业务流程培训手册采购模块

业 务 流 程 培 训 手 册 采 购 模 块 采 购 模 块主 讲 人 ： 张 春 豫 采 购 业 务 省 公 司 负 责 部 门 市 公 司 负 责 部 门 县 公 司 负 责 部 门工 程 类 工 程 主 设 备 企 业 发 展 部 /企 业 规 划 部工 程 配 套 设 备 工 程 部 工 程 部 工 程 部 工 程 的 维 修 备 件 网 络 运 行 维 护 部 网 络 运 行 维 护 部 网 络 运 行 维 护 部仪 器 仪 表 工 程 部 工 程 部 工 程 部 业 务 类SIM卡 （ 手 机 /手 机 配 件 ） 市 场 部 市 场 部 市 场 部 宣 传 用 品 （ 包 括 礼 品 、 广 告 等 ） 市 场 部 /业 务 部 市 场 部 /业 务 部 市 场 部 /业 务 部 现 行 的 采 购 业 务 及 采 购 部 门 ： 现 行 的 采 购 业 务 及 采 购 部 门 ： 采 购 业 务 省 公 司 负 责 部 门 市 公 司 负 责 部 门 县 公 司 负 责 部 门日 常 办 公 类办 公 设 备 工 程 部 /行 政 部 /综 合 部 综 合 部 综 合 部 电 脑 设 备 工 程 部 /业 务 处 理 中 心 /综 合 部 综 合 部 综 合 部办 公 用 品 总 务 后 勤 部 /行 政 部 综 合 部 综 合 部清 卫 、 劳 保 用 品 总 务 后 勤 部 /行 政 部 综 合 部 综 合 部 宣 传 用 品 （ 包 括 礼 品 、 广 告 等 ） 市 场 部 /综 合 部 /办 公 室 市 场 部 /综 合 部 市 场 部 /综 合 部物 业 类物 业 的 租 赁 和 购 置 综 合 部 综 合 部 综 合 部 装 修 综 合 部 综 合 部 综 合 部 审 批 控 制 （ 例 举 广 东 省 ） ：部 门 审 批 人 及 权 限 省 公 司企 发 部 一 般 总 经 理 批大 的 金 额 由 董 事 会 审 批 物 资 供 应 部 副 局 长 审 批 500万 元 以 下局 长 审 批 500万 元 以 上特 别 大 金 额 的 或 是 CTHK下 达 的 计 划 需 到 CTHK去 审 批 业 务 部 公 司 老 总 审 批 （ 应 该 有 权 限 设 定 ， 具 体 不 清 楚 ）佛 山 市 公 司各 部 金 额 在 1000元 以 下 由 部 门 主 管 批 准金 额 1000元 30000元 由 副 总 经 理 进 行 审 批 金 额 超 过 30000元 由 副 总 经 理 批 准 后 ， 还 需 要 总 经 理 再 进 行 审 批三 水 县 公 司各 部 公 司 经 理 省 公 司 市 公 司 县 公 司有 对 供 应 商 的 评 审 ， 但 没有 书 面 的 形 式 佛 山 对 供 应 商 进 行 书 面 的 评审 ， 其 他 市 公 司 有 评 审 但 没 有书 面 的 形 式 有 对 供 应 商 的 评 审 ， 但 没 有书 面 的 形 式供 应 商 管 理 ： BPR提 出 的 现 存 的 问 题 和 需 要 改 进 的 地 方 ： 不 利 于 采 购 管 理不 利 于 预 算 控 制不 利 于 供 应 商 的 统 一 管 理 和 统 一 的 统 计 、 分 析不 利 于 同 供 应 商 磋 商 价 格不 利 于 采 购 成 本 的 控 制 （ 会 有 重 复 采 购 及 所 引 起 的 重 复 费 用 ）采 购 部 门 太 分 散审 批 权 限 不 明 确 有 些 审 批 权 限 的 规 定 只 是 说 金 额 大 ， 但 具 体 是 多 少 不 明 确采 购 的 权 限 划 分 不 够 细采 购 审 批 权 限 的 划 分 在 真 正 执 行 时 不 一 定 完 全 被 执 行 缺 乏 供 应 商 管 理 其 他 问 题供 应 商 的 管 理 和 考 核 没 有 统 一 管 理供 应 商 的 管 理 和 考 核 制 度 不 够 完 善 和 规 范各 省 、 各 市 、 各 县 之 间 采 购 业 务 流 程 不 够 规 范 采 购 的 分 析 类 报 表 缺 乏采 购 件 的 分 类 规 则 没 有 或 不 统 一各 种 采 购 单 据 和 报 表 的 格 式 不 规 范 （ 如 ： 请 购 单 ） BPR业 务 流 程 重 组 的 指 导 思 想对 中 国 电 信 当 前 业 务 的 调 研 分 析 国 外 电 信 行 业 先 进 的 管 理 思 想 以 往 成 功 实 施 的 经 验 采 购 申 请 A. 不 需 系 统 支 援 的 改 进 建 议 B. 利 用 ORACLE系 统 支 援 的 改 进 建 议 C. 需 要 二 次 开 发 1. 先 确 认 是 否 有 多 余 的上 期 工 程 退 料 才 进 行采 购 。 避 免 仓 库 ， 积 存 过多 工 程 退 料 ， 积 压资 金 。 工 程 完 成 后 要 将 余 料退 库 。 流 程 A2. 先 检 查 申 购 是 否 会 造成 超 支 才 批 准 继 续 进 行 采 购 。 (短 期 以 人 手监 控 ， 当 系 统 实 施 后改 由 系 统 自 动 监 控 。 ) 确 保 将 来 有 足 够 资金 进 行 付 款 。 对 超 支 申 购 要 进行 解 释 ； 除 项 目 预 算 外 ，要 制 定 部 门 预 算。 