电子邮件礼仪与Outlook使用技巧

圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀電 子 郵 件 禮 儀 與 O utlook使 用 技 巧 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀（ 一 ） 慎 重 選 擇 發 信 對 象1.確 認 傳 送 訊 息 的 對 象 ， 並 將 Cc： 人 數 降 至 最 低 (Cc全 名 為 CarbonCopy， 中 文 譯為 副 本 轉 送 ）傳 送 電 子 訊 息 之 前 ， 須 確 認 收 信 對 象 是 否 正 確 ， 以 免 造 成 不 必 要 的 困 擾 。 若 要 將信 函 複 本 同 時 轉 送 相 關 人 員 以 供 參 考 時 ， 可 善 用 Cc： 的 功 能 ， 但 要 將 人 數 降 至 最低 ， 否 則 ， 收 件 人 與 副 本 轉 送 的 用 途 將 混 淆 不 清 ， 也 製 造 了 一 大 堆 不 必 要 的 垃圾 。 2.掌 握 “ 廣 播 ” 清 單“ 廣 播 ” 功 能 是 電 子 郵 件 系 統 最 具 威 力 的 功 能 之 一 。 使 用 者 只 須 將 其 問 題 或 意 見傳 送 至 特 定 網 路 廣 場 或 群 體 ， 不 稍 幾 分 鐘 ， 即 可 獲 得 許 多 線 上 朋 友 的 回 覆 。 然 而問 題 在 於 ： 一 個 人 的 問 題 或 建 議 是 否 會 成 為 另 一 個 人 的 垃 圾 郵 件 ， 甚 或 無 心 地 觸怒 他 人 ?因 此 ， 當 使 用 者 有 “ 廣 播 ” 需 求 時 ， 務 必 在 傳 送 出 信 件 前 小 心 地 檢 查 其 廣播 的 清 單 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀( 二 )注 意 撰 寫 信 件 內 容 1.切 記 收 信 對 象 是 一 個 人 ， 而 不 是 一 台 機 器因 為 電 子 訊 息 的 互 動 是 透 過 電 腦 網 路 產 生 的 ， 使 用 者 經 常 會 不 自 覺 地 忘 記 與 自 己 真正 互 動 的 是 遠 端 的 人 。 許 多 情 緒 激 動 的 字 眼 也 因 此 不 經 意 地 隨 手 送 出 ， 而 傷 到 對 方甚 至 引 起 衝 突 。 記 住 寫 電 子 郵 件 ， 實 際 上 和 你 寫 一 封 信 是 完 全 一 樣 的 ， 只 是 差 別 在 傳 遞的 方 式 不 同 罷 了 。 2.電 子 信 件 標 題 要 明 確 且 具 描 述 性電 子 郵 件 一 定 要 註 明 標 題 (Subject)， 因 為 有 許 多 網 路 使 用 者 是 以 標 題 來 決 定 是 否 繼 續 詳讀 信 件 的 內 容 。 此 外 ， 郵 件 標 題 應 盡 量 寫 得 具 描 述 性 ， 或 是 與 內 容 相 關 的 主 旨 大 意 ， 讓 人 一 望 即 知 ， 以 便 對 方 快 速 了 解 與 記 憶 。 3.信 件 內 容 應 簡 明 扼 要線 上 溝 通 講 求 時 效 ， 經 常 上 網 的 人 多 具 有 不 耐 等 候 的 特 性 ， 所 以 電 子 郵 件 的 內 容 應 力 求簡 明 扼 要 ， 並 求 溝 通 效 益 。 一 般 信 件 所 用 的 起 頭 語 、 客 套 語 、 祝 賀 詞 等 ， 在 線 上 溝 通 時都 可 以 省 略 。 盡 量 掌 握 一 個 訊 息 、 一 個 主 題 的 原 則 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀4.考 量 他 人 電 腦 的 容 量上 線 溝 通 的 網 友 所 擁 有 的 系 統 與 硬 體 不 盡 相 同 ， 這 其 中 還 有 人 仍 在 使 用 傳 統 的 終 端 機和 陳 舊 的 電 子 郵 件 系 統 (如 系 統 無 法 自 動 斷 行 )。 