酒店档案管理制度

酒店档案管理制度酒店档案管理制度 制 度 档 案 管 理 制 度 执行单位 档案室 文件编号 签发日期 总页码 2 内 容 一、 收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按条款类目，分别存放，第二年经检查齐全后，整理立卷归档； 二、 酒店的文件记录保存、归档办法按字母顺序排列或是按题目分类；或是按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目，方便查找； 三、 每天都要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度； 四、 每年清理一次档案，准确地做好文件索引，以便于查找； 五、 归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便要归档时，所有材料才能随手而得，避免盲目的查找； 六、 立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份； 七、 案卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正； 涉及抄报部门 总办、档案室及有关部门 签发人 签 名 - - 部经理 现将档案管理制度抄发你部，请严格执行。 总经理： （签名） 执行负责人 签 名 总经理 兹收到档案管理制度，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。 部门经理： （签名） 档案管理制度（续） 制 度 档 案 管 理 制 度 执行单位 档案室 文件编号 签发日期 总页码 2 内 容 八、 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成； 九、 案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号； 十、 注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施； 十一、 每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全； 十二、 对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁； 十三、 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。 涉及抄报部门 总办、档案室及有关部门 签发人 签 名 部经理 现将档案管理制度抄发你部，请严格执行。 总经理； （签名） 执行负责人 签 名 总经理 兹收到档案管理制度，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。 部门经理： （签名）