备用金 管理办法

备用金管理办法1 范围本办法适用于公司本部、分（子）公司。2 术语和定义2.1 备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务 相关的事项。2.2 备用金分为一般备用金、项目备用金和业务备用金三种。2.2.1 一般备用金，是指公司员工因业务需要、以个人名义向公司借支的现金（包括现金支 票），主要用于差旅费、招待费等零星支出。2.2.2 项目备用金是指公司分公司承担项目工程施工时，因不具备开设银行账户的条件，以 备用金形式支付的项目工程费用。项目备用金主要用于支付协调费、赔偿款、房租水电费、 临时租车费、零星用工费用以及其他零星开支。项目施工过程中能够直接支付给对方单位的 款项，因暂时不能取得相关报销凭据，也属于项目备用金的范畴。2.2.3 业务备用金，是指除项目备用金外，公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的 通过银行转账、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于物资采购、税费缴纳等支出。3 职责3.1分公司根据本单位实际情况制定适宜的备用金管理权限，并报公司财务部备案。3.2各分公司依据经公司资金管理委员会批准后的年度资金预算，结合本单位项目预算总成 本以及完工进度，编制月度资金计划，于每月25日前将次月资金计划报送至公司财务部。 月度用款计划应列明备用金及相关费用支付明细。3.3 各分公司在经批准的月度用款计划内以及本单位资金池范围内借支备用金。3.4 分公司财务负责审核项目备用金的借支及报销。3.5 公司财务管理部负责本部各职能部门一般备用金和业务备用金的借支和报销，负责审核 分公司上报的项目备用金借支。3.6公司财务管理部负责分公司项目部备用金账户开立的审批。3.7 公司财务管理部为备用金管理的归口部门。4 限额4.1 一般备用金限额不超过 10000 元。4.2，项目备用金限额（直接支付至对方单位的款项不作限额要求）根据工程项目实际情况 规定如下：llOkV变电及输电线路工程不超过30000元，220kV变电及输电线路工程不超过 50000元，500kV及以上变电及输电线路工程不超过100000元，其他检修项目不超过50000 元。4.3 业务备用金因款项已支付到对方单位，实际上属预付款性质，一般不作限额要求。4.4 各类备用金余额超过限额的，原则上不再支付备用金。5 使用范围5.1 一般备用金主要用于未能及时取得报销凭证的日常管理活动资金的需要。包括出差人员 借支的差旅费、职能部门借支的会务费等。5.2 项目备用金的列支范围包括：协调费、赔偿款、房租水电费、临时租车费、零星用工费 用以及金额不超过1000元的零星支出。项目工程备用金仅限于支付以上所列范围内的资金 支付，不得用于支付其他款项（如不得用于支付分包款）。项目工程备用金仅限各分公司下 属的工程项目使用。5.3 业务备用金列支范围主要包括物资采购、税费缴纳等支出。5.4 三种备用金的区别是：在借支一般备用金时，经办人须在记账凭证上签名，经办人直接 取得现金或现金支票。借支业务备用金时，经办人无需在记账凭证上签名，款项由财务人员 直接付给对方单位。而项目备用金主要用于工程项目的协调费、赔偿款、房租水电费、临时 租车费、零星用工费用以及金额不超于 1000 元的零星支出。零星开支的使用范围仅限于业 务招待费、办公用品、住宿费用、自有车辆使用费等。 项目施工过程中能够直接支付给对方单位 的款项，因暂时不能取得相关报销凭据，也属于项目备用金的范畴。6 借支流程6.1 一般备用金和业务备用金。6.1.1 借支流程为：经办人填制借款审批单（应列明借款日期、借款部门、借款用途、借款 金额大小写、预计还款时间等）f部门负责人审核f公司领导审批f公司财务部审核f公司 财务部付款。