為 確 保 對 方 能 讀 到 自 己 發 出 的 訊 息 ，撰 寫 郵 件 時 應 特 別 注 意 傳 送 對 象 ， 考 量 其 是 否 有 系 統 的 限 制 。 以 一 般 的 英 文 信 件 撰 寫而 言 ， 一 行 最 好 維 持 不 要 超 過 80個 字 母 ， 並 以 Enter鍵 結 束 每 一 行 文 字 。 5.了 解 傳 送 出 去 的 訊 息 將 潛 在 會 永 久 留 存儘 管 信 件 有 一 定 的 郵 寄 對 象 ， 但 經 過 無 遠 弗 屆 的 網 路 ， 也 許 郵 寄 出 去 的 信 件 將 會 永 久被 存 於 某 處 私 人 檔 案 或 轉 印 成 文 件 到 處 流 通 。 因 此 ， 在 送 出 電 子 郵 件 時 應 謹 慎 地 評 閱所 撰 寫 的 字 句 ， 以 免 他 日 落 人 笑 柄 。 6.釐 清 建 議 或 意 見 若 要 表 達 對 某 一 事 情 的 看 法 ， 可 先 簡 要 地 描 述 事 情 緣 起 ， 再 陳 述 自 己 的 意 見 ； 若 是 想引 發 行 動 ， 則 應 針 對 事 情 可 能 的 發 展 提 出 看 法 與 建 議 。 有 時 因 訊 息 太 過 簡 短 或 標 明 不夠 清 楚 ， 收 信 對 象 可 能 會 不 清 楚 發 信 者 陳 述 的 到 底 是 建 議 或 是 意 見 ， 因 而 造 成 不 必 要的 誤 解 或 行 動 。 7.避 免 使 用 太 多 的 標 點 符 號我 們 經 常 會 看 到 一 些 電 子 信 件 中 夾 雜 了 許 多 的 標 點 符 號 ， 特 別 是 驚 歎 號 的 使 用 !若真 要 強 調 事 情 ， 應 該 在 用 詞 遣 字 上 特 別 強 調 ， 而 不 應 使 用 太 多 不 必 要 的 標 點 符 號 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀8.小 心 幽 默 的 使 用在 缺 乏 聲 調 的 抑 揚 頓 挫 、 臉 部 表 情 與 肢 體 語 言 的 電 子 郵 件 中 ， 應 特 別 注 意 幽 默 的 被 誤 解與 扭 曲 。 若 想 展 現 幽 默 或 特 定 情 緒 ， 發 信 者 必 須 寫 明 或 使 用 “ 情 緒 符 號 ” (smilies， 如： )代 表 笑 臉 、 高 興 )。 無 論 所 開 的 玩 笑 是 多 麼 明 顯 ， 最 好 加 註 以 提 醒 收 信 者 真 正 的 意 思。 9.切 勿 講 一 些 不 會 在 公 眾 場 所 對 他 人 講 的 話在 發 信 之 前 問 問 自 己 ， 你 會 在 公 眾 場 所 中 公 開 面 對 面 地 對 他 人 講 這 些 話 嗎 ?如 果 答 案 是否 定 的 ， 請 再 重 讀 重 寫 ， 或 重 新 思 考 到 底 要 不 要 發 出 這 麼 一 份 訊 息 。 千 萬 不 可 以 因 為 沒看 到 對 方 的 臉 ， 就 毫 不 客 氣 講 一 些 沒 有 經 大 腦 思 考 的 話 語 。 切 勿 在 不 給 予 回 應 或 申 辯 機會 的 情 況 下 批 評 或 汙 衊 他 人 。 10.勿 於 學 術 網 路 上 從 事 商 業 行 為一 般 學 術 網 路 是 禁 止 商 業 行 為 的 ， 請 不 要 任 意 違 反 此 一 共 識 。 當 然 ， 張 貼 營 利 廣 告 也 是不 受 歡 迎 的 ， 而 這 些 附 有 營 利 性 質 廣 告 包 括 ： 產 品 促 銷 、 自 我 業 務 推 廣 、 在 特 定 群 體 中散 播 營 利 消 息 ， 及 提 供 迅 速 致 富 的 方 法 等 等 都 一 樣 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀( 三 )養 成 良 好 傳 送 習 慣 1. 註 明 送 信 者 及 其 身 分除 非 是 熟 識 的 人 ， 否 則 收 信 人 一 般 無 法 從 帳 號 解 讀 出 發 信 人 到 底 是 誰 ， 因 此 標 明發 信 人 的 身 分 是 電 子 郵 件 溝 通 的 基 本 禮 節 。 