展会策划方案参展准备

一、参展准备（一）参展产品1、展品选择考虑的因素（1）种类；（2）数量；（3）主推产品；（4）销售价格；（5）摆放主次位置； （6）样品的运输；（7）布展及撤展时间。2、确定展品的选择（1）收集样品实物带数码相机到展厅收集公司典型样品实物，样品不求多， 但求精。带不了的样品拍相片，做好样品的分类和编号。（2）建立商品档案将数码相机拍摄的商品图片导入数据库，然后，看图补 充商品其他详细描述，输入产品的价格、规格及各种基本信息（货号、材质、规 格等），建立起商品资料库。（二）参展服饰直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间应穿着正式、 统一的服装，如果有，最好佩上公司统一的logo。一方面可代表公司的形象， 另一方面也是对参观者的尊重。（三）宣传资料宣传资料应内容详尽并增加一些快速的信息查阅和视觉亮点，不可太大、太 重、介绍模糊或介绍庸长，赠送给主要客户和展览中的参观者。宣传单张十六开大小，是展会过程中企业向参观者派发最多的资料之 一，上面应有简单的企业、产品和服务介绍。宣传单页的画面应尽量精美一些， 纸张做得特殊一些。宣传画册宣传画册反映的是企业的综合实力和情况，信息范围相对于宣 传单张宽泛一些，所以应“稳重一些”，在画面上以图文并茂的形式进行介绍， 在开本、工艺和装订方式等方面体现出强烈的个性。四）关于礼品展会过程中所派发的物品包括宣传册、礼品袋等印刷品，以及文具和其它小 礼品。纪念礼品，首先要具有一定功能性，其次需要好的做工和质量。最后打上企 业信息。如纪念笔、便签本等。做礼品袋，首先要漂亮，其次是礼品袋的材质和质量要有保证，最后打上企 业信息。 I 一 ir-*-. r f注意事项：手册、赠品及样品尽量不要直接摆放在桌上任参观者自动拿走后离开，而应 由参展人员有目标地将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜在 客户。（五）展台设计多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目， 以吸引人们的注意力，还要能传达企业的某些具体信息。9 m2展位，可以在正面挂公司简单介绍的宣传画，展位两侧挂产品图片及简 单文字介绍图片。（六）参展人员参展职员职责包括：布展、撤展，参展安全、后勤，展览资料的发放，物品 的运输、保管、分类、领取、统一回收等。二、展期工作及人员安排1、迎宾（1 人）：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务 的范围。2、产品介绍员（1 人）：派发产品说明书，负责品牌、产品展示、讲解及整 体营销策略的介绍，将有合作意向的经销商介绍给谈判员。3、谈判员（1 人）：重点讲解招商政策，负责大客户及重点经销商的深入沟 通，统筹并调整招商策略。4、信息搜集（1人）：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业 公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。信 息搜集人员可以是迎宾，在客流量少的时候展台留下一人盯着即可。信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）竞争 对手信息。资料不需见人就发，可有选择性地向意图客户发放资料，包括前来索要资料 的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介绍。三、会后总结展会的收尾工作内容如下：1、总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会竣事后，收集到的客户资料统一 送交业务员主管，再由业务员主管负责分配并安排展会的后续行动，后续行动对 于比较远的客户，可打电话、网上洽谈，约定哪个月或哪天上面拜访，如果远的 客户要到公司来参观，要谨记住客户到厂的时间，在到来的提前三天打电话给他， 以便做好迎接的充分准备，包括公司的整体形象，用膳，休息等。四、参展人员及展品统计参展人员：公司整体形象喷画（公司名称）： 1套公司产品的广告宣传册：XX个名片（参展销售人员每人2盒）：XX张/盒公司宣传袋：XX个展会上用到的纸杯：XX包文具（签名本、笔、透明胶等）参展用设备：笔记本1台 相机1台附一：一、参加展览纪律及行为1、未经允许，不得私自脱离展位，特殊环境可向负责人请假。2、顾客到展位三步间隔，必需微笑相迎。3、当顾客在现场观展时，不能占坐给客户备好的座椅。4、顾客在参观产品的环境下，不得站在顾客前面挡住顾客观赏，应站在顾 客左边斜侧两步间距离，以便顾客询问时能及时应答。5、站立姿态切勿将手插入口袋或叉腰，应两手相叠放入前衣角为佳二、参展人员的行为规范1、真诚，对客户询问礼貌相待，不可挑拣，不是目标客户也要做好宣传工 作。2、耐心，客户的提问和关心越多，代表意向越大，但切记因过于热情而吓 跑客户。3、专业，对品牌与产品的定位，市场、消费心理分析和见解要专业客观， 清晰的表达能力能让客户更好的判断品牌的市场价值。三、参展的注意事宜1、预约客户：向公司现有及潜在客户发出邀请，同重要的客户约定见面时 间，以加强业务联系，避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况，给目标买家 留下较深的印象。2、资料准备：资料是企业和产品形象的重要体现。产品目录应重视，给人 以正规的印象。宣传材料的纸张及印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片 尽量完善、清晰。一定要准备充足的名片。营销人员名片应以中英文印制，数量 以每日 100 张准备。3、展台设计：应尽量突出本公司的特色。4、参展人员要求：参展人员应该了解公司的销售意图，熟悉本行业的市场 行情，现场解说应解释产品的特点和做工流程等。人员着装要正规，最好佩上公 司统一的司标。5、保持联系人的统一：确保每个人递给客户的名片都是统一的，以方便潜 在客户以后的联系。6、一定要保持微笑和热情礼貌，对经过路过打量公司展位的人快速的做一 个分类，对看展位超过 3 秒钟以上的客人可以主动去打招呼，短暂的问候，了解 客户需要什么，谈话之后你才能确认客人是否属于公司的客户群。留下好印象很 重要，虽然展会时间短、客人多，不能一下子到签单的程度，但是一定要在结束 谈话之后，给客人一个你非常愿意和欢迎他再深入了解的信号。另一方面，对不属于目标客户群的客人也要保持礼貌，但不需要花太多时间， 以免错过和真正有意向客人面谈的机会，要研究参展客人的心理。7、甄别目标客户：在展会上，有些客人只是泛泛地了解一下，并没有对某 一产品表现特殊的兴趣；但有些则会仔细阅读参展资料，并且会详细询问展品的 材质、规格、货期、价格等，这时，就应该对客户提出的问题详细回答，并同时 了解他所代表的公司、他的身份，再大力推销他们感兴趣的产品。无论意向如何， 都应记录下对方的有关资料，以便日后联系。对客户的问题，需要实事求是地回 答，不能搪塞或不置可否；对暂时回答不了的问题，应告诉客人原因和明确的回 答日期；例如：抱歉，这个问题我需要去了解一下，您方便留个信息给我，待我 了解到了，我再告诉您，您看好吗？。8、巧妙应对报价：在展会上谈生意，对不了解的买家，可以稍后调查其公 司背景、资信情况再做决定。展会上的报价有讲究，一般是统一报价，如有特殊 需求，了解清楚后再报价。9、听取客户建议赢得潜在定单：有的客户虽然对现有产品没有落单，但对 某一产品提出具体改进要求，或者提出建议希望二次开发，他们不仅是将来的买 家，而且直接提供了市场信息。只要这些要求满足起来并不困难，设法满足。10、最后根据有效资料，实行会后跟进。假如搜集到100个客户资料，一般来讲，参会后不久就会遗忘，失去兴奋感， 三到五天，最多两个礼拜。所以必须5天内做完跟进工作。会后的跟进这个部分， 必须要掌握住。