 ， 一 般 应 照 实 抄 录 ， 不 做 随意 改 动 。 如 文 件 没 有 题 名 或 有 题 名 但 无 实 质 内 容 ，无 法 揭 示 文 件 的 实 际 内 容 或 成 份 ， 应 加 拟 或 重 拟 ，附 于 原 题 之 后 ， 外 加 “ ”号 48 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005X号 关 于 的 通 知 2005-06-02 5日 期 ： 指 文 件 形 成 日 期 。 49 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005X号 关 于 的 通 知 2005-06-02 5页 数 ： 指 归 档 文 件 的 有 效 页 面 数 ， 文件 处 理 单 也 要 统 计 页 数 。 50 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2003 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005 号 关 于 的 通 知 2005-06-02 5备 注 ： 用 以 标 注 归 档 文 件 的 变 化 情 况或 参 见 档 号 。 51 8、 填 写 备 考 表 盒 内 文 件 情 况 说 明 ： 主要 用 于 填 写 本 盒 文 件 缺 损 、 修改 、 补 充 、 移 出 、 销 毁 等 需 要说 明 的 情 况 ， 如 无 上 述 情 况 ，可 暂 不 填 写 。 52 整 理 人 ： 由 负 责 本 盒 文 件 整 理 归档 的 人 员 签 名 。检 查 人 ： 由 负 责 本 盒 文 件 归 档 质量 审 核 的 人 员 签 名 。日 期 ： 填 写 归 档 的 年 、 月 、 日 。 53 9、 文 件 装 盒将 整 理 好 的 归 档 文 件 按 照 编 号顺 序 装 入 档 案 盒 ， 文 件 松 紧 要适 当 ， 盒 满 为 限 。 同 一 盒 内 同一 年 度 ， 同 一 保 管 期 限 。 54 在 档 案 盒 的 背 脊 上 填 上 以 下 项目 ： 全 宗 名 称 、 全 宗 号 、 类 别号 、 年 度 、 期 限 、 机 构 （ 不 分机 构 的 单 位 可 空 ） 、 起 止 件 号 。（ 详 见 下 图 ） 55 全宗名称全 宗 号类 别 号年 度机 构 期 限起 止 件 号档案盒背脊式样 公司全 宗 号类 别 号A年 度2005机 构 期 限短 期起 止 件 号 1 28已填好的档案背脊事例 56 10、 打 印 目 录按 不 同 的 保 管 期 限 打 印 并 装 订归 档 文 件 目 录 ， 一 式 一 份 。“ 档 案 目 录 ” 由 “ 归 档 情 况 登记 表 ” 、 “ 归 档 说 明 ” 、 “ 归档 文 件 目 录 ” 三 部 分 组 成 。 57 （ 1） 目 录 夹 封 面全 宗 名 称 公 司全 宗 号类 别 A期 限 短 期年 度 2005 58 （ 2） 目 录 夹 背 脊 全 宗 号机 构类 别 号A期 限短 期年 度2005 59 （ 3） 填 写 归 档 情 况 登 记 表年 度 保 管 期 限 件 数 保 管 接 收 备 注单 位 姓 名 单 位 姓 名2002 永 久 50 2003 永 久 75 2004 永 久 23 . . .单 位 名 称 ： 公 司归 档 情 况 登 记 表 60 （ 4） 拟 写 归 档 说 明 ， 内 容 包 括 ： 本 年 度 立 档 单 位 主 要 工 作 概 况 ， 本 年 度 内 设 机 构 及 单 位 领 导 人 变化 情 况 本 年 度 管 理 性 档 案 （ 文 书 ） 归 档情 况 61 公 司 二 三 年 归 档 说 明一 、 主 要 工 作 概 况（ 此 部 分 内 容 可 在 本 单 位 年 终 总 结 内 抽 出 主 要 内 容 填 写 ）二 、 机 构 、 领 导 人 变 化 情 况1、 本 公 司 内 设 5个 部 门 （ 、 .） 共 有 职 工 人 。2、 领 导 人 变 化 情 况 任 总 经 理 任 财 务 总 监 任 技 术 总 监三 、 本 年 度 文 书 归 档 情 况 本 公 司 本 年 度 企 业 管 理 档 案 归 档 按 照 有 关 规 定 ， 收 集 齐 全 ，严 格 划 分 保 管 期 限 ， 及 时 归 档 ， 编 制 了 档 案 目 录 ， 共 归 档308件 ， 其 中 永 久 108件 ， 编 号 1 108件 ； 长 100件 ， 编 号从 100件 ； 短 期 100件 ， 编 号 1 100。 二 四 年 月 62 全 宗 号 类 别 号 年 度 保 管 期 限 机 构 A 2005 短 期归 档 文 件 目 录件号 责 任者 文 号 题 名 日 期 归 档页 数 文 件 格式 备注1 从 化市 人民 政府 从 府2005x号 关 于 的 通 知 2005-06-02 5（ 4） 打 印 归 档 文 件 目 录 63 装 订 “ 档 案 目 录 ” 如 果 每 年 文 件 数 量 不 多 ， 形成 目 录 页 数 较 少 ， 可 将 若 干 年度 的 同 一 保 管 期 限 的 归 档 文 件目 录 装 入 一 本 目 录 夹 中 （ 每 年的 归 档 文 件 须 另 起 一 个 流 水号 ） 。 