有 許 多 人 將 自 己 的 身 分 設 計 成 一 個 附著 檔 案 ， 每 當 發 信 出 去 時 ， 此 一 檔 案 也 將 自 動 地 貼 附 該 訊 息 後 面 。 我 們 希 望 針 對“ 身 分 設 計 ” 強 調 兩 點 注 意 事 項 ： (1)： “ 身 分 設 計 ” 應 充 分 代 表 發 信 者 自 己 ，無 論 是 引 用 文 學 名 作 詞 句 或 以 圖 繪 表 示 ， 都 必 須 真 實 且 充 分 地 反 映 自 己 。 有 些 人的 身 分 設 計 為 ： &%$&()C.YLiang， 讀 來 不 免 讓 人 感 覺 他 或 許 是 一 個 “精 神 錯 亂 ” 的 人 ； (2)： 切 勿 過 度 裝 飾 自 己 的 “ 身 分 設 計 ” ， 例 如 引 用 名 作 太 多或 圖 繪 太 華 麗 等 等 均 會 妨 礙 電 子 郵 件 的 正 常 溝 通 效 益 。 2. 遵 守 一 般 法 律 規 定進 行 網 際 溝 通 時 ， 一 般 日 常 生 活 中 的 行 為 準 則 亦 須 遵 守 。 因 透 過 電 腦 系 統 ， 要 擷取 、 複 製 或 篡 改 他 人 作 品 是 相 當 容 易 的 ， 因 此 在 網 際 空 間 中 對 於 智 慧 財 產 權 的 尊重 是 非 常 重 要 的 。 凡 是 引 用 或 改 編 他 人 文 字 或 圖 繪 作 品 時 ， 須 要 對 原 作 者 與 原 作品 的 出 處 詳 加 註 明 ， 以 示 尊 重 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀3.勿 任 意 或 無 心 地 浪 費 頻 寬傳 送 冗 長 文 字 與 大 型 圖 繪 均 會 佔 用 大 量 的 頻 寬 ， 造 成 網 路 塞 車 。 為 避 免 浪 費 網 際 空 間 使用 者 的 寶 貴 時 間 ， 應 謹 慎 考 慮 傳 送 訊 息 容 量 的 大 小 。4.小 心 附 件 功 能 的 使 用在 若 干 電 子 郵 件 系 統 中 ， 由 於 附 件 功 能 的 缺 乏 或 不 成 熟 ， 會 造 成 使 用 者 無 法 順 利 閱讀 文 件 。 使 用 者 經 常 會 因 不 便 而 直 接 去 除 來 函 ， 以 致 喪 失 溝 通 功 能 。 如 果 附 件 內 容 不 長時 ， 請 直 接 撰 寫 於 信 件 中 。 若 一 定 要 使 用 附 件 功 能 ， 也 須 註 明 附 件 的 撰 寫 軟 體 ， 例 如 ：“ 本 信 附 件 內 容 撰 寫 軟 體 為 Word 6.0 for Windows”。 5.勿 重 複 傳 送 同 一 訊 息勿 一 再 傳 送 相 同 的 訊 息 給 相 同 的 對 象 ， 這 不 僅 會 使 網 路 超 載 而 降 低 傳 輸 速 率 ， 同 時 佔 用 他 人 的 信 箱 容 積 。 此 外 ， 傳 送 電 子 信 件 時 也 須 注 意 ， 不 要 分 別 發 送 相 同 的 訊 息 給 多 個 組群 (group)， 因 為 有 不 少 網 路 使 用 者 同 時 隸 屬 於 幾 個 不 同 的 電 子 郵 件 組 群 ， 如 此 一 傳 送 ，這 些 使 用 者 勢 必 會 重 複 收 到 相 同 的 訊 息 。 若 要 傳 送 郵 件 給 多 個 組 群 ， 請 一 次 傳 送 完 畢 。 6.定 期 檢 查 電 腦 系 統 的 時 間 與 日 期 之 自 動 標 示電 子 郵 件 傳 送 時 會 以 所 用 電 腦 的 設 定 日 期 與 時 刻 來 標 示 信 發 送 的 時 間 ， 為 避 免 不 必 要 的誤 會 或 窘 態 發 生 ， 使 用 者 須 定 期 檢 查 電 腦 系 統 時 間 與 日 期 之 設 定 是 否 正 確 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀( 一 )三 思 回 覆 內 容 1.勿 期 盼 他 人 會 立 即 回 覆 你 的 信 件發 信 者 通 常 會 期 盼 所 傳 送 出 去 的 郵 件 ， 能 夠 讓 對 方 趕 快 閱 讀 、 處 理 ， 以 及 回 覆 。 