WPS表格基础知识培训.pptx

课 程 大 纲一 认 识 键 盘二 快 捷 键三 WPS表 格 的 基 本 操 作四 用 图 表 分 析 数 据五 数 据 透 视 表六 常 用 公 式 函 数 认 识 键 盘 空 格 键 滚 动 锁 定结 束 键 快 捷 键 快 捷 键 WPS表 格 的 基 本 操 作工 作 表 窗 口 的 认 识工 作 薄 、 工 资 表 和 单 元 格 的 关 系创 建 与 管 理 工 作 薄保 护 表 格 数 据工 作 表 基 础 操 作 工 作 表 窗 口 的 认 识 工 作 薄 、 工 作 表 和 单 元 格 的 关 系 工 作 簿 ： 指 在 WPS表 格 工 作 环 境 中 用 来 存 储 并 处 理 工 作 数 据 的 文 件 。 类 似 于WORD文 档 。 默 认 情 况 下 ， 每 个 工 作 簿 由 三 个 工 作 表 组 成 。 用 户 可 以 根 据 需 要添 加 更 多 的 工 作 表 ， 但 一 个 工 作 簿 最 多 可 以 存 放 255个 工 作 表 。 工 作 表 ： 在 启 动 WPSG表 格 程 序 时 ， 首 先 看 到 画 面 就 是 工 作 表 ， 其 名 称 出 现在 屏 幕 底 部 的 工 作 表 标 签 上 。 工 作 表 是 用 于 存 储 和 处 理 数 据 的 主 要 文 档 ， 也 称 电子 表 格 。 每 张 工 作 表 由 256列 和 65526行 组 成 （ WPS2013表 格 最 高 行 数 为 1048576 ， 列 数为 16384。 ） ， 并 且 工 作 表 总 是 存 储 在 工 作 簿 中 。 单 元 格 ： 指 工 作 表 中 由 纵 横 交 错 的 线 组 成 的 一 个 个 小 格 子 。 每 个 单 元 格 都 有一 个 由 “ 列 号 +行 号 ” 组 成 的 地 址 。 和 单 元 格 区 域 等 （ 活 动 单 元 格 、 单 元 格 区 域等 概 念 ） 创 建 与 管 理 工 作 薄1 . 新 建 工 作 簿2 .保 存 工 作 薄3 . 修 订 （ 编 辑 ） 工 作 薄4 . 共 享 工 作 薄5 . 保 护 表 格 数 据 5 . 工 作 薄 窗 口 管 理 5 .1 排 列 窗 口 5 .2 隐 藏 5 .3 冻 结 5 .4 打 印 标 题 保 护 表 格 数 据 通 过 保 护 工 作 表 命 令 ， 可 以 禁 止 他 人 修 改 、 删 除 工 作 表 中 的 数 据 ，或 是 设 置 数 据 格 式 等 操 作 。 保 护 表 格 数 据 虽 然 被 保 护 的 工 作 表 中 的 内 容 不 会 被 其 他 人 修 改 ， 但 工 作 簿 还 是 处 于可 编 辑 的 状 态 ， 为 此 ， 还 需 要 对 工 作 簿 进 行 保 护 。 工 作 表 基 础 操 作1. 选 取 工 作 表2. 插 入 工 作 表3. 删 除 工 作 表4. 重 命 名 工 作 表5. 移 动 工 作 表6. 隐 藏 和 取 消 隐 藏 工 作 表 工 作 表 基 础 操 作7 . 选 中 单 元 格a. 选 中 单 个 单 元 格b. 选 中 连 续 单 元 格 区 域c. 选 中 不 连 续 的 单 元 格 区 域d. 选 中 行 列e. 选 中 特 定 类 型 的 单 元 格 工 作 表 基 础 操 作 工 作 表 基 础 操 作 8.自 定 义 格 式a. 设 置 数 字 格 式b. 设 置 对 齐 格 式c. 设 置 字 体d. 设 置 边 框 线e. 设 置 单 元 格 或 单 元 格 区 域 图 案 和 颜 色 工 作 表 基 础 操 作9.自 定 义 格 式a. 设 置 数 字 格 式b. 设 置 对 齐 格 式c. 设 置 字 体d. 设 置 边 框 线e. 设 置 单 元 格 或 单 元 格 区 域 图 案 和 颜 色 工 作 表 基 础 操 作10.其 它a. 数 据 排 序b. 数 据 自 动 筛 选c. 分 类 汇 总d. 设 置 下 拉 列 表e. 