6.1.2 需同时提交的附件。除借款单外，经办人还需提供相关支撑性资料，包括但不限于合 同、协议或者税费计算明细（或者会议培训通知）等。对于未按要求填写借款单或要求提供的 附件不齐全的，公司财务部有权不予受理，由此产生的责任由经办人负责。6.1.3 借款人办完借支手续后，应妥善保管借款单的第一联（用作借款人存查）及第二联（冲 销时作附件），借款单第三联为付款凭证附件，附在付款凭证后面。第二联为财务清算卡， 由借款人在冲销时连同其他相关附件一并提供。6.2 项目备用金6.2.1 总体要求。合同对方当事人为单位或者乡镇及以上地方镇府的，由公司财务部直接通 过网上银行、异地汇款等方式直接支付给合同另一方。项目备用金应尽可能通过公司财务部 将款项直接支付给合同对方当事人。6.2.2 借支流程a）分公司项目部提出备用金申请，填写备用金支付审批单，备用金支付审批单 一式三联（第一联：付款凭证附件；第二联：清算卡分公司财务存；第三联：公司财务部存。 ）。b）分公司财务审核。分公司财务审核的主要内容为：是否属备用金支付范围（支付范围 见5.2），该笔备用金是否属于经过审批的预算内资金；本单资金池是否有足额资金支付；备 用金余额是否已超过限额（备用金限额参见4.2）。分公司财务在处理完毕该笔备用金后，需 在第三联（清算卡）上注明凭证号。c）分公司经理审批；d）分公司财务制证；e）公司财务审核。公司财务部审核的主要内容为：是否属备用金支付范围，该笔备用金 是否属于经过审批的预算内资金；分公司资金池是否有足额资金支付；备用金余额是否已超 过限额。f）公司财务部付款。6.2.3 需同时提交的附件。a）协调费。协调费需提供的资料至少应包括情况说明（需注明接待的对象、需协调事项 的内容、协调预计开销金额等相关信息）。b）赔偿款。赔偿款需提供的资料至少应包括当地政府赔偿标准的相关文件、预计赔偿金 额、已赔付金额、赔偿类别、赔偿合同或协议、实际赔偿标准等。c）房租水电费。房租水电需提供的资料至少应包括租赁合同（合同内容需注明每月租 金、租赁期间、合同总价、出租方的身份证复印件）。d）临时租车费。临时租车费需提供的资料包括至少应包括租赁合同（合同内容需注明 每月租赁单价、时间，出租方的身份证、驾驶证、车辆行驶证以及车辆保险卡复印件）。e) 临星用工费用。临星用工费用需提供的资料至少应包括零星用工协议(协议内容需 注明零星用工内容、单价、用工人数等相关信息)。f) 零星开支。零星开支无需提供附件，但每月申请金额不得超过5000元。g) 对于合同一方当事人为乡镇及以上地方镇府或单位的，需提供合同当事人一方的开 户名称、开户银行以及账号。6.2.4 对于未在经审批的用款计划内的备用金，按云南省火电建设公司资金支付管理办法 的要求进行办理。7 报销流程7.1 一般备用金和业务备用金。7.1.1 报销流程：经办人在相关业务结束后 7 天内持相关单据到公司财务部办理报销手续。 报销流程为：经办人填写费用报销审批单一部门负责人审核一公司财务部会计审核一财务部 主任审核f公司领导审批f财务部账务处理，结清备用金。7.1.2 借款人逾期未办理备用金冲销手续的，公司财务部以当事人的工资冲抵备用金，并及 时向公司领导汇报。7.1.3 公司财务部每月月底检查备用金余额情况。对于大额及异常情况，需及时追查，并将 结果向公司领导汇报。7.1.4 财务部会计审核的主要内容：a) 发票合规性审核；b) 借款用途与实际使用用途是否一致；c) 是否在规定的时间内进行核销；d) 报销标准是否符合公司规定的费用发生范围和标准。7.1.5 需同时提交的附件：a) 借款单第二联(财务清算卡作为冲销附件)；b) 发票；c) 相关单据、清单等；d) 相关合同、证明文件等。7.2 项目备用金。7.2.1项目部发生各项费用应于发生当月(最长不得超过2个月，且不得跨年)报销。