我 們 不 要對 他 人 回 覆 信 件 的 時 效 性 做 過 分 期 許 。 2.當 他 人 誤 送 郵 件 給 你 時 ， 儘 可 能 代 為 傳 遞 或 通 知 原 寄 送 人忽 視 或 去 除 他 人 給 自 己 的 電 子 郵 件 而 不 回 覆 者 ， 都 是 不 好 的 網 際 行 為 ， 因 為 發 信 人 通 常 會焦 慮 地 等 待 回 信 ， 甚 或 懷 疑 信 件 是 否 到 達 了 該 去 的 地 方 ?如 果 收 信 者 能 從 信 件 內 容 看 出 正確 的 收 信 者 ， 應 迅 速 轉 送 出 去 。 若 無 法 辨 認 ， 也 應 即 刻 回 覆 發 信 人 並 簡 單 解 釋 傳 送 的 錯 誤 。 在 網 際 空 間 中 ， 要 有 寬 容 互 助 的 心 胸 ， 原 諒 別 人 無 心 的 錯 誤 並 熱 心 協 助 。 3.情 緒 高 漲 時 避 免 立 即 回 覆 訊 息人 們 習 慣 於 面 對 面 的 口 語 傳 播 ， 臉 部 表 情 與 身 體 語 言 都 會 輔 助 溝 通 的 效 益 。 然 而 ， 使 用 電子 郵 件 溝 通 卻 缺 乏 這 些 看 得 到 或 聽 得 到 的 輔 助 ， 極 易 造 成 誤 解 。 有 很 多 的 字 句 在 日 常 口 語溝 通 時 並 不 會 冒 犯 他 人 ， 例 如 有 人 以 三 字 經 作 為 見 面 時 打 招 呼 的 口 頭 禪 ， 但 若 將 其 寫入 郵 件 傳 送 給 不 明 究 理 的 人 ， 恐 怕 將 引 起 不 可 預 期 的 紛 爭 。 當 來 信 引 發 個 人 情 緒 高 漲 時 ，此 時 應 等 心 情 平 靜 後 再 看 一 遍 ， 恢 復 正 常 理 智 時 ， 解 讀 信 件 內 容 的 方 式 或 許 全 然 不 同 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀4.謹 慎 處 理 惡 意 中 傷 的 郵 件在 網 際 空 間 中 ， 惡 意 中 傷 或 會 引 起 爭 端 的 郵 件 通 常 被 稱 之 為 “ Flames”。 對 於 Flames的 處 理要 非 常 謹 慎 ， 以 避 免 中 計 而 造 成 連 鎖 反 應 的 汙 衊 行 為 。 應 付 Flames最 好 的 方 法 為 ： 忽 視 它！ 離 開 螢 幕 繼 續 過 著 自 己 正 常 而 理 性 的 生 活 。 5.閱 讀 信 件 時 應 設 法 釐 清 建 議 與 意 見如 同 撰 寫 傳 送 郵 件 時 須 注 意 釐 清 建 議 與 意 見 一 般 ， 閱 讀 他 人 郵 寄 來 的 信 件 也 須 注 意 這 項 原則 。 詳 細 辨 明 來 信 到 底 只 是 表 達 看 法 、 反 應 需 求 還 是 提 出 方 案 、 鼓 吹 行 動 ?如 此 ， 才 能 適當 地 回 覆 來 信 。 6.避 免 非 相 關 主 題 性 的 言 語 網 際 空 間 具 有 八 卦 傳 播 與 間 聊 的 特 性 ， 切 勿 讓 自 己 無 心 的 言 論 變 成 他 人 嘲 弄 或 攻 擊 的話 題 。 因 此 ， 回 覆 他 人 建 議 與 意 見 時 ， 必 須 扣 緊 主 題 ， 並 提 出 相 關 的 實 證 予 以 說 明 ， 盡 量避 免 非 相 關 主 題 的 言 論 涉 入 回 覆 信 函 的 內 容 中 。 此 外 ， 要 回 覆 他 人 信 件 時 ， 請 使 用“ Reply”的 功 能 ， 不 要 另 起 一 標 題 而 造 成 對 方 的 混 淆 。 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀7.將 同 一 主 題 的 所 有 後 續 意 見 閱 讀 完 畢 ， 再 回 覆 自 己 的 意 見在 回 覆 某 一 特 定 信 函 之 前 ， 請 先 閱 讀 所 有 已 回 覆 該 信 的 內 容 ， 也 許 你 原 定 的 回 覆內 容 已 有 十 個 人 講 過 相 同 的 意 見 。 