流 程 C3. 建 立 分 层 审 批 制 度 ，只 要 申 购 的 金 额 是 在 预 算 之 内 ， 而 且 金 额不 会 太 大 ， 可 交 由 部门 经 理 或 总 经 理 审 批采 购 申 请 。 由 部 门 经 理 和 总 经理 负 责 进 行 内 部 监控 ， 加 强 其 责 任 感。 制 定 部 门 预 算 和分 层 审 批 制 度 (附录 一 )； 部 门 经 理 和 总 经理 在 系 统 上 审 批， 并 且 不 可 以 将系 统 口 令 给 予 第 三 者 。 制 度 A 4. 财 务 部 复 核 申 购 申 请。 留 意 是 否 有 员 工 将单 一 申 购 拆 开 成 多 个， 逃 避 分 层 审 批 制 度和 确 保 输 入 系 统 的 数 据 准 确 (如 ： 部 门 和 项目 编 码 等 )。 确 保 分 层 审 批 制度 的 实 施 ； 增 强 数 据 的 准 确性 。 对 流 程 作 出 适 当 改 动， 由 财 务 部 复 核 申 购申 请 。 流 程 A 5. 省 、 市 、 县 制 定 标 准申 购 单 。 方 便 信 息 录 入 系 统。 制 定 标 准 申 购 单 。 制 度 A 选 择 供 应 商 A. 不 需 系 统 支 援 的 改 进 建 议 B. 利 用 ORACLE系 统 支 援 的 改 进 建 议 C. 需 要 二 次 开 发 1. 集 中 采 购明 确 列 明 那 一 个 部 门负 责 申 购 ， 那 一 个 部门 负 责 进 行 采 购 等 。为 配 合 采 购 的 职 能 划 分 ， 亦 需 要 明 确 列 明那 类 物 资 可 以 统 谈统 签 ， 那 类 可 以 统 谈 分 签 。 由 熟 悉 市 场 的 采 购人 员 (GMCC:企 业 部、 市 场 部 、 物 供 部 )来 决 定 货 源 ， 谈 判条 件 和 填 写 采 购 定 单 或 编 写 合 同 ， 可增 强 管 理 。 确 认 那 类 型 采 购为 统 谈 统 签 和 统 谈 分 签 (附 录 二 )； 制 定 关 键 绩 效 指标 、 监 管 采 购 部门 的 绩 效 包 括 ：采 购 周 期 (是 否 能于 合 理 时 间 内 完 成 采 购 )， 采 购 部门 员 工 工 资 与 公司 总 工 资 支 出 比例 (量 度 其 成 本 和生 产 力 是 否 合 理 ) 。 制 度 A 2. 建 立 采 购 委 员 会 ， 其职 责 包 括 ： 审 批 认 可 供 应 商 ； 审 批 申 购 和 采 购 的分 层 审 批 金 额 是 否 合 理 ； 审 批 重 大 合 同 (如： 主 设 备 或 大 型 投资 )。 原 则 是 使 重 大 采 购 事项 可 以 有 更 多 高 层 从不 同 角 度 进 行 审 批 。 (包 括 物 料 和 资 金 流 的控 制 ) 避 免 由 单 一 部 门 进行 采 购 审 批 ， 以 免考 虑 不 够 全 面 ， 并可 从 公 司 整 体 利 益出 发 。 以 省 总 经 理 为 省 委 任相 关 部 门 总 经 理 或 经理 (包 括 省 、 市 甚 至 县 )为 采 购 委 员 会 成 员 。 组 织 A 3. 建 立 认 可 供 应 商 数 据库 (主 要 为 网 络 设 备 、办 公 室 电 脑 和 主 要 设备 、 SIM卡 和 储 值 卡 等)。 作 为 市 进 行 统 谈 分 签 时 的 依 归 。 大 批 采 购 ， 价 格上 可 获 得 更 高 优惠 ； 避 免 出 现 不 兼 容情 况 而 导 致 难 于 维 护 。 同 (1)及 (2)的 配 合变 更 ； 制 定 回 顾 认 可 供应 商 表 现 的 周 期 (如 半 年 或 季 度 回 顾 一 次 )。 制 度 A 4. 制 定 供 应 商 投 诉 制 度， 委 任 独 立 人 员 (或 部门 )处 理 供 应 商 因 觉 得在 招 标 或 合 同 谈 判 时受 到 不 公 平 待 遇 的 投 诉 ， 并 直 接 向 省 总 经理 汇 报 。 防 范 於 未 燃 ， 避 免现 有 员 工 舞 弊 或 弄权 导 致 供 货 出 现 问题 ， 影 响 网 络 运 作， 并 影 响 公 司 形 象 。 制 定 关 键 绩 效 指标 ， 监 管 供 应 商表 现 ， 包 括 ： 供应 商 能 否 准 时 送货 和 货 物 的 质 量 ； 总 经 理 委 任 独 立委 员 会 (或 部 门 )处理 投 诉 。 制 度 A 5. 制 定 供 应 商 报 价 制 度， 规 范 在 什 麽 情 形 下招 标 ， 什 麽 情 形 下 以书 面 报 价 和 最 少 要 附多 少 家 公 司 报 价 。 使 员 工 有 依 据 跟 从， 避 免 只 向 少 数 一或 两 家 公 司 报 价 。 制 定 供 应 商 报 价 制 度 (附 录 四 )。 制 度 A 6. 省 、 市 、 县 制 定 标 准采 购 单 和 报 价 记 录 单据 。 方 便 信 息 录 入 系 统， 避 免 遗 漏 。 制 定 标 准 采 购 单 和 报价 记 录 单 据 。 制 度 A 规 范 采 购 流 程 将 各 省 公 司 、 各 市 公 司 和 各 县 公 司 之 间的 采 购 业 务 业 务 流 程 规 范 化 ， 规 范 的 业务 流 程 便 于 采 购 业 务 的 管 理 ， 也 便 于Oracle系 统 的 实 施 及 执 行 。