64 具 体 装 订 时 ， 先 放 置 “ 归 档 情况 登 记 表 ” ， 再 按 时 间 先 后 顺序 将 若 干 年 的 “ 归 档 说 明 ” 排在 前 面 ， 在 按 顺 序 接 排 相 应 年度 的 归 档 文 件 目 录 。 65 11、 入 库 装 箱 柜 室 库 内 档 案 箱 柜 装 具 应 排 列 有序 ， 统 一 编 号 。 有 利 于 提 供 利用 。 66 一 般 要 求 采 用 分 保 管 期 限 排 架方 法 ， 这 种 方 法 便 于 档 案 按 年度 、 保 管 期 限 进 行 检 索 。 档 案存 放 方 式 采 用 竖 放 方 式 ， 从 上到 下 ， 从 左 到 右 有 序 排 列 存 放 ，它 的 优 点 是 便 于 存 放 和 拿 取 档案 。 67 G 企 业 经 济 合 同 管 理 类经 济 合 同 档 案 是 本 企 业 对 各 类 企业 和 客 户 授 信 活 动 中 形 成 的 ， 反映 信 用 业 务 工 作 情 况 并 且 有 保 存价 值 的 文 件 材 料 的 总 称 。 主 要 指企 业 的 生 产 经 营 、 销 售 合 同 及 客户 管 理 档 案 。 68 根 据 企 业 的 实 际 情 况 可 设 置 为 经济 合 同 、 客 户 管 理 档 案 类 。 69 合 同 材 料 的 分 类 整 理1 可 按 合 同 形 成 的 地 区 排 列 。2 可 按 合 同 形 成 的 时 间 顺 序 进行 排 列 。 70 3 可 按 合 同 形 成 的 内 容 种 类 进行 排 列 。 71 类 目 标 识 编 制 ： （ 1） 适 用 中 小 型 企 业 、 合 同材 料 不 多 ： G 1 1 案 卷 号 （ 顺 序 号 ） 目 录 号 （ 第 1本 目 录 ） 大 类 代 字 （ 企 业 经 济 合 同 管 理 类 ） 72 （ 2） 适 用 大 中 型 企 业 ， 合 同 、 客户 材 料 较 多 的 73 74 根 据 本 单 位 的 实 际 工 作 中 产 生 的合 同 材 料 而 定 ， 类 目 设 置 可 增 可减 。 75 4.合 同 档 案 保 管 期 限 分 为 长 期（ 16 50年 ） 和 短 期 （ 1 15年 ） 。 76 5、 合 同 档 案 的 整 理（ 1） 单 份 合 同 的 整 理（ 2） 以 卷 的 形 式 整 理 的 方 法 a.卷 内 文 件 排 列 b.编 页 码 c.拟 写 案 卷 标 题 77 顺序号 文 号 责 任 者 题 名 日 期 页 号 备 注1 公司 合 同 2002.02.05 1. 卷 内 文 件 目 录 全 宗 号目 录 号 G1.1案 卷 号 1d.填 写 卷 内 目 录 78 案 卷 封 面 公 司 公 司 与 公 司 签 定 合 同 、 协 议 书自 2002年 2月 至 2005年 2月 保 管 期 限 长 期本 卷 共 1件 23页 归 档 号 全 宗 号目 录 号 G1.1案 卷 号 13 e.编 制 封 面 79 80 f.案 卷 装 订 g.入 盒 h.编 制 “ 档 案 目 录 ” 81 卷号 归 档 号 题 名 起 止日 期 卷 内页 数 保 管期 限 备注13 公 司 与 公 司签 定 合 同 、 协 议 书 2002.02.10-2005.02.20 23 长 期案 卷 目 录案 卷 目 录 式 样 82 全 宗 名 称 公 司全 宗 号目 录 号 G1.1起 止 年 度 2002-2005“档 案 目 录 ” 封 面 式样 83 全 宗 号目 录 号G1.3年 度2002-2005案 卷 号1-50保 管 期 限长 期“档 案 目录 ” 背脊 式 样 84 谢 谢 85 86 民 营 企 业会 计 档 案 管 理 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 例 ： 98 99 100 101 会 计 档 案 目 录顺 序 号 ： 同 一 本 目 录 内 流 水 编 号 102 会 计 档 案 目 录类 别 ： 案 卷 所 属 类 别 103 会 计 档 案 目 录卷 （ 册 、 袋 ） 标 题 ： 概 括 案 卷 的内 容 ， 例 ： 公 司 2003年 财 务 报 告 104 会 计 档 案 目 录起 止 时 间 ： 105 会 计 档 案 目 录保 管 期 限 ： 根 据 会 计 档 案 保 管 期限 表 确 定 106 会 计 档 案 目 录卷 内 张 数 ： 案 卷 内 的 张 数 107 108 民 营 企 业员 工 档 案 管 理 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 企 业 员 工 档 案 目 录卷 号 ： 1 119 企 业 员 工 档 案 目 录题 名 ： 员 工 档 案 120 企 业 员 工 档 案 目 录卷 内 页 数 ： 10 121 企 业 员 工 档 案 目 录保 管 期 限 ： 定 期 122 民 营 企 业特 殊 载 体 档 案 管 理 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 民 营 企 业档 案 室 库 管 理 140 141 142 143 144