若 真 如 此 ， 只 須 輕 描 淡 寫 地 表 達 即 可 ， 無 須 重複 大 家 已 覺 厭 煩 的 意 見 。 在 網 際 空 間 中 ， 長 篇 大 論 往 往 不 會 引 發 他 人 閱 讀 的 興 趣， 反 而 是 那 些 精 簡 有 力 的 言 論 會 吸 引 群 眾 。 8.切 勿 在 未 經 同 意 前 ， 將 他 人 信 函 轉 送 給 第 三 者若 要 把 他 人 的 來 函 轉 送 給 第 三 者 之 前 ， 要 先 徵 詢 來 信 者 的 同 意 ， 否 則 犯 了 網 路 禮儀 的 大 忌 ！ 對 來 信 者 而 言 ， 郵 件 內 容 是 針 對 收 信 者 所 撰 寫 的 私 人 信 函 ， 不 見 得 適合 他 人 閱 讀 。 9.考 慮 替 代 性 的 溝 通 管 道回 覆 電 子 信 件 前 ， 再 思 考 一 下 ： 為 何 不 拿 起 電 話 與 對 方 聊 聊 或 約 個 時 間 當 面 簽 覆?別 忘 了 ， 電 子 郵 件 的 溝 通 缺 乏 太 多 人 類 熟 悉 的 溝 通 輔 助 (如 表 情 、 肢 體 語 言 等 )。 見 面 三 分 情 ， 即 使 是 使 用 電 話 ， 狀 況 也 會 完 全 不 一 樣 的 ， 更 何 況 目 前 太 多 的 人都 是 以 非 自 己 母 語 的 英 文 進 行 電 子 郵 件 溝 通 ， 誤 解 與 糾 紛 自 然 在 所 難 免 。 最 後 ，要 提 醒 所 有 新 新 的 電 腦 族 群 們 ， 當 你 們 成 為 優 秀 的 好 國 民 時 ， 千 萬 要 遵 守 網 際網 路 的 禮 儀 ， 不 要 認 為 在 電 腦 的 世 界 裡 ， 沒 有 人 可 以 看 見 你 ， 就 可 以 為 所 欲 為哦 ！ http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀適 當 的 引 用 表 情 符 號 ， 可 以 拉 進 彼 此 的 距 離 。 BBS站 上 常 用 的 表 情 符 號 ： (右 轉 90度 觀 看 )： ） 微 笑： 奸 笑： -D 邊 說 邊 笑： （ 不 太 高 興： 頗 為 氣 憤： 親 你 一 下： -O 我 很 驚 訝O： ） 天 使 ： )_ 流 口 水 -O 嚇 的 目 瞪 口 呆 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀簽 名 的 意 義 ， 就 像 一 般 信 箋 的 信 頭 一 樣 ， 可 以 明 確 發 信 人 的 身 份 、 聯 繫 辦 法 。 在 資 訊 社 會 裡 ，它 也 是 一 種 重 要 的 品 牌 營 銷 資 源 ， 設 計 精 巧 的 簽 名 文 件 ， 會 給 收 函 人 留 下 良 好 的 印 像 。1、 選 項 2、 郵 件格 式 3、 挑 選簽 名http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀4、 你 可 以 新 增 、 刪 除或 是 修 改 5、 在 畫 面 中 修 改 資 料 ， 或是 點 選 進 階 編 輯 ， 將 會 開啟 word或 是 Frontpage修 改http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀6、 大 功 告 成 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀技 巧 1： 讓 你 的 簽 名 郵 件 居 左 而 不 是 居 中 。 其 原 因 在 於 字 符 大 小 在 不 同 機 器 上 的 顯 示 誤 差 問 題 。 請 記 住 ： 簡單 為 佳 。技 巧 2： 簽 名 文 件 與 郵 件 正 文 之 間 的 分 界 線 不 要 太 長 。 把 分 界 線 劃 得 長 長 的 ， 是 較 常 見 的 一 種 錯 誤 。 實 際 上 ，只 需 將 二 者 的 信 息 區 分 開 來 就 行 了 。 