明 确 各 种 审 批 权 限 Oracle系 统 可 以 将 审 批 权 限 按 物 品 的类 别 、 单 据 的 金 额 、 涉 及 的 科 目 等 设定 审 批 权 限 ， 并 将 不 同 的 审 批 权 限 赋 给 不 同 的 人 ， 合 理 的 审 批 权 限 的 分 配以 便 将 繁 多 的 采 购 审 批 事 务 进 行 合 理的 分 解 。 统 一 供 应 商 管 理 设 立 专 门 的 人 员 管 理 和 维 护 供 应 商 的 信 息和 供 应 商 的 评 审 ， 统 一 的 供 应 商 管 理 可 以减 少 供 应 商 信 息 的 冗 余 ， 便 于 集 中 统 一 的对 供 应 商 进 行 考 核 和 分 析 。规 范 采 购 单 据 和 报 表 规 范 的 采 购 单 据 和 报 表 便 于 采 购 业务 的 分 析 和 统 计 ， 也 便 于 系 统 的 实施 和 执 行 。 采 购 分 析 功 能 由 统 一 的 采 购 流 程 和 管 理 、 统 一 的 供 应 商 管 理 和 规 范 的 采 购 单 据 和 报 表 ，系 统 议 案 可 能 提 供 更 多 和 更 准 确 的 采购 统 计 和 分 析 类 报 告 。 制 度 变 动组 织 变 动文 档动 作 系 统 数 据 库决 策 流 程 线接 其 他 流 程 准 备 付款 计 划 付 款 应 付申 购 选 择 供应 商 审 批 采购 单 入 库 验 收 转 库 采 购 业 务 分 三 大 类 型 ：1。 工 程 主 设 备2。 工 程 配 套3。 其 他 业 务 用 品 (包 含 SIM卡 ， IT设 备 ， 办 公设 备 等 )这 些 流 程 包 括 由 采 购 申 请 ， 选 择 供 应 该 商 ，定 合 同 到 出 订 购 单 。 供 应 商 的 维 护这 些 流 程 包 括 对 供 应 商 作 评 审 ，选 定 认 可 供 应 商 ， 回 顾 供 应 商 表现 ， 删 除 /增 加 供 应 商 。 立 项 2.1a进 口 网 络 主 设备 采 购 申 请 2.2a进 口 网 络 主 设备 采 购 -选 择 供应 商2.1b国 内 网 络 设 备 和 配 套 设 备 采购 申 请 2.2b国 内 网 络 设 备和 配 套 设 备 采购 -选 择 供 应 商2.1c其 他 业 务 用 品 采 购 申 请 2.2c其 他 业 务 用 品采 购-选 择 供 应 商 2.3供 应 商 评 审 2.5增 加 认 可 供 应商2.4删 除 认 可 供 应商 订 单采 购 业 务 审 批审 批供 应 商 管 理请 购 审 批 合 同报 价 编 号 部 门 岗 位 模 块 职 责1. 最 终 使 用部 门 设 备 ， 材 料验 收 员 采 购 /库 存 验 收 购 入 设 备 材 料 质 量 ; 定 期 清 点库 存 坏 料 情 况 ; 提 供 验 收 报 告 . 2. 需 求 部 门 请 购 录 入 人 采 购 填 写 请 购 需 求 并 提 交 审 批 .3. 企 发 /物供 /市 场 采 购 员 采 购 负 责 录 入 采 购 订 单 .监 督 订 单 执 行 ,关 闭 ,取 消 ,挂 起 ,修 改 订 单 .录 入 报 价 单 .4. 需 求 部 门/物 供 部 门 请 购 单 审 批人 采 购 审 批 请 购 单 .5. 企 发 /物供 /采 购 管 理 委 员会 采 购 单 审 批人 采 购 审 批 采 购 单6. 企 发 /物 供 供 应 商 维 护人 员 采 购 录 入 与 维 护 供 应 商 信 息7. 企 发 /物供 /市 场 报 价 单 维 护人 员 采 购 负 责 报 价 单 的 系 统 维 护 8. 企 发 /物供 合 同 管 理 人员 采 购 录 入 合 同 ,查 询 合 同 执 行 情 况 ,录 入报 价 单9. 企 法 /物 供 /采 购管 理 委 员会 合 同 审 批 人员 采 购 确 认 合 同 可 执 行 人 员 岗 位 职 责 文 档动 作 系 统 数 据 库决 策 流 程 线接 其 他 流 程询 价 报 价 审 批请 购 选 择 供应 商 审 批 采 购 订 单 供 应 商 管 理 采 购 模 块 核 心 业 务 流 程 3.1工 程 项 目 立 项 3.2工 程 供 应 商 选 择 3.4工 程 配 套 设 备 采 购 3.5工 程 主 设 备 采 购 3.6备品 备件 IT 设备 采购 3.3常 规 供 应 商 选 择 3.7办 公 设 备 采 购 3.8SIM卡, 储 值卡 采购 3.9分 册 审 批 流 程 3.10合 同 管 理 3.15供 应 商 管 理 3.11采 购 定 单 管 理 3.12报 价 单 管 理 3.13请 购 单 管 理 3.14工 程 零 星 采 购 常 规 供 应 商 选 择 常 规 供 应 商 选 择 流 程 物 资 供 应 部 采 购 管 理 委 员 会 开 始 3.3.2供 应 商 是 否 已录 入 系 统 ？ 