会务工作常见问题与解决办法

会务工作常见问题与解决办法会务工作常见问题与解决办法一、重宾接待工作常见问题与解决办法1考察路线和时间安排过于粗略重宾接待工作中,应将所有的停留点、考察点的停留时间和往返所需具体时间细化到分钟。如：9:50在 XXX 迎接，前往 XXX（行车 10 分钟）10：00 抵 XXX(考察 15 分钟）10：15 离 XXX,前往 XXX（行车 10 分钟)2接待手册制作不规范“A4、32 开”为省委办公厅接待手册标准尺寸，大小合适，便于携带。3陪同领导过多考察就餐过程中应尽量精简陪同领导，在汇报会时,可适当增加参会领导或部门主要负责人.4陪同车辆过多应尽量压缩陪同车辆，或者安排大车。5迎送地点不对一般情况下，重宾接待任务中，区县（市）陪同人员一般无需到交界处迎送,在考察点等候即可.如国务院副总理曾培炎同志在益考察时，区县（市）陪同人员一律都在考察点上迎候。有必要在交界处迎候时，见牵引车后立即带路前往考察点.6所到之处卫生城管秩序标准不高城区、考察点、住地、会场、洗手间等所到之处，均要高标准搞好卫生秩序工作。7迎送之时,过于简单如有必要，安排礼仪小姐赠送鲜花表示欢迎；设立重宾休息室,休息室大小合适，室内灯光温度适宜,备有电视报纸，整齐摆放鲜花、欢迎（欢送)卡、地方特色水果小吃、热茶、矿泉水、毛巾.8路线选择不够妥贴路线选择应把握几个原则：有利于安全顺畅到达,能体现当地自然人文特色，尽量不更换交通工具,不重复行车路线，如行车时间较长应考虑在途中安排休息时间。9重宾乘坐的交通工具上所需物品不够齐备中巴车越野车配放纸巾、矿泉水、接待手册、随车用品盒（内装小零食、牙签、晕车药等）、雨伞、草帽、套鞋等,若时间较长，防汛指挥船还可配放水果小吃等。10选择考察点不够妥贴确定考察点时应把握的几个原则：安全，符合检查、考察意图，体现地方特色，社情平稳，行车路线便利。11考察点简介不够准确详细考察点简介要体现自身特点，基本数据要准确,有说服力,现场解说要与简介口径一致。12考察点准备工作不够精细考察点常规基本准备工作如下：通过摆设欢迎标语、鲜花等营造合适氛围.车队进出时，考察点大门提前打开。明确考察上下车地点，重宾上下车地点与考察点陪同人员迎候地点，与车队停车地点不能错位；若是水路停靠要确保过渡船、跳板等宽敞干净安全，停车点清爽,与任务无直接关系的人和物尽量避免出现。考察点主要负责人及相关陪同人员在车队停车点迎候,工作人员着装列队鼓掌迎送，明确熟悉情况的专人负责解说，视情况配备扩音设备。考察点现场整洁清爽，一般情况下无需在考察现场发放资料、矿泉水等,如需换服装要提前准备.摆设产品展示台，展示台高低合适、铺有桌布、摆有产品说明铭牌。除非重宾临时要求,否则在考察点的考察路线务必按踩点路线行走。如重宾向考察点一线工作人员询问,工作人员应先站立微笑问好再礼貌回答所提问题。13会场准备工作不够精细会场常规基本准备工作如下:视情况适当营造欢迎氛围。会场进出通道安全顺畅明亮，如会议室所在楼层过高则应安排专用电梯。室内整洁灯光温度适宜.悬挂会标。明确会议主持人、汇报人，协调并印制与会人员名单和会议议程，摆放座位牌,可恰当摆放规划图、汇报材料等相关资料，会议资料逐页检查，如需播放多媒体则事先调试好。摆放茶水、纸巾，可摆放鲜花，不可摆放水果、小吃、香烟等，配备足够数的话筒，话筒高度合适。安排专人记录并对重宾讲话录音。设有卫生间，洗手液、纸巾、梳子等日常物品齐备洁整。14合影准备工作不够精细合影常规基本准备工作如下：选择合适的合影背景.参加合影人员着正装。一般情况下，第一排设座位，严格按有关顺序在座位正面上方粘贴竖向座位牌，后排站立，应事先印制站次表发给后排人员。参加合影人员提前按指定位置就位,重宾一行在本级主要领导陪同下，与参加合影人员握手后就座.照片冲印时，应在照片上方题写主题、时间。15住地准备工作不够精细住地常规基本准备工作如下：住地内外整洁，设施完好，安全、清静.住地如有喷泉、彩灯等，可视情况适时开放.重宾第一次进入住地时，视情况铺红地毯列队欢迎，送鲜花,上下进出有专用电梯。安排高素质服务人员对重宾一对一服务。