软 键 盘 用 图 表 分 析 数 据图 表 类 型 、 组 成如 何 创 建 图 表修 改 及 编 辑 图 表基 础 操 作 用 图 表 分 析 数 据图 表 的 类 型1. WPS为 用 户 提 供 了 9类图 表 ， 每 种 图 表 类 型又 包 含 若 干 个 子 图 表类 型 ， 并 且 用 户 还 可以 自 定 义 图 表 的 模 版 。2. 9类 图 表 分 别 为 ： 柱 形图 、 折 线 图 、 饼 图 、 条 形 图 、 面 积 图 、 散点 图 、 股 价 图 、 雷 达图 、 组 合 图 用 图 表 分 析 数 据图 表 的 组 成 绘 图 区 ： 存 放 数 据 系 列 图 形 的 矩 形 区 域 。 图 表 标 题 区 ： 用 于 存 放 图 表 的 标 题 。 图 例 区 ： 用 来 解 释 不 同 数 据 系 列 代 表 的 意 义 。 坐 标 轴 ： 用 来 定 义 坐 标 系 的 一 组 直 线 。 一 般 分 为 垂 直 轴 （ 值 轴 ） 和 水 平 轴 （ 类 别 轴 ） 。 数 据 透 视 表数 据 透 视 表 是 交 互 式 报 表 ， 可 快 速 合 并 和 比 较 大 量 数 据 。 您可 旋 转 其 行 和 列 以 看 到 源 数 据 的 不 同 汇 总 ， 而 且 可 显 示 感 兴趣 区 域 的 明 细 数 据 。 1 2 数 据 透 视 表1. 数 据 表 几 个 区 域 的 设 定 方 法 （ 1） “ 请 将 行 字 段 拖 至 此 处 ” （ 相 当 于 “ 左 端 标 题 行 ” ） ， 将 作 为 横 向 分类 依 据 的 字 段 。 （ 2） “ 请 将 列 字 段 拖 至 此 处 ” （ 相 当 于 “ 顶 端 标 题 行 ” ） ， 将 作 为 纵 向 分类 依 据 的 字 段 。 （ 3） “ 请 将 数 据 项 拖 至 此 处 ” （ 相 当 于 “ 普 通 数 据 区 ” ） ， 将 作 为 统 计 依据 的 字 段 。 拖 入 该 区 域 的 字 段 ， EXCEL将 用 某 种 算 法 ， 对 其 进 行 计 算 ， 然 后将 计 算 结 果 （ 汇 总 数 值 ） 显 示 出 来 。 （ 4） “ 请 将 页 字 段 拖 至 此 处 ” ， 将 作 为 分 类 显 示 （ 筛 选 ） 依 据 的 字 。 数 据 透 视 表2. 透 视 分 析 数 据 改 变 透 视 表 内 部 的 透 视 关 系 ， 从 不 同 的 角 度查 看 数 据 之 间 的 内 在 关 系 。 主 要 包 括 ： 改 变 透 视关 系 、 添 加 或 删 除 项 目 以 及 数 据 更 新 。 （ 1） 改 变 透 视 关 系 ， 更 改 各 区 域 中 的 放 置 字段 ， 或 改 变 字 段 的 分 组 条 件 即 可 以 改 变 透 视 关 系 。添 加 字 段 的 方 法 上 面 已 经 介 绍 过 了 ， 删 除 方 法 ，是 将 需 删 除 字 段 拖 出 数 据 表 区 域 即 可 。 数 据 透 视 表 （ 2） 改 变 字 段 分 组 条 件 的 方 法 ： 单 击 字段 名 右 侧 的 三 角 形 按 钮 ， 然 后 单 击 下 拉 式 列表 菜 单 上 的 相 应 条 件 数 据 透 视 表（ 3） 改 变 统 计 字 段 的 算 法 ， 双 击 透 视表 左 上 角 要 改 的 统 计 字 段 名 ， 在 “ 汇总 方 式 ” 框 内 ， 选 定 所 需 的 算 法 ， 然后 单 击 “ 确 定 ” 。 数 据 透 视 表（ 4） 透 视 表 的 更 新 若 原 工 作 表 中 的 数 据 （ 含 标 题 行 字 段 名 ） 更 改 后 ， 透 视 表 作 相 应 更 新 的 方 法 ： 默 认 情 况下 ， 当 重 新 打 开 工 作 薄 时 ， 透 视 表 数 据 将 自 动 更 新 。 在 不 重 新 打 开 工 作 薄 的 情 况 下 ， 在 原 工 作表 的 数 据 更 改 后 ， 在 透 视 表 中 单 击 “ 数 据 透 视 表 ” 工 具 栏 上 的 “ 全 部 刷 新 ” 按 钮 即 可 。 