供 应 商 资 料 库 供 应 商 接 受 询 价 3.3.5报 价 单 3.3.6将 报 价 单 录入 系 统 提 交 审 批 3.3.7审 核 报 价 和 供 应 商资 料 Yes No YES 结 束 供 应 商 信 息维 护 人 员 购 买 物 品 需 求 部 门 3.3.1物 品 请 购流 程 确 定 供 应 商 范 围 3.3.4生 成 询 价 单 3.3.3在 系 统 中 录 入 供 应商 ， 其 状 态 为“ 新 ” 3.3.9更 改 报 价 单 标志, 确 定供 应商 的状 态 为 “ 可 用 ” 审批 通过 ? No 3.3.8认 可 报 价 单 3.3.10否决 报价 3.3.11重 新 选 择 供 应 商 常 规 供 应 商 选 择 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.3.1 需 求 部 门 请 购 人 提 出 采 购 需 求 , 在 系 统 中 填 写 请 购 单 后 提 交 审 批 . 根 据 审 批 层 次 , 审 批 人在 系 统 中 确 认 请 购 单 . 物 供 部 门 采 购 员 : 查 询 请 购 单 汇 总 3.3.2 物 供 采 购 员 是 否 有 现 成 的 合 格 供 应 商 可 以 使 用 ?3.3.3 供 应 商 信 息 管 理人 员 若 有 , 进 入 采 购 流 程 . 若 没 有 , 在 系 统 中 录 入 供 应 商 信 息 , 将 该 供 应 商 状态 设 为 新 的 3.3.4 物 供 采 购 员 选 择 可 能 的 供 应 商 进 行 询 价 .(该 动 作 在 系 统 外 进 行 )3.3.5 物 供 采 购 员 物 供 部 门 采 购 员 ： 接 收 供 应 商 报 价 , 选 择 合 适 的 报 价 单 .(该 动 作 在 系 统外 进 行 ) 3.3.6 报 价 单 维 护 人 员 在 系 统 中 录 入 报 价 单 信 息 , 并 设 置 为 要 求 审 批3.3.7 审 批 人 员 根 据 审 批 层 次 , 地 方 物 供 部 门 或 省 物 供 部 门 或 采 购 管 理 会 在 提 交 审 批 的报 价 单 中 选 择 3.3.8 物 供 采 购 员 认 可 报 价 是 洽 谈 合 同 ， 最 终 确 认 报 价 和 合 同 价 格 的 过 程 （ 系 统 外 处 理 ）3.3.9 供 应 商 信 息 管 理人 员 若 选 择 了 供 应 商 , 审 批 人 在 系 统 中 对 选 择 的 报 价 单 打 上 审 批 标 志 , 对 其他 报 价 单 打 上 否 决 标 志 . 同 时 注 明 原 因 . 供 应 商 维 护 人 员 ： 修 改 供 应 商 的 状 态 为 可 用 的 3.3.10 审 批 人 员 若 无 法 选 择 一 家 , 审 批 人 在 系 统 中 对 提 交 的 报 价 单 进 行 全 部 否 决 , 并 注明 原 因 3.3.11 物 供 采 购 员 物 供 部 门 采 购 员 重 新 选 择 供 应 商 .(该 动 作 在 系 统 外 进 行 ) 流 程 说 明 工 程 主 设 备 购 买 流 程 企 业 发 展 部 采 购 管 理 委 员 会 3.4.1开 始 供 应 商 结 束 3.4.2选 择 工 程供 应 商 3.4.3与 供 应 商 签 订 合 同 3.4.10设 备 清 单 3.4.11导 入 设 备 清单 生 成 采 购 定 单 3.4.12审 批 复 核 3.4.4录 入 合 同 主 文 件 提 交 审 批 3.4.5超过 预算 ? 3.4.6成 本 效 益 分 析通过 ? Yes Yes No 3.4.7标 志 合 同已通 过 3.4.8标志 合同 未 通过 No 3.4.9继 续 磋 商 工 程 主 设 备 采 购 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.4.1 企 发 部 根 据 工 程 项 目 建 立 流 程 ,确 定 项 目 及 预 算3.4.2 企 发 部 采 购 员 供 应 商 选 择 完 成 3.4.3 企 发 部 采 购 人 员 与 供 应 商 建 立 合 同 .(在 系 统 外 进 行 , 有 合 同 文 本 )3.4.4 企 发 部 采 购 人 员 在 系 统 中 输 入 合 同 并 提 交 审 批 .(在 系 统 内 进 行 )3.4.5 采 购 管 理 委 员 会 对 合 同 进 行 审 批 ,该 合 同 是 否 超 过 预 算 .(在 系 统 内 进 行 ) 3.4.6 企 发 部 若 超 过 预 算 ,则 进 行 成 本 效 益 分 析 .(在 系 统 外 进 行 )3.4.7 采 购 管 理 委 员 会 若 应 采 购 ,则 在 系 统 中 的 合 同 上 做 审 批 通 过 标 志 . (在 系 统 内 进 行 )3.4.8 采 购 管 理 委 员 会 若 不 应 采 购 ,则 在 系 统 中 的 合 同 上 做 审 批 未 通 过 标 志 .并 写 明 原 因 .(在 系 统 内 进 行 )3.4.9 企 发 部 采 购 员 在 系 统 中 查 询 合 同 审 批 结 果 , 发 现 未 审 批 合 同 , 则 继 续 进 行 与 供 应 商 进行 协 商 3.4.10 接 收 供 应 商 提 供 的 物 料 清 单 .(在 系 统 外 进 行 )3.4.11 企 发 部 采 购 员 将 供 应 商 提 供 的 物 料 清 单 通 过 程 序 导 入 系 统 内 ,形 成 标 准 采 购 订 单 .