另 外 ， 也 別 將 分 界 線 的 長 度 劃 得 與 你 的 簽 名 長 度 絲 毫 不 差 ， 因 為 不 同的 電 腦 顯 示 你 的 字 符 的 寬 度 是 不 相 同 的 ， 在 你 的 機 子 上 完 美 漂 亮 的 簽 名 ， 到 別 人 的 機 子 上 很 可 能 會 出 現 像折 行 這 樣 的 問 題 。技 巧 3 : 分 界 線 有 這 多 忌 諱 ， 是 不 是 可 以 不 要 呢 ？ 還 得 要 ， 這 樣 的 一 條 分 界 線 是 必 不 可 少 的 。 沒 有 它 ， 人 家 會 誤 以 為 你 的 簽 名 是 郵 件 正 文 的 一 部 分 。技 巧 4： 不 要 使 用 類 似 或 $之 類 的 醒 目 符 號 。 上 網 時 間 較 長 的 網 友 都 知 道 ， 網上 掛 著 “ 快 速 致 富 ” 的 招 牌 行 騙 的 “ 營 銷 ” 者 很 多 ， 這 類 符 號 幾 乎 是 他 們 的 身 份 標 志 。 你 如 果 希 望 自 己 有個 專 業 的 形 像 ， 就 最 好 別 沾 這 類 符 號 ， 否 則 人 家 很 難 看 重 你 。技 巧 5： 無 論 你 是 創 建 還 是 更 改 簽 名 文 件 ， 首 先 必 須 進 行 測 試 。 方 法 是 給 你 自 己 發 一 封 郵 件 ， 看 看 簽 名 文 件的 效 果 ： 是 否 在 郵 件 窗 口 的 寬 度 之 內 ？ 有 無 折 行 ？ 文 件 中 的 鏈 接 正 確 嗎 ？ 整 體 效 果 感 覺 好 嗎 ？技 巧 6： 簽 名 文 件 最 常 見 的 一 個 錯 誤 ， 是 想 拼 命 多 傳 達 點 信 息 ， 結 果 拉 得 老 長 老 長 。 如 果 你 有 很 多 產 品 、 服務 要 營 銷 ， 可 以 多 做 幾 個 簽 名 文 件 ， 交 替 使 用 。 超 過 5行 就 太 長 了 ， 像 在 大 喊 大 叫 ， 讓 人 生 厭 。http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀你 常 常 會 收 到 垃 圾 信 件 而 煩 惱 嗎 ？ 或 是 錯 失 了 重 要 的 郵 件 、 重 要 的 資 訊 ？每 天 大 量 的 郵 件 ， 是 否 已 經 讓 你 精 疲 力 盡 ？ Ootlook提 供 簡 單 的 組 合 管 理 ，讓 您 針 對 各 式 各 樣 的 Email來 分 類 ， 讓 你 輕 輕 鬆 鬆 讀 Email！1、 在 個 人 資 料夾 中 建 立 你 想 要分 類 的 資 料 夾 2、 選 擇 組 合 管 理http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀3、 建 立 規 則使 用 資 料 夾4、 建 立 規 則使 用 色 彩 5、 建 立 規 則垃 圾 電 子 郵 件 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀如 果 我 寄 出 了 封 開 會 通 知 的 郵 件 ， 對 方 到 底 有 沒 有 收 到 ？我 想 這 應 該 都 是 大 家 關 心 的 事 ， 有 時 候 重 要 的 email， 例 如 像 是 開 會 通 知 等 等 ，我 們 都 會 想 要 知 道 對 方 是 否 有 收 到 信 ， 這 時 Outlook的 回 條 功 能 ， 就 派 上 用 場 囉 ！1、 在 郵 件 中點 選 選 項 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀2、 索 取 回 條 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀 4、 寄 件 人 收 到 的 回條 內 容3、 當 收 件 人 收 到 要求 回 條 的 信 件 時 ，會 出 現 是 否 傳 送 回條 的 對 話 框當 別 人 向 你 要 求 回 條 的 時 候 ， 記 得 要 傳 送 回 條 給 對 方 ， 以 方 便 對 方 工 作 上 的 需 求 。