借款人 逾期不办理报销手续的，分公司财务不得再支付该项目备用金，并及时向分公司领导汇报。7.2.2 分公司财务每月月底检查备用金余额情况。对于大额及异常情况，需及时追查，并向 分公司领导和公司财务部汇报。7.2.3 报销流程：项目部经办人填写费用报销审批单一项目经理审核一分公司财务审核一分 公司领导审批一分公司财务部账务处理，结清备用金。7.2.4 分公司财务审核的主要内容：a) 发票合规性审核；b) 借支用途与实际使用用途是否一致；c) 是否在规定的时间内进行核销；7.2.5 需同时提交附件:a) 备用金支付审批表第二联(报销附件)；b) 发票或行政事业性收费收据；c) 费用清单等；d) 相关合同、证明文件等。8账户管理。8.1 账户管理仅限于项目备用金。8.2 开户。项目经理不得作为项目备用金管理人。项目开工时，项目部应指定专人保管项目工 程所使用的资金，并向公司财务管理部提交项目工程备用金开户审批表一式两份，一份 分公司财务存，一份公司财务管理部存。开户人员应具备良好的职业操守和道德品质。用工 形式应为公司固定职工。开户人员的资质审查由分公司负责。项目工程备用金开户审批单 格式见附录 B。8.2.1开户流程：经办人填制项目工程备用金开户审批表一项目经理审核一分公司财务 审核f分公司领导审批f公司财务部审批。8.2.2 未经审批的备用金账户，一律不得拨付资金。8.2.3 项目备用金账户使用必须专款专户，不得存入备用金管理者的私人现金。8.3 销户。项目工程竣工或结算后一个月内，原账户申请人应及时清算备用金并销户，销户 记录应附有银行打印的收支明细清册，项目备用金使用过程中银行存款利息应在销户时一并 上交至分公司财务。备用金销户需填项目工程备用金销户报表，报公司财务部备案。超 过一个月不结清款项，不进行销户且无正当理由的，视为挪用公款处理。9相关要求。9.1 项目备用金的经办人员不得由分公司财务人员兼任。9.2与公司经营业务不相关或不直接相关的事项不得借支备用金，借支审批手续应完备。9.3备用金申请人应根据实际需要申请备用金，不得以任何名义挪用或长期占用公司资金。 项目经理对自己管辖项目所申请的备用金负全部责任。9.4项目备用金必须按备用金申请所列用途使用备用金，不允许一款多用或多笔备用金交叉 使用，不得挪做他用。9.5 借支人应及时归还所借备用金。项目备用金需在项目竣工或结算后一个月内结清 ,同时 到开户银行销户。借支人应将银行打印的收支明细清册报分公司财务备案，公司财务应核对 相关明细，以确定是否存在备用金申请和实际用途不一致的情况。公司财务部将不定期对项 目备用金进行抽查。9.6 项目部应建立备用金收支日记账，及时、准备登记备用金收支以及余额情况。分公司财 务应定期抽查部分项目备用金日记账登记情况，并抽查盘点备用金。公司财务部不定期对项 目备用金进行抽查盘点。10. 本规定由公司财务管理部负责解释。11. 附录。附录A附录B附录A项目部备用金支付审批单年 月 日 编制单位（单位盖章）：工程项目名称工程地点项目负责人联系电话备用金申请人联系电话资金用途：本次申请金额小写金额：大写金额：附件内容申请人（收款单位） 名称申请人（收款单位） 开户行申请人（收款单位） 账号累计拨付金额备用金余额审核经办人项目经理分公司财务主管分公司主管领导审批财务部资金主管分公司经理公司财务负责人项目备用金日记账登记人：传真编号传真人传真审核人备注说明：1.工程地点填列到乡镇，资金用途尽可能详尽，每个项目必须有台账登记人，且不能由项目经理兼 任。2.本单一式三联，第一联：付款凭证附件；第二联：公司财务部存；第三联：清算卡分公司财务存。附录B项目备用金开户审批表1项目工程名称2项目工程地点3合同总价4计划开工日期5计划竣工日期6拟申请开设银行7备用金申请人姓名8备用金申请人电话（手机）批准意见：申请单位（盖章）：20XX年XX月XX日