(在 系统 内 进 行 ) 3.4.12 企 发 部 采 购 员 审 批 复 核 采 购 订 单 .主 要 检 查 采 购 订 单 上 的 信 息 是 否 准 确 , 例 如 :供 应 商名 称 , 对 应 的 合 同 号 ,对 应 的 项 目 名 称 与 任 务 号 及 物 品 是 否 与 比 清 单 上 的一 致 等 流 程 说 明 工 程 主 设 备 采 购 配 套 设 备 采 购 配 套 设 备 购 买 流 程 物 资 供 应 部 采 购 管 理 委 员 会 3.5.1开 始 供 应 商 结 束 3.5.2选 择 工 程供 应 商 3.5.3与 供 应 商 签 订 合 同 3.5.10设 备 清 单 3.5.11导 入 设 备 清单 生 成 采 购 定 单 3.5.12审 批 复 核 3.5.4录 入 合 同 主 文 件 提 交 审 批 3.5.5超过 预算 ? 3.5.6成 本 效 益 分 析通过 ? Yes Yes No 3.5.7标 志 合 同已通 过 3.5.8标志 合同 未 通过 No 3.5.9继 续 磋 商 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.5.1 物 供 部 根 据 工 程 项 目 建 立 流 程 ,确 定 项 目 及 预 算3.5.2 物 供 部 采 购 员 供 应 商 选 择 完 成 3.5.3 供 应 商 信 息 管 理人 员 企 发 部 采 购 人 员 ,与 供 应 商 建 立 合 同 .(在 系 统 外 进 行 , 有 合 同 文 本 )3.5.4 物 供 部 采 购 员 在 系 统 中 输 入 合 同 并 提 交 审 批 .(在 系 统 内 进 行 ) 3.5.5 采 购 管 理 委 员 会 对 合 同 进 行 审 批 ,该 合 同 是 否 超 过 预 算 .(在 系 统 内 进 行 )3.5.6 物 供 部 若 超 过 预 算 ,则 进 行 成 本 效 益 分 析 .(在 系 统 外 进 行 )3.5.7 采 购 管 理 委 员 会 若 应 采 购 ,则 在 系 统 中 的 合 同 上 做 审 批 通 过 标 志 . (在 系 统 内 进 行 ) 3.5.8 采 购 管 理 委 员 会 若 不 应 采 购 ,则 在 系 统 中 的 合 同 上 做 审 批 未 通 过 标 志 .并 写 明 原 因 .(在 系统 内 进 行 )3.5.9 物 供 部 采 购 员 在 系 统 中 查 询 合 同 审 批 结 果 , 发 现 未 审 批 合 同 , 则 继 续 进 行 与 供 应 商 进 行 协 商3.5.10 接 收 供 应 商 提 出 物 料 清 单 .(在 系 统 外 进 行 )3.5.11 物 供 部 采 购 员 将 供 应 商 提 供 的 物 料 清 单 通 过 程 序 导 入 系 统 内 ,形 成 标 准 采 购 订 单 .(在 系 统 内 进 行 )3.5.12 物 供 部 采 购 员 审 批 复 核 采 购 订 单 .主 要 检 查 采 购 订 单 上 的 信 息 是 否 准 确 , 例 如 :供 应 商名 称 , 对 应 的 合 同 号 ,对 应 的 项 目 名 称 与 任 务 号 及 物 品 是 否 与 比 清 单 上 的 一 致 等 流 程 说 明 配 套 设 备 采 购 办 公 设 备 采 购 流 程 需 求 部 门 请 购 人 3.7.1录 入 未 审 批 请 购 单开 始 提 交 审 批 需 求 部 门经 理 3.7.2预 算 查 询 超过 预算 ? 3.7.3成 本 效 益 分 析 3.7.4仍然 需要 采购 ? 3.7.5批 准 请 购 单 3.7.6拒 绝 请 购单 No Yes No 3.7.8常 规 供 应商 选 择采 购 员 提 交 审 批 物 供 部 经理 3.7.10审 批 3.7.11给 供 应 商 的 采 购 定单 Yes 3.7.9引 用 供 应 商 报价, 在 系统 总录 入采 购 定 单 3.7.12接 收 办 公 设 备 采 购 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.7.1 需 求 部 门 请 购 人 在 系 统 中 填 写 , 提 出 审 批3.7.2 物 供 部 经 理 审 批 请 购 单 是 否 超 过 预 算 ? 可 在 系 统 中 进 行 预 算 查 询 3.7.3 物 供 部 经 理 若 超 过 预 算 , 则 进 行 成 本 效 益 分 析3.7.4 物 供 部 经 理 是 否 需 要 采 购 ?3.7.5 物 供 部 经 理 若 需 要 采 购 , 则 物 供 部 门 经 理 在 系 统 上 做 批 准 动 作 , 成 为 3.7.6 物 供 部 经 理 若 不 需 要 采 购 :则 物 供 部 门 经 理 在 系 统 上 做 拒 绝 动 作 ,成为 3.7.7 物 供 部 采 购 员 查 询 , 确 定 有 哪 些 请 购 需 求 . 选 择 合 适 的 供 应 商 进 行 询 价3.7.8 物 供 部 采 购 员 接 收 供 应 商 的 报 价 .并 在 系 统 中 进 行 查 询 该 供 应 商 为 新 供 应 商 , 即 系 统 不 存 在该 供 应 商 名 称 和 编 码 .供 应 商 信 息 维 护 人 员 : 根 据 物 供 部 门 采 购 员 填 写 的 , 在 系 统 中 录 入 供 应 商 信 息 . 