http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀例 如 今 天 你 的 郵 件 是 想 要 調 查 同 仁 星 期 一 、 二 、 三 哪 一 天 ， 可 以 參 加 教 育 訓 練 ，這 時 Email投 票 的 功 能 就 可 以 派 上 用 場 囉 ！此 功 能 僅 限 Outlook使 用 ， Outlook express以 及 未 加 入 網 域 的 outlook是 無 法 使 用 的 。1、 在 郵 件 中點 選 選 項 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀2、 使 用 投 票 按 鈕 3、 鍵 入 選 項星 期 一 ； 星 期 二 ； 星 期 三 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀4、 當 收 件 人 收 到時 看 到 的 投 票 鈕 投 票 的 功 能 尚 有 一 點 需 要 注 意 ， 那 就 是 郵 件 必 須 要 是 點 開 的 而 非 預 覽 的 ，才 會 看 到 投 票 的 按 鈕 ， 所 以 使 用 上 必 須 注 意 。http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀6、 收 到 投 票 回 覆時 的 畫 面5、 點 選 投 票 選 項後 ， 會 要 你 選 擇 立即 傳 送 或 是 先 編 輯答 覆 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀1、 到 你 的 寄 件 備 份 中 ， 找 出 你 寄 出 而 想 要 回 收 的 信 件1 2如 果 你 不 小 心 寄 出 了 錯 誤 的 mail， 這 時 回 收 的 功 能 ， 或 許 能 拯 救 你 的 失 誤 ！ http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀 使 用 回 收 的 功 能 ， 是 為 了 補 救 錯 誤 的 郵 件 內 容 ， 不 應 該 濫 用 才 是 3、 點 選 回 收 這封 郵 件 的 功 能4、 選 擇 回 收 時的 方 式 以 及 是否 收 取 回 收 是 否 成 功 的 回 條 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀建 立 自 己 的 聯 絡 人 群 組 ， 讓 你 溝 通 更 方 便 。1、 點 選 聯 絡 人 ，按 下 滑 鼠 右 鍵 ，建 立 子 資 料 夾 2、 建 立 資 料 夾畫 面http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀4、 在 工 具 列 的 執 行 中 點 選 新增 通 訊 群 組 清單3、 建 立 成 功 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀5、 點 選 選 取 成員 6、 加 入 成 員 名單出 現 通 信 群 組 的 清 單 畫 面 7、 編 輯 完 後 按下 儲 存 後 關 閉 即可http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀8、 在 新 建 的 資 料 夾 上 按 下滑 鼠 右 鍵 點 選 摘 要 資 訊 9、 將 這 個 資 料 夾 顯 示 為 電子 郵 件 通 訊 錄 勾 起 來http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀9、 如 此 一 來 ， 你 就 可 以 在寄 信 時 ， 直 接 選 取 剛 剛 所 建立 的 通 訊 群 組 了 ！大 功 告 成 http:/ 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使 用 技 巧 ， 以 及 發 信 應 注 意 之 禮 儀課 程 完 畢 ， 謝 謝 大 家 ！ http:/