常 用 公 式 函 数函 数 是 指 预 定 义 的 内 置 公 式 ,可 以 进 行 数 学 、 文 本 和 逻 辑 的 运 算 或 者 查 找工 作 表 的 信 息 。函 数 是 一 个 已 经 提 供 给 用 户 的 公 式 ,并 且 有 一 个 描 述 性 的 名 称 。函 数 结 构1 . 函 数 名 称 ： 如 果 要 查 看 可 用 函 数 的 列 表 ,可 以 单 击 一 个 单 元 格 并 按 Shift+F2 键 ；2 . 参 数 ： 参 数 可 以 是 数 字 、 文 本 、 逻 辑 值 （ TRUE或 FALSE） 、 数 值 、 错 误 值 （ 如 #N/A）或 单 元 格 引 用 。3 . 参 数 工 具 提 示 ： 在 输 入 函 数 时 ,会 出 现 一 个 带 有 语 法 和 参 数 的 工 具 提 示 。4 . 输 入 公 式 ： “ 插 入 函 数 ” 对 话 框 。函 数 的 参 数 函 数 的 参 数 是 一 个 函 数 体 中 括 号 内 的 部 分 常 用 公 式 函 数函 数 的 类 型 1. 常 用 函 数 （ SUM， AVERAGE, IF ,COUNT等 ）2. 财 务 函 数 （ PMT等 ）2. 时 间 和 日 期 函 数 （ DATE, DAY ， HOUR， TIME等 ）4. 数 学 和 三 角 函 数 （ ABS， PI， SIN等 ） 5. 统 计 函 数 常 用 公 式 函 数SUM函 数 函 数 名 称 ： SUM 主 要 功 能 ： 计 算 所 有 参 数 数 值 的 和 。 使 用 格 式 ： SUM（ Number1,Number2 ） 参 数 说 明 ： Number1、 Number2 代 表 需 要 计 算 的 值 ,可 以 是 具 体 的 数 值 、 引 用 的 单 元 格 （ 区 域 ） 、 逻 辑 值 等 。 特 别 提 醒 ： 如 果 参 数 为 数 组 或 引 用 ,只 有 其 中 的 数 字 将 被 计 算 。 数 组 或引 用 中 的 空 白 单 元 格 、 逻 辑 值 、 文 本 或 错 误 值 将 被 忽 略 ； 如 果 将 上 述 公 式修 改 为 ： =SUM(LARGE(D2:D62,1,2,3,4,5),则 可 以 求 出 前 5名 成 绩 的 和 。 常 用 公 式 函 数 函 数 名 称 ： AVERAGE 主 要 功 能 ： 求 出 所 有 参 数 的 算 术 平 均 值 。 使 用 格 式 ： AVERAGE(number1,number2, ) 参 数 说 明 ： number1,number2, ： 需 要 求 平 均 值 的 数 值 或 引 用 单 元 格（ 区 域 ） ,参 数 不 超 过 20个 。 特 别 提 醒 ： 如 果 引 用 区 域 中 包 含 “ 0” 值 单 元 格 ,则 计 算 在 内 ； 如 果 引 用 区域 中 包 含 空 白 或 字 符 单 元 格 ,则 不 计 算 在 内 。 常 用 公 式 函 数IF函 数 函 数 名 称 ： IF主 要 功 能 ： 根 据 对 指 定 条 件 的 逻 辑 判 断 的 真 假 结 果 ,返 回 相 对 应 的 内 容 。使 用 格 式 ： =IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) =IF(逻 辑 判 断 表 达 式 ， 逻 辑 真 时 显 示 内 容 ， 逻 辑 假 时 显 示 内 容 ）参 数 说 明 ： Logical代 表 逻 辑 判 断 表 达 式 ； Value_if_true表 示 当 判 断 条 件 为 逻 辑 “ 真（ TRUE） ” 时 的 显 示 内 容 ,如 果 忽 略 返 回 “ TRUE” ； Value_if_false表 示 当 判 断 条 件 为 逻 辑“ 假 （ FALSE） ” 时 的 显 示 内 容 ,如 果 忽 略 返 回 “ FALSE” 。 