物 供 部 门 采 购 员 : 在 系 统 中 录 入 , 提 交 审 批 . 物 供 部 门 经 理 : 审 批 报 价 单 是 否 合 理 .若 报 价 单合 理 , 则 在 系 统 中 对 该 报 价 单 做 审 批 动 作 , 并 写 明 原 因 .成 为 .若 报 价 单 不 合 理 , 则 在 系 统 中 对 该 报 价 单 做 拒 绝 动 作 , 并 写明 原 因 .成 为 3.7.9 物 供 部 采 购 员 手 工 建 立 采 购 订 单 , 引 用 相 应 供 应 商 的 , 提 交 审 批 3.7.10 物 供 部 经 理 检 查 是 否 超 过 预 算 ?3.7.11 物 供 部 采 购 员 打 印 采 购 订 单 清 单 或 生 成 电 子 文 档 , 传 给 供 应 商3.7.12 仓 库 管 理 员 等 待 接 收 流 程 说 明 办 公 设 备 采 购 SIM卡 采 购 县 公 司 市 场 部 省 公 司 市 场 部 省 公 司 领 导 市 公 司 市 场 部 SIM卡，储值卡采购流程 开 始 3.8.1库 存 计 划 提 出采 购 申 请 3.8.3领 导 确 认 审 批通 过3.8.2系 统 生 成请 购 单 No 合 并 县 公 司 和本 身 的 采 购 申请 单3.8.1库 存 计 划 提 出采 购 申 请 3.8.3领 导 确 认 审 批通 过3.8.2系 统 生 成请 购 单 No 3.8.4市 公 司 是 否 有足 够 的 库 存 量 发 货Yes请 购 单Yes 结 束 合 并 市 公 司 与 自 身的 采 购 申 请3.8.1库 存 计 划 提 出采 购 申 请 3.8.2系 统 生 成 请 购单 3.8.5请 购 单 3.8.4省 公 司 是 否 有足 够 的 库 存 量 发 货Yes No No 3.8.6领 导 确 认 审 批 通过 Yes 签 采 购 合 同3.8.7选 择 常 规供 应 商 No 3.8.8生 成 采 购订 单 Yes 提 交 申 请 请 购 单 提 交 申 请 SIM卡 采 购流 程 说 明 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.8.1 县 ,市 和 省 的 仓 库 管 理 员 在 系 统 中 运 行 库 存 计 划 . 计 划 运 行 后 得 到 应 SIM卡 ,储 值 卡 购 买 计 划3.8.2 县 ,市 和 省 的 仓 库 管 理 员 将 该 计 划 导 入 省 的 系 统 中 成 为 3.8.3 市 ,县 领 导 进 行 审 批3.8.4 市 ,县 领 导 检 验 仓 库 中 是 否 有 足 够 的 库 存 ,系 统 会 自 动 计 算 ,将 请 购 的 数 量 减 去 库 存 所 能 弥补 的 数 量 3.8.5 省 市 场 部 采 购 员 在 系 统 中 按 输 入 物 品 的 分 类 来 查 询 属 于 自 己 部 门 负 责 的 SIM卡 ,储 值 卡 的 采 购 ,然 后 在 系 统 中 将 之 转 换 成 为 一 张 单 据 .然 后 提 交 审 批3.8.6 采 购 管 理 委 员 会 审 批 该 单 据 , 决 定 是 否 需 要 这 些 物 品 及 数 量 的 采 购 . 若 需 要 , 则 在 系 统 中 打 上 审 批 通 过 标 志 . 若 不 通 过 , 则 在 系 统 做 拒 绝 动 作 . 省 市 场 部 门 查 询 该 单 据 的 状 态 是否 审 批 ? 若 未 审 批 , 则 修 改 该 单 据 , 重 新 提 交 审 批3.8.7 省 市 场 部 采 购 员 若 已 审 批 , 则 选 择 供 应 商 磋 商 价 格 3.8.8 省 市 场 部 采 购 员 将 该 单 据 在 系 统 转 换 成 为 标 准 采 购 订 单 . 提 交 采 购 管 理 委 员 会 进 行 审 批 是 否 超过 预 算 . 若 超 过 预 算 , 则 进 行 成 本 效 益 分 析 . 若 合 理 , 则 在 系 统 中 做 批 准 动 作 . 若不 合 理 , 则 在 系 统 中 做 拒 绝 动 作 . 若 未 超 过 预 算 , 则 在 系 统 中 批 准 动 作 .省 市 场 部 门 采 购 员 打 印 出 采 购 订 单 或 生 成 电 子 文 档 , 传 给 供 应 商 .等 待 供 应 商 送 货 采 购 订 单 管 理 采 购 定 单 管 理 流 程 企 业 发 展 部/物资 供应 部采 购 员 开 始 3.11.6查 询 所 有 采 购 定 单 3.11.7是 否 是 无 用 定单 ？ 3.11.8“ 取 消 ” 定 单 3.11.9定 单 上 的 物 品是 否 已 完 全 接受 ？ 3.11.10作 “ 接 收 关 闭 “ 3.11.11是 否 还 会 继 续接 受 ？3.11.12定 单 金 额 是 否已 全 部 和 发 票匹 配 ？ 3.11.13作 “ 发 票 关 闭 ” 3.11.14定 单 是 否 已 完成 所 有 任 务 ？ 3.11.15作 “ 最 终 关 闭 ” 3.11.16定 单 执 行 是 否有 意 外 或 特 殊情 况 ？ 3.11.17“ 挂 起 ” 定 单 分 析 原 因 3.11.18进 行 审 核 ， 决定 解 除 “ 挂起 ” ？ 