房间各类设施设备、用品完好整洁，温度湿度适宜，电视提前打开,房门提前打开。配备鲜花、欢迎卡、洗漱包、矿泉水、地方特色水果小吃、香烟、热茶、报纸。按要求开通长途电话、为客人提供叫醒服务。16医疗保健没有事先做好准备医疗常规基本准备工作如下：视情况成立保健小组。视情况安排专门的保健医生、护士备有常规和指定药品待命或低调随行。视情况在合适的医院安排专用病房，进出安静便捷，房间内灯光温度适宜，铺设新的床单、被套、枕头、拖鞋、茶杯、洗漱用品、鲜花、报纸等.17有关存档档案工作被忽略对每次任务所形成的正式文字材料、照片、音像资料等都应存档。18保密意识不强应尽量缩小任务知情范围，参与任务的工作人员要严守保密规定。19重宾接待任务的组织协调层次过多过于零散重宾接待级别高、任务重、变化多、要求严，要有一专门机构甚至一位专人总揽全局、协调各方。各项任务分工不宜过散，参加人员不宜过多。20重视程度不够，不愿意主动的不厌其烦的做好工作做好重宾接待、会务工作第一位的是态度问题，要摈弃“无所谓”、“过得去就行、“没有必要”、“不具备条件”“太苛刻”等错误观点；对于每次任务每个环节都坚持高标准严要求，“尽全力追求完美、精益求精,个性化、精细化做好服务工作”，对工作的每一个流程、每一个细节要环环紧扣，不能有一丝毫的失误。二、会务工作常见差错与解决办法1通知发放后反馈不够，参会单位没有按有关程序向领导请假，没有按会议通知指定人员派出参会人员,随意代会。各与会人员如有特殊情况不能参会，要根据有关规定向有关领导书面（口头）请假，并及时反馈会务组;会务组对到会情况及时督查，并发出通报.2会场没有营造氛围根据会议性质,视情况通过鲜花、气球、拱门、标语、电子屏幕适当营造氛围，但必须得体，紧靠主题.3没有悬挂会标一般情况下，会议都要悬挂会标;会标一般悬挂在主席台上方，或者客人席后上方。4会场外秩序比较混乱与会议无直接关系的车辆、人员、物品都应清理，会场内外干净整洁，要为重宾车队留出停车位，进出通道通畅.5会场布置不够精细会场内适当摆放鲜花、植物，准确排摆座位，放置足够话筒，摆放热茶、矿泉水、纸巾、专用纸笔;洗手间清洁干净，摆放洗手液、纸巾等；室内温度灯光适宜，音响、话筒、桌椅等完好。6会议资料不齐备除了汇报材料外，还应该有与会人员名单、请假人员名单、会议议程等。7汇报会会场座位摆放不对会场座位如果是“对开型”，客人坐在进门的内侧;会场座位如果是“口字型，客人坐上席，汇报人坐下席，客人右侧为其随行人员席,汇报人的右侧为其随行人员席。8会场摆放水果、小吃会场是研究工作的正式场合，除特殊情况外不要摆放水果、小吃，只需摆放矿泉水、茶即可.9摆设不够精致会场里的桌、椅、座位牌、纸、笔、汇报材料、纸巾、话筒等横向、纵向、侧向均摆放在一条直线上.座位牌、会议材料、纸笔居座位中轴线，话筒居左侧,茶杯、纸巾、香巾居右侧，茶杯杯柄朝内；主位和领导席相对保证宽敞。10座位排序错误座位排顺序的基本原则：同排座位总数为奇数，则中间位为主位；同排座位总数为偶数，则居中两位中的右侧为主位，然后按照“以左为大、左右左右”的原则依次排序。三、领导同志服务工作中的问题和解决办法1文件保管不到位经手的各类文件要视性质分类保管，对于涉密等重要文件尤其要注意保管，谨防丢失。2领导批示件处理不到位领导批示应统一归口，由专人登记复印，原件交送，复印件存档,对于主要领导批示件要建立专门档案。3领导意图了解不准确应结合平日观察和各方信息努力把握领导的准确意图四、值班工作中要注意的问题1值班记录不够规范应制作专门的值班日志，值班日志要分栏注明日期、值班人员、活动内容、办理结果等内容；凡值班室知晓、经手、协调、承办的一切大小政务活动都按日记录。2全天候值班不到位值班电话必须保证24 小时畅通，值班室 24 小时有人值守；节假日要安排好同级党委值班工作。3值班电话接听不及时，态度不够礼貌一般情况下，电话铃声响起三声内，值班人员要接听电话，使用礼貌用语,语气热情，回答准确简洁。4接发通知过于简单，不够准确详细接发通知时，除了对活动的时间、地点、流程、参加人员准确知晓外，还要根据活动的性质对活动的其他注意事项详细了解,充分掌握活动的各种信息，力求做到上传下达时随问随答.