说 明 :函 数 IF 可 以 嵌 套 七 层 ,用 value_if_false 及 value_if_true 参 数 可 以 构 造 复 杂 的 检 测 条 件 。 在 计 算 参 数 value_if_true 和 value_if_false 后 ， 函 数 IF 返 回 相 应 语 句 执 行 后 的 返 回 值 。 如 果 函 数 IF 的 参 数 包 含 数 组 ， 则 在 执 行 IF 语 句 时 ， 数 组 中 的 每 一 个 元 素 都 将 计 算 。 常 用 公 式 函 数MID函 数 主 要 功 能 ： 用 于 从 中 间 取 值 使 用 格 式 ： MID(text,start_num,num_chars) MID(字 符 串 表 达 式 ,被 提 取 的 字 符 部 分 的 开 始 位 置 ,要 返 回 的 字 符数 )LEFT函 数 主 要 功 能 ： 用 于 从 左 边 取 值 使 用 格 式 ： LEFT(string, n ) LEFT(指 定 要 提 取 子 串 的 字 符 串 ， 字 串 长 度 ) RIGHT函 数 主 要 功 能 ： 用 于 从 右 边 取 值 使 用 格 式 ： RIGHT(string, n ) RIGHT(指 定 要 提 取 子 串 的 字 符 串 ， 字 串 长 度 ) 常 用 公 式 函 数SUMIF函 数函 数 名 称 ： SUMIF主 要 功 能 ： 计 算 符 合 指 定 条 件 的 单 元 格 区 域 内 的 数 值 和 。使 用 格 式 ： SUMIF（ Range,Criteria,Sum_Range） 即 SUMIF(条 件 判 断 的 单 元 格 区 域 ， 条 件 ， 需 要 求 和 的 实 际 单 元 格 ）参 数 说 明 ： Range代 表 条 件 判 断 的 单 元 格 区 域 ； Criteria为 指 定 条 件 表 达式 ； Sum_Range代 表 需 要 计 算 的 数 值 所 在 的 单 元 格 区 域 。 常 用 公 式 函 数VLOOKUP函 数函 数 名 称 ： VLOOKUP主 要 功 能 :在 表 格 或 数 值 数 组 的 首 列 查 找 指 定 的 数 值 ， 并 由 此 返 回 表 格 或 数 组 当 前 行 中 指 定 列 处的 数 值 。 使 用 格 式 : VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 即 VLOOKUP(查 找 值 ， 被 查 找 数 据 表 ， 返 回 匹 配 值 的 序 号 ， 逻 辑 值 ） 参 数 说 明 ： Lookup_value 为 需 要 在 数 组 第 一 列 中 查 找 的 数 值 。 Lookup_value 可 以 为 数 值 、 引 用 或 文 本字 符 串 。Table_array 为 需 要 在 其 中 查 找 数 据 的 数 据 表 。 可 以 使 用 对 区 域 或 区 域 名 称 的 引 用 ， 例 如 数 据 库 或 列 表 。 常 用 公 式 函 数DATE函 数 函 数 名 称 ： DATE 主 要 功 能 ： 给 出 指 定 数 值 的 日 期 。 使 用 格 式 ： DATE(year,month,day) 参 数 说 明 ： year为 指 定 的 年 份 数 值 （ 小 于 9999） ； month为 指 定 的 月 份 数 值（ 可 以 大 于 12） ； day为 指 定 的 天 数 。 应 用 举 例 ： 在 单 元 格 中 输 入 公 式 ： =DATE(2002,13,35),确 认 后 ,显 示 出2003-2-4。 特 别 提 醒 ： 由 于 上 述 公 式 中 ,月 份 为 12,多 了 一 个 月 ,顺 延 至 2003年 1月 ； 天 数 为 35,比 2003年 1月 的 实 际 天 数 又 多 了 4天 ,故 又 顺 延 至 2003年 2月 4日 。 . 课 程 结 束 !谢 谢 !