3.11.19“ 释 放 ” 定 单 结 束 Yes NoYesYesYes 提 交 分 析 报 告 Yes No采 购 管 理 委员 会 3.11.1与 供 应 商 签 订 合 同 是 否 工 程 设 备采购 ? 3.11.2将 物 料 清 单导 入 系 统 3.11.4手 工 录 入 报 价 信 息 有请 购单 ? 生 成 采 购 定 单3.11.3转 化 生 成 采 购 定 单生 成 采 购 定 单 YesNo Yes No NoYesNoYes 3.11.5审 核 并 执 行 NoNo 采 购 订 单 管 理 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.11.1 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 与 供 应 商 签 定 采 购 合 同 .(在 系 统 外 )3.11.2 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 为 工 程 主 设 备 , 配 套 设 备 的 采 购 , 需 要 有 供 应 商 提 供 的 采 购 清 单 , 采 购 员 可 运 行 导 入 程 序 , 将 供 应 商 提 供 的 清 单 (EXCEL)表 格 导 入 到 系 统 内 成 为 采 购 订 单3.11.3 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 该 采 购 订 单 为 满 足 某 请 购 需 求 , 则 可 在 系 统 内 将 请 购 单 直 接 转 换 成 为 采 购 订 单3.11.4 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 采 购 订 单 有 相 关 的 报 价 单 , 则 可 手 工 录 入 采 购 订 单 头 信 息 , 具 体 明 细 可 引 用 报 价 单 3.11.5 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 提 交 审 批 并 复 核 采 购 订 单 .若 审 批 不 通 过 , 则 重 新 建 立 采 购 订 单 .若 审 批 通 过 , 则 等 待 执行 订 单 .订 单 执 行3.11.6 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 在 系 统 上 查 询 订 单 情 况 3.11.7 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 是 否 有 无 效 的 采 购 订 单 在 系 统 内 ? 无 效 采 购 订 单 的 存 在 是 由 于 采 购 员 的 录 入 失 误 等 非业 务 性 原 因 造 成3.11.8 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 有 , 则 在 系 统 内 取 消 订 单 并 注 明 取 消 原 因 3.11.9 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 是 否 采 购 订 单 已 完 成 采 购 接 收 ? 通 过 系 统 中 查 询 采 购 订 单 订 购 数 与 入 库 数 可 知3.11.10 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 已 完 成 , 则 在 系 统 中 做 为 接 收 而 关 闭 采 购 订 单 , 防 止 误 导 仓 管 员 对 材 料 的 接 收3.11.11 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 未 完 全 接 收 所 有 的 物 料 , 则 根 据 业 务 情 况 判 断 是 否 需 要 继 续 执 行 ? 若 不 需 要 继 续 接 收 物 料 , 则 在 系 统 中 做 为 接 收 而 关 闭 采 购 订 单3.11.12 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 是 否 采 购 订 单 已 完 全 与 应 付 发 票 匹 配 ? 通 过 系 统 中 查 询 采 购 订 单 的 发 票 数 量 与 订 购 数量 可 知 3.11.13 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 已 完 全 匹 配 , 则 在 系 统 内 做 为 发 票 而 关 闭 采 购 订 单 , 防 止 采 购 订 单 被 财 务 重 复 匹 配3.11.14 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 是 否 采 购 订 单 已 完 成 所 有 业 务 , 即 不 会 再 接 收 材 料 , 不 会 再 匹 配 发 票 , 不 会 有 立 即 的 退货 3.11.15 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 若 是 , 则 在 系 统 中 做 最 终 关 闭 采 购 订 单 . 采 购 订 单 若 已 被 最 终 关 闭 , 则 不 能 被 打 开3.11.16 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 是 否 供 应 商 采 购 订 单 执 行 出 现 问 题 . 该 类 问 题 可 能 由 于 供 应 商 送 货 时 间 , 质 量 , 数 量 或由 于 我 方 付 款 出 现 问 题 3.11.17 物 供 /企 发 /市 场 部 采 购 员 是 否 需 要 暂 停 订 单 执 行 ? 若 需 要 , 则 在 系 统 中 挂 起 采 购 订 单 , 注 明 挂 起 原 因 . 并 提 交 审 批3.11.18 采 购 管 理 委 员 会 确 认 是 否 订 单 执 行 有 问 题 ?3.11.19 若 没 有 问 题 , 采 购 管 理 委 员 在 系 统 中 释 放 挂 起 的 采 购 订 单 并 注 明 原 因 .并 继 续 执 行 订 单 3.11.20 若 有 问 题 , 则 采 购 员 与 供 应 商 进 行 交 涉 .交 涉 无 效 取 消 订 单 流 程 说 明 供 应 商 管 理 流 程 企 业 发 展 部 3.15.1开 始 3.15.2准 备 供 应 商 分 析 报表 供 应 商 采 购 概 要 报表 供 应 商 采 购 量 分 析报 表 供 应 商 服 务 表 现 报表 供 应 商 质 量 表 现 报 表 供 应 商 价 格 表 现 分析 报 表 采 购 管 理 委 员 会 3.15.3对 供 应 商 进 行 评 审确 定 供 应 商 等 级确 定 供 应 商 是 否 合格 3.15.4供 应 商 评 审 报 告 供 应 商 信 息 维 护 人 员 审 批 及 复 核 结 束 通 知 供 应 商3.15.5修 改 供 应 商 等 级 和状 态 3.15.6修 改 供 应 商 的 协 议 ， 报价 单 ， 未 完 成 订 单 ， 未结 应 付 款 的 状 态 供 应 商 管 理 供 应 商 管 理流 程 说 明 顺 序 部 门 岗 位 描 述3.15.1 财 务 部 供 应 商 管 理 员 提 示 哪 些 物 品 可 由 该 供 应 商 供 应 . 省 公 司 供 应 商 信 息 维 护 人 员 :接 收 . 省 公 司 供 应 商 信 息 维 护 人 员 :在 系 统 中 修 改 供 应 商 状 态 为 合 格 可 用 3.15.2 财 务 部 供 应 商 管 理 员 省 公 司 供 应 商 信 息 维 护 人 员 :每 半 年 或 每 年 , 打 印 有 关 供 应 商 表 现 报 表 , 提 交采 购 管 理 委 员 会 对 供 应 商 进 行 评 估 3.15.3 财 务 部 供 应 商 管 理 员 采 购 管 理 委 员 会 : 对 供 应 商 进 行 评 估 .评 定 供 应 商 等 级 , 决 定 哪 些 供 应 商 为 合格 , 哪 些 为 不 合 格3.15.4 财 务 部 供 应 商 管 理 员 省 公 司 供 应 商 信 息 维 护 人 员 :接 收 3.15.5 财 务 部 供 应 商 管 理 员 省 公 司 供 应 商 信 息 维 护 人 员 :在 系 统 中 修 改 供 应 商 状 态 为 不 合 格 3.15.6 财 务 部 供 应 商 管 理 员 并 中 止 与 该 供 应 商 有 关 的 报 价 单 ， 采 购 定 单 等 采 购 申 请 在 线 管理 在 线 生 成 、 编 辑 、 查 询申 请 信 息查 询 申 请 的 当 前 状 态 和历 史 情 况 查 看 并 批 准 申请在 批 准 过 程 中 跟 踪 申 请状 态生 成 采 购 申 请 前 可 在 线的 进 行 资 金 检 查 采 购 申 请 管 理 ：支 持 复 杂 的 采 购批 准 控 制 对 公 共 采 购 项 目 快速 生 成 采 购 申 请 对 申 请 单 提 供 自 由和 标 准 的 格 式 为 采 购 员 分 配 采 购项 目 记 录 申 请 单 外 币 信息 将 等 待 批 准 的 申 请从 一 主 管 传 送 给 另 一 主 管 人 在 线 录 入 采 购 订单 ,在 线 审 批 对 需 要 订 购 某 一 项目 的 组 件 时 可 展 开 申请 查 询 和 批 准 采 购 批 准 前 可 查 看 采 购订 单 详 细 内 容 和 历 史信 息 任 何 时 候 都 可 查 看采 购 订 单 的 状 态 和 历史 情 况 容 易 、 灵 活 地 打 印 采 购 订 单 记 录 供 应 商 对 采 购订 单 的 接 收 信 息 有 效 的 供 应 管 理 控 制 和 报 告 供 货 成 本、 供 货 质 量 和 发 货 情况 为 申 请 单 快 速 地 生 成 询 价 单 生 成 申 请 单 和 采 购订 单 的 同 时 可 在 线 地有 选 择 的 参 考 询 价 单信 息 定 义 供 应 商 清 单 与 库 存 接 收 衔 接 控 制 接 收 项 目 的 数量 、 可 接 受 的 发 货 方式 和 接 收 地 点 检 查 项 目 并 评 价 供应 商 供 货 质 量(Supplier Performance)打 印 期 望 的 接 收 报 告(Expected Receipts) 记 录 在 途 和 组 织 间发 货 收 据 (In-Transit Inventory)